Local / Municipal Employers Informa5on Session Retirement - - PowerPoint PPT Presentation

Office of the New York State Comptroller

Thomas P. DiNapoli

Local ¡/ ¡Municipal ¡Employers ¡ ¡ Informa5on ¡Session ¡

Retirement Online Update

June 15, 20 and 22, 2017

¡

Presented by: New York State & Local Retirement System

Housekeeping ¡

• Using ¡GoToWebinar ¡
• You ¡can ¡choose ¡how ¡to ¡listen ¡to ¡us ¡on ¡the ¡control ¡panel ¡at ¡

any8me, ¡if ¡your ¡internet ¡connec8on ¡is ¡slow ¡you ¡can ¡switch ¡to ¡ telephone ¡and ¡dial ¡in ¡

• No ¡ma>er ¡how ¡you ¡join, ¡we ¡will ¡all ¡be ¡on ¡the ¡same ¡audio ¡bridge ¡

so ¡you ¡will ¡hear ¡the ¡same ¡informa8on ¡

¡

• Audio ¡
• Computer ¡audio ¡will ¡allow ¡you ¡to ¡

hear ¡today’s ¡presenta8on ¡through ¡ your ¡computer’s ¡speakers ¡

• If ¡you’d ¡prefer ¡to ¡listen ¡using ¡a ¡

telephone ¡connec8on: ¡

• Click ¡on ¡the ¡Phone ¡call ¡radio ¡

bu>on ¡

• Dial ¡the ¡phone ¡number ¡shown ¡
• n ¡your ¡dashboard ¡and ¡

provide ¡the ¡Access ¡Code ¡and ¡ PIN ¡when ¡prompted ¡

Housekeeping ¡

• You ¡will ¡be ¡joining ¡us ¡in ¡Listen ¡Only ¡mode, ¡but ¡we ¡do ¡

encourage ¡you ¡to ¡ask ¡ques8ons ¡

• You ¡may ¡need ¡to ¡expand ¡the ¡Ques8ons ¡sec8on ¡to ¡u8lize ¡

this ¡feature ¡

• Enter ¡your ¡ques8on ¡in ¡the ¡blank ¡space ¡and ¡hit ¡the ¡send ¡

bu>on ¡

• You ¡can ¡undock ¡this ¡sec8on ¡by ¡clicking ¡on ¡the ¡expand ¡

bu>on ¡in ¡the ¡upper ¡right ¡corner ¡of ¡the ¡Ques8ons ¡ sec8on ¡

• We ¡will ¡address ¡ques8ons ¡periodically ¡throughout ¡

today’s ¡presenta8on ¡

• We ¡will ¡address ¡your ¡ques8ons ¡verbally ¡so ¡that ¡everyone ¡

can ¡enjoy ¡the ¡benefit ¡of ¡learning ¡together ¡

¡

Agenda ¡

¡ Start ¡Time ¡ End ¡Time ¡ Agenda ¡Topic ¡ 1:00pm ¡ 1:15pm ¡ Welcome ¡& ¡Re#rement ¡Online ¡Overview ¡ 1:15pm ¡ 1:30pm ¡ Re#rement ¡Online ¡for ¡Employers ¡2017 ¡ (Release ¡1) ¡ 1:30pm ¡ 1:35pm ¡ Ques8ons: ¡Re#rement ¡Online ¡for ¡ Employers ¡2017 ¡ 1:35pm ¡ 2:10pm ¡

• Re#rement ¡Online ¡for ¡Employers ¡

2018 ¡(Release ¡2) ¡

• Impact ¡to ¡Employers ¡
• Next ¡Steps ¡

2:10pm ¡ 2:30pm ¡ Q&A ¡Session ¡

Our ¡Vision ¡for ¡the ¡New ¡ Re#rement ¡Online ¡

NYSLRS ¡Redesign ¡Project ¡Roadmap ¡

Mul5-­‑Phase ¡Implementa5on ¡Plan ¡

2017 2018 2019

Release ¡1: ¡Self-­‑Service ¡Portal ¡ Release ¡2: ¡Member ¡and ¡Employer ¡Processes ¡ Release ¡3: ¡Re8ree ¡Processes ¡(Pension ¡Payroll) ¡

