[PPT] - Why Documents Fail and What You Can Do About It Jeff Patton PowerPoint Presentation

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Why Documents Fail

and What You Can Do About It

Jeff Patton jeff@jpattonassociates.com twitter: @jeffpatton

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Jeff ¡Pa'on ¡& ¡Associates, ¡jeff@jpa'onassociates.com, ¡twi'er@jeffpa'on

1. Shared documents aren’t

shared understanding

2. It takes more than words to

tell a story

3. Stories are about more than

what to build

4. The whole story is bigger

than a developer can build in a couple of days

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Jeff ¡Pa'on ¡& ¡Associates, ¡jeff@jpa'onassociates.com, ¡twi'er@jeffpa'on

Shared documents aren’t shared understanding

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Jeff ¡Pa'on ¡& ¡Associates, ¡jeff@jpa'onassociates.com, ¡twi'er@jeffpa'on

Imagine ¡a ¡simple ¡phone ¡conversa?on...

Jen ¡Yates’ ¡Cake ¡Wrecks: ¡www.cakewrecks.com

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Jeff ¡Pa'on ¡& ¡Associates, ¡jeff@jpa'onassociates.com, ¡twi'er@jeffpa'on

Specifying ¡in ¡wri?ng ¡doesn’t ¡work ¡well

h'p://www.cakewrecks.com/ Cake ¡Wrecks, ¡book ¡by ¡Jen ¡Yates, ¡

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Jeff ¡Pa'on ¡& ¡Associates, ¡jeff@jpa'onassociates.com, ¡twi'er@jeffpa'on

Specifying ¡in ¡wri?ng ¡doesn’t ¡work ¡well

Jen ¡Yates’ ¡Cake ¡Wrecks: ¡www.cakewrecks.com

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Jeff ¡Pa'on ¡& ¡Associates, ¡jeff@jpa'onassociates.com, ¡twi'er@jeffpa'on

Specifying ¡in ¡wri?ng ¡doesn’t ¡work ¡well

Jen ¡Yates’ ¡Cake ¡Wrecks: ¡www.cakewrecks.com

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Jeff ¡Pa'on ¡& ¡Associates, ¡jeff@jpa'onassociates.com, ¡twi'er@jeffpa'on

Specifying ¡in ¡wri?ng ¡doesn’t ¡work ¡well

Jen ¡Yates’ ¡Cake ¡Wrecks: ¡www.cakewrecks.com

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Jeff ¡Pa'on ¡& ¡Associates, ¡jeff@jpa'onassociates.com, ¡twi'er@jeffpa'on

Specifying ¡in ¡wri?ng ¡doesn’t ¡work ¡well

Jen ¡Yates’ ¡Cake ¡Wrecks: ¡www.cakewrecks.com

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Jeff ¡Pa'on ¡& ¡Associates, ¡jeff@jpa'onassociates.com, ¡twi'er@jeffpa'on

Specifying ¡in ¡wri?ng ¡doesn’t ¡work ¡well

Jen ¡Yates’ ¡Cake ¡Wrecks: ¡www.cakewrecks.com

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Jeff ¡Pa'on ¡& ¡Associates, ¡jeff@jpa'onassociates.com, ¡twi'er@jeffpa'on

Specifying ¡in ¡wri?ng ¡doesn’t ¡work ¡well

Some%mes ¡mistakes ¡are ¡less ¡funny

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Jeff ¡Pa'on ¡& ¡Associates, ¡jeff@jpa'onassociates.com, ¡twi'er@jeffpa'on

When ¡we ¡share ¡and ¡sign ¡off ¡a ¡document ¡ we ¡may ¡believe ¡we ¡understand

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Jeff ¡Pa'on ¡& ¡Associates, ¡jeff@jpa'onassociates.com, ¡twi'er@jeffpa'on

Kent has a disruptively simple idea

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Jeff ¡Pa'on ¡& ¡Associates, ¡jeff@jpa'onassociates.com, ¡twi'er@jeffpa'on

Stop it. Stop exchanging documents. Tell me your story.

