UEC ¡Mee'ng ¡ Friday, ¡January ¡30, ¡2015 ¡(WH7X) ¡ ¡ ¡ ¡ ¡08:30 ¡-‑ ¡08:45 ¡Con,nental ¡Breakfast ¡15' ¡ ¡ ¡ ¡ ¡ 08:45 ¡-‑ ¡09:00 ¡The ¡Chair's ¡Report ¡15' ¡ ¡ ¡ ¡ ¡Speaker: ¡ ¡Dr. ¡William ¡Louis ¡(LANL) ¡+ ¡Fernanda ¡Garcia, ¡Thomas ¡Strauss, ¡& ¡Steve ¡Geer ¡ ¡ ¡ ¡ ¡9:00 ¡– ¡9:40 ¡SubcommiDee ¡Report: ¡Quality ¡of ¡Life ¡40' ¡ ¡ ¡ ¡ ¡Speakers: ¡ ¡Dr. ¡Marcelle ¡Soares-‑Santos ¡(Fermilab), ¡Dr. ¡Fabio ¡Happacher ¡(INFN), ¡+ ¡Jon ¡Bakken ¡& ¡Stacey ¡Vassallo ¡(FNAL) ¡ ¡ ¡ ¡ ¡ 9:40 ¡– ¡10:10 ¡SubcommiDee ¡Report: ¡The ¡Users ¡Mee,ng ¡30' ¡ ¡ ¡ ¡ ¡Speakers: ¡ ¡Dr. ¡Bill ¡Lee ¡(Fermilab), ¡Dr. ¡Thomas ¡Strauss ¡(Universitaet ¡Bern) ¡ ¡ ¡ ¡ ¡ 10:10 ¡– ¡10:30 ¡SubcommiDe ¡Report: ¡Outreach ¡20' ¡ ¡ ¡ ¡ ¡Speakers: ¡ ¡Prof. ¡Andre ¡de ¡Gouvea ¡(Northwestern ¡University), ¡Prof. ¡Linda ¡Spentzouris ¡(IIT) ¡ ¡ ¡ ¡ ¡ 10:30 ¡– ¡11:00 ¡Introduc,on ¡to ¡DC ¡Trip ¡Planning ¡30’ ¡ ¡ ¡ ¡ ¡Speaker: ¡Dr. ¡Sandra ¡Biedron ¡(Colorado ¡State ¡University) ¡ ¡ ¡ ¡ ¡ ¡11:00 ¡– ¡11:30 ¡APS ¡Perspec,ve ¡30’ ¡ ¡ ¡ ¡ ¡Speaker: ¡Michael ¡Lubell ¡(APS) ¡ ¡ ¡ ¡ ¡ ¡11:30 ¡– ¡12:00 ¡News ¡from ¡Washington ¡30' ¡ ¡ ¡ ¡ ¡Speaker: ¡ ¡Ms. ¡Carole ¡McGuire ¡(Lewis-‑Burke ¡Associates) ¡ ¡ ¡ ¡ ¡12:00 ¡– ¡12:30 ¡Lunch ¡& ¡DC ¡Planning ¡Discussion ¡30’ ¡ ¡ ¡ ¡ ¡ 12:30 ¡– ¡13:00 ¡State ¡of ¡the ¡Laboratory ¡30' ¡ ¡ ¡ ¡ ¡Speakers: ¡ ¡Dr. ¡Nigel ¡Lockyer ¡(Fermilab), ¡Dr. ¡Joseph ¡Lykken ¡(Fermilab), ¡Dr. ¡Timothy ¡Meyer ¡(Fermilab) ¡ ¡ ¡ ¡ ¡13:00 ¡– ¡13:15 ¡Discussion ¡15’ ¡ ¡ ¡ ¡ ¡13:15 ¡– ¡14:15 ¡Communica,ng ¡Our ¡Message ¡30’ ¡ ¡ ¡ ¡ ¡Speaker: ¡Ka'e ¡Yurkewicz ¡(Fermilab) ¡ ¡ ¡ ¡ ¡14:15 ¡– ¡14:30 ¡Discussion ¡15’ ¡ ¡ ¡ ¡ ¡ 14:30 ¡– ¡15:00 ¡Trip ¡Overview ¡30' ¡ ¡ ¡ ¡ ¡Speakers: ¡ ¡Dr. ¡Sandra ¡Biedron ¡Biedron ¡(Colorado ¡State ¡University) ¡ ¡ ¡ ¡ ¡ ¡15:00 ¡-‑ ¡17:00 ¡Rehearsal ¡120’ ¡
Procedures ¡for ¡Researches ¡ ¡PFX ¡ Report ¡/ ¡Comments ¡ Fernanda ¡G. ¡Garcia ¡ 1/31/2015 ¡
