Haverford College Workday Implementation Project Transforming HR, - - PowerPoint PPT Presentation

Haverford College Workday Implementation Project

Transforming HR, Finance, and Payroll Processes and Systems

November 11, 2016

Project Scope, Timeline & Methodology

Project Overview

Project Goals

• Implement a new, user friendly and

effective system to better support all of Haverford’s HR, Payroll, and Finance needs.

• Leverage best practice work processes in
• rder to streamline our day-to-day

administrative activities.

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What is Workday?

§ Workday is a leading-edge HR/Payroll/Finance system

§ Hosted ¡in ¡the ¡Cloud ¡by ¡Workday ¡ ¡ § Accessed ¡via ¡a ¡web ¡browser ¡or ¡mobile ¡device ¡ § Simple ¡user ¡interface ¡(like ¡Amazon ¡or ¡Facebook) ¡

§ Will replace current HR (ADMIN), Payroll (ADP), and Finance (Kuali) systems § Incorporates best practices for Higher Ed

§ Used ¡by ¡many ¡of ¡our ¡peer ¡insAtuAons ¡

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Project Scope

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HCM ¡

Human ¡Resources ¡ CompensaAon ¡ Benefits ¡ Time ¡Tracking ¡ Absence ¡ RecruiAng ¡

Financials ¡

Financial ¡AccounAng/ ReporAng ¡ Customer ¡Accounts ¡ Supplier ¡Accounts ¡ Banking ¡& ¡SeJlements ¡ Procurement ¡ Endowments ¡& ¡GiNs ¡ Expenses ¡& ¡Business ¡ Assets ¡ Budgets ¡

Payroll ¡

Project Timeline

Architect' Test' Configura7on'&'Prototype'

Post' Produc7on'

Deploy' PreAPlanning' Plan'

May$ June$ July$ August$ September$ October$ November$ December$ January$ February$ March$ April$ May$ June$ July$ August'9th,'2016' Reserva7on'Call'w/'Workday' July'1st,'2017' Go'Live' May'16th,'2016' PreAPlanning'Kickoff'w/'SCI' October'5th,'2016' Formal'Project'Kickoff'with'SCI' First'Prototype' December,'2016' Second'Prototype' March,'2017' Third'Prototype' March'–'May,'2017' Parallel'Tes7ng' June,'2017' Gold'Tenant'

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Project Objectives – IITS

• Provide a user-friendly system that helps the community

accomplish their jobs more easily and effectively.

• Provide flexible reporting tools that better meet college

and individual reporting needs.

• Minimize manual processes and manual integrations to

maximize time devoted to value added activities.

• Place Haverford within rich communities of practice to

ensure good work processes and procedures and enable collaboration.

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Project Objectives – Finance

• Easy access to reports to provide timely and

accurate data for informed decision making

• Expense reimbursements via direct deposit
• Best practice workflows for faster approvals

and reimbursement

• Access to view and adjust payment and tax

elections (paystub and W2)

• Practically eliminates need to send paper

forms to the business office

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Project Objectives – Human Resources

• Provide unified streamline service for HR, Payroll,

Benefits, Absence Management, Recruiting, and Onboarding.

• Empower employees with self-service
• Hourly ¡employees ¡enter ¡their ¡Ame ¡online ¡or ¡via ¡mobile ¡
• Request ¡leave ¡(sick, ¡vacaAon, ¡etc.) ¡ ¡
• Benefits ¡review ¡and ¡enrollment ¡
• Update ¡your ¡own ¡profile ¡with ¡personal ¡changes ¡
• Enable managers to review and approve employee

time and requests.

• Support simplified process for recruiting and hiring

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Project Scope, Timeline & Methodology

Project Team

Project Team

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Senior ¡Staff ¡ Project ¡Sponsors ¡ Project ¡Director, ¡ Project ¡Manager, ¡ and ¡Core ¡Team ¡ FuncAonal ¡Leads ¡ HCM ¡Team ¡ Payroll ¡Team ¡ Financials ¡Team ¡ Ambassadors ¡ Technical ¡Leads ¡ Change ¡ Management ¡ Team ¡ Change ¡Leaders ¡ Change ¡ Ambassadors ¡ Workday ¡Council ¡

Change Ambassadors

Marta ¡Bartholomew ¡ Provost’s ¡Office ¡ Lisa ¡Griffin ¡ Provost’s ¡Office ¡ Marie ¡Bistline ¡ Business ¡Office ¡ Bryan ¡Savage ¡ FaciliAes ¡ Joe ¡Hudgins ¡ Housekeeping ¡ Pat ¡Callaghan ¡ Dining ¡ Kerry ¡Lynch ¡ InsAtuAonal ¡Advancement ¡ Susan ¡McCabe ¡ AthleAcs ¡ Wendy ¡Smith ¡ AthleAcs ¡ John ¡Castrege ¡ Security ¡ Cheryl ¡Mathes ¡ Student ¡Services ¡ Joan ¡Wankmiller ¡ President’s ¡Office ¡ Dawn ¡Heckert ¡ Library ¡

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Contact Us

Workday Project Website:

• www.haverford.edu/work ¡

Dedicated Email Address:

• hc-­‑workday@haverford.edu ¡

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