If ¡we ¡we ¡could ¡ just ¡talk ¡about ¡this, ¡we ¡ could ¡figure ¡it ¡out ¡ together.

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Jeff ¡Pa'on ¡& ¡Associates, ¡jeff@jpa'onassociates.com, ¡twi'er@jeffpa'on

user

I’ve written

n the card what

I want

The ¡original ¡idea ¡of ¡a ¡story ¡was ¡simple: ¡ use ¡it ¡to ¡facilitate ¡a ¡conversa?on

We’ll need to discovery the details of what I need to build today?

developer

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Jeff ¡Pa'on ¡& ¡Associates, ¡jeff@jpa'onassociates.com, ¡twi'er@jeffpa'on

Stories ¡have ¡a ¡simple ¡lifecycle

Conversa%on Confirma%on

* Ron Jeffries coined the 3 C’s in Extreme Programming Installed

! ! ! ?

Card

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Stories get their name from how we use them, not how we write them.

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Jeff ¡Pa'on ¡& ¡Associates, ¡jeff@jpa'onassociates.com, ¡twi'er@jeffpa'on

But, we still managed to screw that up

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This ¡is ¡a ¡Scrum ¡backlog ¡grooming ¡session

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Jeff ¡Pa'on ¡& ¡Associates, ¡jeff@jpa'onassociates.com, ¡twi'er@jeffpa'on

This isn’t the kind

f conversation

Kent had in mind

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Something special is going on during an effective conversation

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Jeff ¡Pa'on ¡& ¡Associates, ¡jeff@jpa'onassociates.com, ¡twi'er@jeffpa'on

With ¡a ¡shallow ¡discussion, ¡we ¡may ¡all ¡ take ¡away ¡something ¡different

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Jeff ¡Pa'on ¡& ¡Associates, ¡jeff@jpa'onassociates.com, ¡twi'er@jeffpa'on

When ¡we ¡externalize ¡our ¡thinking ¡with ¡ words ¡and ¡pictures, ¡we ¡detect ¡differences

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When ¡we ¡combine ¡and ¡refine, ¡we ¡arrive ¡ at ¡something ¡be'er

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Jeff ¡Pa'on ¡& ¡Associates, ¡jeff@jpa'onassociates.com, ¡twi'er@jeffpa'on

A=erwards, ¡when ¡we ¡say ¡the ¡same ¡thing, ¡we ¡ actually ¡mean ¡it

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Jeff ¡Pa'on ¡& ¡Associates, ¡jeff@jpa'onassociates.com, ¡twi'er@jeffpa'on

Shared ¡understanding ¡and ¡alignment ¡are ¡the ¡

bjecBves ¡of ¡collaboraBve ¡work

✴ Credit ¡for ¡this ¡illustraBon ¡goes ¡to ¡ThoughtWorks’ ¡Luke ¡

Barret. ¡ ¡Jeff ¡PaIon ¡drew ¡these ¡illustraBons ¡based ¡on ¡Luke’s. ¡ ¡

Luke ¡doesn’t ¡recall ¡where ¡he ¡first ¡saw ¡this ¡cartoon.

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Words ¡and ¡pictures ¡help ¡everyone ¡build ¡ shared ¡understanding

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Jeff ¡Pa'on ¡& ¡Associates, ¡jeff@jpa'onassociates.com, ¡twi'er@jeffpa'on

To ¡build ¡shared ¡understanding, ¡use ¡sketching ¡ and ¡recording ¡on ¡walls ¡and ¡whiteboards ¡

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Jeff ¡Pa'on ¡& ¡Associates, ¡jeff@jpa'onassociates.com, ¡twi'er@jeffpa'on 29

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Jeff ¡Pa'on ¡& ¡Associates, ¡jeff@jpa'onassociates.com, ¡twi'er@jeffpa'on

