Rock Bay Remedia-on Stage 3 Use of Earned Value Analysis and - - PowerPoint PPT Presentation

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Rock Bay Remedia-on Stage 3 Use of Earned Value Analysis and - - PowerPoint PPT Presentation

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Rock Bay Remedia-on Stage 3 Use of Earned Value Analysis and Forecas4ng for Proac4ve Budget Management Presenta-on Overview Project and program background Project planning

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Rock ¡Bay ¡Remedia-on ¡ Stage ¡3

Use ¡of ¡Earned ¡Value ¡Analysis ¡and ¡Forecas4ng ¡for ¡ Proac4ve ¡Budget ¡Management ¡

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2 ¡ 2 ¡

Presenta-on ¡Overview

  • Project ¡and ¡program ¡background
  • Project ¡planning
  • Budget ¡and ¡Schedule ¡Monitoring ¡Program ¡planning
  • Project ¡Execu-on
  • What ¡is ¡EVM?
  • Data ¡collec-on, ¡analysis ¡and ¡repor-ng
  • Benefits ¡of ¡using ¡the ¡program
  • Managing ¡variances ¡and ¡ ¡scenario ¡analysis
  • Lessons ¡learned ¡and ¡applicability ¡for ¡other ¡projects
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3 ¡ 3 ¡

Project ¡Background

  • Rock ¡Bay ¡Property: ¡Victoria ¡Harbour, ¡BC
  • 1.73 ¡ha ¡uplands ¡(fill) ¡& ¡2.02 ¡ha ¡sediments ¡

(harbour ¡floor) ¡

  • 1862 ¡– ¡1952: ¡Manufactured ¡Gas ¡Plant; ¡other ¡

industries

  • Caused ¡significant ¡contamina-on ¡to ¡soil, ¡

groundwater ¡& ¡sediments:

  • Coal ¡tar ¡(PAHs)
  • Hydrocarbons
  • Metals
  • Cyanide
  • 1996: ¡EC ¡and ¡BC ¡MoE ¡warning ¡le_ers ¡

requiring ¡ac-on

  • 2003: ¡Recommended ¡Remedial ¡Strategy

Site ¡ BC ¡Legislature ¡ Victoria, ¡BC ¡

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4 ¡ 4 ¡

Project ¡Background

  • 2004-­‑2006: ¡TC ¡& ¡BC ¡Hydro ¡combined ¡remedia-on ¡

project ¡(Stages ¡1 ¡& ¡2)

  • 200,000+ ¡tonnes ¡removed
  • 2014-­‑2016: ¡TC ¡Only ¡(Stage ¡3)
  • Cofferdam ¡& ¡shoring ¡installa-on
  • Wastewater ¡management
  • Stormwater ¡oufall ¡bypass
  • Excava-on ¡of ¡91,000 ¡tonnes
  • Treatment ¡of ¡53,000 ¡tonnes
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5 ¡ 5 ¡

Project ¡Monitoring

  • Objec-ves
  • Budget/scope/schedule ¡assessment ¡using ¡PMI ¡best ¡prac-ces
  • Monthly ¡and ¡quarterly ¡forecas-ng ¡
  • Early ¡warning ¡signs ¡and ¡recommenda-ons ¡to ¡management
  • Scenario ¡analysis
  • Challenges
  • Project ¡size– ¡scope ¡and ¡budget
  • Project ¡dura-on ¡– ¡mul-ple ¡fiscal ¡years
  • Organiza-onal ¡structure ¡– ¡mul-ple ¡stakeholders
  • Sojware ¡
  • Monthly ¡internal ¡client ¡deadline ¡vs. ¡stakeholders ¡deadlines
  • Contractor’s ¡rate ¡confiden-ality
  • Mul-ple ¡contracts
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6 ¡ 6 ¡

¡Project ¡Planning

Conceptual ¡construc-on ¡plan

  • Construc-on ¡Cost ¡Es-mate
  • Construc-on ¡Schedule

Construc-on ¡Cash ¡Flow

Cash ¡Flow ¡Report ¡

Cost ¡ Cumula4ve ¡Cost ¡

2013-­‑2014 ¡ 2014-­‑2015 ¡ 2015-­‑2016 ¡

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7 ¡ 7 ¡

¡Project ¡Planning ¡(cont.)

