Overview of the session Objec:ves: Understand the factors - - PowerPoint PPT Presentation

The ¡Genera)on ¡Gap: ¡

Recrui)ng ¡and ¡developing ¡early ¡career ¡ professional ¡staff ¡in ¡higher ¡educa)on ¡– ¡ ¡ issues ¡and ¡solu)ons ¡for ¡the ¡individual, ¡ ins)tu)on ¡and ¡the ¡sector ¡

Helen ¡Cooke ¡ Assistant ¡Research ¡& ¡Enterprise ¡Manager ¡ ¡ The ¡Open ¡University, ¡UK ¡ ¡ Carroll ¡Graham ¡ Ins:tute ¡Manager ¡ University ¡of ¡Technology ¡Sydney, ¡Australia ¡

AUA ¡Annual ¡Conference, ¡ ¡NoCngham, ¡April ¡2011 ¡

Overview ¡of ¡the ¡session ¡

• Objec:ves: ¡

▫ Understand ¡the ¡factors ¡that ¡might ¡make ¡a ¡career ¡in ¡higher ¡educa:on ¡ an ¡aMrac:ve ¡op:on ¡to ¡young ¡professionals ¡ ▫ Provide ¡an ¡overview ¡of ¡possible ¡solu:ons ¡for ¡developing ¡and ¡ suppor:ng ¡professional ¡staff ¡in ¡the ¡early ¡stages ¡of ¡their ¡career ¡ ▫ Understand ¡the ¡aCtudes ¡and ¡behaviours ¡of ¡different ¡genera:ons ¡and ¡ the ¡impact ¡of ¡this ¡on ¡workforce ¡planning ¡in ¡higher ¡educa:on ¡

¡

• AUA ¡Competency ¡frameworks ¡covered ¡

▫ Developing ¡self ¡and ¡others ¡ ▫ Providing ¡direc:on ¡ ▫ Finding ¡innova:ve ¡solu:ons ¡

From ¡one ¡side ¡of ¡the ¡world... ¡

• Background ¡
• AUA ¡Travel ¡Award ¡2010 ¡

▫ The ¡recruitment ¡and ¡development ¡of ¡trainee ¡managers ¡in ¡Higher ¡ Educa:on: ¡A ¡compara:ve ¡study ¡between ¡the ¡UK ¡and ¡Australia ¡

• Building ¡a ¡network ¡

▫ 57 ¡contacts ¡in ¡nine ¡Australian ¡ins:tu:ons ¡+ ¡ATEM* ¡

• Lessons ¡learnt ¡

▫ Buy ¡or ¡“grow ¡your ¡own” ¡staff? ¡ ▫ Recogni:on ¡of ¡professional ¡staff ¡in ¡HE ¡

• Personal ¡reflec:ons ¡

▫ www.open.ac.uk/blogs/auatravel2010 ¡ ¡

* ¡Associa:on ¡of ¡Ter:ary ¡Educa:on ¡Management ¡(ATEM) ¡

...to ¡the ¡other... ¡

• Manager ¡of ¡Early ¡Career ¡Professionals ¡(ECPs) ¡

▫ 14 ¡years ¡in ¡HE ¡ ▫ 11 ¡years ¡managing ¡early ¡career ¡professionals ¡

• How ¡it ¡links ¡into ¡my ¡doctoral ¡study ¡

▫ Concerned ¡by ¡the ¡lack ¡of ¡career ¡opportuni:es ¡for ¡ECPs ¡ ▫ Concerned ¡by ¡the ¡lack ¡of ¡research, ¡understanding ¡of ¡what ¡we ¡do ¡

• ATEM ¡

▫ connects, ¡supports ¡and ¡challenges ¡individuals ¡and ¡ins:tu:ons ¡to ¡ recognise ¡and ¡advance ¡the ¡professionalism ¡of ¡ter:ary ¡educa:on ¡ management ¡in ¡Australia ¡and ¡New ¡Zealand ¡

