Trafford Council Sustainable Procurement Workshop 8 th February - PowerPoint PPT Presentation

Trafford ¡Council ¡ Sustainable ¡Procurement ¡Workshop ¡ 8 th ¡February ¡2012 ¡ Vicki ¡O’Kelly ¡

Agenda ¡ Agenda Item ¡ 9.30 - 9.50 ¡ Introductions, purpose of the workshop and ‘Ice-Breaker’ ¡ Vicki O’Kelly ¡ 9.50 - 10.10 ¡ What is Sustainable Procurement and why is it important ¡ Vicki O’Kelly ¡ 10.10-10.30 ¡ Trafford Sustainable Procurement Action Plan ¡ Carl Rogers ¡ 10.30 - 10.50 ¡ The Flexible Framework ¡ Vicki O’Kelly ¡ 10.50 - 11.10 ¡ Coffee Break ¡ 11.10 - 11.30 ¡ ‘Risks and Prioritising Action’ ¡ Vicki O’Kelly ¡ 11.30 – 12.00 ¡ Life Cycle Costing - Exercise ¡ Vicki O’Kelly ¡ 12.00 – 12.50 ¡ The Sustainable Procurement Tender Process ¡ Vicki O’Kelly ¡ 12.50 – 1.00 ¡ Questions ¡ All ¡ 1.00 ¡ Close ¡

Purpose ¡of ¡the ¡Workshop ¡ • ‘Refresher ¡Training’ ¡ • Support ¡the ¡delivery ¡of ¡Trafford ¡ Council’s ¡Sustainable ¡Procurement ¡ AcIon ¡Plan ¡ • Provide ¡some ¡pracIcal ¡Ips ¡ ¡

IntroducIons ¡ Please ¡introduce ¡yourselves: ¡ • Who ¡are ¡you? ¡ • What ¡is ¡your ¡role? ¡ • How ¡does ¡your ¡role ¡relate ¡to ¡procurement? ¡ • What ¡1 ¡thing ¡would ¡you ¡like ¡to ¡get ¡out ¡of ¡today’s ¡workshop? ¡

“it's ¡not ¡about ¡the ¡business ¡you ¡do, ¡it's ¡about ¡the ¡way ¡you ¡do ¡business.” ¡

Where ¡does ¡procurement ¡fit ¡in? ¡ • Why ¡do ¡you ¡need ¡to ¡buy ¡it? ¡ • What ¡are ¡you ¡buying? ¡ • Who ¡are ¡you ¡buying ¡it ¡ from? ¡ • Where ¡are ¡you ¡buying ¡it ¡ from? ¡ • When ¡ (how ¡oQen) ¡do ¡you ¡ need ¡to ¡buy ¡it? ¡ • How ¡do ¡you ¡go ¡about ¡ buying ¡it? ¡

Why ¡Sustainable ¡Procurement? ¡ Achieve ¡strategic ¡objecIves ¡ Comply ¡with ¡Environmental ¡Law ¡ ¡ Control ¡costs ¡ Manage ¡risk ¡and ¡reputaIon ¡ Create ¡new ¡markets ¡ Ensure ¡maximum ¡community ¡benefits ¡ Minimise ¡Demand ¡for ¡Resources ¡ Minimise ¡NegaIve ¡Environmental ¡and ¡Social ¡Impacts ¡ Fair ¡Pricing ¡and ¡Labour ¡PracIces ¡ OpportuniIes ¡for ¡SME, ¡Skill ¡Development, ¡Fair ¡Equality ¡& ¡ Diversity ¡PracIces ¡

Common ¡Barriers ¡ Fragmented ¡procurement ¡ • Lack ¡of ¡early ¡engagement/planning ¡in ¡the ¡procurement ¡process ¡– ¡ • Under-­‑resourced ¡procurement ¡teams ¡ • Not ¡a ¡mainstream ¡organisaIonal ¡priority ¡ ¡ • Lack ¡of ¡technical ¡experIse ¡– ¡are ¡we ¡asking ¡suppliers ¡the ¡right ¡quesIons? ¡ • People ¡trained ¡in ¡sustainability ¡leave ¡the ¡organisaIon ¡– ¡skills ¡lost ¡ • Fear ¡of ¡OJEU ¡rules ¡ • Perceived ¡as ¡‘too ¡expensive’ ¡ • Lack ¡of ¡informaIon/case ¡studies ¡available ¡ • Lible ¡knowledge ¡of ¡market/new ¡technologies ¡available ¡ • Historic ¡procurement ¡processes ¡in ¡place ¡– ¡sustainability ¡not ¡yet ¡integrated ¡ ¡ •

Links ¡between ¡austerity ¡and ¡sustainability ¡ Austerity ¡ Sustainability ¡ Indicator ¡ Cost management ¡ Resource consumption ¡ Energy and material costs ¡ “Downsizing” (not necessarily staffing) ¡ Efficiency ¡ Overhead costs ¡ Process rationalisation ¡ Transparency ¡ Decision making time ¡ “More for less” ¡ Transformational innovation ¡ Stakeholder satisfaction ¡ Prioritisation ¡ Resource allocation ¡ Quality metrics ¡ Project termination ¡ Stakeholder management ¡ Reputation / cost ¡ Outsourcing ¡ Economy of scale ¡ Delivery cost ¡ Source: Paper on Austerity, Opportunity & Responsibility. Authors: Del Redvers and Mark Hedges

