Assunto: Estruturao Organizacional Prof Ms Keilla Lopes Mestre em - - PowerPoint PPT Presentation

Assunto: Estruturação Organizacional

Prof Ms Keilla Lopes Mestre em Administração pela UFBA Especialista em Gestão Empresarial pela UEFS Graduada em Administração pela UEFS Contatos: E-mail: keillalopes@ig.com.br MSN: keilla.lopes2@hotmail.com Blog: keillalopes.wordpress.com

Assuntos abordados em aula:

• Estruturação Organizacional
• Redesenho de processos
• M étodos diversos (Ex: Fluxogramas)
• Layout
• Gestão ou Administração de cargos e salários

1.Estruturação Organizacional

(Diagnóstico organizacional)

• Certamente a estrutura formal da empresa é o foco da

Estruturação Organizacional, mas muito outros pontos aparecem interligados a este foco e influenciam seu

• desempenho. A exemplo: o ambiente externo; a

cultura organizacional; a motivação interna; o layout;

• s

processos; a capacidade de adaptação ao mercado; as necessidades dos clientes foco; chegando até a gestão de pessoas.

ETAPAS DE AVALIAÇÃO DA ESTRUTURA ORGANIZACIONAL

• Levantamento:

Identificação de dados, de informações e de problemas. Ferramentas: observação, entrevistas, questionários;etc

• Análise:

Análise criteriosa dos fatos encontrados na fase anterior e interligação entre estes.

• Avaliação:

Estabelecimento da situação atual da estrutura organizacional. Alternativas de melhorias Definição da melhor alternativa

NA IM PLANTAÇÃO OU AL TERAÇÃO DA ESTRUTURA ORGANIZACIONAL RESISTÊNCIAS QUE PODEM OCORRER..

RESISTÊNCIAS

NÃO ACEITAR M UDANÇAS PORQUE INCOM ODA TENDÊNCIA A SÓ PERCEBER AQUILO QUE CONVÉM DEPENDÊNCIA DE AÇÃO PARA COM OUTRA PESSOA NECESSIDADE DE REAGIR CONTRA PARA J USTIFICAR ERROS INSEGURANÇA PESSOAL ( POR DESCONHECIM ENTO OU FAL TA DE CONTROLE ) RECEIO DE PERDER COISAS BOAS ATUAIS DESCONFIANÇA

Recomenda-se iniciar

• trabalho

de Estruturação Organizacional pelo Redesenho de Processos e pela Gestão de cargos para enfim realizar a própria Estruturação

• u

Reestruturação organizacional.

A) Redesenho de Processos

• È fazer com que todos os processos da empresa

sejam realizados da melhor maneira possível (padronização). Para a realização desse projeto é necessária uma análise prévia de todos os processos da empresa, para que todos

• s

pontos desnecessários ou insatisfatórios sejam detectados. Depois de feito isso haverá um estudo com o único

• bjetivo de sanar as deficiências e finalmente tornar o

processo mais eficiente através da escolha do método de trabalho.

• O redesenho de processos é muito útil para facilitar o

fluxo de informações, detectar funcionários que estejam realizando trabalhos desnecessários, ou até mesmo com tempo “ocioso”.

Método de Trabalho.

Trata-se do melhor caminho, através da seqüência de

• perações mais eficiente, para ultimar uma certa

tarefa ou atingir um determinado objetivo. Quando o seqüenciamento de fases é ilógico, temos perdas diversas (de energia, de tempo, de oportunidade e de material) aumentando

• desperdício

e fazendo diminuir a produtividade.

O Método é a melhor forma de se executar uma tarefa com o menor dispêndio de energia e maior eficácia do executante.

Que exemplos de métodos de trabalho vocês conhecem?

Exemplos de métodos:

• Técnicas de levantamento de dados: questionário,

entrevista, observação,etc

• Normas e Manuais
• Layout
• Quadros de Distribuição de Trabalho (QTD)
• Análise estruturada de sistemas
• Formulários
• Análise de rotinas
• Fluxogramas

Obs: No blog (UEFS- disciplina OS&M) terão noções gerais destes processos...

• No Redesenho de Processos várias são as

técnicas que podem ser utilizadas,

• s

FLUXOGRAMAS são as mais usadas e podem ajudar muito nesta etapa.

FLUXOGRAMAS

Conceito: È a representação gráfica que apresenta a seqüência de um trabalho de forma clara e sintética, caracterizando as operações,os responsáveis e/ou unidades envolvidas no processo. Sua representação é universal. Busca através de símbolos convencionais representar de forma dinâmica o fluxo ou a seqüência normal do processo/trabalho. Permite a visualização do fluxo de processos e formulários, entre as diversas unidades organizacionais ou entre pessoas. Possui outros nomes: Carta de fluxo de processo;gráfico de seqüência;gráfico de processamento; flow-chart; etc.

