Understanding Disaster Cost Reimbursement for Private Non - - PowerPoint PPT Presentation

Understanding ¡Disaster ¡Cost ¡ Reimbursement ¡for ¡ ¡ Private ¡Non ¡Profits ¡(PNPs) ¡

January ¡14, ¡2016 ¡ Hosted ¡by ¡Northern ¡CA ¡VOAD ¡

1 ¡

Welcome ¡and ¡IntroducKons ¡

• IntroducKons ¡
• Housekeeping ¡
• Overview ¡of ¡day ¡
• ParKcipant ¡packets ¡

2 ¡

Forum ¡ObjecKves ¡

• To ¡help ¡parKcipants ¡understand ¡requirements ¡

for ¡parKcipaKng ¡in ¡State’s ¡PNP ¡Program ¡

• To ¡help ¡parKcipants ¡understand ¡the ¡PNP ¡

applicaKon ¡process ¡

• To ¡help ¡parKcipants ¡idenKfy ¡next ¡steps ¡for ¡

their ¡respecKve ¡counKes ¡

3 ¡

Project ¡Background ¡

• NorCal ¡VOAD ¡proposal ¡
• Funded ¡by ¡The ¡San ¡Francisco ¡FoundaKon ¡
• Approach ¡– ¡to ¡serve ¡as ¡bridge ¡
• Summary ¡of ¡project ¡components ¡
• Project ¡ImplementaKon ¡Team ¡

4 ¡

Disaster ¡Funding ¡Op0ons ¡ for ¡Private ¡Nonprofits ¡

5 ¡

PotenKal ¡Funding ¡Sources ¡for ¡Nonprofits ¡

Direct ¡ donor ¡ fund-­‑ raising ¡ Philan-­‑ thropy ¡

• FoundaKons ¡
• CorporaKons/ ¡

private ¡sector ¡

Govern-­‑ ment ¡

• Contracts ¡
• Agreements ¡
• Cost ¡

reimbursement ¡

Nonprofit ¡ OrganizaKon ¡

6 ¡

OperaKonal ¡Area ¡OpKons ¡for ¡Engaging ¡Nonprofits ¡

Contract ¡ ¡

• States ¡how ¡and ¡

how ¡much ¡ nonprofit ¡will ¡be ¡ paid ¡

• AcKvated ¡by ¡OA ¡at ¡

Kme ¡of ¡disaster ¡

• OA ¡may ¡include ¡

costs ¡in ¡claim ¡to ¡ State ¡PA ¡Program ¡

MOU ¡

• Can ¡be ¡pre-­‑ ¡or ¡

post-­‑disaster ¡

• AcKvated ¡by ¡OA ¡at ¡

Kme ¡of ¡disaster ¡

• OA ¡may ¡include ¡

costs ¡in ¡claim ¡to ¡ State ¡PA ¡Program ¡

• Or ¡ask ¡nonprofit ¡to ¡

make ¡claim ¡to ¡State ¡ PNP ¡Program ¡

Request ¡

• Request ¡for ¡

nonprofit ¡services ¡ at ¡Kme ¡of ¡disaster ¡

• OA ¡may ¡include ¡

costs ¡in ¡claim ¡to ¡ State ¡PA ¡Program ¡

• Or ¡ask ¡nonprofit ¡to ¡

make ¡claim ¡to ¡ State ¡PNP ¡Program ¡

7 ¡

Benefits ¡and ¡Challenges ¡ ¡

• f ¡Using ¡PNP ¡Program ¡
• Benefits ¡

– Validates ¡importance ¡of ¡nonprofits’ ¡contribuKons ¡ – Saves ¡other ¡$ ¡for ¡recovery ¡ – 100% ¡of ¡eligible ¡costs ¡may ¡be ¡reimbursed ¡

• Challenges ¡

– MulKple ¡requirements/detailed ¡process ¡ – Minimum ¡threshold ¡of ¡$1000 ¡ ¡ – Reimbursement ¡may ¡take ¡weeks/months ¡to ¡ receive ¡

