Local / Municipal Employers Informa5on Session Retirement - PowerPoint PPT Presentation

Local ¡/ ¡Municipal ¡Employers ¡ ¡ Informa5on ¡Session ¡ Retirement Online Update June 15, 20 and 22, 2017 ¡ Presented by: New York State & Local Retirement System Office of the New York State Comptroller Thomas P. DiNapoli

Housekeeping ¡ Using ¡GoToWebinar ¡ • • You ¡can ¡choose ¡how ¡to ¡listen ¡to ¡us ¡on ¡the ¡control ¡panel ¡at ¡ any8me, ¡if ¡your ¡internet ¡connec8on ¡is ¡slow ¡you ¡can ¡switch ¡to ¡ telephone ¡and ¡dial ¡in ¡ • No ¡ma>er ¡how ¡you ¡join, ¡we ¡will ¡all ¡be ¡on ¡the ¡same ¡audio ¡bridge ¡ so ¡you ¡will ¡hear ¡the ¡same ¡informa8on ¡ Audio ¡ • ¡ Computer ¡audio ¡will ¡allow ¡you ¡to ¡ • hear ¡today’s ¡presenta8on ¡through ¡ your ¡computer’s ¡speakers ¡ If ¡you’d ¡prefer ¡to ¡listen ¡using ¡a ¡ • telephone ¡connec8on: ¡ Click ¡on ¡the ¡ Phone ¡call ¡radio ¡ • bu>on ¡ Dial ¡the ¡phone ¡number ¡shown ¡ • on ¡your ¡dashboard ¡and ¡ provide ¡the ¡Access ¡Code ¡and ¡ PIN ¡when ¡prompted ¡

Housekeeping ¡ You ¡will ¡be ¡joining ¡us ¡in ¡ Listen ¡Only ¡mode, ¡but ¡we ¡do ¡ • encourage ¡you ¡to ¡ask ¡ques8ons ¡ • You ¡may ¡need ¡to ¡expand ¡the ¡Ques8ons ¡sec8on ¡to ¡u8lize ¡ this ¡feature ¡ • Enter ¡your ¡ques8on ¡in ¡the ¡blank ¡space ¡and ¡hit ¡the ¡send ¡ bu>on ¡ You ¡can ¡undock ¡this ¡sec8on ¡by ¡clicking ¡on ¡the ¡expand ¡ • bu>on ¡in ¡the ¡upper ¡right ¡corner ¡of ¡the ¡Ques8ons ¡ sec8on ¡ • We ¡will ¡address ¡ques8ons ¡periodically ¡throughout ¡ today’s ¡presenta8on ¡ • We ¡will ¡address ¡your ¡ques8ons ¡verbally ¡so ¡that ¡everyone ¡ can ¡enjoy ¡the ¡benefit ¡of ¡learning ¡together ¡ ¡

Agenda ¡ ¡ Start ¡Time ¡ End ¡Time ¡ Agenda ¡Topic ¡ 1:00pm ¡ 1:15pm ¡ Welcome ¡& ¡ Re#rement ¡Online ¡Overview ¡ 1:15pm ¡ 1:30pm ¡ Re#rement ¡Online ¡ for ¡Employers ¡2017 ¡ (Release ¡1) ¡ 1:30pm ¡ 1:35pm ¡ Ques8ons: ¡ Re#rement ¡Online ¡for ¡ Employers ¡2017 ¡ 1:35pm ¡ 2:10pm ¡ Re#rement ¡Online ¡for ¡Employers ¡ • 2018 ¡(Release ¡2) ¡ Impact ¡to ¡Employers ¡ • Next ¡Steps ¡ • 2:10pm ¡ 2:30pm ¡ Q&A ¡Session ¡

Our ¡Vision ¡for ¡the ¡New ¡ Re#rement ¡Online ¡

NYSLRS ¡Redesign ¡Project ¡Roadmap ¡ Mul5-­‑Phase ¡Implementa5on ¡Plan ¡ Release ¡1: ¡ Self-­‑Service ¡Portal ¡ Release ¡2: ¡ Member ¡and ¡Employer ¡Processes ¡ Release ¡3: ¡ Re8ree ¡Processes ¡(Pension ¡Payroll) ¡ 2017 2018 2019

RETIREMENT ¡ONLINE ¡ ¡ FOR ¡EMPLOYERS ¡2017 ¡ (RELEASE ¡1) ¡

Re#rement ¡Online ¡ for ¡Employers ¡2017 ¡ Roles ¡& ¡Responsibili5es ¡ • Employer ¡Contact ¡Administrators ¡ • Maintains ¡employer ¡contact ¡informa8on ¡ • Completes ¡periodic ¡reviews ¡and ¡updates ¡to ¡ ¡ employer ¡contacts ¡ ¡ • Employer ¡Security ¡Administrators ¡ • Requests ¡ Re#rement ¡Online ¡system ¡access ¡for ¡their ¡ loca8on ¡code ¡for ¡users ¡who ¡need ¡it ¡to ¡do ¡business ¡ with ¡NYSLRS ¡ • Monitors ¡for ¡fraud ¡or ¡suspicious ¡ac8vity ¡ • Reports ¡unusual ¡ac8vity ¡to ¡NYSLRS ¡for ¡follow ¡up ¡ • Remove ¡access ¡when ¡necessary ¡