Shared ¡Understanding ¡and ¡collabora?on ¡ at ¡Atlassian

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Jeff ¡Pa'on ¡& ¡Associates, ¡jeff@jpa'onassociates.com, ¡twi'er@jeffpa'on

Shared ¡Understanding ¡and ¡collabora?on ¡ at ¡Atlassian

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Jeff ¡Pa'on ¡& ¡Associates, ¡jeff@jpa'onassociates.com, ¡twi'er@jeffpa'on

Shared ¡Understanding ¡and ¡collabora?on ¡ at ¡Atlassian

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Jeff ¡Pa'on ¡& ¡Associates, ¡jeff@jpa'onassociates.com, ¡twi'er@jeffpa'on

What ¡you ¡record ¡during ¡conversa?ons ¡ works ¡like ¡a ¡vaca?on ¡photo

Looking ¡at ¡it ¡helps ¡you ¡remember ¡details ¡that ¡aren’t ¡in ¡ the ¡photo

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!

Jeff ¡Pa'on ¡& ¡Associates, ¡jeff@jpa'onassociates.com, ¡twi'er@jeffpa'on

What ¡you ¡record ¡during ¡conversa?ons ¡ works ¡like ¡a ¡vaca?on ¡photo

Looking ¡at ¡it ¡helps ¡you ¡remember ¡details ¡that ¡aren’t ¡in ¡ the ¡photo

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Jeff ¡Pa'on ¡& ¡Associates, ¡jeff@jpa'onassociates.com, ¡twi'er@jeffpa'on

If ¡you ¡replace ¡a ¡conversa?on ¡with ¡a ¡ document, ¡you’ve ¡stopped ¡using ¡stories

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Jeff ¡Pa'on ¡& ¡Associates, ¡jeff@jpa'onassociates.com, ¡twi'er@jeffpa'on

Effective story conversations are about building shared understanding The best documents use words and pictures to help us recall

ur conversations, they don’t

replace them

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Jeff ¡Pa'on ¡& ¡Associates, ¡jeff@jpa'onassociates.com, ¡twi'er@jeffpa'on

But, even that get’s screwed up when we talk about the wrong thing

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Jeff ¡Pa'on ¡& ¡Associates, ¡jeff@jpa'onassociates.com, ¡twi'er@jeffpa'on

This ¡is ¡a ¡cake ¡for ¡a ¡baby ¡shower

Jen ¡Yates’ ¡Cake ¡Wrecks: ¡www.cakewrecks.com

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Jeff ¡Pa'on ¡& ¡Associates, ¡jeff@jpa'onassociates.com, ¡twi'er@jeffpa'on

This ¡is ¡a ¡cake ¡for ¡a ¡baby ¡shower

Jen ¡Yates’ ¡Cake ¡Wrecks: ¡www.cakewrecks.com

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Jeff ¡Pa'on ¡& ¡Associates, ¡jeff@jpa'onassociates.com, ¡twi'er@jeffpa'on

Talk ¡about ¡who ¡does ¡what, ¡and ¡why

¡What ¡I ¡was ¡thinking ¡

f ¡was ¡the ¡way ¡users ¡some%mes ¡

tell ¡stories ¡about ¡the ¡cool ¡new ¡things ¡the ¡ soAware ¡they ¡use ¡does: ¡

“I type in the zip code and it automatically fills in the city and state without me having to touch a button!”

I ¡think ¡that ¡was ¡the ¡example ¡that ¡triggered ¡the ¡idea. ¡ If ¡you ¡can ¡tell ¡stories ¡about ¡what ¡the ¡soAware ¡does ¡ and ¡generate ¡energy ¡and ¡interest ¡and ¡a ¡vision ¡in ¡ your ¡listener's ¡mind, ¡then ¡why ¡not ¡tell ¡ stories ¡before ¡the ¡soAware ¡does ¡it?