8 ¡

PNP ¡Program ¡Overview ¡

Carol ¡Walker, ¡CA ¡Governor’s ¡Office ¡of ¡ Emergency ¡Services ¡(Cal ¡OES) ¡

9 ¡

Recovery Branch Presents

Private Non-Profit Organization Assistance Program

LegislaKve ¡History ¡

• Assembly ¡Bill ¡903 ¡by ¡Assembly ¡Member ¡

Guy ¡Houston ¡

• Chapter ¡400, ¡2007 ¡California ¡Statutes ¡
• Became ¡effecKve ¡January ¡1, ¡2008 ¡
• Added ¡ArKcle ¡6, ¡SecKon ¡8692 ¡to ¡the ¡

Government ¡Code ¡– ¡California ¡Disaster ¡ Assistance ¡Act ¡(CDAA) ¡

Title ¡19 ¡ ¡of ¡the ¡ California ¡Code ¡of ¡RegulaKons ¡

• Division ¡2, ¡Chapter ¡6, ¡ArKcle ¡2: ¡ ¡State ¡

Private ¡Nonprofit ¡(PNP) ¡OrganizaKons ¡ Assistance ¡Program: ¡ ¡SecKons ¡2991 ¡– ¡

• 2999. ¡
• PNP ¡Program ¡is ¡organized ¡as ¡a ¡separate ¡

program ¡from ¡the ¡Public ¡Assistance ¡

• Program. ¡

General ¡Requirements ¡

• Governor’s ¡ProclamaKon ¡& ¡AuthorizaKon ¡of ¡the ¡CDAA ¡
• Meet ¡FEMA’s ¡definiKon ¡of ¡an ¡eligible ¡PNP ¡
• PNP ¡must ¡provide ¡essenKal ¡community ¡services ¡
• Intermediary ¡PNP ¡reimbursed ¡for ¡extraordinary ¡costs ¡associated ¡

with ¡coordinaKng ¡PNPs ¡providing ¡essenKal ¡community ¡services ¡

• No ¡self ¡deployment ¡is ¡eligible ¡
• No ¡more ¡than ¡6 ¡months ¡from ¡date ¡of ¡Governor’s ¡ProclamaKon ¡

(unless ¡wrilen ¡approval ¡from ¡Cal ¡OES ¡Director) ¡

• UKlize ¡applicaKon ¡process ¡in ¡SecKon ¡2996 ¡(PNP) ¡or ¡2996.1 ¡

(Intermediary ¡PNP) ¡ ¡

Eligible ¡PNP ¡AcKviKes ¡ ¡

• Provide ¡essenKal ¡community ¡services ¡
• AcKviKes ¡must ¡relate ¡to ¡the ¡state ¡of ¡emergency ¡in ¡

support ¡of ¡the ¡affected ¡community ¡

• Compliant ¡with ¡exisKng ¡laws, ¡regulaKons ¡ ¡
• No ¡miKgaKon, ¡repair ¡or ¡permanent ¡restoraKon ¡to ¡

faciliKes ¡or ¡real ¡property ¡

• No ¡self ¡deployment; ¡must ¡be ¡requested ¡by ¡local ¡

agency ¡or ¡state ¡

Eligible ¡PNP ¡Costs ¡ ¡

• Extraordinary ¡
• Documented ¡
• Replacement ¡costs ¡for ¡

documented ¡pre-­‑event ¡ inventory ¡may ¡be ¡eligible ¡

Ineligible ¡PNP ¡Costs ¡ ¡

• AcKviKes ¡prohibited ¡by ¡law ¡
• Donated ¡resources ¡received ¡for ¡the ¡incident ¡
• Donated ¡or ¡volunteer ¡labor ¡
• Vouchers, ¡debit ¡cards ¡or ¡other ¡monetary ¡relief ¡
• Damages ¡resulKng ¡from ¡negligence ¡or ¡

intenKonal ¡acts ¡

• SupplanKng ¡of ¡state ¡or ¡federal ¡funds ¡

Intermediary ¡PNPs ¡

¡ Intermediary ¡PNPs ¡must ¡meet ¡ the ¡same ¡general ¡eligibility ¡ provisions ¡of ¡the ¡program ¡as ¡

