FY13 Budget Results and Recommenda4on HCC Planning - - PowerPoint PPT Presentation

FY13 ¡Budget ¡ ¡ Results ¡and ¡Recommenda4on ¡

HCC ¡Planning ¡Council ¡ March ¡12, ¡2012 ¡

Integrated ¡Planning, ¡Resource ¡Alloca4on, ¡and ¡ Assessment ¡Policy ¡(HCCP ¡4.101) ¡

• Integrates ¡resource ¡alloca4on ¡and ¡assessment ¡process ¡ ¡
• Requires ¡that ¡alloca4on ¡decisions ¡are ¡based ¡on ¡the ¡Strategic ¡Plan ¡
• Requires ¡that ¡Program ¡Review/Assessment ¡is ¡included ¡as ¡part ¡of ¡the ¡decision ¡process ¡
• Makes ¡clear ¡how ¡requests ¡for ¡new ¡moneys ¡may ¡be ¡funded: ¡
• Strategic ¡Plan/Implementa4on ¡Plan ¡
• Increased ¡Opera4onal ¡Needs ¡
• Program ¡Review ¡and ¡Assessment ¡
• Health ¡and ¡Safety ¡
• Provides ¡ample ¡opportunity ¡for ¡the ¡campus ¡to ¡par4cipate ¡via ¡governing ¡bodies ¡
• Requires ¡that ¡a ¡4metable ¡be ¡developed ¡and ¡followed ¡for ¡each ¡fiscal ¡year ¡

Governing ¡Bodies ¡

• There ¡are ¡5 ¡Governing ¡Bodies ¡involved ¡in ¡the ¡development ¡of ¡the ¡budget ¡
• Kupu ¡Ka ¡Wai ¡(KKW) ¡-­‑ ¡ranks ¡and ¡priori4zes ¡requests ¡
• Staff ¡Senate ¡Execu4ve ¡Commi]ee ¡(SSEC) ¡– ¡ranks ¡and ¡priori4zes ¡requests ¡
• Associated ¡Students ¡of ¡the ¡UH ¡(ASUH) ¡– ¡ranks ¡and ¡priori4zes ¡requests ¡
• Faculty ¡Senate ¡Execu4ve ¡Commi]ee ¡(FSEC) ¡– ¡ranks ¡and ¡priori4zes ¡requests ¡
• Planning ¡Council ¡(PC) ¡– ¡advisory ¡throughout ¡process ¡and ¡makes ¡final ¡

recommenda4on ¡

• Chancellor ¡determines ¡final ¡budget ¡

Opera4onal ¡Model ¡

Strategic ¡ Planning ¡ Implementa4on ¡ Strategies ¡ Resource ¡ Requirements ¡ Assessment ¡

Budget ¡Development ¡Process ¡

Strategic Plan 20102015 Implementation Plan&Update Budget Requests Reviewby Gov. Bodies I Reviewby Gov. Bodies II Reviewby Planning Council Reviewby Planning Council Approvalby Chancellor Annual Allocation Letter Program Reviews

AnnualBudgetDevelopmentFlowChart

We ¡are ¡here ¡now ¡ Feb ¡10th ¡ to ¡Mar ¡6th ¡ ¡ Mar ¡5th ¡to ¡ Apr ¡6th ¡ Spring ¡2012 ¡

Ranking ¡Results ¡

Budget ¡Request ¡Summary ¡FY12/FY13 ¡

Period ¡ # ¡Requests ¡ Posi.ons ¡ A ¡Costs ¡ B&C ¡Costs ¡ Total ¡ # ¡Recurring ¡

FY13 ¡ ¡ (Spring ¡12) ¡ 61 ¡ ¡21.00 ¡ ¡ ¡$1,115,159 ¡ ¡ ¡$1,419,650 ¡ ¡ ¡$2,534,809 ¡ ¡19 ¡ FY12* ¡ ¡ (Spring ¡11) ¡ 22 ¡ 7.00 ¡ ¡$438,420 ¡ ¡ ¡$342,680 ¡ ¡ ¡$781,100 ¡ ¡ 10 ¡ 84 ¡ 28.00 ¡ ¡$1,553,579 ¡ ¡ ¡$1,762,330 ¡ ¡ ¡$3,315,909 ¡ ¡29 ¡

*Requests ¡not ¡recommended ¡for ¡funding ¡in ¡FY12 ¡

Ranking ¡Results ¡

l Ranked ¡Request ¡Lis4ng ¡

Ranking ¡Analysis ¡

Ranking ¡Ranges ¡ Upper ¡ Range ¡ Lower ¡Range ¡ Total ¡# ¡ Requests ¡ 3 ¡ 2.75 ¡ 12 ¡ 2.74 ¡ 2.5 ¡ 10 ¡ 2.49 ¡ 2.25 ¡ 18 ¡ 2.24 ¡ 2 ¡ 10 ¡ 1.99 ¡ 1.5 ¡ 27 ¡ 1.49 ¡ 1.25 ¡ 6 ¡ 1.24 ¡ 1 ¡ 1 ¡ 0.99 ¡ 0 ¡ 0 ¡

