UEC&Mee,ng& Friday,&June&12,&2015&(WH1E)& 08:15&–&08:30&Con,nental&Breakfast& 15’$ 8:30&–&8:45&News&from&the&Directorate& 15’$ $Speakers:$Dr.$Nigel$Lockyer$(Fermilab),$Dr.$Joseph$Lykken$(Fermilab),$Dr.$Timothy$Meyer$(Fermilab) $$ 08:45&>&09:00&The&Chair's&Report $15’$$$ $Speaker:$Dr.$William$Louis$(LANL) $$ 9:00&–&9:30&SubcommiGee&Report:&The&Users&Mee,ng& 30’$ $Speakers:$Dr.$Bill$Lee$(Fermilab),$Dr.$Thomas$Strauss$(Universitaet$Bern) $ & 9:30&>&10:00&News&from&Washington& 30’$ $Speaker:$Leland$Cogliani$(LewisNBurke$Associates)$ 10:00&–&10:30&Discussion&&&Vote&on&CommiGees&&&Op,ons&for&Next&Year& 30’ $$ 10:30&–&11:00&Discussion&on&UEC&Candidate&Nomina,ons&&&Elec,ons& 30’$ 11:00&–&11:30&FSPA&Report& 30’$ 11:30&–&12:00&UEC&Discussion& 30’$
Issues ¡for ¡the ¡Directorate ¡– ¡ uec-‑qlc@fnal.gov ¡ Internet ¡in ¡the ¡Village ¡– ¡Improving; ¡ ¡ ¡ • Transporta=on ¡at ¡Fermilab ¡– ¡Limited ¡Taxi ¡Runs; ¡Bike ¡Sharing? ¡New ¡Hostel? ¡PACE ¡ • bus ¡connects ¡train ¡to ¡WH ¡ Difficulty ¡in ¡entering ¡Lab ¡late ¡at ¡night ¡for ¡first-‑=me ¡users ¡w/o ¡valid ¡ID ¡-‑ ¡Dispatch ¡ • could ¡be ¡informed ¡prior ¡to ¡the ¡arrival ¡of ¡a ¡new ¡user ¡by ¡housing ¡and ¡by ¡the ¡ Spokesperson ¡of ¡the ¡relevant ¡collabora=on ¡ More ¡desk ¡space ¡for ¡users ¡– ¡Funding ¡in ¡FY16 ¡budget ¡for ¡renova=ons ¡in ¡WH. ¡ • Health ¡care ¡for ¡users? ¡– ¡Help ¡with ¡offsite ¡medical ¡care? ¡ • LDRD ¡Tax ¡on ¡Housing/M&S? ¡– ¡Report ¡from ¡Tim ¡Meyer ¡ • Users ¡Center ¡Renewal ¡ • Move ¡Users ¡Office ¡– ¡Small ¡dining ¡room? ¡2 nd ¡floor ¡crossover? ¡ • Housing ¡– ¡Help ¡with ¡offsite ¡apartments ¡from ¡both ¡Housing ¡& ¡Users ¡Office? ¡ • Block ¡Housing ¡for ¡User ¡Students ¡in ¡the ¡summer? ¡(IMSA ¡dorms?) ¡ Desk ¡Space ¡for ¡summer ¡students? ¡– ¡Survey ¡from ¡Marcelle ¡& ¡Fabio ¡ • 128 ¡MB ¡limit ¡for ¡Fermilab ¡email? ¡ • Fermilab ¡ID ¡for ¡foreign ¡na=onals ¡only ¡valid ¡for ¡dates ¡on ¡VISA ¡ ¡ ¡ •
Users ¡Center ¡Renewal ¡ Memorandum* June%1,%2015% To:% R.%Ortgiesen%/%DO,%OCSR% From:% Rhonda%Merchut%/%FESS,%Engineering% Subject:% Project%Definition%Report%–%Revision%1% Users%Center%Renovation—Phase%One% FESS%/%Engineering%Project%No.%10L2L114% Summary % The%Users%Center%renovation%is%a%reLimagining%of%this%existing%facility%within%the%context%of%the%current%and% next% generations% of% researchers% and% users.% This% report% will% % % % focus% on% Phase% 1% for% immediate% implementation.%Identification%of%future%phase%to%be%determined%based%on%growth%and%interest%of%users.%% The%first%phase,%presented%in%the%following%narrative%and%drawings,%focuses%on%the%dining%experience% currently%known%as%Chez%Leon’%including%access%through%the%Garden%Room.