• ther ¡PNPs. ¡ ¡ ¡

Intermediary ¡PNPs ¡(P. ¡2) ¡

Intermediary ¡PNPs, ¡through ¡a ¡wrilen ¡ agreement ¡with ¡a ¡local ¡agency, ¡must ¡ be ¡responsible ¡for ¡the ¡coordinaKon ¡of ¡ mulKple ¡PNPs ¡performing ¡essenKal ¡ community ¡services ¡within ¡the ¡specific ¡ jurisdicKon ¡of ¡that ¡local ¡agency. ¡

Intermediary ¡PNP ¡(P. ¡3) ¡

The ¡wrilen ¡agreement ¡with ¡a ¡local ¡agency ¡ must ¡meet ¡the ¡following: ¡

• List ¡all ¡the ¡coordinated ¡PNPs ¡
• Describe ¡the ¡local ¡agency’s ¡process ¡for ¡

deployment ¡

• Be ¡completed ¡within ¡30 ¡days ¡of ¡the ¡

Governor’s ¡proclamaKon ¡

– Cal ¡OES ¡may ¡approve ¡a ¡Kme ¡extension ¡for ¡unusual ¡or ¡ extraordinary ¡circumstances ¡based ¡on ¡a ¡wrilen ¡request ¡

¡Intermediary ¡PNPs ¡(P. ¡4) ¡

An ¡eligible ¡Intermediary ¡PNP, ¡as ¡an ¡applicant ¡requesKng ¡ reimbursement ¡on ¡behalf ¡of ¡the ¡listed ¡PNPs, ¡must ¡have ¡a ¡wrilen ¡ agreement ¡with ¡these ¡listed ¡PNPs, ¡including: ¡

• A ¡descripKon ¡of ¡the ¡process ¡by ¡which ¡the ¡local ¡agency ¡

requests ¡the ¡services ¡through ¡the ¡Intermediary ¡PNP ¡

• An ¡authorizaKon ¡statement ¡with ¡signature ¡that ¡the ¡

Intermediary ¡PNP ¡will ¡comply ¡with ¡the ¡procedures ¡and ¡ requirements ¡described ¡in ¡the ¡local ¡agency ¡agreement ¡

Local ¡JurisdicKon’s ¡ ¡ Role ¡and ¡ResponsibiliKes ¡

¡

The ¡requesKng ¡local ¡jurisdicKon ¡must ¡complete ¡and ¡sign ¡a ¡ wrilen ¡request ¡ ¡for ¡services ¡to ¡be ¡provided ¡by ¡a ¡PNP ¡or ¡ Intermediary ¡PNP ¡within ¡30 ¡days ¡of ¡the ¡request. ¡This ¡wrilen ¡ request ¡must ¡include ¡the ¡following ¡informaKon: ¡

• Named ¡of ¡the ¡PNP ¡or ¡Intermediary ¡PNP ¡
• Date ¡services ¡were ¡requested ¡
• What ¡essenKal ¡community ¡services ¡are ¡to ¡be ¡provided ¡
• Where ¡services ¡will ¡be ¡provided ¡
• DuraKon ¡of ¡requested ¡acKviKes ¡

¡

Local ¡JurisdicKon’s ¡ ¡ Role ¡and ¡ResponsibiliKes ¡

¡

• Local ¡jurisdicKons ¡always ¡have ¡the ¡lead ¡role ¡
• CommunicaKon ¡is ¡essenKal ¡
• The ¡requesKng ¡local ¡jurisdicKon ¡needs ¡to ¡

review ¡and ¡sign ¡off ¡on ¡the ¡PNP’s ¡AcKviKes ¡ Claim ¡Form/PNP ¡Cost ¡Worksheet ¡prior ¡to ¡the ¡ PNP ¡subminng ¡the ¡form ¡to ¡Cal ¡OES ¡for ¡

