Managing the U. S. CMS HL-LHC Upgrades Vivian ODell, U. S. CMS - - PowerPoint PPT Presentation

Managing the U. S. CMS HL-LHC Upgrades

Vivian O’Dell, U. S. CMS HL-LHC USCMS Project Manager February 2, 2016

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Director's ¡Review ¡-­‑ ¡Managing ¡the ¡U. ¡S. ¡CMS ¡HL-­‑LHC ¡Upgrades ¡

• V. ¡O'Dell, ¡2 ¡February ¡2016 ¡

Project Organization

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• V. ¡O'Dell, ¡2 ¡February ¡2016 ¡

Director's ¡Review ¡-­‑ ¡Managing ¡the ¡U. ¡S. ¡CMS ¡HL-­‑LHC ¡Upgrades ¡

§ The project contains contributions from both DOE and NSF

§ (DOE $155 TPC -- ~133M construction / $22M R&D/OPC § NSF $75M for construction, ~$10-12M R&D

§ DOE and NSF contributions are distinct, however

§ They are managed together as one project § This implies one system for project scheduling / EVMS / risk and contingency approvals

§ There will be project offices both at Fermilab (DOE) and Cornell (NSF)

§ The project manager is DOE, deputy is NSF PI § This is how things were done in the original construction project, how they are currently structured for operations and for the current CMS Upgrade project (AKA Phase 1)

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Project Management

• V. ¡O'Dell, ¡2 ¡February ¡2016 ¡

Director's ¡Review ¡-­‑ ¡Managing ¡the ¡U. ¡S. ¡CMS ¡HL-­‑LHC ¡Upgrades ¡

402.01 ¡HL-­‑LHC ¡CMS ¡Detector ¡Upgrade ¡Project ¡ ¡ ¡Project ¡Office ¡ Project ¡Manager: ¡ ¡ ¡V. ¡O’Dell ¡ Deputy ¡PM: ¡ ¡ ¡A. ¡Ryd ¡ CMS ¡HL-­‑LHC ¡ ¡liaison: ¡ ¡J. ¡Spalding ¡ ESH&Q ¡Coordinator: ¡ ¡G. ¡Snow ¡ Project ¡Controls: ¡ ¡ ¡W. ¡Freeman ¡(interim) ¡ Project ¡Finance: ¡ ¡ ¡J. ¡Teng ¡ Risk ¡Manager: ¡ ¡ ¡L. ¡Taylor ¡ Project ¡Electronics ¡Engineer ¡TBN ¡ Project ¡Mechanical ¡Engineer ¡TBN ¡ 402.02 ¡Tracker ¡ L2 ¡Manager: ¡K. ¡Ecklund ¡ L2 ¡Manager: ¡C. ¡Hill ¡ 402.02.03 ¡FPIX ¡ ¡ L3 ¡Manager: ¡ ¡

• A. ¡Dominguez ¡

402.02.04 ¡OT ¡ ¡ L3 ¡Manager: ¡ ¡

• G. ¡Bolla ¡

402.02.05 ¡TT ¡ ¡ L3 ¡Manager: ¡ ¡

• P. ¡Wi]ch ¡

402.03 ¡Barrel ¡Cal. ¡ ¡ L2 ¡Manager: ¡C. ¡Jessop ¡

402.03.03 ¡ECAL ¡ ¡ L3 ¡Manager: ¡ ¡

• B. ¡Hirosky ¡

402.02.04 ¡HCAL ¡ L3 ¡Manager: ¡ ¡

• A. ¡Belloni ¡

402.04 ¡Endcap ¡Cal. ¡ ¡ L2 ¡Manager: ¡J. ¡Mans ¡

402.04.03 ¡Sensors/Modules ¡ L3 ¡Managers: ¡ ¡

• N. ¡Akchurin, ¡M. ¡Paulini ¡ ¡ ¡

402.04.04 ¡CasseKes ¡ L3 ¡Manager: ¡J. ¡Strait ¡ 402.04.05 ¡BH ¡AcLve ¡ L3 ¡Manager: ¡TBN ¡ 402.04.06 ¡Electronics ¡and ¡ Services ¡ L3 ¡Manager: ¡M. ¡Klute ¡ 402.05 ¡Endcap ¡Muons ¡ L2 ¡Manager: ¡A. ¡Safonov ¡ 402.05.03 ¡CSC ¡ L3 ¡Managers: ¡ ¡

• D. ¡Wood, ¡A. ¡ ¡Korytov ¡ ¡

¡ 402.05.04 ¡GEM ¡ L3 ¡Manager: ¡D. ¡Salzberg ¡ 402.06 ¡Trigger ¡ L2 ¡Manager: ¡J. ¡Berryhill ¡ 402.06.03 ¡Cal ¡Trig ¡ L3 ¡Manager: ¡ ¡

