UEC Mee'ng Friday, January 30, 2015 (WH7X) 08:30 - - PowerPoint PPT Presentation

UEC ¡Mee'ng ¡

Friday, ¡January ¡30, ¡2015 ¡(WH7X) ¡

¡ ¡ ¡ ¡08:30 ¡-­‑ ¡08:45 ¡Con,nental ¡Breakfast ¡15' ¡ ¡ ¡ ¡ ¡08:45 ¡-­‑ ¡09:00 ¡The ¡Chair's ¡Report ¡15' ¡ ¡ ¡ ¡ ¡Speaker: ¡ ¡Dr. ¡William ¡Louis ¡(LANL) ¡+ ¡Fernanda ¡Garcia, ¡Thomas ¡Strauss, ¡& ¡Steve ¡Geer ¡ ¡ ¡ ¡ ¡9:00 ¡– ¡9:40 ¡SubcommiDee ¡Report: ¡Quality ¡of ¡Life ¡40' ¡ ¡ ¡ ¡ ¡Speakers: ¡ ¡Dr. ¡Marcelle ¡Soares-­‑Santos ¡(Fermilab), ¡Dr. ¡Fabio ¡Happacher ¡(INFN), ¡+ ¡Jon ¡Bakken ¡& ¡Stacey ¡Vassallo ¡(FNAL) ¡ ¡ ¡ ¡ ¡9:40 ¡– ¡10:10 ¡SubcommiDee ¡Report: ¡The ¡Users ¡Mee,ng ¡30' ¡ ¡ ¡ ¡ ¡Speakers: ¡ ¡Dr. ¡Bill ¡Lee ¡(Fermilab), ¡Dr. ¡Thomas ¡Strauss ¡(Universitaet ¡Bern) ¡ ¡ ¡ ¡ ¡10:10 ¡– ¡10:30 ¡SubcommiDe ¡Report: ¡Outreach ¡20' ¡ ¡ ¡ ¡ ¡Speakers: ¡ ¡Prof. ¡Andre ¡de ¡Gouvea ¡(Northwestern ¡University), ¡Prof. ¡Linda ¡Spentzouris ¡(IIT) ¡ ¡ ¡ ¡ ¡10:30 ¡– ¡11:00 ¡Introduc,on ¡to ¡DC ¡Trip ¡Planning ¡30’ ¡ ¡ ¡ ¡ ¡Speaker: ¡Dr. ¡Sandra ¡Biedron ¡(Colorado ¡State ¡University) ¡ ¡ ¡ ¡ ¡ ¡11:00 ¡– ¡11:30 ¡APS ¡Perspec,ve ¡30’ ¡ ¡ ¡ ¡ ¡Speaker: ¡Michael ¡Lubell ¡(APS) ¡ ¡ ¡ ¡ ¡ ¡11:30 ¡– ¡12:00 ¡News ¡from ¡Washington ¡30' ¡ ¡ ¡ ¡ ¡Speaker: ¡ ¡Ms. ¡Carole ¡McGuire ¡(Lewis-­‑Burke ¡Associates) ¡ ¡ ¡ ¡ ¡12:00 ¡– ¡12:30 ¡Lunch ¡& ¡DC ¡Planning ¡Discussion ¡30’ ¡ ¡ ¡ ¡ ¡12:30 ¡– ¡13:00 ¡State ¡of ¡the ¡Laboratory ¡30' ¡ ¡ ¡ ¡ ¡Speakers: ¡ ¡Dr. ¡Nigel ¡Lockyer ¡(Fermilab), ¡Dr. ¡Joseph ¡Lykken ¡(Fermilab), ¡Dr. ¡Timothy ¡Meyer ¡(Fermilab) ¡ ¡ ¡ ¡ ¡13:00 ¡– ¡13:15 ¡Discussion ¡15’ ¡ ¡ ¡ ¡ ¡13:15 ¡– ¡14:15 ¡Communica,ng ¡Our ¡Message ¡30’ ¡ ¡ ¡ ¡ ¡Speaker: ¡Ka'e ¡Yurkewicz ¡(Fermilab) ¡ ¡ ¡ ¡ ¡14:15 ¡– ¡14:30 ¡Discussion ¡15’ ¡ ¡ ¡ ¡ ¡14:30 ¡– ¡15:00 ¡Trip ¡Overview ¡30' ¡ ¡ ¡ ¡ ¡Speakers: ¡ ¡Dr. ¡Sandra ¡Biedron ¡Biedron ¡(Colorado ¡State ¡University) ¡ ¡ ¡ ¡ ¡ ¡15:00 ¡-­‑ ¡17:00 ¡Rehearsal ¡120’ ¡