...whilst ¡sharing ¡common ¡ground ¡

• Defini:ons ¡of ¡professional ¡staff ¡in ¡HE ¡
• Changing ¡demographics ¡of ¡the ¡higher ¡educa:on ¡workforce ¡
• The ¡changing ¡roles ¡and ¡iden::es ¡of ¡professional ¡managers ¡

▫ Generalist ¡vs ¡Specialist ¡ ▫ Administra:on ¡vs ¡Management ¡

• The ¡role ¡of ¡‘blended ¡professionals’ ¡(Whitchurch, ¡2009) ¡

▫ UK, ¡Australia ¡and ¡United ¡States ¡

• AMrac:ng ¡staff ¡to ¡professional ¡roles ¡in ¡higher ¡educa:on ¡
• Role ¡of ¡professional ¡bodies ¡(par:cularly ¡AUA ¡and ¡ATEM) ¡
• Succession ¡planning ¡
• Understanding ¡career ¡mo:va:ons ¡of ¡different ¡genera:ons ¡

What’s ¡in ¡a ¡name…? ¡

• Categorisa:on ¡of ¡genera:ons ¡is ¡by ¡no ¡means ¡clear ¡cut ¡
• By ¡date? ¡

Date ¡of ¡birth* Genera)on ¡‘label’ Age ¡in ¡2011 ¡ Born ¡between ¡1922 ¡and ¡1945 The ¡Veterans 66 ¡– ¡89 ¡ Born ¡between ¡1946 ¡and ¡1953 Baby ¡Boomers 58 ¡-­‑ ¡65 ¡ Born ¡between ¡1954 ¡and ¡1964 Genera:on ¡Jones 47 ¡– ¡57 ¡ Born ¡between ¡1965 ¡and ¡1980 Genera:on ¡X ¡(GenX) 31 ¡– ¡46 ¡ Born ¡between ¡1981 ¡and ¡1995 Genera:on ¡Y ¡(GenY) 16 ¡– ¡30 ¡ Born ¡between ¡1995 ¡and ¡today Genera:on ¡Z ¡(GenZ) Under ¡16 ¡

* ¡Adapted ¡from ¡Johnson ¡Controls, ¡www.oxygenz.com ¡ ¡

Early ¡career ¡professionals ¡(aka ¡GenY) ¡

hMp://www.youtube.com/watch? v=mqOXT6c0ECM&feature=player_detailpage#t=340s ¡(5:39) ¡

Age ¡ain’t ¡nothin’ ¡but ¡a ¡number… ¡

• Some ¡argue ¡that ¡individuals ¡should ¡be ¡categorised ¡by ¡the ¡

behaviours ¡they ¡exhibit ¡rather ¡than ¡the ¡year ¡they ¡were ¡born ¡

• Role ¡of ¡media ¡tools ¡in ¡‘defining’ ¡a ¡genera:on ¡

▫ “If ¡we ¡want ¡to ¡define ¡people ¡by ¡categories, ¡it ¡should ¡be ¡by ¡ behaviors ¡because ¡this ¡is ¡something ¡each ¡of ¡us ¡chooses“* ¡

• The ¡media ¡we ¡use ¡reflects ¡the ¡space ¡we ¡live ¡in ¡

* ¡Margaret ¡Weigel, ¡Harvard ¡/ ¡MIT ¡(www.margaretweigel.com) ¡ ¡

So, ¡are ¡you ¡ready ¡for...? ¡

Ques:ons ¡

• 1. Do ¡you ¡have ¡your ¡own ¡personal ¡web ¡page? ¡(1 ¡point) ¡
• 2. Have ¡you ¡made ¡a ¡web ¡page ¡for ¡someone ¡else? ¡(2 ¡points) ¡
• 3. Do ¡you ¡use ¡Instant ¡Messaging ¡to ¡‘speak’ ¡to ¡your ¡friends? ¡(1 ¡point) ¡
• 4. Do ¡you ¡text ¡your ¡friends? ¡(2 ¡points) ¡
• 5. Do ¡you ¡watch ¡videos ¡on ¡YouTube? ¡(1 ¡point) ¡
• 6. Do ¡you ¡create ¡and ¡upload ¡your ¡own ¡videos ¡to ¡the ¡Internet? ¡ ¡

