Review of Property Management Services for Timber Lakes - - PowerPoint PPT Presentation

Review ¡of ¡Property ¡Management ¡ Services ¡for ¡Timber ¡Lakes ¡Estates ¡

March ¡20, ¡2013 ¡

Background ¡

• The ¡Timber ¡Lakes ¡Estates ¡(TL) ¡subdivision ¡was ¡established ¡more ¡than ¡40 ¡years ¡ago. ¡The ¡Timber ¡Lakes ¡

Property ¡Owners ¡AssociaKon ¡(TLPOA) ¡is ¡run ¡by ¡9 ¡volunteer ¡board ¡members, ¡with ¡three ¡of ¡these ¡seats ¡ possibly ¡turning ¡over ¡every ¡year ¡– ¡thus, ¡potenKally ¡creaKng ¡a ¡lack ¡of ¡consistency. ¡These ¡Board ¡members ¡ are ¡responsible ¡for ¡managing ¡the ¡AssociaKon’s ¡annual ¡budget ¡of ¡almost ¡$1M ¡including ¡operaKons, ¡ improvements ¡and ¡reserves. ¡ ¡ ¡

• The ¡current ¡TLPOA ¡Board ¡has ¡idenKfied ¡several ¡things ¡about ¡TL ¡that ¡need ¡to ¡be ¡addressed ¡or ¡could ¡be ¡

improved: ¡Task/work ¡order ¡system, ¡delinquent ¡assessments ¡exceed ¡$200,000, ¡governing ¡documents, ¡ security ¡plan, ¡road ¡maintenance ¡plan, ¡property ¡rights ¡issues, ¡budgeKng ¡and ¡project ¡management ¡for ¡ future ¡improvements ¡and ¡capital ¡reserves, ¡etc. ¡ ¡The ¡Board ¡wants ¡to ¡find ¡beVer ¡ways ¡to ¡do ¡things ¡and ¡this ¡ includes ¡exploring ¡the ¡opKon ¡of ¡bringing ¡in ¡the ¡resources ¡and ¡experKse ¡needed ¡to ¡run ¡our ¡community ¡

• beVer. ¡ ¡In ¡other ¡words, ¡without ¡raising ¡assessments, ¡can ¡we ¡make ¡improvements ¡for ¡members ¡AND ¡save ¡

money? ¡YES ¡WE ¡CAN ¡ ¡

• Property ¡Management ¡Companies ¡are ¡experienced ¡with ¡HOAs. ¡ ¡They ¡know ¡what ¡it ¡should ¡cost ¡to ¡run ¡our ¡

community ¡and ¡they ¡can ¡idenKfy ¡any ¡“fat” ¡in ¡our ¡spending ¡that ¡can ¡be ¡cut. ¡Property ¡Management ¡ Companies ¡are ¡also ¡current ¡on ¡HOA ¡laws, ¡operaKng ¡procedures ¡and ¡training. ¡ ¡They ¡take ¡their ¡marching ¡

• rders ¡from ¡the ¡Board, ¡but ¡provide ¡the ¡Board ¡with ¡guidance ¡and ¡experKse. ¡For ¡the ¡last ¡five ¡months ¡the ¡

Board ¡has ¡created ¡a ¡list ¡of ¡all ¡the ¡responsibiliKes ¡it ¡would ¡like ¡handled ¡for ¡the ¡AssociaKon ¡(RFP), ¡conducted ¡ research ¡on ¡Property ¡Management ¡Companies ¡and ¡the ¡services ¡they ¡can ¡provide, ¡explored ¡how ¡to ¡budget ¡ for ¡management ¡WITHOUT ¡raising ¡assessments, ¡and ¡reviewed ¡a ¡short ¡list ¡of ¡the ¡most ¡qualified ¡companies. ¡ ¡

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What ¡Can ¡Property ¡Management ¡Do ¡ For ¡Timber ¡Lakes? ¡

