FY14 Preliminary Budget Presentation SHARON PUBLIC SCHOOLS - - PowerPoint PPT Presentation

¡ FY14 ¡Preliminary ¡Budget ¡Presentation ¡

SHARON ¡PUBLIC ¡SCHOOLS ¡

January ¡9, ¡2013 ¡

SHARON ¡PUBLIC ¡SCHOOLS ¡MISSION ¡STATEMENT ¡ ¡ ¡ ¡The Sharon Public Schools is a dynamic and respectful learning community that values diversity, fosters critical and creative thinking, challenges students to reach their academic potential, and prepares them to succeed in, and contribute to, a changing world. ¡ “Inspiring every student to improve our world.” ¡ ¡

¡ ¡

Budget ¡Development ¡Process ¡& ¡Priorities ¡ ¡

PRIORITIES ¡ ¡

• The ¡district’s ¡strategic ¡plan ¡and ¡mission ¡statement. ¡ ¡

¡

• The ¡need ¡for ¡highly ¡qualified ¡staff ¡teaching ¡within ¡established ¡student/teacher ¡raLo ¡

guidelines ¡as ¡established ¡by ¡school ¡commiMee ¡policy. ¡ ¡

• Our ¡efforts ¡to ¡retain ¡students ¡“In-­‑District” ¡and ¡provide ¡appropriate ¡programs ¡and ¡

services ¡whenever ¡possible. ¡ ¡

• The ¡ongoing ¡refinement ¡and ¡improvement ¡of ¡curriculum, ¡instrucLon ¡and ¡

assessment ¡pracLces. ¡ ¡ ¡

• The ¡need ¡to ¡maintain ¡and ¡improve ¡our ¡technological, ¡educaLonal ¡and ¡infrastructure ¡
• needs. ¡

¡

Budget ¡Development ¡Process ¡

¡

The ¡following ¡represent ¡key ¡dates ¡associated ¡with ¡the ¡budget ¡development ¡process ¡in ¡the ¡weeks ¡ahead: ¡ ¡ ¡ * ¡January ¡9 ¡ ¡ ¡Preliminary ¡Budget ¡Presentation ¡ * ¡January ¡23 ¡ ¡School ¡Committee ¡FY14 ¡Budget ¡Forum ¡ * ¡February ¡13 ¡ ¡School ¡Committee ¡approves ¡the ¡Preliminary ¡FY14 ¡Budget ¡ * ¡February/March ¡Presentation ¡of ¡FY14 ¡Budget ¡to ¡Finance ¡Committee ¡ * ¡March ¡13 ¡ ¡Discussion ¡of ¡Grants ¡and ¡Revolving ¡Fund ¡fees ¡ * ¡March ¡20 ¡ ¡School ¡Committee ¡approves ¡Revolving ¡Funds ¡and ¡fees ¡ * ¡June ¡5 ¡ ¡Five-­‑ Y ear ¡Financial ¡Forecast ¡Presentation ¡ ¡ * ¡Early ¡May ¡ ¡T

• wn ¡Meeting ¡considers ¡Sharon ¡Public ¡School’s ¡FY14 ¡Budget ¡

* ¡June ¡19 ¡ ¡School ¡Committee ¡approves ¡Final ¡FY14 ¡Budget ¡ ¡

Budget ¡‘Drivers’ ¡for ¡the ¡District ¡

The ¡primary ¡‘drivers’ ¡of ¡the ¡district’s ¡operaLng ¡budget ¡include ¡the ¡ following: ¡ ¡ ¡ § Enrollment ¡shiVs ¡ § Compliance ¡with ¡class ¡size ¡policy ¡(both ¡contractual ¡& ¡school ¡ commiMee ¡policies) ¡ § Diversity ¡of ¡program ¡offerings ¡ § Staff ¡compensaLon ¡& ¡contract ¡negoLaLons ¡ § Special ¡EducaLon ¡costs ¡(both ¡out-­‑of-­‑district ¡and ¡in-­‑district) ¡

Historical ¡Pupil ¡Enrollment ¡Trends ¡

¡ ¡

2004 2005 2006 2007 2008 2009 2010 2011 2012 2013 2014 Series2 3,636 3,609 3,580 3,535 3,489 3,501 3,539 3,343 3,233 3406 3285 Series1

• 0.5%
• 0.7%
• 0.8%
• 1.3%
• 1.3%

0.3% 1.1%

• 5.5%
• 3.3%

5.4%

• 3.6%
• 500

1,000 1,500 2,000 2,500 3,000 3,500 4,000

Enrollment)