Distribu.on ¡of ¡Rankings ¡ ¡ ¡ SSEC ¡ KKW ¡ FSEC ¡ ASUH ¡ SSEC ¡ KKW ¡ FSEC ¡ ASUH ¡ H ¡ 31 ¡ 43 ¡ 20 ¡ 36 ¡ 36.90% ¡ 51.19% ¡ 23.81% ¡ 42.86% ¡ M ¡ 16 ¡ 24 ¡ 30 ¡ 31 ¡ 19.05% ¡ 28.57% ¡ 35.71% ¡ 36.90% ¡ L ¡ 37 ¡ 17 ¡ 34 ¡ 15 ¡ 44.05% ¡ 20.24% ¡ 40.48% ¡ 17.86% ¡ Blank ¡ 0 ¡ 0 ¡ 0 ¡ 2 ¡ 0.00% ¡ 0.00% ¡ 0.00% ¡ 2.38% ¡ Total ¡ 84 ¡ 84 ¡ 84 ¡ 84 ¡ 100.00% ¡ 100.00% ¡ 100.00% ¡ 100.00% ¡

No ¡more ¡than ¡1/3 ¡(or ¡28) ¡should ¡ be ¡rated ¡as ¡High ¡(H) ¡

What ¡is ¡the ¡impact ¡of ¡these ¡requests ¡on ¡

• ur ¡Financial ¡Plan? ¡

l Financial ¡Plan ¡FY09-­‑17 ¡including ¡FY13 ¡(Spring12) ¡and ¡unfunded ¡FY12 ¡

(Spring11) ¡requests ¡

Budget ¡Subcommi]ee ¡ Recommenda4on ¡

Made ¡to ¡the ¡Full ¡Planning ¡Council ¡Body ¡ April ¡13, ¡2012 ¡

Budget ¡Subcommi]ee ¡Mee4ngs ¡

l February ¡3 ¡

l Overview ¡of ¡process, ¡discuss ¡4metable, ¡and ¡share ¡list ¡of ¡requests ¡

l April ¡9 ¡

l Discuss ¡results ¡of ¡the ¡subcommi]ee ¡rankings, ¡review ¡financial ¡plan, ¡and ¡share ¡

informa4on ¡and ¡analysis ¡

l April ¡11 ¡

l Develop ¡subcommi]ee ¡recommenda4on ¡to ¡full ¡Planning ¡Council ¡

Recommenda4on ¡for ¡FY13 ¡Budget ¡

l Fund ¡all ¡legi4mate ¡health ¡and ¡safety ¡requests ¡-­‑ ¡$188,000 ¡ l Fund ¡previously ¡approved ¡Board ¡of ¡Regents ¡requests ¡-­‑ ¡$327,000/$327,000 ¡ l Fund ¡posi4on ¡requests ¡4ed ¡to ¡the ¡current ¡re-­‑organiza4on ¡-­‑ ¡$0 ¡ l Fund ¡requests ¡that ¡received ¡an ¡overall ¡3.0 ¡ranking ¡-­‑ ¡$379,184/$257,684 ¡ l Total ¡Cost ¡in ¡FY13 ¡– ¡9.0 ¡posi4ons ¡and ¡$994,184 ¡

l Total ¡Cost ¡Recurring ¡Cost ¡FY14 ¡and ¡on ¡-­‑ ¡$584,684 ¡

Recommenda4on ¡Details ¡

l Details ¡of ¡the ¡Budget ¡Subcommi]ee ¡Recommenda4on ¡

What ¡is ¡the ¡impact ¡of ¡the ¡Subcommi]ee’s ¡ Recommenda4on ¡on ¡the ¡Financial ¡Plan? ¡

l Financial ¡Plan ¡FY09-­‑17 ¡including ¡Budget ¡Subcommi]ee ¡Recommenda4on ¡ ¡

Planning ¡Council ¡Ac4on ¡

Building ¡7 ¡Renova4on ¡Update ¡

Building ¡7 ¡Renova4on ¡Update ¡

l Renova4on ¡is ¡s4ll ¡on ¡schedule ¡ l Significant ¡Change ¡Orders ¡

l UHCC ¡Facili4es ¡Office ¡has ¡agreed ¡to ¡pay ¡for ¡an ¡addi4onal ¡trenching ¡for ¡telecommunica4ons ¡