RETIREMENT ¡ONLINE ¡ ¡ FOR ¡EMPLOYERS ¡2017 ¡ (RELEASE ¡1) ¡

Re#rement ¡Online ¡ for ¡Employers ¡2017 ¡

Roles ¡& ¡Responsibili5es ¡

• Employer ¡Contact ¡Administrators ¡
• Maintains ¡employer ¡contact ¡informa8on ¡
• Completes ¡periodic ¡reviews ¡and ¡updates ¡to ¡ ¡

employer ¡contacts ¡ ¡

• Employer ¡Security ¡Administrators ¡
• Requests ¡Re#rement ¡Online ¡system ¡access ¡for ¡their ¡

loca8on ¡code ¡for ¡users ¡who ¡need ¡it ¡to ¡do ¡business ¡ with ¡NYSLRS ¡

• Monitors ¡for ¡fraud ¡or ¡suspicious ¡ac8vity ¡
• Reports ¡unusual ¡ac8vity ¡to ¡NYSLRS ¡for ¡follow ¡up ¡
• Remove ¡access ¡when ¡necessary ¡

Contact ¡Admins ¡and ¡Security ¡Admins ¡ ¡

Re#rement ¡Online ¡Authoriza5on ¡

Account ¡Creation Account ¡Creation

User ¡ID

Registered ¡ User Registered ¡ User

Password

User ¡Verification User ¡Verification User ¡verification ¡and ¡creation ¡activities ¡will ¡be ¡ completed ¡by ¡NYSLRS ¡administrator CEO/CFO ¡Fills ¡Out ¡ Registration ¡Form CEO/CFO ¡Fills ¡Out ¡ Registration ¡Form CEO/ ¡CFO ¡ Signs ¡Form Registration Form ¡Sent ¡to ¡ NYSLRS Registration Form ¡Sent ¡to ¡ NYSLRS NYSLRS ¡Sends ¡ forms ¡to ¡CEO/CFO NYSLRS ¡Sends ¡ forms ¡to ¡CEO/CFO

Re#rement ¡Online ¡Homepage ¡

Employer ¡Contacts ¡can ¡access ¡all ¡required ¡ func8onality ¡from ¡their ¡Account ¡Homepage ¡ ¡

Re#rement ¡Online ¡ for ¡Employers ¡2017 ¡

¡

• Allows ¡greater ¡access ¡to ¡informa8on, ¡on ¡

your ¡own ¡schedule ¡

• Employer ¡Contact ¡Administrators ¡can ¡

update ¡Employer ¡Contacts ¡directly, ¡ avoiding ¡the ¡need ¡to ¡call ¡or ¡email ¡NYSLRS ¡

• Prepares ¡employers ¡to ¡use ¡new ¡

func8onality ¡in ¡Release ¡2 ¡ ¡

¡

Release ¡1 ¡Authoriza5on ¡ ¡ Contact ¡Informa5on ¡

¡

Ques8ons ¡and ¡inquires ¡regarding ¡Security ¡and ¡ Contact ¡Administrator ¡Forms ¡

• Email ¡us ¡at ¡

NYSLRS_Employer_Access@osc.state.ny.us ¡

• Call ¡us ¡at ¡518-­‑408-­‑4140 ¡

QUESTIONS ¡ON ¡ RETIREMENT ¡ONLINE ¡ FOR ¡EMPLOYERS ¡2017? ¡

RETIREMENT ¡ONLINE ¡ ¡ FOR ¡EMPLOYERS ¡2018 ¡ (RELEASE ¡2) ¡

Re#rement ¡Online ¡ ¡ for ¡Employers ¡2018 ¡

Changing ¡the ¡way ¡employers ¡conduct ¡business ¡with ¡the ¡ Re8rement ¡System ¡through: ¡