• W. ¡Smith ¡

402.07 ¡DAQ ¡ L2 ¡Manager: ¡TBN ¡ 402.06.04 ¡Muon ¡Trig ¡ ¡ L3 ¡Manager: ¡ ¡

• D. ¡Acosta ¡

402.06.05 ¡Track ¡ Correlator ¡Trig ¡ L3 ¡Manager: ¡ ¡

• R. ¡Cavanaugh ¡
• U. S. CMS HL-LHC Upgrade Organization
• U. ¡S. ¡CMS ¡HL-­‑LHC ¡

Upgrade ¡Project ¡ Organiza_on. ¡ ¡ ¡ Deputy ¡(A. ¡Ryd) ¡will ¡ be ¡the ¡NSF ¡PI. ¡ DOE ¡scope ¡ NSF ¡scope ¡ DOE ¡or ¡NSF ¡scope ¡ (TBD) ¡

Director's ¡Review ¡-­‑ ¡Managing ¡the ¡U. ¡S. ¡CMS ¡HL-­‑LHC ¡Upgrades ¡ 4 ¡

• V. ¡O'Dell, ¡2 ¡February ¡2016 ¡

§ Roles and responsibilities of the management / project team are described in the NSF PEP

§ Similar documentation will be written for DOE CD-1

§ The Project Manager has ultimate responsibility for maintaining and updating the project RLS, change control, EVMS, appointing L2’s and CAMs, SOWs, monthly reporting, and ensuring close coordination with CMS and USCMS.

§ I report to U.S. CMS ~ weekly, am on the CMS MB as an advisor to the spokesperson, member of CMS FC subcommittee on upgrade costs

§ The PM holds the ultimate responsibility of completing the project on schedule, budget and agreed upon scope, and for tracking and monitoring expenditure of funds.

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Management and Project Team

• V. ¡O'Dell, ¡2 ¡February ¡2016 ¡

Director's ¡Review ¡-­‑ ¡Managing ¡the ¡U. ¡S. ¡CMS ¡HL-­‑LHC ¡Upgrades ¡

§ The Deputy Project Manager is the PI for the NSF MREFC, and has full authority of the PM in the event

• f temporary absence of the PM

§ The DPM assists in the management of the project, and in particular, is responsible for tracking the cost, invoicing and auditing the NSF part of the project, as well as working with the PM to status the NSF part of the schedule and reconciling and auditing all charges from the institutions collaborating on the NSF part of the project. The PM, with the consent of the Fermilab Laboratory Director and the concurrence of the DOE andthe NSF through the Joint Oversight Group, appoints the DPM.

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Management and Project Team

• V. ¡O'Dell, ¡2 ¡February ¡2016 ¡

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DOE management and reporting

• V. ¡O'Dell, ¡2 ¡February ¡2016 ¡

Director's ¡Review ¡-­‑ ¡Managing ¡the ¡U. ¡S. ¡CMS ¡HL-­‑LHC ¡Upgrades ¡

Office ¡of ¡Science ¡

Office ¡of ¡High ¡Energy ¡ Physics ¡ ¡ (Acquisi_on ¡Execu_ve) ¡

LHC ¡CMS ¡Program ¡ Manager ¡ LHC ¡CMS ¡Federal ¡ Project ¡Director ¡ Fermi ¡Site ¡Office ¡

Fermi ¡NaLonal ¡ Accelerator ¡Laboratory ¡ LHC ¡CMS ¡HL-­‑LHC ¡ Upgrades ¡Project ¡ Manager ¡ CERN ¡Resources ¡ Review ¡Board ¡(RRB) ¡

Scru_ny ¡ Group ¡

CMS ¡Upgrade ¡Project ¡Office ¡ CMS ¡Finance ¡Board ¡ CMS ¡Management ¡Board ¡ USCMS ¡Collabora_on ¡ Project ¡Management ¡Group ¡(PMG) ¡

Integrated ¡Support ¡Center ¡

Joint ¡Oversight ¡Group ¡(JOG) ¡

Legend ¡

¡ Interna_onal ¡ ¡ Management/Oversight ¡ Advisory ¡

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NSF management and reporting