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Jeff ¡Pa'on ¡& ¡Associates, ¡jeff@jpa'onassociates.com, ¡twi'er@jeffpa'on

Talk ¡about ¡the ¡outcome, ¡not ¡just ¡the ¡

utput
utput
utcome

we want this we build this

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Jeff ¡Pa'on ¡& ¡Associates, ¡jeff@jpa'onassociates.com, ¡twi'er@jeffpa'on

Say ¡“Hi” ¡to ¡Rachel

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Jeff ¡Pa'on ¡& ¡Associates, ¡jeff@jpa'onassociates.com, ¡twi'er@jeffpa'on

Rachel ¡and ¡her ¡team ¡at ¡Connextra ¡have ¡a ¡ clever ¡conversa?on ¡starter

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Jeff ¡Pa'on ¡& ¡Associates, ¡jeff@jpa'onassociates.com, ¡twi'er@jeffpa'on

The ¡template ¡helps ¡us ¡remember ¡to ¡talk ¡ about ¡who, ¡what, ¡and ¡why

As a I want so that

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Jeff ¡Pa'on ¡& ¡Associates, ¡jeff@jpa'onassociates.com, ¡twi'er@jeffpa'on

BUT

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Jeff ¡Pa'on ¡& ¡Associates, ¡jeff@jpa'onassociates.com, ¡twi'er@jeffpa'on

What beginners learn isn’t what experts do

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When ¡learning ¡to ¡ski, ¡ beginners ¡o]en ¡start ¡ with ¡a ¡snowplow. The ¡goal ¡isn’t ¡to ¡master ¡ the ¡snowplow ¡but ¡to ¡ break ¡away ¡from ¡it.

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Jeff ¡Pa'on ¡& ¡Associates, ¡jeff@jpa'onassociates.com, ¡twi'er@jeffpa'on

Really ¡discuss ¡the ¡who’s, ¡what’s, ¡and ¡ why’s

Who ¡are ¡the ¡users ¡and ¡what ¡benefit ¡do ¡they ¡get? ¡ ¡

§ Discuss ¡many ¡possible ¡users. ¡ § Discuss ¡stakeholders ¡and ¡others ¡that ¡may ¡not ¡directly ¡use ¡ the ¡so6ware. § Discuss ¡elements ¡of ¡the ¡system, ¡or ¡services

What ¡will ¡users ¡do ¡in ¡the ¡future ¡using ¡your ¡so=ware?

§ Discuss ¡what ¡users ¡will ¡do ¡with ¡the ¡feature ¡or ¡changes ¡being § Discuss ¡what ¡the ¡system ¡will ¡do, ¡especially ¡if ¡we’re ¡talking ¡ about ¡a ¡backend ¡service ¡

Why ¡should ¡your ¡organizaBon ¡build ¡the ¡so=ware? ¡ ¡

§ Discuss ¡who ¡benefits ¡-‑ ¡it ¡may ¡not ¡be ¡the ¡user § Discuss ¡why ¡users ¡would ¡benefit § Discuss ¡why ¡the ¡organiza@on ¡would ¡benefit

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Jeff ¡Pa'on ¡& ¡Associates, ¡jeff@jpa'onassociates.com, ¡twi'er@jeffpa'on

Focus discussion and collaboration around who will use and benefit, and how they will “later” after delivery

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Jeff ¡Pa'on ¡& ¡Associates, ¡jeff@jpa'onassociates.com, ¡twi'er@jeffpa'on

And, even that gets screwed up when we don’t talk about the whole thing

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Jeff ¡Pa'on ¡& ¡Associates, ¡jeff@jpa'onassociates.com, ¡twi'er@jeffpa'on

A ¡story ¡map ¡is ¡a ¡simple ¡way ¡to ¡tell ¡a ¡story ¡ and ¡break ¡it ¡down ¡into ¡parts

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Jeff ¡Pa'on ¡& ¡Associates, ¡jeff@jpa'onassociates.com, ¡twi'er@jeffpa'on