¡FY13 ¡Enrollment ¡& ¡FY14 ¡ProjecKons ¡ ¡ ¡

2012-13 Actual 2013-14 Projected Elementary Actual Sections Class Size Projected Sections Class Size Kindergarten 209 9 23.2 175 8 21.9 Grade 1 227 11 20.6 214 12 17.8 Grade 2 218 9.5 22.9 227 10.5 21.6 Grade 3 272 12.5 21.8 218 9.5 22.9 Grade 4 242 10 24.2 272 12 22.7 Grade 5 243 11 22.1 242 12 20.2 Total 1411 63 1348 64 Middle Grade 6 283 12 23.6 243 11 22.1 Grade 7 251 10 25.1 283 11 25.7 Grade 8 257 11 23.4 251 10 25.1 Total 791 33 777 32 High Grade 9 318 265 Grade 10 255 318 Grade 11 322 255 Grade 12 309 322 Total 1204 1160 District Totals 3406 3285

* ¡Enrollment ¡numbers ¡do ¡not ¡include ¡Early ¡Childhood, ¡Out-­‑of-­‑District ¡or ¡ ‘Walk-­‑In’ ¡students ¡ ¡

FY14 ¡Preliminary ¡Budget ¡ ¡

¡ ¡ ¡ The ¡‘Big’ ¡Picture ¡of ¡the ¡Proposed ¡Budget: ¡ ¡ ¡

• The ¡proposed ¡FY14 ¡budget ¡is ¡$37,766,330 ¡

¡

• This ¡represents ¡a ¡ ¡2.22% ¡increase ¡over ¡the ¡current ¡FY13 ¡

approved ¡budget ¡of ¡$36,947,797 ¡ ¡ ¡ ¡

SigniZicant ¡Components ¡of ¡the ¡ FY14 ¡Preliminary ¡Budget ¡ ¡

• Contractual and mandated salary obligations account for most of

the overall expenditure increase to the budget adding an additional $959,745 in projected expenses.

• The impact of enrollment shifts across the elementary and

middle school level for next year are negligible in terms of any impact on staffing growth.

• The proposed budget does include a net increase of 5.65 FTEs

and includes strategic efforts to address class size at the high school as well as the expansion of special education and ELL programming.

• Anticipated Special Education tuition savings of $550,000 from

current fiscal year expenses will help offset overall increases considerably.

¡

FY ¡14 ¡Budget ¡Transfer ¡Categories ¡ ¡

Budget'Category' FY14 %'of'Total'FY14'Budget Salaries 31,209,987.64 $4 83% Transportation4 656,700.00 $4444444 2% 4Supply4Accounts 1,480,422.73 $4444 4% 4Professional4Development 295,333.00 $4444444 1% 4Special4Education4Tuition4and4Contracted4Services 2,430,363.38 $4444 6% 4Utilities 1,047,050.81 $4444 3% 4Maintenance4&4Operations4(nonMsalary) 646,472.00 $4444444 2% Total'Budget' 37,766,329.57 $' 100%

Administration 3.67% Directors/Coordinators 2.18% Classroom teachers including specialists 47.85% Library teachers 0.75% Guidance teachers 2.06% SPED & Academic Aides 15.28% SPED Van drivers 3.89% SPED teachers & Coordinators 4.80% SPED Clinical 4.21% Medical 1.04% Clerical, library aides 7.67% Technology 1.25% Maintenance 5.34%

FY14 Percent of Staff FTEs by Job Category

#1

Staffing ¡Breakdown ¡By ¡Building ¡

FY14 ST STAFFING OVERV RVIEW

Budge Budget Enrol

• llme

ment FTE FTEs Amou mount Cot

• ttage Sc

School

• ol

473 52.8 $3,654,423

East Sc School

• ol

406 54.0 $3,454,583

Heights Sc School

• ol

469 75.2 $4,631,430

SM SMS

777 97.9 $6,614,887

SH SHS

1160 129.9 $9,784,249

Dis Distric ict

69.9 $9,626,757

Total

3285 479.7 $37,766,330

SigniZicant ¡Changes ¡in ¡the ¡FY14 ¡Budget ¡ ¡

Contractual Obligations Unit A $350,000 Unit A Steps $361,326 Teacher Longevity $10,000 Other Bargaining Units $238,419 Total Contractual Obligations $959,745 F.T.E. Adjustments Due to Enrollment Changes K-5 $280,480 5.00 K-6 ($263,432) (5.0) Middle School French Teacher $20,000 0.30 Elementary Phys. Ed. $6,000 .10 Class Size Adjustments $43,048 0.4

SigniZicant ¡Changes ¡in ¡the ¡FY14 ¡Budget ¡ ¡

Program & Service Improvements Foreign Language -Elementary $60,000 E.L.L. Teacher $56,096 1.0 E.L.L. Support $2,000 District-wide Technology Software (S/M) $95,000 Increase High School Science (S/M) $20,000 Increase High School Math (S/M) $20,000 Increase Maintenance (S/M) $20,000 English Teacher – High School $56,096 1.0 French/Spanish Teacher –High School $28,048 0.50 Science Teacher – High School $15,000 0.25 ASD Teacher & Aides $120,000 3.0 Total Improvements $492,240 5.75 Other Savings Decrease in Special Education Tuitions ($550,000) Projected Retirement Savings ($50,000) Reduction in Supplies & Materials ($25,000) Reduction of Elementary Assistant Principal ($48,000) (0.50) Reduction of SMS Scheduling Stipend ($3,500) Total Projected Savings ($676,500) (0.50) Increases-Base Budgets & Improvements Contractual Obligations $959,745 Class Size/F.T.E. Adjustments $ 43,048 Other Savings ($676,500) Program & Services Improvements $492,240 TOTAL Projected Increase $818,533 5.65 FTE