• ­‑ ¡Save ¡us ¡money: ¡ ¡
• review ¡our ¡operaKons ¡
• manage ¡accounKng, ¡audiKng ¡and ¡reporKng ¡(vendor ¡contracts, ¡financial ¡statements, ¡tax ¡liabiliKes, ¡insurance, ¡

savings, ¡investments, ¡etc.) ¡

• collect ¡assessments ¡
• gather ¡bids, ¡screen ¡and ¡manage ¡contractors ¡and ¡vendors ¡(access ¡to ¡their ¡vendor ¡list ¡may ¡mean ¡discounts) ¡
• negoKate ¡and ¡coordinate ¡with ¡contractors ¡and ¡government ¡bodies ¡
• manage ¡banking ¡services ¡and ¡fee ¡collecKons ¡(deposits/reconciliaKon, ¡etc.) ¡
• project ¡management ¡services ¡for ¡major ¡projects ¡and ¡improvements ¡

¡

• ­‑ ¡Make ¡the ¡TLPOA ¡more ¡responsive ¡and ¡accountable ¡to ¡its ¡members ¡through ¡beVer ¡communicaKon ¡and ¡service. ¡

Provide ¡property ¡owners ¡with ¡a ¡way ¡to ¡ ¡make ¡and ¡track ¡requests ¡for ¡acKon/inquiry/give ¡feedback ¡and ¡then ¡receive ¡a ¡ Kmely ¡response. ¡ ¡Board ¡members ¡receive ¡reports ¡on ¡work ¡orders. ¡ ¡

• ­‑ ¡Serve ¡as ¡an ¡informed ¡execuKve ¡assistant ¡to ¡the ¡Board ¡– ¡help ¡the ¡Board ¡come ¡to ¡the ¡best ¡decisions ¡for ¡the ¡community ¡

and ¡then ¡implement ¡those ¡decisions ¡ ¡

• ­‑ ¡Provide ¡training ¡for ¡employees, ¡Board ¡members ¡and ¡property ¡owners ¡

¡

• ­‑ ¡Enforcement ¡of ¡the ¡CC&Rs ¡and ¡governing ¡documents ¡

¡

• ­‑ ¡Review ¡and ¡recommendaKons ¡for ¡changing ¡CC&Rs ¡and ¡other ¡governing ¡documents ¡

¡

• ­‑ ¡Professionally ¡manage ¡projects ¡to ¡keep ¡projects ¡moving ¡and ¡get ¡things ¡done! ¡

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The ¡Review ¡Process ¡

• The ¡Community ¡AssociaKons ¡InsKtute ¡(CAI) ¡www.caionline.org, ¡the ¡naKonally-­‑recognized ¡governing ¡body ¡

for ¡community ¡associaKons ¡(HOAs ¡and ¡POAs), ¡referred ¡several ¡Property ¡Management ¡Companies ¡to ¡us. ¡

• Afer ¡researching ¡these ¡referrals ¡(cross-­‑referencing ¡geographical ¡coverage, ¡similar ¡communiKes, ¡calling ¡

HOAs ¡in ¡our ¡area ¡to ¡see ¡who ¡represents ¡them, ¡etc.), ¡two ¡companies ¡were ¡interviewed ¡and ¡asked ¡to ¡ prepare ¡proposals ¡for ¡us: ¡ ¡ – Advanced ¡Community ¡Services ¡(ACS) ¡www.acs-­‑hoa.com ¡ ¡ – Horizon ¡HOA ¡Management ¡(Horizon) ¡www.horizonhoa.com ¡

• Due ¡Diligence: ¡Both ¡companies ¡aVended ¡a ¡TLPOA ¡Board ¡meeKng; ¡TLPOA ¡Board ¡members ¡aVended ¡a ¡

meeKng ¡at ¡ACS ¡and ¡Horizon ¡offices; ¡RFPs, ¡proposals, ¡cost ¡analysis ¡and ¡case ¡studies ¡were ¡collected; ¡and ¡ references ¡were ¡interviewed. ¡ ¡ ¡

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Advanced ¡Community ¡Services ¡

Bio: ¡Manage ¡60 ¡HOAs ¡including ¡The ¡Crossings, ¡Burgi ¡Hill ¡Ranches ¡in ¡Midway, ¡HOAs ¡in ¡Park ¡City ¡and ¡Eagle ¡ Mountain; ¡one ¡of ¡the ¡company’s ¡partners ¡is ¡ ¡a ¡leading ¡HOA ¡aVorney ¡in ¡Utah. ¡ ¡