Sustainable ¡Procurement ¡Policy ¡Drivers ¡

Government ¡Buying ¡Standards ¡ • Government ¡Buying ¡Standards ¡(GBS), ¡formerly ¡known ¡as ¡ Quick ¡Wins, ¡are ¡the ¡Government’s ¡vehicle ¡for ¡introducing ¡EU ¡ Green ¡Public ¡Procurement ¡criteria ¡to ¡the ¡UK. ¡ ¡ • Set ¡of ¡sustainable ¡specificaIons ¡for ¡some ¡commonly ¡ purchased ¡products. ¡ ¡ • Mandatory ¡for ¡central ¡Government ¡departments ¡and ¡their ¡ related ¡organisaIons, ¡and ¡voluntary ¡for ¡use ¡by ¡the ¡wider ¡ public ¡sector. ¡ ¡

Green ¡Public ¡Procurement ¡Product ¡ Sheet ¡

Public ¡Consulta;on ¡on ¡future ¡GPP ¡policies ¡open ¡ un;l ¡3/4/2012 ¡ The ¡European ¡Commission ¡is ¡gathering ¡views ¡and ¡ addiIonal ¡informaIon ¡on ¡the ¡potenIal ¡measures ¡ related ¡to ¡Sustainable ¡ConsumpIon ¡and ¡ ProducIon. ¡ ¡ As ¡part ¡of ¡this, ¡they ¡are ¡consulIng ¡on ¡opIons ¡for ¡ policies ¡implemenIng ¡Green ¡Public ¡Procurement. ¡ ¡

Trafford ¡Council’s ¡Sustainable ¡Procurement ¡AcIon ¡Plan ¡

Flexible ¡Framework ¡ 5 ¡broad ¡areas ¡for ¡ac;on. ¡ ¡ • ¡Policy ¡and ¡CommunicaIons ¡ • • ¡People ¡ • • ¡Procurement ¡Process ¡ • • • ¡Engaging ¡Suppliers ¡ ¡ • ¡Measurement ¡and ¡Results ¡ • 5 ¡progressive ¡levels ¡of ¡maturity: ¡ • ¡Level ¡1 ¡– ¡FoundaIon ¡ ¡ • • ¡Level ¡2 ¡– ¡Embed ¡ ¡ • • ¡Level ¡3 ¡– ¡PracIce ¡ ¡ • • ¡Level ¡4 ¡– ¡Enhance ¡ ¡ • • ¡Level ¡5 ¡– ¡Lead ¡ •

Policy ¡and ¡CommunicaIon ¡ Level ¡3: ¡ Augment ¡the ¡Sustainable ¡Procurement ¡policy ¡into ¡a ¡strategy ¡covering ¡risk, ¡ process ¡integraIon, ¡markeIng, ¡supplier ¡engagement, ¡measurement ¡and ¡a ¡ review ¡process. ¡Strategy ¡endorsed ¡by ¡CEO. ¡ Level ¡4: ¡ Review ¡and ¡enhance ¡the ¡Sustainable ¡Procurement ¡strategy, ¡in ¡parIcular ¡ recognising ¡the ¡potenIal ¡of ¡new ¡technologies. ¡Try ¡to ¡link ¡strategy ¡to ¡ Environmental ¡Management ¡System ¡and ¡include ¡in ¡overall ¡corporate ¡strategy. ¡

People ¡ Level ¡3: ¡ Targeted ¡refresher ¡training ¡on ¡latest ¡sustainable ¡procurement ¡principles. ¡ Performance ¡objecIves ¡and ¡appraisal ¡include ¡sustainable ¡procurement ¡ factors. ¡Simple ¡incenIve ¡programme ¡in ¡place. ¡ Level ¡4: ¡ Sustainable ¡Procurement ¡included ¡in ¡competencies ¡and ¡selecIon ¡criteria. ¡ Sustainable ¡Procurement ¡is ¡included ¡as ¡part ¡of ¡employee ¡inducIon ¡ ¡ programme. ¡

Procurement ¡Process ¡ Level ¡3: ¡ All ¡contracts ¡are ¡assessed ¡for ¡general ¡Sustainability ¡risks ¡and ¡management ¡ acIons ¡idenIfied. ¡Risks ¡managed ¡throughout ¡all ¡stages ¡of ¡the ¡ procurement ¡process. ¡Targets ¡to ¡improve ¡Sustainability ¡are ¡agreed ¡with ¡ key ¡suppliers. ¡ Level ¡4: ¡ Detailed ¡Sustainability ¡risks ¡assessed ¡for ¡high ¡impact ¡contracts. ¡ Project/contract ¡Sustainability ¡governance ¡is ¡in ¡place. ¡A ¡Life-­‑Cycle ¡approach ¡ ¡ to ¡cost/impact ¡assessment ¡is ¡applied ¡

Engaging ¡Suppliers ¡ Level ¡3: ¡ Targeted ¡supplier ¡engagement ¡programme ¡in ¡place, ¡promoIng ¡conInual ¡ ¡ Sustainability ¡ ¡improvement. ¡Two-­‑way ¡communicaIon ¡ ¡between ¡procurer ¡and ¡ ¡ supplier ¡exists ¡with ¡incenIves. ¡Supply ¡chains ¡for ¡key ¡spend ¡areas ¡ ¡ have ¡been ¡mapped. ¡ Level ¡4: ¡ Key ¡suppliers ¡targeted ¡for ¡intensive ¡development. ¡Sustainability ¡audits ¡ and ¡supply ¡chain ¡improvement ¡programmes ¡in ¡place. ¡Achievements ¡are ¡ ¡ formally ¡recorded. ¡CEO ¡involved ¡in ¡the ¡supplier ¡engagement ¡programme ¡