• reimbursement. ¡

State ¡PNP ¡Assistance ¡ ¡ Program ¡Forms ¡ ¡

• Authorized ¡Agent ¡ResoluKon ¡ ¡

¡(Cal ¡EMA ¡PNP-­‑2011-­‑AAR, ¡5/2011) ¡

• Payee ¡Data ¡Record

¡ ¡ ¡ ¡ ¡(Dept. ¡of ¡Finance, ¡STD. ¡204, ¡6/2003) ¡ ¡

• ApplicaKon ¡ ¡

¡(Cal ¡EMA ¡PNP-­‑2011-­‑APP, ¡5/2011) ¡

• AcKviKes ¡Claim ¡Form/Cost ¡Project ¡Worksheet ¡

¡(Cal ¡EMA ¡PNP-­‑2011-­‑ACF, ¡5/2011) ¡

PNP ¡and ¡Intermediary ¡PNP ¡ ApplicaKon ¡Schedule ¡

• Submit ¡applicaKon ¡form ¡within ¡60 ¡days ¡aoer ¡the ¡date ¡of ¡

Governor’s ¡ProclamaKon ¡

• Submit ¡applicant’s ¡authorized ¡agent ¡resoluKon ¡form ¡and ¡

Payee ¡Data ¡Record ¡prior ¡to ¡applicaKon ¡approval ¡

• Submit ¡acKviKes ¡claim/cost ¡worksheet ¡form ¡within ¡60 ¡

days ¡of ¡the ¡compleKon ¡of ¡all ¡eligible ¡acKviKes ¡

• Coordinated ¡PNPs ¡must ¡submit ¡their ¡reimbursement ¡

requests ¡through ¡the ¡Intermediary ¡PNP, ¡which ¡submits ¡ to ¡Cal ¡OES. ¡ ¡

AddiKonal ¡Items ¡ ¡

• Cal ¡OES ¡may ¡conduct ¡onsite ¡review ¡of ¡supporKng ¡

documentaKon ¡

• 100 ¡% ¡reimbursement ¡of ¡total ¡eligible ¡extraordinary ¡

costs ¡of ¡eligible ¡PNP ¡acKviKes ¡

• No ¡allocaKon ¡less ¡than ¡$1000 ¡
• Fair ¡hearing ¡process ¡available ¡for ¡issues ¡
• If ¡a ¡PNP ¡can ¡demonstrate ¡financial ¡hardship ¡from ¡

sustained ¡operaKons, ¡Cal ¡OES ¡may ¡authorize ¡interim ¡ payments ¡

Standard ¡Grant ¡Requirements ¡

• Fair ¡Hearing ¡

– Level ¡one: ¡Cal ¡OES ¡Assistant ¡Director ¡of ¡Recovery ¡ – Level ¡two: ¡Cal ¡OES ¡Deputy ¡Director ¡of ¡Response ¡& ¡ ¡ ¡Recovery ¡OperaKons ¡

• Audit ¡

– All ¡records ¡are ¡subject ¡to ¡audit ¡by ¡the ¡state ¡

• Records ¡Reten2on ¡

– 3 ¡year ¡ ¡retenKon ¡period ¡ – Original ¡source ¡documents ¡can ¡be ¡represented ¡by ¡ microfilm, ¡etc. ¡if ¡accuracy ¡documented ¡

Contacts ¡

¡

Carol ¡Walker ¡ Emergency ¡Services ¡Coordinator ¡ ¡ carol.walker@caloes.ca.gov ¡ 916-­‑845-­‑8244 ¡ ¡ Lidia ¡Armas ¡ Emergency ¡Services ¡Coordinator ¡ ¡ lidia.armas@caloes.ca.gov ¡ Marcia ¡Sully ¡ Program ¡Manager ¡II ¡ marcia.sully@caloes.ca.gov ¡ 916-­‑845-­‑8170 ¡

BREAK ¡

28 ¡

Research ¡Results ¡

29 ¡

30 ¡

CoordinaKon ¡ Only

¡ ¡

Intermediary ¡PNP ¡submits ¡ reimbursement ¡claim ¡to ¡ State ¡for ¡coordinaKon ¡ costs ¡only ¡ Coordinated ¡PNPs ¡submit ¡ cost ¡reimbursement ¡ claims ¡directly ¡to ¡the ¡ ¡ State ¡(if ¡they ¡wish ¡to ¡be ¡ reimbursed) ¡