A ¡Story ¡Map ¡helps ¡organize ¡discussion ¡ about ¡user’s ¡experience ¡with ¡our ¡product

Gary Levitt, owner & designer of Mad Mimi

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Jeff ¡Pa'on ¡& ¡Associates, ¡jeff@jpa'onassociates.com, ¡twi'er@jeffpa'on

A ¡Story ¡Map ¡helps ¡organize ¡discussion ¡ about ¡user’s ¡experience ¡with ¡our ¡product

Gary Levitt, owner & designer of Mad Mimi

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details

smaller steps
alternative steps
UI details
technical details

workflow

(from the user’s perspective)

backbone

(gives structure to the map)

product goals

(why build the product)

users

(what are their goals)

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Jeff ¡Pa'on ¡& ¡Associates, ¡jeff@jpa'onassociates.com, ¡twi'er@jeffpa'on

Gary ¡ulBmately ¡built ¡a ¡successful ¡product

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Jeff ¡Pa'on ¡& ¡Associates, ¡jeff@jpa'onassociates.com, ¡twi'er@jeffpa'on

Build ¡story ¡maps ¡in ¡small ¡collabora?ve ¡ groups ¡

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Jeff ¡Pa'on ¡& ¡Associates, ¡jeff@jpa'onassociates.com, ¡twi'er@jeffpa'on

Use ¡the ¡map ¡for ¡con?nuous ¡discussion

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Jeff ¡Pa'on ¡& ¡Associates, ¡jeff@jpa'onassociates.com, ¡twi'er@jeffpa'on

Discussions ¡drive ¡out ¡more ¡details, ¡ validate, ¡and ¡build ¡shared ¡understanding

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Talking through the map with multiple users and subject matter experts helps test it for completeness

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Jeff ¡Pa'on ¡& ¡Associates, ¡jeff@jpa'onassociates.com, ¡twi'er@jeffpa'on

Plan ¡by ¡slicing ¡the ¡map ¡into ¡holis?c ¡ valuable ¡releases

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Jeff ¡Pa'on ¡& ¡Associates, ¡jeff@jpa'onassociates.com, ¡twi'er@jeffpa'on

Plan ¡by ¡slicing ¡the ¡map ¡into ¡holis?c ¡ valuable ¡releases

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Jeff ¡Pa'on ¡& ¡Associates, ¡jeff@jpa'onassociates.com, ¡twi'er@jeffpa'on

Plan ¡by ¡slicing ¡the ¡map ¡into ¡holis?c ¡ valuable ¡releases

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Jeff ¡Pa'on ¡& ¡Associates, ¡jeff@jpa'onassociates.com, ¡twi'er@jeffpa'on

Target

utcome

Outcome- centric roadmap

MVP

MVP: ¡Minimal ¡ Viable ¡Product

§ The ¡smallest ¡product ¡ you ¡could ¡build ¡that ¡ reaches ¡your ¡target ¡

utcomes

It’s ¡NOT ¡-‑ ¡the ¡crappiest ¡ thing ¡that ¡could ¡ possibly ¡work It’s ¡a ¡hypothesis ¡un?l ¡ you ¡test ¡it If ¡it ¡dies ¡in ¡the ¡market, ¡ it’s ¡wasn’t ¡viable

Your ¡job ¡is ¡to ¡build ¡LESS ¡so]ware

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Jeff ¡Pa'on ¡& ¡Associates, ¡jeff@jpa'onassociates.com, ¡twi'er@jeffpa'on

Use story maps to understand your product

r feature’s experience

Use mapping to break down big stories and to help find small viable solutions

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Jeff ¡Pa'on ¡& ¡Associates, ¡jeff@jpa'onassociates.com, ¡twi'er@jeffpa'on

Tell stories, don’t just write them. Use simple visualizations to anchor the stories you tell.

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Why Documents Fail

and What You Can Do About It

Jeff Patton jeff@jpattonassociates.com twitter: @jeffpatton