  • Project ¡Cost ¡Management ¡Plan
  • Work ¡Breakdown ¡Structure ¡(WBS)
  • Organiza-onal ¡Breakdown ¡Structure ¡

(OBS)

  • Control ¡Accounts
  • Project ¡cost ¡and ¡schedule

Consultants ¡ Streams ¡ Contractor ¡ Stream ¡ PM ¡Stream ¡

WBS ¡1 ¡ WBS ¡1.1 ¡ WBS ¡1.2 ¡ WBS ¡1.3 ¡

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8 ¡ 8 ¡

Crea-on ¡of ¡a ¡BEaST

  • Budget ¡Es-ma-ng ¡and ¡Scheduling ¡Team ¡(BEaST) ¡
  • Transport ¡Canada ¡ ¡(Project ¡Sponsor)
  • PWGSC ¡ ¡(Project ¡Manager)
  • Golder ¡(Lead ¡Consultant)
  • Hemmera ¡(Consultant)
  • Provide ¡proac-ve ¡budget ¡and ¡schedule ¡tracking
  • Dedicated ¡independent ¡monitoring ¡team
  • Comprehensive ¡ ¡project ¡tracking ¡tool
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9 ¡ 9 ¡

What ¡is ¡EVM?

Quan-ta-ve ¡evalua-on ¡of ¡planned ¡work ¡vs. ¡actual

  • Planned ¡Value ¡(PV)
  • Budget/schedule ¡= ¡
  • ¡cash ¡flow ¡
  • Earned ¡Value ¡(EV)
  • Actual ¡Cost ¡(AC)
  • Variances
  • Schedule ¡Variance ¡(SV)
  • Cost ¡Variance ¡(CV)

Budgeted ¡Cost ¡of ¡Work ¡Scheduled ¡(PV) ¡ Budgeted ¡Cost ¡of ¡Work ¡Performed ¡(EV) ¡ Actual ¡Cost ¡of ¡Work ¡Performed ¡(AC) ¡ Es4mate ¡to ¡Complete ¡(ETC) ¡ Time Now Cost Cost ¡ Variance ¡ to ¡Date ¡ Schedule ¡ Variance ¡ to ¡Date ¡ (Months) ¡ Forecasted ¡ Delay ¡ Forecasted ¡ Cost ¡Variance ¡ at ¡Comple4on ¡ Schedule ¡ Variance ¡ to ¡Date ¡ ($) ¡

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10 ¡ 10 ¡

What ¡is ¡EVM? ¡(cont.)

  • Indices
  • Schedule ¡Performance ¡

Index ¡(SPI) ¡

  • Cost ¡Performance ¡Index ¡

(CPI)

  • Es-mate ¡to ¡complete ¡

(ETC)

  • Physical ¡% ¡complete ¡vs ¡

Key ¡Performance ¡ Indicators

  • Budget ¡at ¡comple-on ¡

(BAC)

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11 ¡ 11 ¡

Data ¡Collec-on

  • Budget ¡(PV)
  • WBS ¡specific/ ¡Derived ¡from ¡work ¡plans
  • Earned ¡Value
  • Physical ¡% ¡complete ¡
  • Actual ¡Cost
  • Invoice ¡and ¡progress ¡payments
  • Task ¡Indicators
  • Es-mate ¡to ¡complete
  • Stakeholders’ ¡monthly ¡forecast
  • Benefits ¡and ¡drawbacks
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12 ¡ 12 ¡

Data ¡Analysis ¡(EVM)

  • EV, ¡ES, ¡ETC, ¡BAC, ¡and ¡EAC-­‑ ¡baselines ¡and ¡actual
  • Performance ¡indices
  • Cri-cal ¡path ¡analysis
  • WBS ¡and ¡OBS ¡(ex. ¡EM, ¡RS, ¡CM) ¡summaries
  • Project ¡roll ¡up
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13 ¡ 13 ¡