Procedures ¡for ¡Researches ¡ ¡PFX ¡ Report ¡/ ¡Comments ¡

Fernanda ¡G. ¡Garcia ¡ 1/31/2015 ¡

Summary: ¡Synopsis ¡

• The ¡Procedures ¡for ¡Researches ¡(PFX) ¡is ¡intended ¡to ¡

help ¡researchers ¡using ¡Fermilab ¡facili5es. ¡It ¡provides ¡ Informa5on ¡about ¡procedures ¡at ¡the ¡Laboratory ¡and ¡ links ¡to ¡more ¡details ¡when ¡appropriate ¡

• Document ¡structure ¡-­‑-­‑ ¡organized ¡in ¡chapters ¡(10) ¡and ¡

subsequent ¡subsec'ons ¡

• Link ¡to ¡document: ¡Fermi@Work/Work ¡Resources ¡web ¡

site ¡

¡ ¡ ¡ ¡hbp://www.fnal.gov/faw/fermilab_at_work.html#faw-­‑work-­‑resources ¡

Summary: ¡Points ¡of ¡Agreement ¡

• Moving ¡to ¡a ¡new ¡work ¡place ¡involves ¡

professional ¡and ¡personal ¡changes ¡

• This ¡document ¡aims ¡to ¡provide ¡the ¡newcomers ¡with ¡a ¡variety ¡of ¡

relevant ¡informa'on ¡to ¡help ¡make ¡the ¡transi'on ¡easier ¡and ¡adapt ¡to ¡ the ¡new ¡environment ¡

• spanning ¡from ¡administra've ¡topics ¡to ¡'ps ¡about ¡life ¡on ¡site ¡and ¡

life ¡in ¡the ¡local ¡area ¡ ¡

• ES&HQ ¡chapter ¡is ¡well ¡wriben ¡

Summary: ¡Points ¡of ¡disagreement ¡

• Document ¡is ¡hard ¡to ¡read ¡
• Clear ¡evidence ¡that ¡the ¡document ¡was ¡created ¡by ¡compiling ¡informa'on ¡from ¡

different ¡authors ¡

• Duplica'on ¡of ¡informa'on ¡
• Document ¡is ¡poorly ¡formabed ¡ ¡
• Inconsistent ¡formagng ¡naviga'ng ¡thru ¡the ¡document ¡
• some ¡chapters ¡show ¡informa'on ¡primarily ¡as ¡lists ¡and ¡others ¡as ¡prose ¡
• informa'on ¡should ¡be ¡men'oned ¡naturally ¡within ¡the ¡text ¡rather ¡

than ¡merely ¡listed ¡

• Chapter ¡evalua'on ¡
• The ¡order ¡of ¡the ¡chapters ¡is ¡sporadic ¡and ¡doesn’t ¡provide ¡a ¡good ¡flow ¡of ¡

informa'on ¡ ¡

• Chapter ¡3 ¡“Working ¡Off-­‑site ¡on ¡Fermilab-­‑supported ¡Research” ¡ ¡does ¡not ¡

provide ¡consistent ¡informa'on ¡throughout ¡the ¡chapter ¡

• Chapter ¡4 ¡“Survival ¡List” ¡isn’t ¡a ¡chapter ¡ ¡
• More ¡appropriate ¡as ¡a ¡supplementary ¡material ¡ ¡

Recommenda'on: ¡High ¡Level ¡Descrip'on ¡

• Organize ¡a ¡single ¡web ¡page ¡for ¡newcomers ¡to ¡the ¡lab ¡
• Page ¡within ¡WDRS/User’s ¡Office ¡page ¡ ¡-­‑-­‑ ¡easy ¡to ¡find ¡link ¡ ¡
• Naviga'ng ¡through ¡this ¡page ¡should ¡be ¡a ¡simple ¡task, ¡therefore ¡the ¡page ¡must ¡