• Comple8ng ¡all ¡employer ¡func8ons ¡through ¡Re#rement ¡Online ¡
• Employer ¡repor8ng ¡through ¡Re#rement ¡Online ¡
• New ¡repor8ng ¡format ¡& ¡popula8on ¡
• Deficient ¡contribu8on ¡processing ¡
• Member ¡enrollment ¡
• Real-­‑8me ¡communica8ons ¡

Employer ¡Repor5ng ¡through ¡ Re#rement ¡Online ¡

• All ¡employer ¡repor8ng ¡will ¡take ¡place ¡through ¡ ¡

Re#rement ¡Online ¡

• Two ¡repor8ng ¡formats: ¡
• Legacy ¡(current) ¡format ¡
• Enhanced ¡(new) ¡format ¡
• Ability ¡to: ¡
• Upload ¡a ¡file ¡
• Create ¡a ¡manual ¡report ¡
• Submit ¡an ¡adjustment ¡report ¡
• Submit ¡an ¡enrollment ¡/ ¡job ¡data ¡report ¡

Employer ¡Repor5ng ¡through ¡ Re#rement ¡Online ¡

• Business ¡valida8ons ¡run ¡on ¡the ¡data ¡and ¡provide ¡error ¡ ¡

and ¡warning ¡messages ¡in ¡real-­‑8me ¡

• Errors: ¡Require ¡correc8on ¡prior ¡to ¡submifng ¡the ¡report ¡
• Warnings: ¡Informa8onal ¡only ¡and ¡do ¡not ¡require ¡

correc8on ¡to ¡the ¡data ¡prior ¡to ¡submission ¡

• View ¡/ ¡edit ¡capabili8es ¡on ¡the ¡repor8ng ¡pages ¡prior ¡to ¡

submission ¡

• Ability ¡to ¡delete ¡a ¡report ¡prior ¡to ¡submission ¡without ¡

contac8ng ¡NYSLRS ¡

Employer ¡Repor5ng ¡through ¡ Re#rement ¡Online ¡

• Employers ¡will ¡have ¡access ¡to ¡the ¡following: ¡
• Employer ¡Repor8ng ¡Dashboard ¡
• Report ¡Summary ¡
• Report ¡Details ¡
• New ¡Hire ¡Summary ¡
• Improper ¡Withholdings ¡
• Employer ¡View ¡of ¡Member ¡Contribu8ons ¡

Employer ¡Repor5ng ¡Dashboard ¡

• View ¡all ¡historical ¡reports ¡
• Select ¡Report ¡Date ¡link ¡to ¡access ¡the ¡report ¡details ¡and ¡other ¡

informa8on, ¡such ¡as ¡improper ¡withholdings ¡

ILLUSTRATIVE

Report ¡Summary ¡

• Summarizes ¡all ¡transac8ons ¡for ¡the ¡report ¡
• Provides ¡total ¡values ¡for: ¡days, ¡earnings, ¡contribu8ons, ¡loans, ¡ ¡

and ¡service ¡credit ¡payments ¡

ILLUSTRATIVE

Location 00156 State Energy Office Report Date 10/31/2016 Report Format Enhanced Return to Dashboard Report ID 789 Report Status Initiated Report Type Regular Total Days Reported 18,455.13 Total Earnings Reported *Does not include error transactions Total Pre Tax Contributions Reported Error Transactions Total 1,567.20 Total Post Tax Contributions Reported 0.00 Total Loan Payments Reported 35 Pre Tax Service Credit Payments Comments Post Tax Service Credit Payments Errors and Warnings Count Message Type Count Reported Pre Tax Contributions is less than the required amount Warning 2 No record of a Pre Tax Service Credit Payment due exists in the system Warning

I agee to the submission of this Employer Report.