  • Scope/schedule/budget ¡summary ¡
  • Recommenda-ons

Repor-ng ¡(Monthly ¡Mee-ngs ¡)

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14 ¡ 14 ¡

  • High ¡level ¡project ¡status ¡to ¡be ¡used ¡by ¡TC ¡project ¡

leader

Repor-ng ¡(Management ¡Dashboard)

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15 ¡ 15 ¡

Scenario ¡Analysis

  • Objec-ves
  • Project ¡funds/scope ¡management ¡
  • Fiscal ¡Year ¡end ¡expenditure ¡planning
  • When?
  • P6 ¡(September) ¡and ¡P9 ¡(December)
  • Cri-cal ¡milestones ¡assessment ¡(excava-on ¡dura-on)
  • How?
  • Contractor ¡Monitor’s ¡evalua-on ¡and ¡es-mate
  • Stakeholders’ ¡forecas-ng
  • Earned ¡Value ¡calcula-ons
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16 ¡ 16 ¡

Scenario ¡Analysis ¡– ¡FY ¡End ¡Costs

  • Absolute ¡minimum ¡cost ¡for ¡FY
  • FY ¡end ¡cost ¡if ¡the ¡project ¡slips/advances:
  • 2 ¡weeks/1 ¡month/1.5 ¡months/2 ¡months

Actuals ¡ ¡P3 ¡ 2014 ¡ ¡ ¡ ¡P6 ¡ 2014 ¡ ¡ ¡ ¡P9 ¡ 2014 ¡ ¡ ¡P12 ¡ 2015 ¡ ¡ Commitment ¡ 100% ¡ 83% ¡ 71% ¡ 65% ¡ Forecast ¡ 100% ¡ 83% ¡ 73% ¡ *65% ¡ ¡2014 ¡ Scenarios P3 P6 P9 High NA 83% 74% Expected 100% 83% 71% Low NA 74% 67% Numbers ¡in ¡the ¡table ¡represent ¡a ¡percentage ¡of ¡the ¡baseline ¡es4mate. ¡

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17 ¡ 17 ¡

Scenario ¡Analysis ¡– ¡Project ¡Costs

  • Volume ¡cost ¡analysis
  • Budget ¡control ¡through ¡scope ¡adjustments

WBS ¡DescripLon Change

  • A1. ¡Project ¡Management

▼9%

  • A3. ¡Procurement ¡Management

▲2%

  • A4. ¡EsLmaLng

▼5%

  • D1. ¡First ¡NaLons ¡CommunicaLon ¡and ¡ConsultaLon

▲1%

  • F1. ¡Public ¡ConsultaLon ¡and ¡CommunicaLons ¡Management

▼3%

  • H1. ¡ConstrucLon ¡Management

▼13%

  • H5. ¡Environmental ¡Supervision ¡of ¡ConstrucLon

▼4%

  • R1. ¡Regulatory ¡Requirements

▲4% Total ¡decrease ¡for ¡consultants' ¡budget ▼8%

Numbers ¡in ¡the ¡table ¡represent ¡a ¡percentage ¡of ¡the ¡baseline ¡es4mate. ¡

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18 ¡ 18 ¡

WBS: ¡Planned ¡vs. ¡Actuals

¡Project ¡ EsLmate ¡ (2013) ¡ Project ¡ IniLaLon ¡ (June ¡2014) ¡ Actuals ¡ Change ¡