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Sample ¡Case ¡Studies: ¡

• Silverlake ¡Village ¡and ¡Silverlake ¡Master ¡Associa9on, ¡Eagle ¡Mountain: ¡2400 ¡homes. ¡ ¡The ¡community ¡had ¡

road ¡development ¡issues. ¡The ¡Silverlake ¡Village ¡Board ¡was ¡very ¡concerned ¡about ¡not ¡raising ¡assessments, ¡ but ¡being ¡able ¡to ¡maintain ¡the ¡community. ¡ ¡Today ¡the ¡community ¡is ¡in ¡negoKaKons ¡with ¡the ¡city ¡to ¡repair ¡ their ¡streets ¡with ¡the ¡bond ¡money ¡that ¡ACS ¡was ¡able ¡to ¡have ¡the ¡city ¡recognize ¡they ¡held. ¡ ¡Assessments ¡ have ¡not ¡been ¡raised, ¡largely ¡because ¡of ¡ACS’s ¡collecKon ¡procedures. ¡ ¡They ¡reduced ¡the ¡amount ¡of ¡dues ¡

• wed ¡to ¡the ¡HOA ¡by ¡64%, ¡all ¡without ¡the ¡HOA ¡paying ¡any ¡legal ¡collecKon ¡fees ¡and ¡none ¡of ¡the ¡dues ¡were ¡

wriVen ¡off. ¡ ¡

¡

• Thanksgiving ¡Village: ¡Planned ¡Urban ¡Development ¡(PUD), ¡a.k.a. ¡homes. ¡Utah ¡County ¡is ¡working ¡to ¡

connect ¡the ¡Jordan ¡River ¡trail ¡system ¡in ¡Salt ¡Lake ¡County ¡and ¡create ¡an ¡East ¡to ¡West ¡connector ¡to ¡the ¡ North-­‑South ¡exisKng ¡trails. ¡ ¡ACS ¡has ¡been ¡coordinaKng ¡negoKaKons ¡with: ¡the ¡County ¡for ¡proper ¡ compensaKon ¡of ¡the ¡trail, ¡Lehi ¡City, ¡and ¡with ¡the ¡fire ¡department ¡to ¡meet ¡code ¡and ¡proper ¡traffic ¡flow ¡ paVerns ¡where ¡gates ¡would ¡be ¡installed. ¡

¡

“We ¡had ¡fired ¡two ¡previous ¡Property ¡Managers ¡because ¡they ¡did ¡not ¡handle ¡big ¡projects ¡well. ¡ ¡We ¡have ¡been ¡ with ¡ACS ¡since ¡2010 ¡and ¡we ¡conKnue ¡to ¡be ¡impressed ¡with ¡their ¡communicaKons ¡to ¡homeowners ¡and ¡their ¡ ability ¡to ¡get ¡things ¡done ¡– ¡no ¡maVer ¡how ¡big ¡or ¡complicated. ¡AND, ¡they ¡have ¡saved ¡us ¡money ¡Kme ¡afer ¡ Kme.” ¡ Jennifer ¡Young, ¡Board ¡President, ¡Canyon ¡Racquet ¡Club, ¡Big ¡CoGonwood ¡Canyon ¡

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Horizon ¡HOA ¡Management ¡

Bio: ¡30 ¡years ¡of ¡experience; ¡200 ¡trained ¡professional ¡management ¡and ¡maintenance ¡employees; ¡clients ¡include ¡ Ridegewood ¡of ¡Maple ¡Hills ¡and ¡Ivory ¡Highlands ¡with ¡381 ¡homes. ¡ ¡ Sample ¡Case ¡Studies: ¡

