Data Administra,on Roadmap Sco2 Thorne Mary Weisse - - PowerPoint PPT Presentation

Data ¡Administra,on ¡ Roadmap ¡

Sco2 ¡Thorne ¡ Mary ¡Weisse ¡

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D ¡R ¡A ¡F ¡T ¡

What ¡do ¡we ¡want ¡from ¡you? ¡

• Adjust ¡and ¡validate ¡the ¡Vision ¡and ¡Goals ¡
• Guidance ¡on ¡formula,ng ¡Prac,ces ¡and ¡Principles ¡
• Help ¡encourage ¡the ¡focus ¡on ¡Data ¡in ¡ways ¡that ¡

build ¡sustainable ¡processes ¡

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What ¡problem ¡are ¡we ¡trying ¡to ¡solve? ¡

• Want ¡to ¡make ¡be2er ¡use ¡of ¡our ¡informa,on ¡

– Make ¡sure ¡it’s ¡designed ¡and ¡available ¡to ¡support ¡ decision ¡making ¡quickly ¡and ¡intui,vely ¡

• Improve ¡our ¡Data ¡Management ¡prac,ces ¡

– Requirements ¡should ¡include ¡how ¡we ¡plan ¡to ¡use ¡ and ¡report ¡on ¡informa,on ¡

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Themes ¡from ¡the ¡Task ¡Force ¡Report ¡

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• “The ¡Educa*on ¡Working ¡group ¡spent ¡considerable ¡*me ¡a8emp*ng ¡

to ¡construct ¡a ¡cost ¡model ¡for ¡ ¡undergraduate ¡educa*on…The ¡group ¡ suggests ¡that ¡if ¡such ¡metrics ¡and ¡costs ¡are ¡iden*fied, ¡some ¡degree ¡

• f ¡transparency ¡of ¡this ¡informa*on ¡may ¡be ¡important ¡to ¡poten*ally ¡

drive ¡behaviors ¡towards ¡the ¡common ¡best ¡interest ¡of ¡the ¡Ins*tute.” ¡

• “The ¡Research ¡Working ¡Group ¡suggests ¡that ¡a ¡clearer ¡

understanding ¡of ¡the ¡cost ¡of ¡conduc*ng ¡research ¡would ¡help ¡ inves*gators ¡consider ¡means ¡to ¡achieve ¡greater ¡efficiencies.” ¡

• “The ¡Space ¡Working ¡Group ¡constructed ¡its ¡own ¡models ¡and ¡believes ¡

the ¡community ¡would ¡benefit ¡by ¡understanding ¡the ¡cost ¡of ¡space ¡ and ¡space ¡renova*ons….Making ¡metrics ¡and ¡u*liza*on ¡broadly ¡ publicized ¡would ¡possibly ¡lead ¡to ¡more ¡appropriate ¡use ¡of ¡space” ¡

Data ¡

Historical ¡ ¡External ¡

• Sponsors ¡
• Agencies ¡

Ins,tu,onal ¡ School ¡ Departmental ¡ Func,onal ¡

• Payroll ¡
• Procurement ¡

Data ¡is ¡viewed ¡from ¡different ¡ perspec,ves ¡

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History ¡& ¡Background ¡

• Original ¡Goals ¡& ¡Principles ¡ ¡1995-­‑1996 ¡

– Make ¡data ¡available ¡ – Accuracy ¡will ¡improve ¡as ¡we ¡access ¡and ¡use ¡it ¡ – All ¡data ¡can ¡be ¡accessed ¡the ¡same ¡way ¡ ¡

• Status ¡

– Most ¡Data ¡is ¡in ¡the ¡Warehouse ¡

• ~2 ¡Billion ¡records ¡

– Nightly ¡feeds ¡from ¡Systems ¡of ¡Record ¡ – Many ¡users ¡use ¡informa,on ¡rou,nely, ¡but… ¡

• Find ¡it ¡hard ¡to ¡understand ¡data ¡
• Find ¡the ¡current ¡repor,ng ¡tool ¡cumbersome ¡

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Note: ¡Not ¡Research ¡Data ¡or ¡Documents ¡ 10/29/10 ¡ 7 ¡