17,359.01 Total Payments Report Summary Report Details Errors and Warnings Report Summary 2,080.00 375,839.98

I agree to the submission of this Employer Report and certify that that the information contained in the electronically transmitted data is the true and correct statement pertaining to all employees who are lawfully members of the Retirement System. I further certify that each person actually worked the number of days reported, which number was computed as is prescribed by part 315 of Title 2 of the New York State Codes, Rules and Regulations.

Submit 197.00 784.12 115.00 1 Record Count

Report ¡Details ¡

Location NYS Office of Mental Health Report Date Report Format Enhanced Return to Dashboard Report ID 789 Report Status Posted Report Type Regular NYSLRS ID First Name Last Name Status Find | View All First 1-14 of 14 Last

Empl Rcd Status

Validated Validated Validated Validated Validated Validated Validated Validated Validated Validated Validated Validated Validated 1 Validated

View View View View View View View View View View View View View View

0.00 0.00 0.00 476.93 0.00

Post Tax Service Credit Payments

0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 05000

Pre Tax Service Credit Payments

0.00 0.00 0.00 0.00 143.87 0.00 0.00 Search 92.54 66.78 56.20 0.00 99.82 0.00 0.00 0.00 Report Summary Report Details Errors and Warnings 10/31/2016 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 6,694.08 Report Details

NYSLRS ID

R10777267 R10973792 R10668969 R10938836 New Hire Summary 20.00 6.33 20.00 20.00 20.00 20.00

Earnings

3,732.89 5,623.84

Loan Payments

0.00 0.00

Reported Pre Tax Contributions

111.99 168.72

First Name

Channing Meryl

Last Name

Tatum Streep

Hours

150.00 150.00

Days

20.00 20.00 R10731501 R10093605 Jennifer Bradley Lawrence Pitt 150.00 150.00 2,644.23 2,226.73 R10536445 R10843973 Emma Matt Stone Damon 150.00 150.00 4,452.76 6,932.27 0.00 12.45 20.00 Robert Bradley Downy Jr. Cooper 150.00 48.00 68.52 133.58 207.00 944.18 0.00 12.00 261.00 28.33 8,759.64 0.00 R10635483 R10477131 Lee Sandra Wallace Bullock 93.50 150.00 3,327.45 9,923.44 R10301443 R10344309 Jamie Anne Foxx Hathaway 150.00 150.00 7,342.16 220.26 200.82 20.00 20.00 R10480993 R10750041 Dwayne Hugh Johnson Jackman 150.00 150.00 2,561.99 2,882.77 86.48 0.00 89.65 0.00 20.00 20.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00

Reported Post Tax Contributions

0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00

• Provides ¡details ¡on ¡each ¡transac8on ¡(employee) ¡within ¡the ¡

selected ¡report ¡

ILLUSTRATIVE

New ¡Hire ¡Summary ¡

• Provides ¡informa8on ¡on ¡any ¡person ¡that ¡automa8cally ¡

enrolled ¡for ¡that ¡report ¡

ILLUSTRATIVE

Location State Energy Office Report Date Report Format Enhanced Return to Dashboard Report ID 789 Report Status Posted Report Type Regular SSN First Name Last Name Find | View All First 1-5 of 5 Last 00156 Errors and Warnings New Hire Summary

NYSLRS ID

New Hire Summary

SSN (Last 4)

Report Summary Report Details 10/31/2016

Employment Instance

Search

First Name Last Name

*****1234 *****0123 *****9012 *****8901 *****7890 The NYSLRS IDs and Employment Instances listed above are required fields for existing employees on the employer report. Please download this information for your records. 1 R10973792 R10777267 R10938836 R10668969 R10093605 2 Channing Meryl Robert Bradley Jennifer