purposes ¡(projected ¡June ¡2012) ¡APPROVED ¡

l Change ¡in ¡schedule ¡EXPECTED ¡TO ¡BE ¡APPROVED ¡

l On-­‑going ¡Issues ¡

l Electricity ¡issues ¡have ¡presented ¡challenges ¡for ¡HCC ¡IT ¡staff ¡and ¡contractors ¡ l Renova4on ¡may ¡not ¡address ¡problem ¡ l Building ¡was ¡not ¡meant ¡for ¡that ¡much ¡consump4on ¡of ¡power ¡ l Issue ¡is ¡being ¡analyzed ¡

l Big ¡News! ¡

Most ¡Relevant ¡Project ¡Dates ¡(Current ¡Schedule) ¡

l Floors ¡5 ¡and ¡6 ¡ l Was ¡scheduled ¡for ¡12/11/12 ¡ l Now ¡scheduled ¡for ¡12/10/13 ¡ l Floors ¡3 ¡and ¡4 ¡ l Currently ¡scheduled ¡for ¡4/22/13 ¡ l Now ¡scheduled ¡for ¡4/22/13 ¡ l Floors ¡1 ¡and ¡2 ¡ l Currently ¡scheduled ¡for ¡8/23/13 ¡ l Now ¡scheduled ¡for ¡12/11/13 ¡ l NOW ¡= ¡Assuming ¡change ¡order ¡is ¡

accepted ¡as ¡proposed ¡

Amended ¡Schedule ¡(assuming ¡approval) ¡

¡

Floor ¡ Currently ¡ Scheduled ¡ (rev. ¡ 12/1/11) ¡ Es.mated ¡ Move-­‑out ¡ Period ¡Start ¡ Es.mated ¡ Move-­‑out ¡ Period ¡End ¡ Construc.on ¡ Start ¡ Move-­‑back ¡ period ¡ Open ¡for ¡ Business ¡ Floor ¡1/2 ¡ ¡ 8/23/13 ¡ 12/16/12 ¡ 1/10/13 ¡ Spring ¡2013 ¡ Summer ¡2013 ¡ Fall ¡2013 ¡ Floor ¡3/4 ¡ 4/22/13 ¡ 5/20/13 ¡ 6/20/13 ¡ Summer ¡2013 ¡ Winter ¡2013 ¡ Spring ¡2014 ¡ Floor ¡5/6 ¡ 12/11/12 ¡ 12/10/13 ¡ 1/10/14 ¡ Spring ¡2014 ¡ Summer ¡2014 ¡ Fall ¡2014 ¡

Building ¡7 ¡– ¡ ¡over ¡the ¡next ¡3 ¡weeks ¡

l 3 ¡Week ¡Schedule: ¡

l Installa4on ¡of ¡concrete ¡forms ¡for ¡1st ¡Floor ¡walls ¡of ¡Mechanical ¡Tower ¡ l Concrete ¡pouring ¡of ¡1st ¡Floor ¡walls ¡ l Installa4on ¡of ¡doors ¡in ¡Women’s ¡Restrooms ¡(con4nua4on ¡of ¡prep ¡work ¡for ¡

mechanical ¡tower ¡connec4on) ¡

l Installa4on ¡of ¡steel ¡reinforcements ¡for ¡2nd ¡Floor ¡(beginning ¡work ¡on ¡second ¡floor) ¡

Modulars ¡

l Hard ¡work ¡+ ¡Calling ¡in ¡favors ¡+ ¡Understanding ¡from ¡other ¡agencies ¡= ¡Success ¡

in ¡a]aining ¡24,000 ¡t2 ¡of ¡space. ¡

l 32 ¡Trailers ¡– ¡16 ¡modulars ¡per ¡building ¡ l 2 ¡buildings ¡– ¡12,000 ¡t2 ¡each ¡ l Loca4on ¡Incinerator ¡Lot ¡(Diamond ¡Head/Makai ¡Corner ¡of ¡lot) ¡ l Impact: ¡ ¡Will ¡reduce ¡parking ¡by ¡45% ¡of ¡50% ¡of ¡lot ¡capacity ¡

l IF ¡paved ¡you ¡could ¡fit ¡500 ¡stalls ¡into ¡the ¡lot, ¡unpaved ¡approximately ¡350 ¡to ¡400. ¡

Modulars ¡

How ¡Will ¡the ¡Bldg ¡7 ¡Project ¡Impact ¡You ¡

l Noise ¡ l Dust ¡and ¡debris ¡ l Reloca4on ¡issues ¡for ¡users ¡ l Inconvenience ¡

Please ¡Kokua ¡ We ¡ask ¡for ¡your ¡pa4ence ¡and ¡ understanding ¡during ¡the ¡Building ¡7 ¡ renova4on ¡project ¡and ¡all ¡other ¡campus ¡ projects ¡as ¡we ¡con4nue ¡our ¡work ¡to ¡ upgrade ¡and ¡modernize ¡the ¡campus ¡

• infrastructure. ¡