• V. ¡O'Dell, ¡2 ¡February ¡2016 ¡

Director's ¡Review ¡-­‑ ¡Managing ¡the ¡U. ¡S. ¡CMS ¡HL-­‑LHC ¡Upgrades ¡

Directorate ¡for ¡MPS ¡ Division ¡of ¡Physics ¡ LHC ¡CMS ¡Program ¡Officer ¡ Cornell ¡University ¡ NSF ¡Project ¡Manager ¡ (Deputy ¡CMS ¡HL-­‑LHC ¡Upgrade ¡Project ¡ Manager) ¡ CMS ¡HL-­‑LHC ¡Upgrade ¡Project ¡ CERN ¡Resources ¡ Review ¡Board ¡(RRB) ¡

Scru_ny ¡ Group ¡

CMS ¡Upgrade ¡Project ¡Office ¡ CMS ¡Finance ¡Board ¡ CMS ¡Management ¡Board ¡ USCMS ¡Collabora_on ¡ Joint ¡Oversight ¡Group ¡(JOG) ¡

Legend ¡

¡ Interna_onal ¡ ¡ Management/Oversight ¡ Advisory ¡

NSF ¡Integrated ¡ Project ¡Team ¡ The ¡NSF ¡Integrated ¡Project ¡Team ¡comprises ¡staff ¡from ¡the ¡ Directorate ¡for ¡Mathema_cal ¡and ¡Physical ¡Sciences ¡(MPS); ¡Offices ¡

• f ¡Budget, ¡Finance, ¡and ¡Award ¡Management ¡(BFA); ¡General ¡

Counsel ¡(OGC); ¡and ¡Legisla_ve ¡and ¡Public ¡Affairs ¡(OLPA). ¡The ¡ Deputy ¡Director ¡for ¡Large ¡Facility ¡Projects ¡also ¡provides ¡advice ¡and ¡

• assistance. ¡ ¡

The ¡Joint ¡Oversight ¡Group ¡(JOG) ¡oversees ¡the ¡overall ¡program ¡ (both ¡DOE ¡and ¡NSF ¡contribu_ons). ¡The ¡JOG ¡was ¡formed ¡by ¡DOE ¡ OHEP ¡and ¡NSF ¡Division ¡of ¡Physics ¡to ¡oversee ¡all ¡U.S. ¡LHC ¡ac_vi_es. ¡ Its ¡roles ¡and ¡responsibili_es ¡are ¡defined ¡in ¡a ¡Memorandum ¡of ¡ Understanding ¡between ¡DOE ¡and ¡NSF. ¡The ¡JOG ¡establishes ¡ programma_c ¡guidance ¡and ¡direc_on ¡for ¡U.S. ¡CMS ¡ac_vi_es. ¡

§ Other notable members of the project office

§ CMS HL-LHC Liason: Jeff Spalding

§ Appointed by the PM in consultation with CMS HL-LHC Coordination § Attends regular CMS HL-LHC and U. S. CMS HL-LHC meetings and communicates any issues, progress, plans – typically raises overall coordination and schedule issues. § (Note that Jeff is a CMS Deputy Upgrade Coordinator)

§ Risk Manager: Lucas Taylor

§ Develops and ensures the project is managed according to a formal Risk Management Plan § Responsible for alerting the PM to current or upcoming risk events

§ ES&H: Greg Snow

§ Provides ES&H oversight for the entire project: at Universities, FNAL and CERN § Keeps PM informed of any ES&H issues

§ Project EE/ Project ME: will provide overall oversight and systems integration for the project, ensuring the conformity of engineering across the project and that interfaces are understood and documented

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Roles and Responsibilities

• V. ¡O'Dell, ¡2 ¡February ¡2016 ¡

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§ Project Finance:

• J. Teng

§ Tracks expenditures against task codes and informs the PM of spending status in regular meetings § Liasons with the NSF office and provides monthly spending reports

§ Lead Project Controls:

• W. Freeman (interim)

§ Is the main responsible for implementing the project cost and schedule and EVMS statusing. Additional project controls people will report to the Lead Project Controls. The Lead Project Controls person reports to the PM on an on-going basis and provides project status reports for monthly meetings

§ Currently Bill is the CMS Upgrades project controls person, and is advising CMS HL-LHC upgrades § We will need a formal controls person once we receive CD-0, in preparation for CD-1

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Moving to project land

• V. ¡O'Dell, ¡2 ¡February ¡2016 ¡

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§ The project office is getting off the ground (slowly)

§ At the moment, using mainly labor from people supported by Fermilab or the operations program § We have a sparse R&D budget, which we have not yet spent on dedicated PO support – but this will have to change once CD-0 is granted § In our BOE, we estimate about $1.1M is needed for the (DOE) project office in 2016/2017 – how to secure this funding, while keeping the R&D at a reasonable level is not clear

§ This is listed as “uncosted labor” in the BOE

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Summary

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