Contribution Rate

Tatum Streep Downy Jr Cooper Lawrence 3.00% 3.50% 3.00% 3.00% 4.50%

Improper ¡Withholdings ¡

• Provides ¡informa8on ¡on ¡any ¡excess ¡payments ¡for ¡loans, ¡ ¡

service ¡credit, ¡and/or ¡contribu8ons ¡

• Provides ¡informa8on ¡on ¡deficient ¡contribu8ons ¡

ILLUSTRATIVE

Employer ¡View ¡of ¡Member ¡Contribu5ons ¡

• Provides ¡contribu8on ¡rates ¡for ¡each ¡employee ¡for ¡a ¡loca8on ¡code ¡

ILLUSTRATIVE

New ¡Repor5ng ¡Format ¡

• New ¡fields ¡on ¡the ¡Enhanced ¡Repor8ng ¡Format ¡includes: ¡
• NYSLRS ¡ID ¡
• Pre-­‑tax ¡& ¡post-­‑tax ¡contribu8ons ¡
• Pre-­‑tax ¡& ¡post-­‑tax ¡service ¡credit ¡purchase ¡
• Earnings ¡details ¡
• Job ¡data ¡changes ¡
• Person ¡informa8on ¡for ¡new ¡hires ¡
• Ability ¡to ¡report: ¡
• New ¡hires ¡
• Op8onal ¡members ¡
• Re8rees ¡that ¡have ¡returned ¡to ¡work ¡
• The ¡Enhanced ¡Repor8ng ¡Format ¡also ¡contains ¡exis8ng ¡

fields, ¡such ¡as ¡Days ¡and ¡Loan ¡Payments ¡

New ¡Repor5ng ¡Format ¡

• Collec8ng ¡addi8onal ¡data ¡supports: ¡
• Automated ¡enrollment ¡for ¡mandatory ¡

members ¡

• Ability ¡to ¡collect ¡earnings ¡details ¡and ¡job ¡

status ¡changes ¡to ¡support ¡accurate ¡and ¡8mely ¡ benefit ¡calcula8ons ¡

• Ability ¡to ¡collect ¡data ¡for ¡op8onal ¡members ¡to ¡

support ¡service ¡credit ¡purchase ¡

• Ability ¡to ¡collect ¡data ¡for ¡re8rees ¡to ¡monitor ¡

earnings ¡limits ¡

Deficient ¡Contribu5on ¡Repor5ng ¡

• Business ¡valida8ons ¡compare ¡the ¡reported ¡contribu8on ¡

amount ¡to ¡the ¡required ¡contribu8on ¡amount ¡

• If ¡there ¡is ¡an ¡overpayment ¡of ¡contribu8ons, ¡only ¡the ¡

required ¡amount ¡is ¡collected ¡

• If ¡a ¡deficiency ¡is ¡iden8fied, ¡a ¡warning ¡message ¡to ¡the ¡

employer ¡is ¡generated ¡while ¡processing ¡the ¡report ¡

• A ¡mandatory ¡service ¡credit ¡purchase ¡account ¡is ¡created ¡

for ¡the ¡deficiency ¡

• Member ¡and ¡employer ¡are ¡no8fied ¡of ¡the ¡deficiency ¡

Member ¡Enrollment ¡

• Today ¡employers ¡need ¡to ¡call ¡or ¡send ¡a ¡paper ¡form ¡to ¡

ini8ate ¡registra8on ¡

• In ¡the ¡new ¡report ¡format, ¡employers ¡can ¡include ¡new ¡hire ¡

transac8ons ¡

• NYSLRS ¡evaluates ¡if ¡a ¡person ¡is ¡‘Mandatory’ ¡and ¡processes ¡

enrollment ¡automa8cally ¡ ¡

• Enrollment ¡informa8on ¡returned ¡to ¡through ¡the ¡New ¡Hire ¡

Summary ¡

• Employers ¡can ¡enroll ¡a ¡member ¡through ¡Re#rement ¡

Online ¡

• View ¡registra8on ¡number, ¡NYSLRS ¡ID, ¡8er, ¡and ¡

contribu8on ¡rate ¡

Member ¡Enrollment ¡

• User ¡can ¡select ¡the ¡‘Enroll ¡a ¡Member’ ¡link ¡from ¡

Re#rement ¡Online ¡

• Enter ¡employer ¡informa8on ¡and ¡employee ¡details ¡
• Ability ¡to ¡upload ¡an ¡Op8onal ¡Membership ¡Form ¡
• Aker ¡submission, ¡registra8on ¡informa8on ¡is ¡generated ¡