• The ¡Willows, ¡Murray, ¡Utah: ¡LiVle ¡CoVonwood ¡Creek ¡runs ¡through ¡this ¡community ¡and ¡SpringKme ¡

flooding ¡needed ¡to ¡be ¡addressed. ¡ ¡Horizon ¡worked ¡with ¡environmental ¡agencies ¡and ¡local ¡governments ¡ for ¡a ¡“mercy ¡permit” ¡to ¡retrench ¡the ¡river. ¡ ¡Also, ¡Horizon ¡helped ¡this ¡community ¡on ¡an ¡insurance ¡claim ¡for ¡ a ¡roofing ¡project ¡– ¡required ¡placing ¡50 ¡people ¡in ¡hotel. ¡

• Canyon ¡Crest, ¡SLC: ¡15 ¡story, ¡122 ¡unit ¡condominium ¡that ¡required ¡a ¡$2.5 ¡million ¡plumbing ¡project. ¡Horizon ¡

worked ¡with ¡engineers, ¡the ¡city, ¡ ¡and ¡fire ¡marshal ¡and ¡helped ¡coordinate ¡the ¡project ¡from ¡start ¡to ¡finish. ¡ ¡ Plus, ¡instead ¡of ¡assessing ¡the ¡property ¡owners ¡for ¡the ¡bill, ¡Horizon ¡arranged ¡for ¡an ¡unsecure ¡loan ¡from ¡ Zions ¡bank. ¡

¡

“We ¡were ¡very ¡reluctant ¡at ¡first ¡to ¡change ¡management ¡companies ¡because ¡we ¡had ¡a ¡20-­‑year ¡relaKonship ¡with ¡

• ur ¡former ¡HOA ¡management ¡company. ¡ ¡But ¡we ¡realized ¡our ¡homeowners ¡would ¡have ¡to ¡pay ¡an ¡addiKonal ¡

dues ¡to ¡cover ¡the ¡required ¡20% ¡increase. ¡ ¡Horizon ¡was ¡one ¡of ¡several ¡companies ¡that ¡we ¡solicited ¡bids ¡from ¡ and ¡interviewed. ¡We ¡are ¡very ¡pleased ¡with ¡Horizon ¡“No ¡Extra ¡Cost” ¡management ¡approach. ¡ ¡There ¡were ¡no ¡ hidden ¡fees ¡and ¡their ¡financials ¡were ¡very ¡transparent.” ¡ Judy ¡Yates, ¡HOA ¡President ¡2010-­‑12, ¡Springtree, ¡Murray ¡

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BOTH ¡

• Demonstrated ¡experience, ¡pro-­‑acKve ¡thinking, ¡negoKaKon ¡and ¡management ¡skills ¡
• Provide ¡communicaKon ¡tools ¡(Advanced ¡= ¡“AcKon ¡Items” ¡system; ¡Horizon ¡= ¡task/work ¡orders) ¡
• Determined ¡items ¡from ¡our ¡budget ¡to ¡pay ¡for ¡their ¡services ¡
• Proved ¡that ¡acKon ¡items ¡make ¡Board ¡meeKngs ¡more ¡efficient ¡and ¡projects ¡are ¡completed ¡in ¡a ¡Kmely ¡

manner ¡at ¡a ¡lower ¡cost ¡

• Delivered ¡numerous ¡case ¡studies ¡in ¡which ¡they ¡saved ¡their ¡communiKes ¡money ¡
• 1-­‑year ¡contract ¡with ¡30-­‑day ¡out ¡

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DifferenKaKng ¡Factors ¡

Advanced ¡Community ¡Services ¡

• Very ¡nimble ¡(knowledgeable) ¡with ¡current/new ¡HOA ¡laws: ¡examples… ¡

¡-­‑ ¡Host ¡free ¡training ¡seminars ¡for ¡Board ¡Members ¡ ¡-­‑ ¡“AssociaKon ¡Act” ¡– ¡30-­‑day ¡noKce ¡to ¡members ¡of ¡meeKng ¡where ¡we ¡discuss ¡changing ¡policy ¡or ¡ ¡rules ¡for ¡associaKon. ¡ ¡-­‑ ¡Utah ¡Dept. ¡of ¡Commerce ¡Homeowners ¡AssociaKons ¡Registry: ¡required ¡and ¡we ¡can’t ¡collect ¡liens ¡ ¡if ¡not ¡registered ¡

