Governance Support Team Scouters Conference November 2015 Charities - - PowerPoint PPT Presentation

National Secretary: Jimmy Cunningham National Treasurer: Annette Byrne Provincial Commissioner (NE) James O’Toole

Governance Support Team Scouters Conference November 2015

Charities Act

• Registration Requirements
• Overview
• Step by Step
• Reporting Framework
• Charity Trustees
• Record Keeping
• Scout Group Constitution
• Supports

Governance Support Team Scouters Conference November 2015

¡ ¡

Let’s ¡Communicate ¡

Charities Act

Chari1es ¡Regulatory ¡Authority

16 ¡October ¡2014: ¡

• Chari1es ¡Regulatory ¡Authority ¡established ¡
• Chari1es ¡Act ¡commenced ¡(except ¡Part ¡4 ¡– ¡

statutory ¡inves1ga1ons, ¡and ¡Part ¡7 ¡– ¡ miscellaneous) ¡

• Register ¡of ¡Chari1es ¡published ¡
• All ¡exis1ng ¡CHY ¡chari1es ¡deemed ¡registered ¡– ¡

but ¡addi1onal ¡informa1on ¡required ¡

• All ¡other ¡chari1es ¡must ¡apply ¡to ¡register ¡by ¡16 ¡

April ¡2015 ¡– ¡extended ¡to ¡April ¡2016 ¡

• Applica1ons ¡for ¡registra1on ¡open

Register ¡of ¡Chari.es

• Published ¡16 ¡October ¡2014 ¡
• Online ¡register ¡accessible ¡through ¡

www.chari1esregulatoryauthority.ie ¡ ¡

• c.8,500 ¡chari1es ¡transferred ¡from ¡Revenue ¡

database ¡under ¡s.40 ¡of ¡Chari1es ¡Act ¡

• Data ¡on ¡Register: ¡
• Name ¡
• Address ¡
• Charitable ¡Purpose ¡(in ¡some ¡cases) ¡
• Registered ¡Charity ¡Number ¡
• Search ¡func1on ¡

¡ ¡

Let’s ¡Communicate ¡

Registration Requirements

Registra1on ¡of ¡chari1es ¡ What ¡do ¡chari1es ¡need ¡to ¡do ¡ now?

CHY ¡chari.es ¡ Will ¡receive ¡a ¡leVer ¡from ¡the ¡CRA ¡with ¡informa1on ¡to ¡ create ¡online ¡account ¡with ¡the ¡CRA ¡ Use ¡this ¡account ¡to ¡complete ¡and ¡update ¡your ¡ charity’s ¡entry ¡on ¡the ¡Register ¡ Non-­‑CHY ¡chari.es ¡in ¡existence ¡before ¡16th ¡October ¡2014 ¡ Need ¡to ¡apply ¡for ¡CRA ¡account ¡ Use ¡account ¡to ¡apply ¡for ¡registra1on ¡ New ¡chari.es ¡ Need ¡to ¡apply ¡for ¡CRA ¡account ¡ Use ¡account ¡to ¡apply ¡for ¡registra1on ¡

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• Ref. SI logo

above

Website ¡can ¡be ¡found ¡by ¡ Googling: ¡Chari1es ¡ Regulator ¡ Click ¡Here ¡

Click ¡Here ¡

Click ¡Here ¡

Scroll ¡ Down ¡ ¡ ¡

Click ¡Here ¡

Group ¡Name ¡format ¡ is: ¡Number ¡County ¡ (Town) ¡Scout ¡Group ¡

Leave ¡ Blank ¡ Click ¡Here ¡ Scroll ¡ Down ¡ ¡ ¡

Year ¡End ¡for ¡ all ¡Groups ¡is ¡ 31st ¡August ¡ Contact ¡Details ¡ to ¡be ¡entered ¡ here: ¡ You ¡must ¡ click ¡here ¡ Scroll ¡ Down ¡ ¡ ¡