Re#rement ¡Online ¡ Authoriza5on ¡ Contact ¡Admins ¡and ¡Security ¡Admins ¡ ¡ Registration Registration CEO/ ¡CFO ¡ NYSLRS ¡Sends ¡ CEO/CFO ¡Fills ¡Out ¡ NYSLRS ¡Sends ¡ CEO/CFO ¡Fills ¡Out ¡ Form ¡Sent ¡to ¡ Form ¡Sent ¡to ¡ Signs ¡Form forms ¡to ¡CEO/CFO Registration ¡Form forms ¡to ¡CEO/CFO Registration ¡Form NYSLRS NYSLRS User ¡verification ¡and ¡creation ¡activities ¡will ¡be ¡ completed ¡by ¡NYSLRS ¡administrator Registered ¡ Registered ¡ User User User ¡Verification User ¡Verification Account ¡Creation Account ¡Creation User ¡ID Password

Re#rement ¡Online ¡ Homepage ¡ Employer ¡Contacts ¡can ¡access ¡all ¡required ¡ func8onality ¡from ¡their ¡ Account ¡Homepage ¡ ¡

Re#rement ¡Online ¡ for ¡Employers ¡2017 ¡ ¡ ¡ • Allows ¡greater ¡access ¡to ¡informa8on, ¡on ¡ your ¡own ¡schedule ¡ • Employer ¡Contact ¡Administrators ¡can ¡ update ¡Employer ¡Contacts ¡directly, ¡ avoiding ¡the ¡need ¡to ¡call ¡or ¡email ¡NYSLRS ¡ • Prepares ¡employers ¡to ¡use ¡new ¡ func8onality ¡in ¡Release ¡2 ¡ ¡

Release ¡1 ¡Authoriza5on ¡ ¡ Contact ¡Informa5on ¡ ¡ Ques8ons ¡and ¡inquires ¡regarding ¡Security ¡and ¡ Contact ¡Administrator ¡Forms ¡ • Email ¡us ¡at ¡ NYSLRS_Employer_Access@osc.state.ny.us ¡ • Call ¡us ¡at ¡518-­‑408-­‑4140 ¡

QUESTIONS ¡ON ¡ RETIREMENT ¡ONLINE ¡ FOR ¡EMPLOYERS ¡2017? ¡

RETIREMENT ¡ONLINE ¡ ¡ FOR ¡EMPLOYERS ¡2018 ¡ (RELEASE ¡2) ¡

Re#rement ¡Online ¡ ¡ for ¡Employers ¡2018 ¡ Changing ¡the ¡way ¡employers ¡conduct ¡business ¡with ¡the ¡ Re8rement ¡System ¡through: ¡ • Comple8ng ¡all ¡employer ¡func8ons ¡through ¡ Re#rement ¡Online ¡ • Employer ¡repor8ng ¡through ¡ Re#rement ¡Online ¡ • New ¡repor8ng ¡format ¡& ¡popula8on ¡ • Deficient ¡contribu8on ¡processing ¡ • Member ¡enrollment ¡ • Real-­‑8me ¡communica8ons ¡

Employer ¡Repor5ng ¡through ¡ Re#rement ¡Online ¡ • All ¡employer ¡repor8ng ¡will ¡take ¡place ¡through ¡ ¡ Re#rement ¡Online ¡ • Two ¡repor8ng ¡formats: ¡ • Legacy ¡(current) ¡format ¡ • Enhanced ¡(new) ¡format ¡ • Ability ¡to: ¡ • Upload ¡a ¡file ¡ • Create ¡a ¡manual ¡report ¡ • Submit ¡an ¡adjustment ¡report ¡ • Submit ¡an ¡enrollment ¡/ ¡job ¡data ¡report ¡

Employer ¡Repor5ng ¡through ¡ Re#rement ¡Online ¡ • Business ¡valida8ons ¡run ¡on ¡the ¡data ¡and ¡provide ¡error ¡ ¡ and ¡warning ¡messages ¡in ¡real-­‑8me ¡ • Errors: ¡Require ¡correc8on ¡prior ¡to ¡submifng ¡the ¡report ¡ • Warnings: ¡Informa8onal ¡only ¡and ¡do ¡not ¡require ¡ correc8on ¡to ¡the ¡data ¡prior ¡to ¡submission ¡ • View ¡/ ¡edit ¡capabili8es ¡on ¡the ¡repor8ng ¡pages ¡prior ¡to ¡ submission ¡ • Ability ¡to ¡delete ¡a ¡report ¡prior ¡to ¡submission ¡without ¡ contac8ng ¡NYSLRS ¡

Employer ¡Repor5ng ¡through ¡ Re#rement ¡Online ¡ • Employers ¡will ¡have ¡access ¡to ¡the ¡following: ¡ • Employer ¡Repor8ng ¡Dashboard ¡ • Report ¡Summary ¡ • Report ¡Details ¡ • New ¡Hire ¡Summary ¡ • Improper ¡Withholdings ¡ • Employer ¡View ¡of ¡Member ¡Contribu8ons ¡

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