Types ¡of ¡Informa,on ¡by ¡Business ¡Area ¡

Knowledge ¡ Informa,on ¡ Data ¡

Model ¡and ¡Simula2on ¡

Suppor*ng ¡Strategic ¡Decisions ¡ What ¡if…? ¡

Reports ¡ How ¡are ¡we ¡doing? ¡

What ¡was ¡the ¡date ¡of ¡the ¡PO? ¡

Strategic ¡ Opera2onal ¡ Transac2onal ¡ Today ¡

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Where ¡are ¡we ¡going? ¡

Vision ¡

• MIT ¡spends ¡more ¡,me ¡making ¡use ¡of ¡data ¡than ¡

collec,ng, ¡correc,ng ¡and ¡managing ¡it ¡

• Using ¡informa,on ¡is ¡natural ¡and ¡intui,ve ¡
• All ¡systems ¡have ¡automated ¡reconcilia,on ¡and ¡

integrity ¡checking ¡processes ¡

• All ¡informa,on ¡to ¡support ¡important ¡decisions ¡is ¡

easily ¡obtained ¡

Vision ¡ Goals ¡& ¡ Principles ¡ Ac,ons ¡

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Vision ¡con,nued ¡

• We ¡understand ¡and ¡document ¡why ¡we’re ¡

collec,ng ¡informa,on, ¡how ¡it ¡will ¡be ¡used, ¡and ¡ how ¡it ¡will ¡be ¡maintained ¡before ¡deciding ¡to ¡build ¡

• All ¡data ¡is ¡considered ¡sharable ¡unless ¡there ¡is ¡a ¡

documented ¡business ¡policy ¡or ¡government ¡ regula,on ¡

• MIT ¡Community ¡has ¡a ¡shared ¡understanding ¡of ¡

the ¡Roles ¡and ¡Responsibili,es ¡concerning ¡data ¡

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Vision ¡ Goals ¡& ¡ Principles ¡ Ac,ons ¡

Good ¡Data ¡Management ¡involves ¡everyone ¡

Consumers ¡

Business ¡ Owners ¡

Central ¡& ¡ Departmental ¡

Analysts ¡& ¡ Developers ¡

and ¡requires ¡changes ¡in ¡how ¡we ¡work ¡

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Goals ¡& ¡Principles ¡

• Data ¡should ¡be ¡Complete, ¡Accurate ¡and ¡Timely ¡
• People ¡can ¡easily ¡get ¡the ¡informa,on ¡needed ¡to ¡do ¡

their ¡job ¡

• People ¡understand ¡the ¡informa,on ¡they ¡need ¡to ¡use ¡
• Informa,on ¡is ¡easy ¡to ¡update ¡
• Informa,on ¡is ¡only ¡entered ¡once ¡
• Informa,on ¡and ¡Repor,ng ¡requirements ¡are ¡

understood ¡as ¡systems ¡are ¡designed ¡

• Enterprise ¡data ¡should ¡have ¡a ¡Business ¡Owner ¡

iden,fied ¡who ¡is ¡responsible ¡for ¡its’ ¡quality ¡

Vision ¡ Goals ¡& ¡ Principles ¡ Ac,ons ¡

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Improving ¡Understanding ¡of ¡Data ¡

• Simpler ¡more ¡Focused ¡Views ¡of ¡Informa,on ¡
• Be2er ¡Defini,ons ¡and ¡Documenta,on ¡
• Pilot ¡new ¡Tool ¡
• Including ¡process ¡for ¡developing ¡specialized ¡views ¡

Vision ¡ Goals ¡& ¡ Principles ¡ Ac,ons ¡

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Improving ¡our ¡Development ¡

• Focus ¡with ¡the ¡Business ¡on ¡up ¡front ¡design ¡

– Conceptual ¡Data ¡Model ¡ – Business ¡Process ¡Models ¡ – Repor,ng ¡Requirements ¡

• Meta-­‑Data ¡documenta,on ¡
• Document ¡Reconcilia,on ¡Processes ¡
• Start ¡with ¡IS&T ¡Projects ¡

Vision ¡ Goals ¡& ¡ Principles ¡ Ac,ons ¡

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Define ¡Data ¡Prac,ces ¡

• Publish ¡Principles ¡& ¡Guidelines ¡for ¡Data ¡

Management ¡

• Establish ¡processes ¡for ¡Data ¡Issue ¡Resolu,on ¡

and ¡Priori,za,on ¡

• Gain ¡consensus ¡and ¡document ¡Roles ¡& ¡

Responsibili,es ¡concerning ¡Data ¡

• Develop ¡a ¡method ¡to ¡monitor ¡progress ¡

Vision ¡ Goals ¡& ¡ Principles ¡ Ac,ons ¡

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Improving ¡Understanding ¡of ¡Data ¡

Pilot ¡ Repor,ng ¡ ¡ Tool ¡ Gain ¡ ¡ Consensus ¡ On ¡ Vision ¡& ¡Goals ¡

Define ¡& ¡Apply ¡Development ¡Prac,ces ¡ Define ¡and ¡Publish ¡Principles ¡& ¡Guidelines ¡for ¡Data ¡Management ¡ Now ¡ July ¡2012 ¡ July ¡2011 ¡