You ¡must ¡ click ¡here ¡

¡ ¡

Let’s ¡Communicate ¡

Reporting Framework

Repor1ng ¡Framework

• Sec1on ¡52 ¡– ¡commenced ¡16 ¡October ¡2014, ¡

applies ¡to ¡all ¡registered ¡chari1es ¡

• Reports ¡under ¡s.52 ¡will ¡fall ¡due ¡10 ¡months ¡a_er ¡

the ¡end ¡of ¡each ¡financial ¡year ¡

• Repor1ng ¡and ¡accoun1ng ¡standards ¡to ¡be ¡set ¡by ¡

regula1ons ¡

• Un1l ¡these ¡are ¡in ¡place, ¡the ¡format ¡and ¡content ¡of ¡

charity ¡reports ¡and ¡accounts ¡is ¡not ¡yet ¡prescribed. ¡

• In ¡advance ¡of ¡regula1ons, ¡we ¡will ¡be ¡asking ¡

chari1es ¡to ¡report ¡as ¡follows: ¡

• A ¡short ¡online ¡informa1on ¡return. ¡ ¡
• A ¡copy ¡of ¡the ¡annual ¡report. ¡
• A ¡copy ¡of ¡the ¡annual ¡statement ¡of ¡accounts ¡or ¡income ¡

and ¡expenditure ¡report ¡(unless ¡exemp1on ¡applies). ¡

• Auditor’s ¡report ¡(where ¡applicable). ¡ ¡

¡

Annual ¡Return

An ¡Annual ¡Return ¡is ¡an ¡CRA ¡online ¡form ¡ that ¡must ¡be ¡completed ¡each ¡year ¡by ¡ registered ¡chari1es. ¡(10 ¡months ¡a_er ¡year ¡ end) ¡

¡

You’ll ¡be ¡asked ¡to ¡update ¡details ¡such ¡as ¡ name ¡of ¡trustees, ¡bank ¡account ¡and ¡ charity ¡classifica1on ¡and ¡ac1vi1es. ¡

¡

¡ ¡

¡

Annual ¡Return ¡& ¡Good ¡Governance

Currently ¡the ¡Scout ¡Group’s ¡annual ¡return ¡includes: ¡ ¡ if ¡it ¡raises ¡funds ¡from ¡the ¡public ¡(fundraising) ¡ receives ¡grants ¡from ¡central ¡or ¡local ¡government ¡ ¡ ¡ Going ¡Forward ¡Scout ¡Groups ¡will ¡be ¡encouraged ¡to ¡ review ¡and ¡report ¡if: ¡

• the ¡Scout ¡Group ¡works ¡with ¡a ¡commercial ¡business ¡

that ¡raises ¡money ¡for ¡the ¡charity ¡

• has ¡policies ¡for ¡risk ¡management, ¡investment, ¡

safeguarding ¡vulnerable ¡beneficiaries, ¡managing ¡ conflicts ¡of ¡interest, ¡managing ¡volunteers, ¡and ¡ handling ¡complaints ¡

• if ¡the ¡Scout ¡Group ¡has ¡reviewed ¡its ¡financial ¡

controls ¡

• declare ¡if ¡the ¡Scout ¡Group ¡pays ¡its ¡trustees ¡

¡ ¡ ¡

Record Keeping

The ¡Basics ¡: ¡

¡ Ø Receipts ¡ ¡ Ø Payments ¡ Ø Bank ¡Reconcilia1on ¡ Ø Equipment ¡Register ¡ ¡ Ø Minutes ¡of ¡Group ¡Council ¡ Ø Minutes ¡of ¡Group ¡Annual ¡General ¡ Mee1ngs ¡ Ø Minutes ¡of ¡Parents ¡& ¡Friends ¡ Mee1ngs ¡ ¡ ¡

