Task Force Report for May Vo2ng Mee2ng Frank Chlebana, - - PowerPoint PPT Presentation

Task ¡Force ¡Report ¡for ¡ ¡ May ¡Vo2ng ¡Mee2ng ¡

Frank ¡Chlebana, ¡Sarah ¡Demers, ¡ Jiyeon ¡Han, ¡Thomas ¡Strauss ¡ Friday, ¡May ¡4, ¡2018 ¡

A ¡Reminder ¡of ¡the ¡Timeline ¡

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• Dec. ¡22: ¡Task ¡Force ¡was ¡formed ¡

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• Jan. ¡19 ¡UEC ¡mee0ng: ¡TF ¡presented ¡first ¡thoughts ¡and ¡solicited ¡feedback ¡from ¡UEC ¡

¡-­‑ ¡we ¡created ¡a ¡form ¡for ¡anonymous ¡feedback ¡ ¡-­‑ ¡we ¡received ¡some ¡emailed ¡feedback ¡ ¡

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April ¡UEC ¡mee0ng: ¡TF ¡presented ¡updated ¡sugges2ons ¡and ¡solicited ¡feedback ¡

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April ¡24 ¡mee0ng: ¡Open ¡discussion ¡of ¡vo2ng ¡procedure ¡and ¡each ¡policy ¡sugges2on ¡

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May ¡1: ¡Updated ¡policy ¡sugges2ons ¡sent ¡around ¡to ¡UEC ¡membership ¡(this ¡document) ¡

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May ¡4 ¡UEC ¡mee0ng: ¡Vo2ng ¡on ¡UEC ¡policies ¡

Mo0va0on: ¡ ¡The ¡UEC ¡does ¡not ¡have ¡much ¡in ¡the ¡way ¡of ¡a ¡governance ¡structure ¡and ¡in ¡ many ¡cases ¡there ¡is ¡no ¡clear ¡process ¡for ¡decision-­‑making. ¡A ¡clear ¡set ¡of ¡policies ¡can ¡help ¡ with ¡fairness ¡and ¡transparency. ¡

Outcome ¡

• We ¡found ¡a ¡few ¡places ¡where, ¡aTer ¡our ¡conversa2ons ¡and ¡receiving ¡your ¡

feedback, ¡we ¡suggested ¡changes ¡to ¡the ¡cons2tu2on. ¡ ¡

– These ¡are ¡rather ¡trivial ¡changes, ¡summarized ¡in ¡a ¡back-­‑up ¡slide ¡ – Fernanda ¡did ¡some ¡digging ¡into ¡the ¡cons2tu2on. ¡The ¡term ¡“member” ¡at ¡2mes ¡ refers ¡to ¡a ¡UEC ¡member ¡and ¡at ¡2me ¡refers ¡to ¡a ¡user. ¡The ¡term ¡“general ¡ mee2ng” ¡seems ¡to ¡refer ¡to ¡both ¡UEC ¡mee2ngs ¡and ¡full ¡user ¡mee2ngs. ¡ ¡ – Based ¡on ¡Fernanda’s ¡research ¡it ¡appears ¡that ¡cons2tu2on ¡changes ¡must ¡be ¡ approved ¡by ¡2/3 ¡of ¡users ¡who ¡vote, ¡not ¡UEC ¡members. ¡Given ¡the ¡trivial ¡ nature ¡of ¡our ¡suggested ¡changes, ¡we ¡do ¡not ¡suggest ¡moving ¡forward ¡with ¡ these ¡cons2tu2onal ¡changes ¡now. ¡ ¡ – We ¡can ¡consider ¡going ¡over ¡the ¡cons2tu2on. ¡It’s ¡lacking ¡clarity ¡in ¡many ¡places! ¡

• We ¡found ¡many ¡gaps ¡in ¡procedures ¡that ¡could ¡benefit ¡from ¡a ¡policy, ¡but ¡

that ¡would ¡overly ¡burden ¡the ¡cons2tu2on ¡

– We ¡propose ¡a ¡“UEC ¡Policies” ¡set ¡of ¡documents ¡that ¡could ¡be ¡linked ¡from ¡a ¡ UEC ¡Policies ¡web ¡page ¡ – We ¡suggest ¡that ¡policies ¡be ¡adopted ¡or ¡removed ¡requiring ¡2/3 ¡vote ¡of ¡present ¡ (in ¡person ¡or ¡via ¡video ¡link) ¡UEC ¡members ¡plus ¡proxies ¡to ¡adopt ¡a ¡policy ¡that ¡ would ¡then ¡be ¡placed ¡in ¡the ¡“Policies” ¡area. ¡

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Plan ¡for ¡Friday, ¡May ¡4 ¡to ¡vote ¡on ¡Policies ¡