CoordinaKon ¡+ ¡ Fiscal ¡

Intermediary ¡PNP ¡submits ¡ bundled ¡claims ¡of ¡ Coordinated ¡PNPs ¡with ¡

• wn ¡coordinaKon ¡costs ¡to ¡

State ¡ Coordinated ¡PNPs ¡submit ¡ cost ¡reimbursement ¡claim ¡ data ¡to ¡Intermediary ¡PNP ¡

Intermediary PNP Types

30 ¡

DocumenKng ¡Requests ¡for ¡ Intermediaries ¡

• For ¡intermediary ¡PNPs ¡documentaKon ¡is ¡by ¡

wrilen ¡agreement ¡with ¡the ¡jurisdicKon ¡which: ¡

– Lists ¡all ¡coordinated ¡PNPs ¡ – Describes ¡local ¡agency’s ¡process ¡for ¡deployment ¡

• Must ¡be ¡completed ¡within ¡30 ¡days ¡of ¡

Governor’s ¡proclamaKon ¡

• Must ¡also ¡have ¡wrilen ¡agreement ¡with ¡listed ¡

PNPs, ¡if ¡bundling ¡fiscal ¡claims ¡

¡

31 ¡

MOUs ¡and ¡Agreements ¡

• Key ¡content ¡consideraKons ¡

– Background ¡ – Purpose ¡ – Role ¡of ¡Private ¡Nonprofit ¡ – Scope ¡of ¡Agreement ¡ – Terms ¡

32 ¡

MOUs ¡and ¡Agreements ¡(2) ¡

• Sample ¡MOUs ¡

– Orange ¡County ¡with ¡OperaKonOC ¡ – OperaKonOC ¡with ¡coordinated ¡organizaKons ¡ – Sonoma ¡211 ¡with ¡Sonoma ¡County ¡

33 ¡

EssenKal ¡Services ¡

• From ¡PNP ¡Program ¡LegislaKon ¡

“Providing ¡governmental ¡type ¡services ¡to ¡the ¡ community ¡affected ¡by ¡an ¡emergency ¡or ¡disaster, ¡ through ¡the ¡distribuKon ¡of ¡supplies ¡and ¡other ¡ disaster ¡or ¡emergency ¡assistance ¡acKviKes. ¡ Private ¡Nonprofit ¡(PNP) ¡acKviKes ¡are ¡those ¡that ¡ provide ¡essenKal ¡services ¡including ¡but ¡not ¡limited ¡ to ¡food, ¡water ¡and ¡shelter.” ¡ ¡

Title ¡19. ¡Division ¡2. ¡Chapter ¡6. ¡Disaster ¡Assistance ¡Act. ¡ArKcle ¡2. ¡

34 ¡

EssenKal ¡Services ¡(2) ¡

• Direct ¡services, ¡including ¡but ¡not ¡limited ¡to: ¡

– Water, ¡food, ¡shelter ¡ – Other ¡supplies ¡

• Must ¡be ¡asked ¡for ¡by ¡jurisdicKon ¡
• Must ¡be ¡a ¡resource ¡the ¡jurisdicKon ¡does ¡not ¡

have ¡

• Must ¡relate ¡to ¡the ¡disaster ¡

35 ¡

EssenKal ¡Services ¡(3) ¡

• Real-­‑world ¡experience ¡

– Orange ¡County/OperaKon ¡OC ¡

• CoordinaKon ¡of ¡debris ¡removal ¡services ¡and ¡food ¡for ¡

volunteers ¡

– Drought ¡

• Water ¡services ¡to ¡households ¡for ¡drinking ¡and ¡sanitaKon ¡

– Valley ¡Fire/Sonoma ¡211 ¡

• InformaKon ¡to ¡callers ¡on ¡disaster ¡and ¡disaster-­‑related ¡

resources ¡and ¡services ¡

36 ¡

Extraordinary ¡Costs ¡

• Over ¡and ¡above ¡ordinary ¡operaKng ¡costs, ¡e.g., ¡

– Staff ¡overKme ¡ ¡ – Extra ¡hire ¡staff ¡for ¡disaster ¡ – Truck ¡rental ¡to ¡move ¡supplies ¡ – Travel ¡to ¡event, ¡related ¡lodging, ¡meals ¡ – Supplies ¡purchased ¡ ¡