(2 ¡points) ¡

• 7. Have ¡you ¡paid ¡for ¡and ¡downloaded ¡music ¡from ¡the ¡Internet? ¡ ¡

(1 ¡point) ¡

• 8. Do ¡you ¡know ¡where ¡you ¡can ¡download ¡free ¡(but ¡illegal) ¡music ¡from ¡

the ¡Internet? ¡(2 ¡points) ¡

• 9. Do ¡you ¡blog ¡for ¡professional ¡reasons? ¡(1 ¡point) ¡

Ques:ons ¡(cont) ¡

• 10. Do ¡you ¡blog ¡as ¡a ¡way ¡to ¡keep ¡a ¡personal ¡online ¡diary? ¡(2 ¡points) ¡
• 11. Have ¡you ¡visited ¡MySpace ¡at ¡least ¡five ¡:mes? ¡(1 ¡point) ¡
• 12. Do ¡you ¡communicate ¡with ¡friends ¡on ¡Facebook? ¡(2 ¡points) ¡
• 13. Do ¡you ¡use ¡email ¡to ¡communicate ¡with ¡your ¡parents? ¡(1 ¡point) ¡
• 14. Do ¡you ¡text ¡or ¡IM ¡to ¡communicate ¡with ¡your ¡parents? ¡(2 ¡points) ¡
• 15. Do ¡you ¡take ¡photos ¡with ¡your ¡phone? ¡(1 ¡point) ¡
• 16. Do ¡you ¡share ¡your ¡photos ¡from ¡your ¡phone ¡with ¡your ¡friends? ¡ ¡

(2 ¡points) ¡

• 17. Do ¡you ¡Tweet? ¡(2 ¡points) ¡
• 18. Do ¡you ¡own ¡a ¡touch-­‑screen ¡mobile ¡phone? ¡(1 ¡point) ¡
• 19. Do ¡you ¡own ¡an ¡iPad ¡(or ¡similar)? ¡(2 ¡points) ¡
• 20. Do ¡you ¡have ¡an ¡account ¡set ¡up ¡on ¡LinkedIn? ¡(1 ¡point) ¡

¡

And ¡the ¡winner ¡is.....??? ¡

0 ¡-­‑ ¡6 ¡point ¡ ¡ ¡ ¡Baby ¡Boomer ¡

¡

7 ¡-­‑ ¡12 ¡points ¡ ¡ ¡ ¡Genera)on ¡Jones ¡

¡

13 ¡– ¡18 ¡points ¡ ¡ ¡ ¡Genera)on ¡X ¡

¡

19 ¡– ¡25 ¡points ¡ ¡ ¡ ¡Genera)on ¡Y ¡

¡

26 ¡points ¡or ¡above ¡ ¡ ¡ ¡Genera)on ¡Z ¡

Discussion ¡

• In ¡small ¡groups, ¡discuss ¡how ¡you ¡found ¡the ¡results ¡of ¡the ¡

ac:vity: ¡

▫ Were ¡you ¡surprised ¡with ¡the ¡genera:on ¡you ¡ended ¡up ¡in?? ¡ ▫ How ¡does ¡this ¡compare ¡with ¡the ¡category ¡that ¡your ¡birth ¡year ¡ puts ¡you ¡in? ¡

• And ¡how ¡does ¡this ¡manifest ¡itself ¡in ¡the ¡workplace?

