MT A I nfo rma tio n T e c hno lo g y Audit Co mmitte e Re po rt - PowerPoint PPT Presentation

MT A I nfo rma tio n T e c hno lo g y Audit Co mmitte e Re po rt o n I T Ma y 2019 Mic hael Mor an, Ac ting CIO

Ag e nda  2018 ma jo r I T a c hie ve me nts  2019 ma jo r I T g o a ls  I nte rna l Co ntro ls  Applic a tio n Ra tio na liza tio n  I T Sa ving s 2

2018 Ma jo r I T Ac hie ve me nts  Co mple te d c uto ve r o f fa re me dia syste ms to ne w b a nking institutio n.  Co mple te imple me nta tio n o f Duo 2-fa c to r a uthe ntic a tio n fo r Me tro No rth. Re ma ining a g e nc ie s sc he dule d to b e c o mple te d in No ve mb e r 2019.  Upg ra de d Pe o ple so ft ha rdwa re a nd e sta b lishe d ne w disa ste r re c o ve ry site in Alb a ny.  Windo ws 2010 de skto p upg ra de – c o mple te d 16,234 o f 26,208 (62%) o f de skto ps.  Ne xtGe n ne two rk: 219 o f 232 (94%) lo c a tio ns c o mple te d. 396 o f 507 (78%) E AM lo c a tio ns c o mple te d.  Co mple te d NYCT Ultra Wide Ba nd Pro o f o f c o nc e pt 3

2019 Ma jo r I T Go a ls  Co ntinue to upda te c yb e rse c urity pla tfo rms.  I mple me nt Duo 2-fa c to r a uthe ntic a tio n fo r a ll MT A a c c e s.s  Co mple te upg ra de o f a ll de skto ps to Windo ws 10.  Co ntinue imple me nta tio n o f ne two rk upg ra de s a t a ll Ag e nc ie s.  Co mple te insta lla tio n o f a dditio na l ma infra me fo r NYCT AF C re dunda nc y.  Co ntinue to a na lyze re dunda nt a pplic a tio ns a nd ra tio na lize a pplic a tio ns whe re a pplic a b le b a se d o n b usine ss func tio na lity. 4

I nte rna l Co ntro ls  MT A I T a do pte d the Critic a l I nfo rma tio n Se c urity F ra me wo rk a nd c o nso lida te d the numb e r o f I nte rna l Co ntro ls.  42 o ut o f 44 c o ntro ls pa sse d te sting (3 c o ntro ls we re unde r re me dia tio n a nd no t fully te ste d)  2019 I nitia tive s:  I nc re a se the fre q ue nc y o f te sting fro m a nnua lly vs. q ua rte rly fo r so me c o ntro ls, fo r time ly re me dia tio n.  Ve ndo r o ve rsig ht will b e a n a re a o f fo c us.  L e ve ra g e ne w GRC syste m a s syste m o f re c o rd. 5

Applic a tio n Ra tio na liza tio n Pro g ra m Re c a p  De c o mmissio ne d 26 a pplic a tio ns a nd a fte r a na lysis, ide ntifie d a dditio na l 35 a pps tha t a re in sc o pe fo r ra tio na liza tio n (298 to 333).  Assig ne d a pplic a tio ns to ra tio na liza tio n pro g ra ms, whe re a pplic a b le .  Mo ve d fro m Po rtfo lio Ana lysis Pha se to Ra tio na liza tio n Pha se to pe rfo rm fit g a ps o f b usine ss fe a ture se ts o f a pplic a tio ns in e a c h pro g ra m. Ac tive ly a na lyzing a to ta l o f 12 pro g ra ms to ta ling 259 a pplic a tio ns.  45% o f a pps a re in sc o pe fo r de c o mmissio n po st a na lysis.  14% o f a pps no lo ng e r in sc o pe fo r de c o mmissio n po st a na lysis.  Co ntinuing to a na lyze the re ma ining 41% o f the a pps  F o rme d a de dic a te d te a m fo c use d o n a na lysis, fit g a ps, a nd c re a ting a re pe a ta b le pro c e ss.  De pe nding o n sc o pe o f ra tio na liza tio n pro g ra m a nd sig nific a nt upfro nt inve stme nt will b e re q uire d. 6

Applic a tio n Ra tio na liza tio n 2019 Pro g ra m Pla n Co mple te the F it Ga p a na lysis fo r a ll 333 • a pplic a tio ns a nd de te rmine # o f a pps in sc o pe to b e ra tio na lize d. E stima te the numb e r o f future ta rg e te d • a pps fo r e a c h pro g ra m a re a . De te rmine the po te ntia l sa ving s fo r • e a c h o f the pro g ra m a re a s. Prio ritize pro g ra m a re a s fo r • de c o mmissio ning . Ob ta in pro je c t a nd funding a ppro va l to • pro c e e d with ra tio na lizing pro g ra m a re a s with the first o ne b e ing pre se nte d to the June I T Ste e ring Co mmitte e . 7

MT A I T c o ntinue s to drive sa ving s b y using re so urc e s mo re e ffic ie ntly  2015 Budg e t re duc tio n o f 6%  59 Po sitio ns ($19.3m) No te so me sta ff a dditio ns we re ne c e ssa ry:  $3.4m No n L a b o r L abor Agr eements: Co nve rte d c o nsulting  $1.9m Ope ra ting Ca pita l po sitio ns to 67 pe rma ne nt po sitio ns fo r te c hnic a l suppo rt a nd se rvic e de sk  2016 Budg e t re duc tio n o f 7% ements: 61 po sitio ns a dde d New Pr ojec t R equir  67 Po sitio ns ($16.2m) to suppo rt c yb e rse c urity, pro je c ts a ppro ve d  $27.2m No n L a b o r b y I T Go ve rna nc e , E AM, a nd Ca pita l Pro g ra ms (e .g ., M9s & PT C)  2017 Budg e t re duc tio n  $29.1m No n L a b o r  2018 Budg e t re duc tio n  61 po sitio ns ($2.8m; $7.6m a nnua lly)  $3m a nnua l I T I nitia tive Re se rve Ope ra ting Ca pita l T o ta l Sa ving s 2015-2018 $181m 8

Sinc e 2015, I T Co nso lida tio n ha s yie lde d sub sta ntia l sa ving s fo r MT A  He a dc o unt Re duc tio ns – 187 po sitio ns pe rma ne ntly e limina te d  Re c urring a nnua l sa ving s: $21 millio n (2018 va lue )  Additio na l o ne -time la b o r sa ving s: $25 millio n  Ope ra ting Budg e t No n-L a b o r a nd Ope ra ting Ca pita l Re duc tio ns  One -time sa ving s: $3 millio n  Re c urring a nnua l sa ving s: $36 millio n (2018 va lue )  T o ta l F ina nc ia l Pla n sa ving s 2015-2025: $634 million 9