Record ¡Keeping ¡

Type ¡of ¡record ¡ How ¡long ¡they ¡must ¡be ¡kept ¡ Financial ¡records ¡ Six ¡years ¡a_er ¡the ¡end ¡of ¡the ¡most ¡recent ¡year ¡to ¡ which ¡they ¡relate ¡(or ¡two ¡years ¡a_er ¡registra1on ¡ is ¡revoked ¡ Incorpora1ng ¡documents ¡ For ¡as ¡long ¡as ¡the ¡charity ¡is ¡registered ¡plus ¡two ¡ years ¡a_er ¡the ¡charity ¡is ¡dissolved ¡or ¡wound ¡up ¡or ¡ registra1on ¡is ¡revoked ¡ Minutes ¡of ¡mee1ngs ¡of ¡board ¡of ¡directors ¡and ¡of ¡ members ¡ For ¡as ¡long ¡as ¡the ¡charity ¡is ¡registered ¡plus ¡two ¡ years ¡a_er ¡the ¡charity ¡is ¡dissolved ¡or ¡wound ¡up ¡or ¡ registra1on ¡is ¡revoked ¡

How long to keep books & records

Record ¡Keeping ¡

Accounts ¡ ¡ There ¡are ¡two ¡forms ¡of ¡ accoun1ng: ¡ v Receipts ¡and ¡payments ¡ v Accruals ¡

Record ¡Keeping ¡ ¡

Receipts ¡and ¡Payments ¡Accounts ¡

This ¡is ¡a ¡form ¡of ¡accoun1ng ¡which ¡summarises ¡the ¡money ¡ received ¡and ¡paid ¡out ¡during ¡the ¡financial ¡year. ¡ ¡ ¡ The ¡final ¡balance ¡shows ¡how ¡much ¡money ¡your ¡charity ¡has ¡at ¡the ¡ end ¡of ¡the ¡year. ¡ ¡ At ¡the ¡moment ¡the ¡CRA ¡does ¡not ¡specify ¡any ¡format ¡for ¡ preparing ¡receipts ¡and ¡payments ¡accounts ¡but ¡they ¡should ¡be ¡ prepared ¡in ¡a ¡consistent ¡way ¡from ¡year ¡to ¡year. ¡ ¡ ¡ If ¡you ¡present ¡receipts ¡and ¡payments ¡accounts, ¡you ¡must ¡also ¡ provide ¡a ¡statement ¡lis1ng ¡assets ¡and ¡liabili1es ¡at ¡the ¡end ¡of ¡the ¡

• year. ¡ ¡

Record ¡Keeping ¡

Receipts ¡and ¡Payments ¡Accounts ¡

¡

This ¡type ¡of ¡accoun1ng ¡is ¡much ¡easier ¡for ¡a ¡small ¡ charity ¡which ¡has ¡financial ¡dealings ¡which ¡are ¡fairly ¡

• straighforward. ¡ ¡

¡ When ¡the ¡financial ¡structure ¡of ¡the ¡charity ¡ becomes ¡more ¡complicated, ¡it ¡may ¡be ¡beVer ¡to ¡ adopt ¡accruals ¡accoun1ng. ¡ ¡ ¡

Record ¡Keeping ¡

Receipts ¡and ¡Payments ¡Accounts ¡

¡

Accruals ¡accounts ¡present ¡a ¡clearer ¡picture ¡of ¡the ¡ charity’s ¡finances ¡during ¡the ¡year. ¡They ¡show ¡ income ¡and ¡expenditure ¡as ¡these ¡relate ¡to ¡the ¡year ¡ in ¡ques1on, ¡rather ¡than ¡simply ¡recording ¡money ¡ received ¡and ¡paid ¡out. ¡ ¡ ¡ Accruals ¡accounts ¡also ¡show ¡the ¡value ¡of ¡assets ¡ (equipment, ¡land ¡and ¡buildings) ¡in ¡a ¡different ¡way ¡

¡

¡ ¡

Let’s ¡Communicate ¡

Group Trustees

Charity Trustee

What ¡is ¡a ¡Charity ¡Trustee? ¡ ¡ In ¡Ireland, ¡a ¡Charity ¡Trustee, ¡includes, ¡in ¡the ¡case ¡of ¡a ¡company, ¡ the ¡directors ¡and ¡other ¡officers ¡of ¡the ¡company ¡and ¡in ¡the ¡case ¡