%% Objectives* The%objective%of%the%first%phase%is%to%create%a%dynamic,%welcoming,%energized,%lively,%flexible%and%attractive% dining%experience%in%the%spirit%and%context%of%current%sensibilities%and%tastes%within%a%limited%budget.%%The% dining%area%is%to%become%a%place%conducive%to%a%variety%of%dining%experiences%throughout%the%week,% including%midday,%evening%and%even%weekend%usage.% The%current%Chez%Leon’%dining%room%has%existed%unchanged%for%many%decades.%Its%character%presents%an% atmosphere%consistent%with%the%expectations%of%its%early%days.%As%Fermilab%transitions%to%its%next%era,% facilities%are%transitioning%into%places%that%will%attract%and%retain%the%current%and%next%generations%of% researchers.%The%reimaging%of%the%dining%experience%is%a%logical%extension%of%this%transformation.% Existing(Garden(Room(looking(into(Chez(Leon(
Mee=ng ¡with ¡Tim ¡Meyer ¡ Bill ¡Louis, ¡Thomas ¡Strauss ¡and ¡I ¡met ¡with ¡Tim ¡Meyer ¡on ¡Thursday ¡morning, ¡June ¡4. ¡ We ¡discussed ¡our ¡few ¡ideas: ¡ -‑ ¡Poten=ally ¡increasing ¡the ¡number ¡of ¡individuals ¡on ¡the ¡UEC ¡(needing ¡a ¡user ¡organiza=on ¡vote) ¡ -‑ ¡Dissolving ¡the ¡outreach ¡commifee ¡and ¡making ¡the ¡government ¡rela=ons ¡commifee ¡larger ¡with ¡more ¡help ¡for ¡ the ¡DC ¡trip ¡and ¡the ¡August ¡in ¡district ¡visits. ¡ -‑ ¡Funds ¡for ¡invi=ng ¡(and ¡paying ¡for) ¡one ¡person ¡from ¡the ¡USLUA ¡and ¡one ¡from ¡SLUO ¡to ¡the ¡DC ¡planning ¡mee=ng ¡ -‑ ¡Funds ¡for ¡up ¡to ¡two ¡more ¡mee=ngs ¡per ¡year ¡(July ¡and ¡August) ¡ -‑ ¡Funds ¡for ¡an ¡extra ¡mee=ng ¡for ¡the ¡DC ¡trip ¡planning ¡ Tim ¡agreed ¡to ¡support ¡ -‑ ¡Two ¡addi=onal ¡mee=ngs ¡(July ¡and ¡August) ¡if ¡there ¡was ¡agreement ¡for ¡such ¡mee=ngs ¡by ¡the ¡UEC. ¡ -‑ ¡Bring ¡the ¡two ¡guest ¡organiza=ons ¡representa=ves ¡to ¡the ¡DC ¡trip ¡planning ¡mee=ng ¡so ¡that ¡we ¡have ¡a ¡unified ¡ community ¡view. ¡ -‑ ¡Providing ¡extra ¡secretarial ¡support ¡for ¡help ¡in ¡organizing ¡the ¡DC ¡trip ¡ We ¡agreed ¡that ¡if ¡the ¡workload ¡was ¡befer ¡balanced ¡with ¡adding ¡more ¡people ¡to ¡the ¡DC ¡trip, ¡then ¡the ¡addi=on ¡ of ¡more ¡people ¡to ¡the ¡board ¡may ¡not ¡be ¡required. ¡ Bill ¡will ¡be ¡sending ¡a ¡doodle ¡poll ¡for ¡the ¡July ¡and ¡August ¡mee=ngs. ¡ Yours, ¡ Sandra ¡
UEC ¡Business ¡ • Discussion ¡& ¡Vote ¡on ¡Op=ons ¡ – Eliminate ¡Outreach ¡Commifee? ¡ – Addi=onal ¡UEC ¡Mee=ngs? ¡ • Doodle ¡Poll ¡for ¡Mee=ngs ¡in ¡July ¡& ¡August ¡ • UEC ¡Nomina=on ¡& ¡Elec=on ¡Milestones ¡ hfps://docs.google.com/spreadsheets/d/1HbDJAMicNjrIC8c2JsMzcxwqu5Gr30PlJQDlNPb73K0/edit?usp=sharing ¡
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