¡ ¡

37 ¡

Extraordinary ¡Costs ¡(2) ¡

• Replacement ¡costs ¡for ¡documented ¡pre-­‑event ¡

inventory ¡may ¡be ¡eligible ¡

• All ¡costs ¡must ¡be ¡documented ¡
• Volunteer ¡labor ¡not ¡eligible ¡cost, ¡but ¡tracking ¡

hours ¡helps ¡jurisdicKon ¡with ¡local ¡cost ¡share ¡

¡ ¡

38 ¡

Ques0ons? ¡

39 ¡

LUNCH ¡

40 ¡

PNP ¡Applicant ¡Case ¡Stories ¡

41 ¡

Case ¡Stories ¡

• Winter ¡Storms ¡2010-­‑11/OperaKonOC ¡

– Intermediary ¡PNP ¡ – Brief ¡summary ¡ – Case ¡Story ¡handout ¡

• Drought ¡

– MulKple ¡counKes ¡ – Individual ¡PNPs ¡ – Supplying ¡water ¡to ¡households ¡

42 ¡

Case ¡Stories ¡(2) ¡

• Valley ¡Fire/Sonoma ¡211 ¡

– Individual ¡PNP ¡ – PresentaKon ¡by ¡Sarah ¡Finnigan, ¡Sonoma ¡211 ¡

43 ¡

Applica0on ¡Process ¡for ¡PNP ¡ Program ¡

44 ¡

45 ¡

¡

Event ¡ ¡Occurs ¡

¡

Disaster ¡ Proclama2on ¡

• By ¡local ¡

jurisdic2on ¡

¡

Emergency ¡

Proclama2on ¡

• By ¡Governor ¡

¡

CDAA ¡

• Authorized ¡& ¡
• pened ¡by ¡ ¡

Governor ¡

Gates that Must Open

45 ¡

¡

Sequence ¡of ¡Steps ¡ ¡

46 ¡ 46 ¡

ApplicaKon ¡Timeline ¡

47 ¡

Request ¡for ¡ PNP’s ¡ Services ¡

• Begin ¡

tracking ¡all ¡ ¡ costs ¡ related ¡to ¡ the ¡event ¡

Governor’s ¡ ProclamaKon ¡ + ¡30 ¡days ¡

• Document ¡

request ¡for ¡ services ¡ within ¡30 ¡ days ¡of ¡ procla-­‑ maKon ¡ with ¡ requesKng ¡ agency ¡

• Individual ¡

PNP—in ¡ wriKng ¡

• Intermedi-­‑

ary ¡PNP— by ¡wrilen ¡ agreement ¡

Governor’s ¡ ProclamaKon ¡ + ¡60 ¡days ¡

• Submit ¡

PNP ¡ Applica-­‑ Kon, ¡ Authorized ¡ Agent ¡ ResoluKon ¡ and ¡Payee ¡ Data ¡ Record ¡

• Must ¡be ¡

submiled ¡ within ¡60 ¡ days ¡ ¡of ¡ procla-­‑ maKon ¡

PNP’s ¡ Services ¡End ¡

• Submit ¡

AcKviKes ¡ Claim ¡Form ¡

• Must ¡be ¡

submiled ¡ no ¡later ¡ than ¡60 ¡ days ¡ following ¡ end ¡of ¡ services ¡

47 ¡

1-­‑Authorized ¡Agent ¡ResoluKon ¡

• EssenKal ¡for ¡idenKfying ¡who ¡is ¡eligible ¡to ¡

apply ¡on ¡your ¡organizaKon’s ¡behalf ¡

• Can ¡and ¡should ¡be ¡submiled ¡along ¡with ¡PNP ¡

ApplicaKon ¡Form ¡

• InstrucKons ¡provided ¡separately ¡

49 ¡ 49 ¡

• The Governing Body must pass a Resolution

authorizing an agent to act on their behalf

• Use position titles to name Authorized Agents
• List names of Governing members who

approved the Resolution

• Resolution must be certified by an individual who

is not part of the Governing Body or named as an Authorize Agent, no “Self Certification”