be ¡well-­‑organized ¡and ¡easily ¡interpreted ¡by ¡the ¡reader ¡

• GSA ¡Guide ¡of ¡Life ¡is ¡a ¡good ¡example ¡of ¡such ¡organiza'on ¡ ¡
• The ¡PFX, ¡for ¡instance, ¡would ¡be ¡a ¡choice ¡for ¡a ¡hardcopy ¡of ¡the ¡same ¡

informa'on ¡available ¡at ¡this ¡web ¡page. ¡ ¡

• Documenta'on ¡
• Apply ¡a ¡consistent ¡document ¡format ¡
• enumerate ¡sec'on ¡and ¡all ¡nes'ng ¡levels ¡ ¡
• insert ¡chapter ¡'tle ¡in ¡header/footer ¡
• Adopt ¡prose ¡form ¡of ¡composi'on ¡ ¡

» allows ¡the ¡presenta'on ¡of ¡detail ¡and ¡clarifica'on ¡of ¡context. ¡It ¡flows…like ¡

• ne ¡person ¡talking ¡to ¡another ¡
• Reconsider ¡the ¡order ¡of ¡the ¡chapters ¡ ¡
• Build ¡a ¡start ¡to ¡finish ¡flow ¡of ¡informa'on ¡

» eliminate ¡duplicate ¡material ¡

¡ ¡ ¡ ¡ ¡ ¡ ¡ ¡ ¡ ¡ ¡I ¡will ¡be ¡more ¡than ¡happy ¡to ¡assist ¡on ¡more ¡informa,on ¡

Issues ¡for ¡the ¡Directorate ¡– ¡uec-­‑qlc@fnal.gov ¡

• Internet ¡in ¡the ¡Village ¡– ¡Improving; ¡Complaints? ¡Jon ¡Bakken ¡here ¡today! ¡ ¡
• Transporta'on ¡at ¡Fermilab ¡– ¡Limited ¡Taxi ¡Runs; ¡Bike ¡Sharing? ¡New ¡Hostel? ¡PACE ¡

bus ¡connects ¡train ¡to ¡WH ¡

• More ¡desk ¡space ¡for ¡users ¡-­‑ ¡$0.5M ¡for ¡moving/renova'ons ¡in ¡WH ¡ ¡
• Move ¡Users ¡Office ¡– ¡Small ¡dining ¡room? ¡
• Informa'on ¡for ¡interna'onal ¡users ¡(taxes, ¡visa ¡renewals, ¡etc.) ¡– ¡Locate ¡by ¡Users ¡

Office; ¡Stacey ¡Vassallo ¡here ¡today! ¡

• Replacement ¡for ¡Barb ¡Book ¡– ¡Kim ¡Pearce! ¡
• Students ¡& ¡Postdocs: ¡promote ¡talks, ¡workshops, ¡& ¡career ¡topics ¡-­‑ ¡Quality ¡of ¡Life ¡

subcommibee ¡

• Difficulty ¡in ¡entering ¡Lab ¡late ¡at ¡night ¡for ¡first-­‑'me ¡users ¡w/o ¡valid ¡ID ¡-­‑ ¡Dispatch ¡

could ¡be ¡informed ¡prior ¡to ¡the ¡arrival ¡of ¡a ¡new ¡user ¡by ¡housing ¡and ¡by ¡the ¡ Spokesperson ¡of ¡the ¡relevant ¡collabora'on. ¡

• LDRD ¡Tax ¡on ¡Housing/M&S? ¡– ¡S'll ¡being ¡worked ¡on ¡
• all-­‑users@fnal.gov ¡ ¡-­‑ ¡S'll ¡not ¡reaching ¡FNAL ¡employees! ¡(UEC ¡Web ¡page?) ¡
• PFX ¡document ¡from ¡Steve ¡Geer? ¡– ¡Fernanda ¡Garcia ¡& ¡Thomas ¡Strauss ¡will ¡

¡present ¡to ¡Steve! ¡

• Other ¡Issues: ¡What ¡does ¡$25K ¡for ¡DC ¡trip ¡cover? ¡Business ¡Cards! ¡

User ¡On-­‑Boarding ¡Process ¡

• Mee'ng ¡last ¡Friday ¡with: ¡

¡Tim ¡Meyer ¡ Kurt ¡Riesselmann ¡ Sandra ¡Biedron ¡ ¡ Roy ¡Rubinstein ¡ Linda ¡Granbur ¡ Stacey ¡Vassallo ¡

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