Summary: ¡Synopsis ¡ • The ¡Procedures ¡for ¡Researches ¡(PFX) ¡ is ¡intended ¡to ¡ help ¡researchers ¡using ¡Fermilab ¡facili5es. ¡It ¡provides ¡ Informa5on ¡about ¡procedures ¡at ¡the ¡Laboratory ¡and ¡ links ¡to ¡more ¡details ¡when ¡appropriate ¡ • Document ¡structure ¡-‑-‑ ¡organized ¡in ¡chapters ¡(10) ¡and ¡ subsequent ¡subsec'ons ¡ • Link ¡to ¡document: ¡Fermi@Work/Work ¡Resources ¡web ¡ site ¡ ¡ ¡ ¡ ¡hbp://www.fnal.gov/faw/fermilab_at_work.html#faw-‑work-‑resources ¡
Summary: ¡Points ¡of ¡Agreement ¡ • Moving ¡to ¡a ¡new ¡work ¡place ¡involves ¡ professional ¡and ¡personal ¡changes ¡ • This ¡document ¡aims ¡to ¡provide ¡the ¡newcomers ¡with ¡a ¡variety ¡of ¡ relevant ¡informa'on ¡to ¡help ¡make ¡the ¡transi'on ¡easier ¡and ¡adapt ¡to ¡ the ¡new ¡environment ¡ • spanning ¡from ¡administra've ¡topics ¡to ¡'ps ¡about ¡life ¡on ¡site ¡and ¡ life ¡in ¡the ¡local ¡area ¡ ¡ • ES&HQ ¡chapter ¡is ¡well ¡wriben ¡
Summary: ¡Points ¡of ¡disagreement ¡ • Document ¡is ¡hard ¡to ¡read ¡ • Clear ¡evidence ¡that ¡the ¡document ¡was ¡created ¡by ¡compiling ¡informa'on ¡from ¡ different ¡authors ¡ • Duplica'on ¡of ¡informa'on ¡ • Document ¡is ¡poorly ¡formabed ¡ ¡ • Inconsistent ¡formagng ¡naviga'ng ¡thru ¡the ¡document ¡ • some ¡chapters ¡show ¡informa'on ¡primarily ¡as ¡lists ¡and ¡others ¡as ¡prose ¡ • informa'on ¡should ¡be ¡men'oned ¡naturally ¡within ¡the ¡text ¡rather ¡ than ¡merely ¡listed ¡ • Chapter ¡evalua'on ¡ • The ¡order ¡of ¡the ¡chapters ¡is ¡sporadic ¡and ¡doesn’t ¡provide ¡a ¡good ¡flow ¡of ¡ informa'on ¡ ¡ • Chapter ¡3 ¡“Working ¡Off-‑site ¡on ¡Fermilab-‑supported ¡Research” ¡ ¡does ¡not ¡ provide ¡consistent ¡informa'on ¡throughout ¡the ¡chapter ¡ • Chapter ¡4 ¡“Survival ¡List” ¡isn’t ¡a ¡chapter ¡ ¡ • More ¡appropriate ¡as ¡a ¡supplementary ¡material ¡ ¡
Recommenda'on: ¡High ¡Level ¡Descrip'on ¡ Organize ¡a ¡single ¡web ¡page ¡for ¡newcomers ¡to ¡the ¡lab ¡ • Page ¡within ¡WDRS/User’s ¡Office ¡page ¡ ¡-‑-‑ ¡ easy ¡to ¡find ¡link ¡ ¡ • Naviga'ng ¡through ¡this ¡page ¡should ¡be ¡a ¡simple ¡task, ¡therefore ¡the ¡page ¡must ¡ • be ¡well-‑organized ¡and ¡easily ¡interpreted ¡by ¡the ¡reader ¡ GSA ¡Guide ¡of ¡Life ¡is ¡a ¡good ¡example ¡of ¡such ¡organiza'on ¡ ¡ • The ¡PFX, ¡for ¡instance, ¡would ¡be ¡a ¡choice ¡for ¡a ¡hardcopy ¡of ¡the ¡same ¡ • informa'on ¡available ¡at ¡this ¡web ¡page. ¡ ¡ Documenta'on ¡ • Apply ¡a ¡consistent ¡document ¡format ¡ • • enumerate ¡sec'on ¡and ¡all ¡nes'ng ¡levels ¡ ¡ • insert ¡chapter ¡'tle ¡in ¡header/footer ¡ • Adopt ¡prose ¡form ¡of ¡composi'on ¡ ¡ » allows ¡the ¡presenta'on ¡of ¡detail ¡and ¡clarifica'on ¡of ¡context. ¡It ¡flows…like ¡ one ¡person ¡talking ¡to ¡another ¡ Reconsider ¡the ¡order ¡of ¡the ¡chapters ¡ ¡ • Build ¡a ¡start ¡to ¡finish ¡flow ¡of ¡informa'on ¡ • » eliminate ¡duplicate ¡material ¡ ¡ ¡ ¡ ¡ ¡ ¡ ¡ ¡ ¡ ¡ ¡ I ¡will ¡be ¡more ¡than ¡happy ¡to ¡assist ¡on ¡more ¡informa,on ¡
Issues ¡for ¡the ¡Directorate ¡– ¡ uec-‑qlc@fnal.gov ¡ Internet ¡in ¡the ¡Village ¡– ¡Improving; ¡Complaints? ¡Jon ¡Bakken ¡here ¡today! ¡ ¡ • Transporta'on ¡at ¡Fermilab ¡– ¡Limited ¡Taxi ¡Runs; ¡Bike ¡Sharing? ¡New ¡Hostel? ¡PACE ¡ • bus ¡connects ¡train ¡to ¡WH ¡ More ¡desk ¡space ¡for ¡users ¡-‑ ¡$0.5M ¡for ¡moving/renova'ons ¡in ¡WH ¡ ¡ • Move ¡Users ¡Office ¡– ¡Small ¡dining ¡room? ¡ • Informa'on ¡for ¡interna'onal ¡users ¡(taxes, ¡visa ¡renewals, ¡etc.) ¡– ¡Locate ¡by ¡Users ¡ • Office; ¡Stacey ¡Vassallo ¡here ¡today! ¡ Replacement ¡for ¡Barb ¡Book ¡– ¡Kim ¡Pearce! ¡ • Students ¡& ¡Postdocs: ¡promote ¡talks, ¡workshops, ¡& ¡career ¡topics ¡-‑ ¡Quality ¡of ¡Life ¡ • subcommibee ¡ Difficulty ¡in ¡entering ¡Lab ¡late ¡at ¡night ¡for ¡first-‑'me ¡users ¡w/o ¡valid ¡ID ¡-‑ ¡Dispatch ¡ • could ¡be ¡informed ¡prior ¡to ¡the ¡arrival ¡of ¡a ¡new ¡user ¡by ¡housing ¡and ¡by ¡the ¡ Spokesperson ¡of ¡the ¡relevant ¡collabora'on. ¡ LDRD ¡Tax ¡on ¡Housing/M&S? ¡– ¡S'll ¡being ¡worked ¡on ¡ • all-‑users@fnal.gov ¡ ¡-‑ ¡S'll ¡not ¡reaching ¡FNAL ¡employees! ¡(UEC ¡Web ¡page?) ¡ • PFX ¡document ¡from ¡Steve ¡Geer? ¡– ¡Fernanda ¡Garcia ¡& ¡Thomas ¡Strauss ¡will ¡ • ¡present ¡to ¡Steve! ¡ Other ¡Issues: ¡What ¡does ¡$25K ¡for ¡DC ¡trip ¡cover? ¡Business ¡Cards! ¡ •
User ¡On-‑Boarding ¡Process ¡ • Mee'ng ¡last ¡Friday ¡with: ¡ ¡Tim ¡Meyer ¡ Kurt ¡Riesselmann ¡ Sandra ¡Biedron ¡ ¡ Roy ¡Rubinstein ¡ Linda ¡Granbur ¡ Stacey ¡Vassallo ¡
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