¡

PNP ¡Applicant’s ¡ ¡ Authorized ¡ResoluKon ¡

2-­‑Payee ¡Data ¡Record ¡

• Can ¡and ¡should ¡be ¡submiled ¡with ¡the ¡

Authorized ¡Agent ¡and ¡PNP ¡ApplicaKon ¡Form ¡

• Can ¡be ¡submiled ¡later ¡if ¡necessary ¡
• Required ¡when ¡receiving ¡payment ¡from ¡the ¡

State ¡

• InstrucKons ¡are ¡alached ¡to ¡form ¡

52 ¡ 52 ¡

• A complete Payee Data Record, Std 204, is required for payments to all

non-governmental entities

• Part 1 - Instructions
• Part 2 - Enter the PNP’s full legal name and address used to receive

correspondence (not payments address, if different)

• Part 3 - Enter the PNP’s Federal Employer Identification Number and

check the Exempt (nonprofit) Box under Corporation heading, check only

• ne box, do not supple a Social Security number
• Part 4 - Select and check the appropriate resident or nonresident box
• Part 5 - Provide the name, title, and telephone number of the person

completing the form, sign and date the form

• Part 6 – Use Cal OES’ address provided on slide number 5, if address is

not preprinted on form

• Additional information is on the back of the form, including Privacy

Statement

Payee Data ¡Record ¡

3-­‑PNP ¡ApplicaKon ¡Form ¡

• Most ¡criKcal ¡of ¡all ¡forms ¡
• It ¡iniKates ¡the ¡claim ¡process ¡
• Must ¡be ¡submiIed ¡within ¡60 ¡days ¡aJer ¡date ¡
• f ¡Governor’s ¡Emergency ¡Proclama2on ¡
• No ¡forgiveness ¡if ¡you ¡miss ¡the ¡date ¡
• Send ¡to ¡Public ¡Assistance ¡Program, ¡Cal ¡OES ¡

55 ¡ 55 ¡

• Part 1- Check this space if your agency is an Intermediary PNP,
• therwise leave blank
• Part 2 - Supply the full legal name of your agency and mailing address
• Part 3 - Provide Authorized Agents information, completely fill-in all

requested information

• Part 4 - Provide Federal and/or State tax exempt ID numbers
• Read the Assurances and Agreements
• Part 5 - Authorized Agent signs and dates here, concurring with the

Assurances and Agreements, provide title of Authorized Agent

• Part 6 - This space is for Cal OES to complete
• Part 7 – Describe activities the PNP provided, Intermediary PNPs must

submit and Activities Description of each PNP they coordinated

PNP ¡ApplicaKon ¡

PNP ¡and ¡Intermediary ¡PNP ¡ ApplicaKon ¡Schedule ¡

• Submit applicant’s Authorized Agent Resolution and

Payee Data Record forms prior to application approval

• Submit application form within 60 days after the date of

Governor’s Proclamation

• Submit activities claim form within 60 days of the

completion of all eligible activities

• Coordinated PNPs must submit their reimbursement

requests through the Intermediary PNP, which submits to Cal OES.