¡ ¡

▫ Do ¡you ¡(as ¡managers) ¡no:ce ¡a ¡different ¡in ¡the ¡aCtude/ behaviour ¡of ¡staff ¡from ¡different ¡genera:ons? ¡ ▫ What ¡is ¡no:ceable ¡about ¡Genera:on ¡Y ¡and ¡ ¡Z ¡colleagues ¡in ¡your ¡ workplace? ¡ ▫ What ¡do ¡managers ¡need ¡to ¡do ¡to ¡get ¡the ¡most ¡out ¡of ¡Gen ¡Y ¡ staff? ¡

HE ¡-­‑ ¡a ¡good ¡career ¡choice ¡for ¡GenY? ¡

• AMributes ¡of ¡Genera:on ¡Y: ¡

▫ Savvy ¡when ¡it ¡comes ¡to ¡money ¡and ¡savings ¡ ▫ Believe ¡in ¡work-­‑life ¡balance ¡ ▫ Don’t ¡expect ¡to ¡stay ¡in ¡a ¡job ¡– ¡or ¡even ¡career ¡– ¡for ¡very ¡long ¡ ▫ Flexibility ¡ ▫ Mul:taskers ¡ ▫ Mo:vated ¡by ¡challenge ¡and ¡a ¡collabora:ve ¡environment ¡ ▫ Want ¡to ¡be ¡heard ¡and ¡valued ¡ ▫ Need ¡regular ¡recogni:on ¡ ▫ Want ¡to ¡work ¡somewhere ¡fun ¡

• Structured ¡training ¡schemes ¡can ¡provide ¡some ¡level ¡of ¡

guidance ¡and ¡an ¡opportunity ¡to ¡“try ¡out” ¡different ¡roles ¡

What ¡are ¡the ¡implica:ons… ¡

• …for ¡individuals? ¡

▫ Higher ¡educa:on ¡as ¡a ¡career ¡choice, ¡not ¡an ¡“accident” ¡

• …for ¡ins:tu:ons? ¡

▫ Research ¡into ¡workforce ¡planning ¡has ¡started ¡to ¡focus ¡on ¡the ¡ unique ¡aCtudes ¡and ¡behaviours ¡of ¡different ¡genera:ons ¡with ¡ regard ¡to ¡long ¡term ¡career ¡plans ¡ ▫ Need ¡appropriate ¡personal ¡development ¡opportuni:es ¡

• …for ¡the ¡sector? ¡

▫ The ¡role ¡of ¡professional ¡bodies ¡(AUA ¡and ¡ATEM) ¡ ▫ Lack ¡of ¡career ¡advice ¡about ¡working ¡in ¡HE ¡– ¡jobs ¡are ¡‘invisible’ ¡ to ¡poten:al ¡applicants ¡(graduates ¡and/or ¡early ¡career ¡staff) ¡ ▫ Recogni:on ¡of ¡professional ¡careers ¡in ¡HE ¡

Solu:on ¡1: ¡ Management ¡Trainee ¡Schemes ¡

• UK ¡

▫ LiMle ¡is ¡known ¡about ¡the ¡personal ¡mo:va:ons ¡and ¡ambi:ons ¡of ¡ professional ¡staff ¡in ¡the ¡early ¡stages ¡of ¡a ¡management ¡career ¡in ¡ the ¡sector ¡ ▫ More ¡formal ¡schemes, ¡no ¡common ¡structure ¡

• Australia ¡

▫ No ¡specific ¡schemes ¡in ¡opera:on ¡ ¡ ▫ Alterna:ve ¡opportuni:es, ¡ins:tu:on-­‑specific ¡ ▫ Mainly ¡work-­‑study ¡opportuni:es ¡for ¡current ¡students ¡ ▫ Universi:es ¡need ¡to ¡invest ¡in ¡the ¡professional ¡development ¡of ¡ staff, ¡par:cularly ¡those ¡in ¡the ¡early ¡stages ¡of ¡their ¡career, ¡to ¡ ensure ¡con:nued ¡success ¡for ¡the ¡sector ¡(Graham, ¡2009) ¡

Recommenda)on ¡ Responsibility ¡

• 1. ¡There ¡should ¡be ¡an ¡emphasis ¡on ¡long ¡term ¡career ¡

development ¡and ¡opportuni:es ¡to ¡reflect ¡on ¡ learning ¡and ¡experience ¡gained. ¡This ¡could, ¡for ¡ example, ¡be ¡mapped ¡against ¡the ¡AUA’s ¡CPD ¡