• f ¡an ¡unincorporated ¡body, ¡any ¡officer ¡of ¡the ¡body ¡or ¡any ¡person ¡

for ¡the ¡1me ¡being ¡performing ¡the ¡func1ons ¡of ¡an ¡officer ¡of ¡the ¡

• body. ¡ ¡

¡ In ¡Northern ¡Ireland ¡Charity ¡Trustees ¡means ¡the ¡persons ¡having ¡ the ¡general ¡control ¡and ¡management ¡of ¡the ¡administra1on ¡of ¡a ¡

• Charity. ¡ ¡

Charity Trustee

Who ¡can ¡be ¡a ¡Charity ¡Trustee? ¡ ¡ Persons ¡aged ¡18 ¡or ¡over ¡but ¡certain ¡individuals ¡are ¡not ¡en1tled ¡to ¡ be ¡trustees ¡under ¡the ¡legisla1on. ¡Certain ¡persons ¡are ¡disqualified ¡ from ¡holding ¡the ¡posi1on ¡of ¡Charity ¡Trustee. ¡ ¡ ¡ In ¡Ireland ¡a ¡person ¡shall ¡cease ¡to ¡hold ¡the ¡posi1on ¡of ¡Charity ¡ Trustee ¡if ¡that ¡person, ¡is ¡adjudicated ¡bankrupt, ¡makes ¡a ¡ composi1on ¡or ¡arrangement ¡with ¡creditors, ¡is ¡convicted ¡of ¡an ¡

• ffence ¡on ¡indictment, ¡is ¡sentenced ¡to ¡a ¡term ¡of ¡imprisonment ¡or ¡

is ¡disqualified ¡from ¡ac1ng ¡as ¡a ¡director ¡

Du1es ¡of ¡a ¡Trustee

What ¡are ¡the ¡du.es ¡of ¡a ¡Charity ¡Trustee? ¡ ¡ Note: ¡Some ¡of ¡the ¡sec-ons ¡of ¡the ¡Chari-es ¡Acts ¡in ¡both ¡ jurisdic-ons ¡have ¡yet ¡to ¡be ¡commenced ¡ ¡

• a. That ¡the ¡Charitable ¡Organiza1on/ ¡Charity ¡is ¡on ¡the ¡

Register ¡of ¡Chari1es ¡ ¡

• b. ¡Keep ¡proper ¡books ¡of ¡account ¡which ¡correctly ¡record ¡ ¡
• c. ¡The ¡books ¡of ¡account ¡must ¡be ¡kept ¡for ¡minimum ¡of ¡6 ¡

years ¡

• d. ¡to ¡prepare ¡an ¡annual ¡statement ¡of ¡account ¡
• e. ¡If ¡necessary ¡arrange ¡for ¡the ¡audi1ng ¡of ¡the ¡books ¡of ¡

account ¡ ¡

• f. ¡Comply ¡with ¡any ¡direc1ons ¡made ¡by ¡the ¡CRA/ ¡CCNI ¡with ¡

regard ¡to ¡the ¡books ¡of ¡account ¡ ¡

• g. ¡Prepare ¡and ¡submit ¡to ¡the ¡CRA ¡or ¡the ¡CCNI ¡an ¡annual ¡

report ¡in ¡a ¡format ¡which ¡may ¡be ¡prescribed ¡in ¡respect ¡of ¡ its ¡ac1vi1es ¡a_er ¡the ¡end ¡of ¡each ¡financial ¡year; ¡ ¡

¡ ¡

Let’s ¡Communicate ¡

Scout Group Constitution

• One ¡of ¡the ¡Documents ¡required ¡for ¡the ¡

Registra1on ¡process ¡is ¡a ¡Scout ¡Group ¡

• Cons1tu1on. ¡
• Currently ¡the ¡NMC ¡is ¡working ¡on ¡this ¡and ¡it ¡

is ¡hoped ¡that ¡this ¡will ¡go ¡to ¡the ¡November ¡ NMC ¡for ¡approval ¡

• The ¡current ¡thinking ¡is ¡that ¡the ¡Trustees ¡for ¡

each ¡Scout ¡Group ¡will ¡be ¡the ¡Officers ¡of ¡the ¡ Group ¡ ¡

• This ¡will ¡be ¡a ¡template ¡for ¡every ¡group ¡to ¡

use ¡and ¡all ¡it ¡will ¡require ¡is ¡that ¡the ¡Scout ¡ Group ¡Name ¡etc ¡will ¡be ¡inserted. ¡