• Gave ¡specific ¡examples ¡or ¡what ¡to ¡expect ¡when ¡working ¡together: ¡i.e. ¡“First ¡four ¡months ¡there ¡will ¡be ¡a ¡

spike ¡in ¡communicaKons ¡from ¡members.” ¡ ¡ Horizon ¡HOA ¡Management ¡

• Introduced ¡a ¡complete ¡team ¡who ¡would ¡service ¡us ¡(the ¡team ¡leader ¡has ¡general ¡contractor, ¡horKculture, ¡
• etc. ¡ ¡experience) ¡
• Demonstrated ¡how ¡the ¡transiKon ¡would ¡take ¡place: ¡check ¡list ¡document, ¡create ¡a ¡TL ¡operaKons ¡manual, ¡

provided ¡sample ¡documents ¡(i.e. ¡“CC&R ¡ViolaKon ¡Flow ¡Chart”), ¡communicaKons ¡plan ¡to ¡owners, ¡etc. ¡

• Provided ¡iniKal ¡road ¡and ¡security ¡staffing ¡plans ¡
• IniKal ¡2 ¡months ¡free ¡

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Financial ¡Case ¡– ¡Cost ¡vs. ¡Benefit ¡

1. Firm ¡#1 ¡Full-­‑Time ¡On-­‑Site ¡Mgr. ¡vs. ¡Firm ¡#2 ¡Part-­‑Time ¡Mgr. ¡ 2. Firms ¡expect ¡to ¡recover ¡min. ¡88% ¡to ¡115% ¡of ¡PM/Mgt. ¡costs ¡with ¡savings. ¡ 3. ¡> ¡50% ¡of ¡Savings ¡are ¡hard ¡vs. ¡sof ¡savings, ¡therefore ¡minimizes ¡risk. ¡ 4. This ¡analysis ¡only ¡includes ¡40% ¡of ¡TLPOA ¡budget. ¡AddiKonal ¡savings ¡from ¡ improved ¡collecKons, ¡reserve ¡planning ¡& ¡project ¡mgt. ¡on ¡capital ¡ improvements ¡would ¡accomplish ¡more ¡with ¡less, ¡increase ¡accountability. ¡ ¡

$48.29' $71.29' $39.60' $43.90' $44.23' $51.39' $18.31' $0.00' $20.00' $40.00' $60.00' $80.00' $100.00' $120.00' Firm'#1'Costs' with'Full'Time' Mgr' Firm'#1'Savings' EsDmate' Firm'#2'Costs' with'PartTime' Mgr' Firm'#2'Savings' EsDmate'

PM#Firm##1#vs.##2#.#Annual#per#Lot#Cost#vs.#Savings#

SoF'Savings'G'OverDme'&' OperaDons.' Hard'Savings'G'Legal,'Audit,'Admin.' Etc.' Full'Time'Management'Costs' Management'Fees'

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Next ¡Steps ¡

• RecommendaKon: ¡Sign ¡with ¡Horizon ¡HOA ¡Management. ¡They ¡took ¡Kme ¡to ¡tour ¡our ¡community ¡and ¡

educate ¡themselves ¡about ¡us ¡and ¡brought ¡to ¡the ¡table ¡a ¡well-­‑rounded ¡team, ¡resources, ¡confidence, ¡and ¡a ¡ game ¡plan. ¡

• Begin ¡relaKonship ¡April ¡
• April ¡and ¡May ¡spent ¡briefing/educaKng ¡and ¡finalizing ¡budget ¡
• June ¡1 ¡mail ¡“Ballot ¡Packet” ¡to ¡membership, ¡including ¡budget ¡ ¡ ¡
• June ¡includes ¡other ¡preparaKon ¡for ¡July ¡13 ¡Annual ¡meeKng ¡and ¡presentaKon ¡to ¡membership ¡ ¡
• September ¡30 ¡prepare ¡6-­‑month ¡analysis ¡covering ¡effects ¡of ¡hiring ¡Property ¡Management ¡Company ¡
• October ¡prepare ¡budget ¡for ¡2014-­‑15 ¡fiscal ¡year ¡

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