• framework. ¡

Individual ¡ ¡ Ins:tu:on ¡

• 2. ¡Schemes ¡should ¡not ¡be ¡more ¡than ¡2 ¡years. ¡

Ins:tu:on ¡

• 3. ¡Placements ¡should ¡be ¡6-­‑9 ¡months ¡and ¡across ¡more ¡

than ¡one ¡faculty/unit ¡with ¡a ¡central ¡HR ¡contact ¡ point ¡for ¡support. ¡More ¡senior ¡professional ¡staff ¡ should ¡have ¡a ¡greater ¡understanding ¡of ¡the ¡ competencies ¡required ¡and ¡beMer ¡posi:oned ¡to ¡ iden:fy ¡those ¡that ¡need ¡to ¡be ¡developed. ¡ Ins:tu:on ¡

• 4. ¡Iden:fy ¡a ¡senior ¡manager ¡‘champion’ ¡in ¡the ¡host ¡

ins:tu:on. ¡ Ins:tu:on ¡

Recommenda)on ¡(cont) ¡ Responsibility ¡

• 5. ¡On ¡the ¡job ¡training ¡should ¡be ¡mixed ¡with ¡formal ¡

qualifica:ons. ¡ Ins:tu:on ¡ Professional ¡Bodies ¡

• 6. ¡Support ¡for ¡secondments/work ¡placements ¡should ¡

be ¡encouraged. ¡ Ins:tu:on ¡ Professional ¡Bodies ¡

• 7. ¡Schemes ¡should ¡involve ¡a ¡con:nuing ¡programme ¡
• f ¡higher ¡educa:on ¡awareness ¡opportuni:es ¡to ¡

prevent ¡trainees ¡becoming ¡‘ins:tu:onalised’. ¡ Ins:tu:on ¡ Professional ¡Bodies ¡

• 8. ¡Consider ¡how ¡to ¡promote ¡professional ¡roles ¡in ¡

higher ¡educa:on ¡to ¡students, ¡graduates ¡or ¡those ¡ external ¡to ¡the ¡sector ¡(for ¡example ¡a ¡Special ¡ Interest ¡Group ¡or ¡AUA ¡booklet ¡on ¡careers ¡in ¡higher ¡ educa:on). ¡ Professional ¡Bodies ¡

Solu:on ¡2: ¡ Professional ¡Development ¡porxolios ¡

Dossier ¡Porxolio ¡

• Self-­‑review ¡
• Detailed ¡or ¡mandated ¡

record ¡of ¡aMainments ¡

• For ¡selec:on ¡or ¡

promo:onal ¡purposes ¡

• Used ¡for: ¡

▫ Establishment ¡of ¡standards ¡ ▫ Precise ¡specifica:on ¡of ¡ competence ¡levels ¡