Vo2ng ¡Outline ¡

• Vote ¡on ¡Vo2ng ¡Process ¡ ¡
• Vote ¡on ¡Crea2on ¡of ¡UEC ¡Policy ¡Documents ¡
• If ¡yes ¡to ¡above, ¡the ¡following ¡policies ¡are ¡

under ¡considera2on ¡

– UEC ¡Chair ¡Elec2on ¡Process ¡ – UEC ¡Sub-­‑Commibee ¡Organiza2on ¡and ¡Review ¡ – Crea2on ¡and ¡Re2rement ¡of ¡UEC ¡Sub-­‑Commibees ¡

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Vo2ng ¡Process ¡for ¡Today ¡

• The ¡discussion ¡period ¡is ¡brought ¡to ¡a ¡close ¡with ¡a ¡

mo2on ¡that ¡includes ¡the ¡precise ¡wording ¡of ¡the ¡policy ¡ that ¡will ¡be ¡voted ¡on, ¡followed ¡with ¡a ¡second. ¡ ¡

• Vo2ng ¡will ¡be ¡anonymous ¡

– on ¡a ¡slip ¡of ¡paper ¡for ¡those ¡in ¡the ¡room ¡ – via ¡email ¡for ¡those ¡connected ¡remotely ¡ – via ¡proxy ¡for ¡those ¡who ¡cannot ¡abend ¡and ¡who ¡arranged ¡ for ¡a ¡proxy, ¡with ¡emailed ¡no2fica2on ¡to ¡the ¡chair, ¡in ¡ advance ¡of ¡the ¡mee2ng ¡

• The ¡tally ¡will ¡be ¡done ¡by ¡an ¡administrator ¡who ¡works ¡

with ¡the ¡UEC ¡

• A ¡minimum ¡of ¡2/3rds ¡of ¡vo2ng ¡members ¡is ¡required ¡

for ¡a ¡policy ¡to ¡be ¡adopted ¡

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Crea2on ¡of ¡UEC ¡Policy ¡Documents ¡

• Vote ¡on ¡whether ¡or ¡not ¡to ¡adopt ¡UEC ¡policies ¡

with ¡a ¡2/3rd ¡majority ¡of ¡vo2ng ¡members ¡ required ¡for ¡passage. ¡The ¡policy ¡documents ¡ can ¡be ¡adopted ¡or ¡removed ¡with ¡votes ¡by ¡the ¡ UEC ¡and ¡will ¡be ¡posted ¡on ¡the ¡UEC ¡webpages, ¡ publicly ¡available ¡to ¡all ¡Users. ¡ ¡

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Policy: ¡Procedure ¡for ¡UEC ¡Chair ¡Elec2on ¡ ¡

Suggested ¡Policy: ¡ 1) The ¡process ¡will ¡be ¡overseen ¡by ¡the ¡previous ¡term’s ¡UEC ¡Chair. ¡If ¡he/she ¡is ¡running, ¡ ¡ have ¡process ¡overseen ¡by ¡the ¡previous ¡term’s ¡secretary. ¡

¡

2) ¡All ¡con2nuing ¡and ¡elected ¡UEC ¡Members ¡are ¡eligible ¡to ¡run ¡for ¡UEC ¡Chair. ¡

¡

3) ¡Two ¡weeks ¡before ¡first ¡mee2ng ¡of ¡newly ¡elected ¡UEC, ¡UEC ¡members ¡solicit ¡chair ¡ nomina2ons, ¡including ¡self-­‑nomina2ons, ¡to ¡be ¡sent ¡to ¡the ¡member ¡overseeing ¡the ¡elec2on. ¡ ¡

¡

4) ¡One ¡week ¡before ¡first ¡mee2ng, ¡vision ¡statements ¡from ¡candidates ¡running ¡for ¡UEC ¡Chair ¡ are ¡sent ¡to ¡full ¡UEC ¡Membership. ¡

¡

5) ¡At ¡the ¡vo2ng ¡mee2ng, ¡which ¡is ¡the ¡first ¡mee2ng ¡of ¡the ¡newly ¡elected ¡UEC, ¡candidates ¡ ¡ leave ¡the ¡room ¡so ¡that ¡remaining ¡UEC ¡members ¡can ¡discuss. ¡ ¡

¡

6) ¡Vo2ng ¡begins ¡with ¡a ¡mo2on ¡and ¡a ¡second. ¡

¡

7) ¡Vo2ng ¡is ¡anonymous. ¡Slips ¡of ¡paper ¡can ¡be ¡used, ¡and ¡those ¡abending ¡remotely ¡can ¡send ¡ email ¡in ¡real-­‑2me ¡to ¡a ¡non-­‑UEC ¡member ¡providing ¡administra2ve ¡support. ¡Those ¡unable ¡to ¡ abend ¡in ¡person ¡or ¡remotely ¡may ¡designate ¡a ¡proxy ¡prior ¡to ¡the ¡mee2ng. ¡ ¡