Alguns dos Tipos de fluxogramas:

• Fluxograma vertical
• Fluxograma parcial ou descritivo
• Fluxograma global ou de coluna

Obs: A escolha entre um tipo de fluxograma ou o

• utro depende unicamente das características

do estudo a ser realizado.

Fluxograma Vertical

• Como o nome sugere é formado por “colunas verticais”.
• Mais utilizado para DESCRIÇÃO de rotinas.
• Também

conhecido como: folha de análise,folha de simplificação do trabalho ou diagrama de processo.

• Este tipo é geralmente destinado à representação de

rotinas simples em uma unidade específica da empresa.

• Vantagens:

Permite ser impresso como formulário padronizado. Rapidez no preenchimento (símbolos já se acham impressos). Facilidade de leitura por parte dos usuários.

Fluxograma Vertical:

ATENÇÃO:

É possível utilizar símbolos diferentes dos convencionais, desde que não

• fereçam

dificuldade de compreensão para o leitor e desde que sejam definidos previamente. Contudo,

• s

símbolos mais comuns se desenvolveram e tiveram sua utilização ampliada, de tal maneira, que chegaram a constituir uma linguagem corrente entre

• s

usuários.

Símbolos mais comuns

Fluxograma Parcial ou Descritivo

• Mais utilizado para LEVANTAMENTO de rotinas.
• Sua elaboração é mais complexa que a do fluxograma

vertical,pois apresenta maior número de símbolos

• Serve melhor as rotinas que envolvem vários setores
• rganizacionais.

Fluxograma Parcial ou Descritivo

Fluxograma global ou de coluna

• Serve muito bem tanto pra LEVANTAMENTO quanto

para DESCRIÇÃO de rotinas.

• Embora similar ao Fluxograma Vertical , pois os

setores envolvidos na rotina apresentada aparecem em forma de colunas, sua particularidade é que permite evidenciar

• fluxo

de documentos e informações dentro e fora da empresa.

• Ex. Copia Rebouças,285

Lembrem-se

• Os

fluxogramas mostram como as coisas são feitas, e não a maneira segundo o qual o chefe pensa que são feitas, mas a forma pela qual o manual de normas e procedimentos

• descreve. Eles são, portanto, uma fotografia

real de uma situação estudada.” OLIVEIRA (2001).

Considerações

• O tamanho dos símbolos deve ser uniforme.
• Simplificar um fluxograma não é necessariamente

eliminar passos. As vezes para simplificá-lo é necessário criar , alterar seqüências e recombinar passos tornando-o maior, contudo mais simples.

• Existem

significativos softwares próprios para elaboração de fluxogramas.

• Vincular
• estudo

de fluxogramas (métodos e processos) ao estudo de arranjo físico (layout) é uma conveniência que pode render bons resultados...

Arranjo físico

• Conceito:

Alocação adequada no sistema de instrumentos de trabalho, móveis, equipamentos e fator humano.

• Em suma, um arranjo físico adequado visa nada

mais que proporcionar a empresa maior economia e produtividade

Com o estudo do arranjo físico o analista de OS&M busca:

Melhor utilização do espaço físico. Favorecer o fluxo de trabalho Facilitar a coordenação Reduzir a fadiga do funcionário Garantir isolamentos (temperatura, sonoros, segurança, umidade,sigilo,etc) Aumentar o manter o bom desempenho Flexibilidade para tecnologias e equipamentos Clima de trabalho favorável Concentração ou dispersão das pessoas ou grupos de trabalho Evitar e conter incêndios

REPETINDO

Recomenda-se iniciar a técnica de Estruturação Organizacional pelo Redesenho de Processos (com estudos de métodos, fluxogramas e layout) e pela Gestão de cargos para enfim realizar a própria Estruturação

• u

Reestruturação

• rganizacional.

B) Gestão de cargos (organograma)

• Para realizar o projeto de Reestruturação Organizacional é

necessário uma profunda análise de todos os atuais cargos da empresa, detectando quais são os cargos que existem, mas que precisam ser alterados e também os que não existem, mas que precisam ser criados.

• É preciso determinar claramente quais as tarefas (função e

cargo) de cada funcionário. Dessa forma, é importante que as empresas

• definam

claramente quais são as responsabilidades de cada um de seus funcionários e, alem disso, esclareçam como

• correram
• s

processos (recebimento e entregas de mercadoria, fluxo de informações e etc). Dessa forma, pode-se conseguir de forma mais satisfatória uma administração competente e eficaz.