Smith ¡& ¡Tillema, ¡2003 ¡

Training ¡Porxolio ¡

Smith ¡& ¡Tillema, ¡2003 ¡

• Self-­‑evalua:on ¡
• Required ¡collec:on ¡of ¡artefacts ¡

collected ¡during ¡learning ¡

• Highlights ¡the ¡core ¡professional ¡

knowledge, ¡skills ¡or ¡ competencies ¡acquired ¡

• Mainly ¡outcomes-­‑oriented ¡and ¡

forma:ve ¡

• Used ¡for: ¡

▫ Providing ¡feedback ¡ ▫ Learning ¡ ▫ Improvement ¡

Reflec:ve ¡Porxolio ¡

Smith ¡& ¡Tillema, ¡2003 ¡

• Self-­‑appraisal ¡
• A ¡purposeful ¡and ¡personal ¡

collec:on ¡of ¡work ¡

• Provides ¡evidence ¡of ¡growth ¡

and ¡accomplishments ¡

• Outcomes ¡oriented ¡and ¡

mainly ¡summa:ve ¡

• Used ¡for: ¡

▫ Promo:on ¡and ¡admission ¡ ▫ Demonstra:ng ¡best ¡prac:ces ¡

• r ¡key ¡competencies ¡that ¡

meet ¡certain ¡criteria ¡

Personal ¡Development ¡Porxolio ¡

Smith ¡& ¡Tillema, ¡2003 ¡

• Self-­‑assessment ¡
• Reflec:ve ¡account ¡of ¡

professional ¡growth ¡

• Long-­‑term ¡forma:ve ¡

process ¡

• Gives ¡value ¡to ¡individual’s ¡

ac:vi:es ¡

• Used ¡for ¡refining ¡or ¡

restructuring ¡professional ¡ growth ¡

Balancing ¡Sustained ¡Porxolio ¡Use ¡

• Mandatory ¡porxolios ¡

▫ Likely ¡to ¡be ¡done ¡ ▫ Formal ¡self-­‑review ¡ ▫ Less ¡beneficial ¡for ¡professional ¡ development ¡

• Voluntary ¡porxolios ¡

▫ Less ¡likely ¡to ¡be ¡maintained ¡ ▫ Informal ¡self-­‑assessment ¡ ▫ More ¡beneficial ¡for ¡professional ¡ development ¡

• Mentor ¡or ¡coach ¡

▫ Provides ¡direc:on ¡ ▫ Listens ¡and ¡provides ¡feedback ¡

Smith ¡& ¡Tillema, ¡2003 ¡

Conclusions ¡

• Recogni:on ¡of ¡management ¡in ¡the ¡sector ¡as ¡a ¡“professional” ¡

and ¡valued ¡career ¡op:on ¡

• Need ¡to ¡aMract ¡and ¡retain ¡the ¡best ¡candidates ¡for ¡taking ¡

higher ¡educa:on ¡forward, ¡par:cularly ¡in ¡such ¡challenging ¡ :mes ¡

• Changing ¡demographics ¡of ¡HE ¡workforce ¡
• Need ¡to ¡understand ¡that ¡the ¡workplace ¡will ¡change ¡as ¡a ¡result

¡

• f ¡different ¡mo:va:ons/behaviours ¡of ¡genera:ons ¡
• Ins:tu:ons ¡must ¡be ¡able ¡to ¡adapt ¡

Because ¡before ¡we ¡know ¡it.... ¡

Genera:on ¡Z ¡will ¡have ¡arrived! ¡

• Born ¡since ¡1995 ¡(ie. ¡currently ¡under ¡16) ¡
• Also ¡known ¡as ¡the ¡Digital ¡Genera:on, ¡Digital ¡Na:ves, ¡

Genera:on ¡“I”, ¡Net ¡Genera:on, ¡iGenera:on ¡

• Children ¡of ¡the ¡youngest ¡Baby ¡Boomers ¡, ¡Genera:on ¡X ¡and ¡

the ¡early ¡Genera:on ¡Y ¡adults ¡

• Gen ¡Z ¡will ¡become ¡university ¡students ¡in ¡the ¡next ¡3 ¡years ¡
• AMributes ¡of ¡Genera:on ¡Z*: ¡

▫ Will ¡not ¡be ¡team ¡players ¡ ▫ Will ¡be ¡more ¡self-­‑directed ¡ ▫ Will ¡process ¡informa:on ¡at ¡lightening ¡speed ¡ ▫ Will ¡be ¡smarter ¡ ▫ Will ¡revolu:onise ¡educa:on ¡

¡ ¡

* ¡http://blog.penelopetrunk.com/2009/07/27/what-work-will-be-like-for-generation-z/ ¡

Preparing ¡for ¡Genera:on ¡Z ¡

hMp://www.youtube.com/watch?v=b3i0bEjv2ts&feature=player_detailpage ¡

Ques:ons? ¡

Helen ¡Cooke ¡ h.j.cooke@open.ac.uk ¡ ¡ www.open.ac.uk/blogs/auatravel2010 ¡ ¡

¡

Carroll ¡Graham ¡ carroll.graham@uts.edu.au ¡ www.higheredprofessionals.info ¡ ¡ ¡