¡

8) ¡Coun2ng ¡is ¡done ¡by ¡a ¡non-­‑UEC ¡administra2ve ¡support ¡person ¡immediately ¡following ¡the ¡ ¡ vote, ¡assisted/verified ¡by ¡member ¡overseeing ¡the ¡elec2on. ¡

¡

9) ¡In ¡the ¡case ¡of ¡a ¡2e, ¡the ¡out-­‑going ¡chair ¡casts ¡the ¡2e-­‑breaking ¡vote. ¡ ¡ ¡

7 ¡

Policy: ¡Forming ¡a ¡new ¡UEC ¡sub-­‑commibee ¡

New ¡sub-­‑commibees ¡can ¡be ¡created ¡with ¡the ¡approval ¡by ¡2/3 ¡of ¡the ¡UEC ¡through ¡the ¡ ¡ process ¡of ¡an ¡anonymous ¡vote. ¡A ¡UEC ¡member ¡must ¡present ¡the ¡goals ¡and ¡func2on ¡of ¡the ¡ ¡ new ¡subcommibee ¡formally ¡in ¡a ¡UEC ¡mee2ng. ¡The ¡vote ¡will ¡occur ¡at ¡a ¡2me ¡designated ¡by ¡ the ¡UEC ¡chair ¡in ¡consulta2on ¡with ¡the ¡presen2ng ¡member ¡with ¡the ¡s2pula2on ¡that ¡there ¡will ¡ ¡ be ¡at ¡least ¡one ¡month ¡between ¡the ¡ini2al ¡UEC ¡presenta2on ¡and ¡the ¡UEC ¡vote. ¡

8 ¡

Policy: ¡Re2ring ¡a ¡UEC ¡sub-­‑commibee ¡

Sub-­‑commibees ¡can ¡be ¡re2red ¡with ¡the ¡approval ¡of ¡2/3 ¡of ¡the ¡UEC ¡through ¡the ¡ ¡ process ¡of ¡an ¡anonymous ¡vote. ¡A ¡UEC ¡member ¡must ¡present ¡the ¡mo2va2on ¡for ¡re2ring ¡a ¡ ¡ subcommibee ¡formally ¡in ¡a ¡UEC ¡mee2ng ¡with ¡the ¡vo2ng ¡occurring ¡no ¡earlier ¡than ¡the ¡ ¡ following ¡UEC ¡mee2ng. ¡ ¡

Policies ¡for ¡Sub-­‑Commibee ¡(SC) ¡ ¡ Organiza2on ¡and ¡Reviews ¡

1) The ¡UEC ¡chair ¡should ¡perform ¡a ¡yearly ¡review ¡of ¡the ¡SCs ¡to ¡ensure ¡that ¡they ¡are ¡ac2ve ¡in ¡ addressing ¡needs ¡of ¡the ¡User ¡community ¡and ¡aligned ¡with ¡current ¡goals ¡and ¡priori2es ¡of ¡the ¡ UEC ¡ ¡

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2) ¡Each ¡UEC ¡member ¡typically ¡can ¡only ¡serve ¡in ¡one ¡of ¡these ¡roles: ¡UEC ¡chair, ¡chair ¡of ¡a ¡par2cular ¡ SC, ¡or ¡deputy ¡chair ¡of ¡a ¡par2cular ¡SC. ¡

¡

3) ¡SC ¡chairs ¡are ¡the ¡spokespeople ¡of ¡the ¡SC. ¡They ¡call ¡the ¡mee2ngs ¡of ¡the ¡SC, ¡set ¡the ¡agenda, ¡ ¡ and ¡report ¡to ¡the ¡UEC ¡on ¡behalf ¡of ¡the ¡SC. ¡Deputy ¡SC ¡Chairs ¡assist ¡the ¡SC ¡Chairs ¡and ¡perform ¡ ¡ the ¡du2es ¡of ¡the ¡SC ¡Chair ¡when ¡the ¡Chair ¡is ¡unavailable. ¡

¡

4) ¡SC ¡chairs ¡are ¡voted ¡into ¡office ¡with ¡a ¡simple ¡majority ¡of ¡the ¡UEC ¡membership. ¡ ¡ Following ¡the ¡UEC ¡chair ¡elec2on, ¡a ¡nomina2on ¡period ¡is ¡opened ¡during ¡which ¡nomina2ons, ¡ including ¡self-­‑nomina2ons, ¡are ¡made ¡for ¡SC ¡chairs. ¡Each ¡nominee ¡must ¡present ¡their ¡vision ¡ for ¡the ¡SC ¡and ¡relevant ¡experience. ¡All ¡nominees ¡must ¡leave ¡the ¡room ¡for ¡anonymous ¡vo2ng ¡ by ¡the ¡UEC ¡membership ¡following ¡a ¡brief ¡discussion ¡period. ¡Deputy ¡SC ¡Chairs ¡are ¡appointed ¡by ¡ the ¡relevant ¡SC ¡Chair. ¡ ¡