  • A1. ¡Project ¡Management ¡

8% ¡ 8% ¡ 7% ¡ ▼ ¡

  • A3. ¡Procurement ¡Management ¡

1% ¡ 1% ¡ 1% ¡

  • A4. ¡EsLmaLng ¡

1% ¡ 4% ¡ 3% ¡ ▼ ¡

  • D1. ¡First ¡NaLons ¡CommunicaLon ¡and ¡

ConsultaLon ¡ 1% ¡ 0% ¡ 1% ¡ ▲ ¡

  • F1. ¡Public ¡ConsultaLon ¡and ¡

CommunicaLons ¡Management ¡ 1% ¡ 0% ¡ 0.3% ¡ ▲ ¡

  • H1. ¡ConstrucLon ¡Management ¡

7% ¡ 13% ¡ 9% ¡ ▼ ¡

  • H5. ¡Environmental ¡Supervision ¡of ¡

ConstrucLon ¡ 8% ¡ 6% ¡ 9% ¡ ▲ ¡

  • R1. ¡Regulatory ¡Requirements ¡

1% ¡ 0% ¡ 0.3% ¡ ▲ ¡

  • C2. ¡ConstrucLon ¡

72% ¡ 68% ¡ 71% ¡ ▲ ¡

Numbers ¡in ¡the ¡table ¡represent ¡a ¡percentage ¡of ¡the ¡baseline ¡es4mate. ¡

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19 ¡ 19 ¡

OSB: ¡Planned ¡vs. ¡Actuals

Management ¡ 9% ¡ Consultants ¡ 23% ¡ Contractor ¡ 68% ¡

Project ¡IniLaLon ¡ (June ¡2014) ¡

Management ¡ 8% ¡ Consultants ¡ 22% ¡ Contractor ¡ 70% ¡

Actuals ¡

Management ¡ 11% ¡ Consultants ¡ 17% ¡ Contractor ¡ 72% ¡

Project ¡EsLmate ¡ (2013) ¡ 4% ¡decrease ¡ 3% ¡increase ¡

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20 ¡ 20 ¡

Expenditure: ¡Baseline ¡vs. ¡Actuals

2015-2016 FY 2014-2015 FY

Project ¡Es4mate ¡2013 ¡ Project ¡ ¡Actuals ¡ FY ¡Baseline ¡2015 ¡ Project ¡Baseline ¡2014 ¡

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21 ¡ 21 ¡

What ¡is ¡a ¡Program ¡Success?

  • Being ¡on ¡-me, ¡budget ¡or ¡both? ¡
  • How ¡much ¡planning ¡is ¡enough ¡and ¡how ¡much ¡

money ¡does ¡it ¡save?

  • Extended ¡geotech ¡inves-ga-on ¡vs ¡re-­‑design ¡cost
  • Changes ¡in ¡bid ¡prices
  • Project ¡Delivery ¡Method
  • Design-­‑build ¡(DB) ¡vs. ¡design-­‑bid-­‑build ¡(DBB)

Budget ¡ Schedule ¡ Scope ¡

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22 ¡ 22 ¡

Lessons ¡Learned

  • Importance ¡of ¡top ¡–down ¡program ¡support
  • Provide ¡training ¡sessions
  • WBS ¡was ¡not ¡very ¡intui-ve ¡and ¡didn’t ¡fit ¡work ¡

packaging

  • Adjust ¡WBS ¡to ¡the ¡project
  • Develop ¡project ¡terminology ¡at ¡the ¡beginning
  • Importance ¡of ¡quality ¡informa-on ¡
  • Poor ¡quality ¡gives ¡untrusted ¡results
  • Methods ¡for ¡genera-ng ¡Es-mate ¡at ¡Comple-on ¡

(EAC)

  • Calcula-ng ¡vs. ¡stakeholder ¡forecasts
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23 ¡ 23 ¡

Benefits ¡of ¡EVM ¡and ¡Implemen-ng ¡

  • n ¡Other ¡Projects
  • Upfront ¡planning/be_er ¡forecas-ng
  • Enhanced ¡objec-vity/increased ¡transparency
  • Monitoring ¡schedule/budget ¡risks ¡and ¡proac-vely ¡

mi-ga-ng ¡them

  • Recognizing ¡early ¡warning ¡signs
  • Useful ¡planning ¡and ¡management ¡tool
  • Helps ¡to ¡understand ¡poten-al ¡schedule ¡and ¡cost ¡implica-ons
  • Prac-cal, ¡real-­‑-me, ¡and ¡adap-ve.
  • Can ¡be ¡scaled ¡to ¡fit ¡all ¡project ¡sizes ¡and ¡complexi-es
  • Require ¡ac-ve, ¡top-­‑down ¡support ¡to ¡increase ¡EVM ¡

acceptance ¡for ¡complex ¡projects ¡

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24 ¡ 24 ¡

Ques-ons

  • Thank ¡you ¡!