ORGANOGRAMA SIMPLES

Presidência Setor Financeiro

• S. Comercial

S de RH Coordenação de Recrutamento, Seleção, Admissão e Demissão Coordenação de Treinamento

ATENÇÃO

• Embora

pareça simples a elaboração de um

• rganograma, não é...
• Antes de montar um organograma é necessário a

definição de cada cargo que é uma outra técnica chamada de ADMINISTRAÇÃO DE CARGOS E SALÁRIOS

• u

MONTAGEM DA ESTRUTURA SALARIAL DA EMPRESA.

ADMINISTRAÇÃO DE CARGOS E SALÁRIOS

A consistência interna é obtida por meio da avaliação e da classificação de cargos.

A consistência externa é obtida pela pesquisa salarial.

Estruturas salariais

Equilíbrio interno Equilíbrio externo

Avaliação de cargos

Classificação de cargos Pesquisa salarial

41-85 ATENÇÃO:

Quem tiver interesse em se aprofundar sobre GESTÃO ou ADMINISTRAÇÃO DE CARGOS E SALÁRIOS que é um serviço bastante procurado em consultorias, principalmente para atender a empresas que cresceram rapidamente, busquem no meu blog (www.keillalopes.wordpress.com)

• arquivo com o assunto e procurem a literatura da

área. Garanto que além do ganho de conteúdo, o ganho financeiro, também, será muito bom!

Reestruturação Organizacional

• Depois de realizada a definição de cada cargo

e desenhado o organograma é importante que se redija um documento para cada cargo detalhando: funções, responsabilidades, grau de hierarquia, funcionários subordinados e finalmente o nome do cargo.

Estrutura Organizacional

• Uma organização deve ser um agrupamento ordenado de

recursos que visam resultados positivos para a própria empresa e para quem nela trabalha.

• Não existe uma estrutura organizacional acabada e nem
• perfeita. Ela está em constante adaptação às mudanças.

Existem variáveis que contribuem para isso: a sua estratégia,

• meio ambiente em que opera, a tecnologia de que dispõe e

as características de seus participantes. Chandler (1962), ao pesquisar quatro grandes empresas americanas (DuPont, GM, Standart Oil e Sears) constatou que estas estruturas eram continuamente ajustadas às suas estratégias que, também, se movimentavam.

• Embora trabalhosa e em constante mudanças, a estrutura
• rganizacional é o instrumento básico para a organização.

• Até o momento estudamos a Estrutura Formal

das organizações.

• O que seria a Estrutura Informal? Devemos

considerá-la?

ESTRUTURA ORGANIZACIONAL

Toda e qualquer organização possue dois tipos de estrutura: a Estrutura Formal e a Estrutura Informal. Estrutura Formal:

• Pode

ser formalmente planejada e representada (organograma).

• Conjunto
• rdenado

de responsabilidades, autoridades,comunicação e decisão das unidades

• rganizacionais.

Estrutura informal:

• É a rede de relações sociais e pessoais que não é estabelecida
• u requerida pela estrutura formal.
• Surge da interação social das pessoas.
• Alguns fatores favorecem ao surgimento e desenvolvimento da

estrutura informal: interesses comuns; interação da própria estrutura formal;a flutuação do pessoal dentro da empresa; disputas do poder. Vantagens e desvantagens...

Outros pontos importantes na modelagem da Estrutura Organizacional

• Introduzir novos modelos de remuneração
• Plano de Cargos, Carreira e Remuneração (PCCR)
• Formular estratégias de gestão de talentos
• Criar novos modelos e instrumentos de

governança

• Administrar transformações decorrentes da adoção

de novas tecnologias de informação ou gestão

• Motivação
• Permitir a criatividade

• Texto-Estruturação Organizacional

(explicar que este texto é um exemplo do relato que devem fazer ao final de cada consultoria e passar para a área de Gestão de conhecimento)

BIBLIOGRAFIA

• OLIVEIRA, Djalma de Pinho Rebouças de. Sistemas,
• rganização & métodos: uma abordagem gerencial.
• 14. ed. São Paulo: Atlas, 2004.
• ARAUJO,Luis Cesar G. Organização, Sistemas e

Métodos e as tecnologias de gestão

• rganizacional:

arquitetura

• rganizacional;

benchmarking,empowement, gestão pela qualidade total,reengenharia:volume 1. 2 ed. São Paulo.Atlas,2005