¡

4-­‑AcKviKes ¡Claim ¡Form ¡

• Must ¡be ¡submiIed ¡within ¡60 ¡days ¡aJer ¡

COMPLETION ¡of ¡all ¡eligible ¡ac2vi2es ¡

• PNP ¡Cost ¡Worksheet ¡is ¡on ¡reverse ¡side ¡of ¡form

¡

• NOTE: ¡If ¡a ¡PNP ¡can ¡demonstrate ¡financial ¡

hardship ¡from ¡sustained ¡operaKons, ¡Cal ¡OES ¡ may ¡authorize ¡interim ¡payments ¡

59 ¡ 59 ¡

Front page of the PNP Cost Worksheet needs the following information filled in completely;

• State disaster number, Cal OES number, State incident period, and the

type of disaster

• PNP’s full legal name
• Address where your agency provided services, not your business

address

• Description of activity your agency provided
• Activities start and end dates
• Authorized Agent must sign and also complete the box to the right of

signature

• Local jurisdiction must sign and also complete the box to the right of

signature

• Cal OES will complete the remaining portion of the front page upon

submittal

Second page of the PNP Cost Worksheet needs the following information filled in completely;

• State disaster number, PNP agency name, and Cal OES number, Cal

OES will supply the Activities Claim Form (ACF) number

• Description box is made up of 5 categories; Labor, Equipment,

Material, Contract, and Donated Resources, keep costs separated by category

• Record all items you are seeking reimbursement for, include

description, quantity, unit of measure, unit price, and total costs

• Documentation supporting these costs is required at the time of

submittal

• Keep originals for your records, send legible copies to Cal OES
• Cal OES will complete the bottom portion of this page

PNP ¡COST ¡WORKSHEET ¡

AddiKonal ¡Required ¡DocumentaKon ¡

For ¡Individual ¡PNPs ¡

• Wrilen ¡documentaKon ¡of ¡

local ¡jurisdicKon ¡request ¡

• Proof ¡of ¡nonprofit ¡status ¡

For ¡Intermediary ¡PNPs ¡

• MOU ¡between ¡county ¡and ¡

Intermediary ¡PNP ¡

• MOU ¡between ¡Intermediary ¡

PNP ¡and ¡coordinated ¡PNPs ¡ (if ¡providing ¡ ¡fiscal ¡ coordinaKon) ¡

• Proof ¡of ¡nonprofit ¡status ¡

63 ¡

Cal ¡OES ¡Mailing ¡Address

All forms and documentation need to be submitted to the following address, unless directed to send to a Joint Field Office (JFO); California Governor’s Office of Emergency Services Attn: Dave Gillings, Public Assistance Officer Recovery Section Public Assistance Division 3650 Schriever Avenue Mather, CA 95655

Tabletop ¡Exercise ¡

65 ¡

Closing ¡

• Wrap-­‑up ¡and ¡Next ¡Steps ¡
• EvaluaKon ¡of ¡Today’s ¡Program ¡

66 ¡

Thank ¡You! ¡

67 ¡

• Project ¡ImplementaKon ¡Team ¡

– NorCal ¡VOAD: ¡Emily ¡Rogan, ¡Past ¡President ¡ – Alameda ¡County: ¡Bruce ¡Bird, ¡ALCO ¡VOAD ¡ – Contra ¡Costa: ¡Rick ¡Palmer, ¡CCCO ¡VOAD ¡ – Marin ¡County: ¡Anton ¡Timms, ¡Center ¡for ¡Volunteer ¡ and ¡Nonprofit ¡Leadership ¡ – San ¡Francisco: ¡Karen ¡Nemsick, ¡Rebuilding ¡ Together ¡ – San ¡Mateo ¡County: ¡Shelley ¡Eisenman, ¡ ¡ ¡ ¡ ¡ ¡Peninsula ¡Jewish ¡Community ¡Center ¡

Project ¡Management ¡

Project ¡Consultants ¡

– Annamaria ¡Swardenski ¡

• arswardenski@gmail.com ¡
• 510-­‑505-­‑9556 ¡

– Margaret ¡Melsh ¡

• mmelsh@comcast.net ¡
• 415-­‑485-­‑0342 ¡

– Marsha ¡Hovey ¡

• marshahoveyconsultant@

gmail.com ¡

State ¡OES ¡ ¡

– ¡Carol ¡Walker ¡

• carol.walker@caloes.ca.gov ¡
• 916-­‑845-­‑8244 ¡

¡

¡

68 ¡