Email is stressful Mark Wilson mark@warkmilson.com - - PowerPoint PPT Presentation

Email ¡is ¡stressful ¡ 📨😲 ¡

Mark ¡Wilson ¡ mark@warkmilson.com ¡

Agenda ¡

• My ¡rela:onship ¡with ¡email ¡
• How ¡to ¡track ¡email ¡data ¡
• How ¡to ¡mi:gate ¡email ¡stress… ¡maybe ¡

My ¡pathological ¡Ge#ng ¡Things ¡Done ¡email ¡processing ¡workflow ¡

Why? ¡

Input ¡from ¡ the ¡world ¡ Email ¡inbox ¡

Need ¡to ¡research ¡/ ¡ read ¡/ ¡do ¡/ ¡ ¡think ¡about… ¡ Deal ¡with ¡right ¡away ¡

Why? ¡

Inbox ¡count ¡≈ ¡“unaddressed ¡things ¡in ¡my ¡life” ¡≈ ¡stress ¡

Three ¡years ¡of ¡logging ¡my ¡inbox ¡count ¡

Three ¡years ¡of ¡logging ¡my ¡inbox ¡count ¡

The ¡dynamics ¡of ¡my ¡inbox ¡growth ¡star:ng ¡from ¡zero ¡

Inbox ¡zero ¡ (missing ¡data: ¡a ¡bug ¡in ¡my ¡code) ¡

The ¡dynamics ¡of ¡my ¡inbox ¡growth ¡star:ng ¡from ¡zero ¡

Inbox ¡zero ¡ (missing ¡data: ¡a ¡bug ¡in ¡my ¡code) ¡

I ¡stay ¡on ¡top ¡of ¡recent ¡emails ¡while ¡consciously ¡avoiding ¡

• lder, ¡important ¡ones. ¡

The ¡dynamics ¡of ¡my ¡inbox ¡growth ¡star:ng ¡from ¡zero ¡

I ¡stay ¡on ¡top ¡of ¡recent ¡emails ¡while ¡consciously ¡avoiding ¡

• lder, ¡important ¡ones. ¡

Here, ¡nearly ¡my ¡en:re ¡inbox ¡ is ¡old ¡email ¡I ¡am ¡avoiding ¡

The ¡dynamics ¡of ¡my ¡inbox ¡growth ¡star:ng ¡from ¡zero ¡

I ¡stay ¡on ¡top ¡of ¡recent ¡emails ¡while ¡consciously ¡avoiding ¡

• lder, ¡important ¡ones. ¡

Here, ¡nearly ¡my ¡en:re ¡inbox ¡ is ¡old ¡email ¡I ¡am ¡avoiding ¡

The ¡dynamics ¡of ¡my ¡inbox ¡growth ¡star:ng ¡from ¡zero ¡

My ¡responsiveness ¡to ¡emails ¡

My ¡responsiveness ¡to ¡emails ¡

Many ¡emails ¡not ¡dealt ¡ with ¡for ¡4+ ¡days ¡

My ¡responsiveness ¡to ¡emails ¡

I ¡am ¡depressingly ¡responsive ¡in ¡dealing ¡with ¡trivial ¡emails ¡at ¡the ¡same ¡ :me ¡that ¡I ¡am ¡procras:na:ng ¡on ¡anything ¡that ¡requires ¡effort. ¡

>50% ¡of ¡emails ¡ are ¡dealt ¡with ¡ within ¡6 ¡hours! ¡

My ¡responsiveness ¡to ¡emails ¡

I ¡am ¡depressingly ¡responsive ¡in ¡dealing ¡with ¡trivial ¡emails ¡at ¡the ¡same ¡ :me ¡that ¡I ¡am ¡procras:na:ng ¡on ¡anything ¡that ¡requires ¡effort. ¡

>50% ¡of ¡emails ¡ are ¡dealt ¡with ¡ within ¡6 ¡hours! ¡

Time ¡spent ¡checking ¡email ¡

Computer ¡usage ¡data ¡from ¡Time ¡Sink ¡

Time ¡spent ¡checking ¡email ¡

Computer ¡usage ¡data ¡from ¡Time ¡Sink ¡

Time ¡spent ¡checking ¡email ¡

Checking ¡email ¡has ¡become ¡a ¡compulsive ¡rou:ne. ¡

Time ¡spent ¡checking ¡email ¡

Checking ¡email ¡has ¡become ¡a ¡compulsive ¡rou:ne. ¡

Agenda ¡

• My ¡rela:onship ¡with ¡email ¡
• How ¡to ¡track ¡email ¡data ¡
• How ¡to ¡mi:gate ¡email ¡stress… ¡maybe ¡

Google ¡Apps ¡Script ¡

Google ¡Apps ¡Script ¡

Google ¡Apps ¡Script ¡

Find ¡the ¡ spreadsheet ¡ Get ¡messages ¡in ¡ inbox ¡ Count ¡them ¡

Add ¡new ¡row ¡with ¡ date ¡and ¡count ¡

Google ¡Apps ¡Script ¡

Google ¡Apps ¡Script ¡

Google ¡Apps ¡Script ¡

Google ¡Apps ¡Script ¡

Request ¡only ¡50 ¡ threads ¡at ¡a ¡:me ¡ Add ¡new ¡rows ¡ when ¡sheet ¡is ¡full ¡

warkmilson.com/inbox ¡

Log ¡more ¡data… ¡

Log ¡more ¡data… ¡

Log ¡more ¡data… ¡

Log ¡more ¡data… ¡

gmail-­‑logger ¡

Python ¡script ¡ IMAP ¡

Time Threads 2015-04-11 10:00:00 email #1, #2, #3... 2015-04-11 11:00:00 email #1, #3, #4, #5... 2015-04-11 12:00:00 email #1, #3, #4, #5... ...