9 ¡

Note: ¡There ¡are ¡four ¡dis2nct ¡sugges2ons ¡for ¡policy ¡on ¡this ¡page, ¡requiring ¡four ¡votes ¡

BACKUP ¡SLIDES ¡

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Possible ¡Changes ¡to ¡Cons2tu2on ¡ for ¡considera2on ¡at ¡a ¡later ¡2me ¡

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1) ¡Add ¡a ¡short ¡sentence ¡to ¡the ¡role ¡of ¡the ¡chair ¡sec2on: ¡

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“The ¡Execu2ve ¡Commibee ¡shall ¡select ¡a ¡Chair ¡from ¡among ¡its ¡members. ¡That ¡Chair ¡will ¡ ¡ preside ¡at ¡all ¡mee2ngs ¡and ¡be ¡the ¡spokesperson ¡for ¡the ¡Organiza2on. ¡As ¡spokesperson, ¡ ¡ the ¡Chair ¡is ¡the ¡representa2ve ¡of ¡the ¡UEC.” ¡ ¡ 2) ¡Add ¡a ¡short ¡sentence ¡to ¡the ¡du2es ¡of ¡the ¡secretary: ¡

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The ¡secretary ¡shall ¡perform ¡the ¡du2es ¡of ¡the ¡chair ¡if ¡the ¡chair ¡is ¡unavailable, ¡as ¡delegated ¡ ¡ by ¡the ¡chair. ¡ ¡ 3) ¡Adjust ¡this ¡sentence ¡from ¡“six ¡terms ¡shall ¡become ¡vacant ¡every ¡year” ¡to ¡“six ¡posi2ons ¡ shall ¡become ¡vacant ¡every ¡year.“ ¡ ¡ ¡ 4) ¡Bring ¡parity ¡to ¡nomina2ons ¡process. ¡Change ¡“Nomina2ons ¡for ¡new ¡members ¡shall ¡be ¡ made ¡by ¡the ¡Execu2ve ¡Commibee: ¡addi2onal ¡nomina2ons ¡may ¡be ¡made ¡by ¡a ¡wriben ¡ ¡ pe22on ¡signed ¡by ¡or ¡email ¡from ¡any ¡10 ¡members.” ¡to ¡“Nomina2ons ¡for ¡new ¡members ¡shall ¡ be ¡made ¡by ¡a ¡wriben ¡pe22on ¡signed ¡by, ¡or ¡email ¡from, ¡any ¡10 ¡members.” ¡ ¡ ¡ hbps://orgs.fnal.gov/fermilab_users_org/Cons2tu2on.html ¡ ¡

Other ¡issues ¡to ¡consider? ¡

• 1. The ¡role ¡of ¡web ¡support! ¡We ¡suggest ¡a ¡web ¡support ¡person ¡be ¡appointed ¡by ¡the ¡chair ¡

and ¡note ¡that ¡it ¡may ¡be ¡that ¡the ¡web ¡support ¡person ¡does ¡not ¡need ¡to ¡be ¡a ¡member ¡ ¡

• f ¡the ¡UEC. ¡We ¡were ¡not ¡convinced ¡that ¡this ¡belonged ¡in ¡the ¡cons2tu2on. ¡Thoughts? ¡
• 2. We ¡think ¡that ¡the ¡defini2on ¡of ¡a ¡“user” ¡should ¡be ¡reconsidered. ¡It ¡is ¡currently ¡

“Membership ¡shall ¡be ¡open ¡to ¡individuals ¡with ¡a ¡professional ¡interest ¡in ¡the ¡scien2fic ¡ program ¡at ¡Fermilab.” ¡That ¡can ¡include ¡non-­‑scien2st ¡local ¡business ¡people. ¡ ¡ Is ¡this ¡what ¡we ¡want? ¡We ¡suggest ¡a ¡survey ¡of ¡UEC ¡membership, ¡and ¡discussion ¡among ¡ ¡ the ¡UEC. ¡ ¡

• 3. We ¡suggest ¡a ¡publica2on ¡of ¡the ¡UEC ¡org ¡chart ¡on ¡our ¡website. ¡

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hbp://directorate-­‑docdb.fnal.gov/cgi-­‑bin/RetrieveFile?docid=108 ¡ ¡