Historical ¡Information ¡

• The ¡following ¡provides ¡an ¡historical ¡summary ¡of ¡the ¡district’s ¡budget, ¡

enrollment ¡and ¡staffing ¡informaLon ¡for ¡the ¡past ¡number ¡of ¡years. ¡ ¡

• This ¡informaLon ¡helps ¡provide ¡a ¡context ¡for ¡the ¡proposed ¡FY14 ¡budget. ¡ ¡

¡

Five-­‑Year ¡Budget ¡Summary ¡ ¡ ¡

5"YEAR'BUDGET'SUMMARY FY10''''''''' FY11'Actual FY12'Actual FY13'Working FY14'''''''''''' Enrollment 3445 3448 3343 3406 3285 Total'Operating'Budget $34,298,344 $35,335,981 $36,187,852 $36,947,797 $37,766,330 %'Increase'Over'Previous'Year 3.06% 3.03% 2.41% 2.10% 2.22% Special'Education'as'%'of'Budget 27.10% 27.13% 27.42% 24.59% 23.69% Regular'Education'Costs'as'%'of'Budget' 72.90% 72.59% 71.98% 75.41% 76.28%

Staffing ¡Changes ¡– ¡Regular ¡& ¡Special ¡EducaKon ¡ ¡

50 100 150 200 250 300 350 400 FTEs FY06 FTEs FY07 FTEs FY08 FTEs FY09 FTEs FY10 FTEs FY11 FTEs FY12 FTEs FY13 FTEs FY14 103.6 101.9 99.9 109.9 121.7 122.6 128.3 135.1 138.1 346.6 335.3 348.7 352.0 338.6 333.2 335.3 338.9 341.5

FY06 to FY14 Staffing Changes in FTEs

(includes*undistributed*staff)*

Special Education Staffing REGULAR ED Staffing (includes undistributed)

#2

0%! 10%! 20%! 30%! 40%! 50%! 60%! 70%! 80%! 90%! 100%!

FY06! FY07! FY08! FY09! FY10! FY11! FY12! FY13! FY14!

7 4 . 6 % 7 5 . 4 % 7 4 . 2 % 7 5 . 2 % 7 2 . 9 % 7 2 . 6 % 7 2 . % 7 5 . 4 % 7 6 . 3 % 2 5 . 3 % 2 4 . 6 % 2 5 . 7 % 2 2 . 6 % 2 7 . 1 % 2 7 . 1 % 2 7 . 4 % 2 4 . 6 % 2 3 . 7 %

Percentage of Budget funding FY06-FY14

SPED Percentage of budget: Regular Ed Percentage of budget:

#3

FY14 ¡Capital ¡Outlay ¡Requests ¡

• The ¡total ¡capital ¡outlay ¡requests ¡for ¡the ¡School ¡Department ¡represent ¡

$658,484 ¡in ¡total. ¡

Department Type of Request Description Total Cost Cottage Facilities Construction of Staff Bathroom in Lower Level $16,000 Facilities Hot Water Tank Replacement $13,000 East Facilities Construction of Staff Bathroom $13,600 Facilities Construction of ‘Live’ Parking Drop-Off Loop $68,000 Furniture Replace Cafeteria Tables $10,000 Heights Facilities Existing Conditions Study $25,000 Facilities Card Access Reader for Exterior Doors $50,000 High School Facilities Existing Conditions Study $130,000 Technology Hardware East & Cottage Infrastructure Improvements $75,000 Hardware Interactive Whiteboards in Elementary Schools (7) $22,400 Hardware Upgrade iMacs in Computer Labs in Elementary Schools (78) $93,600 Special Education Technology Laptop Cart for SHS $7,400 Facilities Dividers for Workspaces @ SMS $10,000 Maintenance Vehicles Replace Maintenance Truck $43,000 School Street Repairs Ongoing Improvements $62,684 Food Services Technology Replace Purchase of Sale (POS) System $18,800

Next ¡Steps ¡The ¡FY14 ¡Budget ¡Process ¡

¡ ¡ January ¡23 ¡ ¡School ¡Committee ¡FY14 ¡ ¡Public ¡Hearing ¡ February ¡13 ¡ ¡School ¡Committee ¡votes ¡Preliminary ¡FY14 ¡Budget ¡ ¡February/March ¡ ¡Presentation ¡of ¡Preliminary ¡FY14 ¡Budget ¡to ¡Finance ¡Committee ¡ Early ¡May ¡ ¡ ¡Town ¡meeting ¡considers ¡Sharon ¡Public ¡School’s ¡FY14 ¡budget ¡ June ¡19 ¡ ¡ ¡School ¡Committee ¡votes ¡Zinal ¡FY14 ¡budget ¡ ¡