Gmail ¡ Log ¡file ¡

gmail-­‑logger ¡

[ { "date": "Sat, 11 Apr 2015 14:06:20 -0700", "thread_id": "1497103965428563028", "unread": false, "from": [ "Barack Obama <b@whitehouse.gov>" ], "subject": "Supreme Court nomination" }, ... ]

JSON ¡for ¡each ¡message ¡

Computer ¡ac:vity ¡tracking ¡

• RescueTime ¡

– Great ¡for ¡repor:ng ¡

• Time ¡Sink ¡(OS ¡X ¡only) ¡

– Access ¡to ¡raw ¡data ¡

Agenda ¡

• My ¡rela:onship ¡with ¡email ¡
• How ¡to ¡track ¡email ¡data ¡
• How ¡to ¡mi:gate ¡email ¡stress… ¡maybe ¡

Mi:gate ¡email ¡addic:on ¡

LeechBlock ¡

Browser ¡extension ¡to ¡block ¡or ¡delay ¡addic:ve ¡websites ¡

Hide ¡or ¡remove ¡email ¡from ¡your ¡phone ¡

Mi:gate ¡email ¡stress ¡

Mi:gate ¡email ¡stress ¡ Mi:gate ¡email ¡incompetence ¡

Auto-­‑expire ¡emails ¡

💩 ¡

Auto-­‑expire ¡emails ¡

Boomerang: ¡snooze ¡emails ¡

Beeminder ¡

Other ¡tac:cs ¡

• Filter ¡to ¡auto-­‑archive ¡email ¡once ¡read ¡
• Beeminder ¡goal ¡for ¡inbox ¡count ¡
• Beeminder ¡goal ¡for ¡age ¡of ¡oldest ¡message ¡
• Publicize ¡your ¡inbox ¡count ¡to ¡use ¡shame ¡as ¡

mo:va:on ¡

Other ¡tac:cs ¡

• The ¡Email ¡Game ¡

hhp://emailga.me ¡

• Hire ¡a ¡digital ¡assistant ¡to ¡read ¡your ¡email ¡and ¡

manage ¡it ¡on ¡your ¡behalf ¡you ¡via ¡spreadsheet ¡

hhp://hackthesystem.com/blog/the-­‑email-­‑management-­‑system-­‑that-­‑saved-­‑my-­‑life/ ¡

• Don’t ¡use ¡email ¡(Donald ¡Knuth’s ¡strategy) ¡

“Email ¡is ¡a ¡wonderful ¡thing ¡for ¡people ¡whose ¡role ¡in ¡life ¡is ¡to ¡be ¡on ¡ top ¡of ¡things. ¡But ¡not ¡for ¡me; ¡my ¡role ¡is ¡to ¡be ¡on ¡the ¡bohom ¡of ¡things. ¡ What ¡I ¡do ¡takes ¡long ¡hours ¡of ¡studying ¡and ¡uninterrup:ble ¡ concentra:on.” ¡

YMMV ¡

YMMV ¡

“ ¡

Already ¡someone ¡trying ¡to ¡live ¡well ¡would ¡seem ¡ eccentrically ¡abstemious ¡in ¡most ¡of ¡the ¡US… ¡You ¡can ¡ probably ¡take ¡it ¡as ¡a ¡rule ¡of ¡thumb ¡from ¡now ¡on ¡that ¡if ¡ people ¡don’t ¡think ¡you’re ¡weird, ¡you’re ¡living ¡badly. ¡ ¡ Most ¡people ¡I ¡know ¡have ¡problems ¡with ¡Internet ¡ addic:on. ¡We’re ¡all ¡trying ¡to ¡figure ¡out ¡our ¡own ¡customs ¡ for ¡geong ¡free ¡of ¡it… ¡It ¡always ¡will ¡[seem ¡eccentric] ¡ when ¡you’re ¡trying ¡to ¡solve ¡problems ¡where ¡there ¡are ¡ no ¡customs ¡yet ¡to ¡guide ¡you. ¡

¡ ¡ ¡ ¡ ¡ ¡ ¡ ¡ ¡ ¡ ¡ ¡ ¡ ¡ ¡ ¡ ¡ ¡ ¡ ¡ ¡ ¡ ¡ ¡ ¡ ¡ ¡ ¡ ¡ ¡ ¡ ¡” ¡

Paul ¡Graham, ¡The ¡Accelera5on ¡of ¡Addic5veness ¡

warkmilson.com/inbox ¡

Mark ¡Wilson ¡ mark@warkmilson.com ¡ @secretchinamark ¡