Enroll ¡a ¡Member ¡

ILLUSTRATIVE

Enroll ¡a ¡Member ¡

ILLUSTRATIVE

Communica5ons ¡with ¡Employers ¡

• NYSLRS’ ¡primary ¡communica8on ¡channel ¡is ¡mail ¡
• Lag ¡for ¡employers ¡to ¡receive ¡informa8on ¡and ¡requests ¡
• Can ¡lead ¡to ¡delays ¡in ¡processing ¡requests ¡and ¡impact ¡

quality ¡of ¡service ¡to ¡members ¡

Communica5ons ¡with ¡Employers ¡

• No8fica8ons ¡generated ¡and ¡available ¡through ¡ ¡

Re#rement ¡Online ¡

• No8fica8ons ¡are ¡generated ¡to: ¡
• Provide ¡informa8on ¡
• Request ¡informa8on ¡
• Correspondence ¡can ¡be ¡received ¡by ¡mail ¡or ¡ ¡

viewed ¡electronically ¡

Re#rement ¡Online ¡ ¡ for ¡Employers ¡2018 ¡

Changing ¡the ¡way ¡employers ¡conduct ¡business ¡with ¡ ¡ the ¡Re8rement ¡System ¡through: ¡

• Comple8ng ¡all ¡employer ¡func8ons ¡through ¡Re#rement ¡Online ¡
• Employer ¡repor8ng ¡through ¡Re#rement ¡Online ¡
• New ¡repor8ng ¡format ¡
• Deficient ¡contribu8on ¡processing ¡
• Member ¡enrollment ¡
• Real-­‑8me ¡communica8ons ¡
• Establishing ¡Employer ¡Contacts ¡to ¡support ¡security ¡

provisioning ¡

Key ¡Takeaways ¡

¡

• Complete ¡the ¡authoriza8on ¡process ¡
• Receive ¡creden8als ¡
• Log ¡in ¡to ¡Re#rement ¡Online ¡
• Update ¡contacts ¡as ¡needed ¡
• Begin ¡thinking ¡about ¡what ¡the ¡employer ¡repor8ng ¡

changes ¡mean ¡for ¡your ¡organiza8on ¡

¡

What’s ¡Next ¡

• Employer ¡Survey ¡
• Upcoming ¡Fall ¡workshop ¡
• Employer ¡cer8fica8on ¡for ¡Release ¡2 ¡
• Transi8on ¡group ¡informa8on ¡
• Release ¡2 ¡& ¡cer8fica8on ¡8melines ¡

¡

Re5rement ¡Online ¡Help ¡Desk ¡for ¡ Employers ¡and ¡Business ¡Partners ¡ ¡ ¡ ¡ ¡

1-844-619-9614

• Calls ¡regarding ¡the ¡use ¡of ¡the ¡new ¡Re#rement ¡Online ¡

func8onality ¡from ¡par8cipa8ng ¡employers ¡and ¡ ¡ business ¡partners ¡

• Report ¡any ¡issues ¡or ¡problems ¡regarding ¡the ¡

func8onality ¡of ¡Re#rement ¡Online ¡

• Please ¡contact ¡the ¡Re8rement ¡Online ¡Help ¡Desk: ¡
• Call ¡us ¡at ¡1-­‑844-­‑619-­‑9614 ¡ ¡
• Email ¡us ¡at ¡Re8rementHelpDesk@osc.state.ny.us ¡
• Use ¡the ¡Online ¡Contact ¡Form ¡on ¡the ¡NYSLRS ¡webpage ¡

QUESTIONS ¡ON ¡ RETIREMENT ¡ONLINE ¡FOR ¡ EMPLOYERS? ¡

Office of the New York State Comptroller

Thomas P. DiNapoli

THANK ¡YOU ¡