¡

¡ ¡

Let’s ¡Communicate ¡

Why ¡are ¡we ¡making ¡this ¡decision? ¡

• Mee1ng ¡the ¡requirements ¡of ¡compliance ¡in ¡

governance ¡and ¡company ¡law ¡ ¡

• Safeguarding ¡our ¡volunteers ¡from ¡personal ¡liability ¡

¡

• Maintaining ¡the ¡democra1c ¡ethos ¡of ¡Scou1ng ¡Ireland ¡

¡

• Facilita1ng ¡beVer ¡decision ¡making ¡

¡

• A ¡focus ¡on ¡suppor1ng ¡and ¡developing ¡our ¡Groups ¡

¡ ¡

Let’s ¡Communicate ¡

Supports Available

¡

When ¡will ¡the ¡Supports ¡be ¡available ¡and ¡what ¡will ¡they ¡be? ¡

The ¡NMC ¡is ¡currently ¡pumng ¡together ¡a ¡support ¡pack ¡to ¡aid ¡every ¡ Scout ¡Group ¡in ¡the ¡sign ¡up ¡process ¡ ¡ It ¡is ¡envisaged ¡that ¡the ¡pack ¡when ¡complete ¡will ¡include ¡the ¡following ¡ ¡

• A ¡screen ¡shot ¡step ¡by ¡step ¡walk ¡through ¡the ¡sign ¡up ¡process ¡
• The ¡Scout ¡Group ¡Cons1tu1on ¡Template ¡
• The ¡Du1es ¡of ¡the ¡Trustees ¡
• The ¡Finance ¡Manual ¡
• The ¡various ¡Financial ¡Templates ¡that ¡will ¡be ¡required ¡for ¡repor1ng ¡
• Record ¡Keeping ¡templates ¡
• Also ¡all ¡the ¡PSO ¡and ¡GSF’s ¡will ¡be ¡undergoing ¡training ¡on ¡how ¡to ¡

assist ¡each ¡Scout ¡Group ¡with ¡the ¡registra1on ¡process. ¡ ¡ It ¡would ¡be ¡hoped ¡that ¡these ¡would ¡be ¡available ¡around ¡the ¡first ¡week ¡ in ¡December. ¡

How ¡do ¡I ¡get ¡Exis.ng ¡Resources? ¡

Click ¡Here ¡

How ¡do ¡I ¡get ¡Exis.ng ¡Resources? ¡

How ¡do ¡I ¡get ¡Exis.ng ¡Resources? ¡

How ¡do ¡I ¡get ¡Exis.ng ¡Resources? ¡

How ¡do ¡I ¡get ¡Exis.ng ¡Resources? ¡

Click ¡Here ¡

How ¡do ¡I ¡get ¡Exis.ng ¡Resources? ¡

How ¡do ¡I ¡get ¡Exis.ng ¡Resources? ¡

How ¡do ¡I ¡get ¡Exis.ng ¡Resources? ¡

How ¡do ¡I ¡get ¡Exis.ng ¡Resources? ¡

Scout ¡Group ¡Finance ¡Manual ¡

The ¡Scout ¡Group ¡Finance ¡Manual ¡details ¡all ¡these ¡ templates ¡and ¡lots ¡more ¡to ¡assist ¡Treasurers ¡and ¡Groups ¡ in ¡the ¡Finance ¡func1ons. ¡This ¡can ¡be ¡accessed ¡on ¡the ¡ website ¡under ¡Resources, ¡official ¡Documents ¡and ¡pick ¡

• ut ¡SID ¡69/10 ¡Finance ¡Manual ¡

We ¡will ¡con1nue ¡to ¡produce ¡regular ¡Governance ¡bulle1ns ¡to ¡keep ¡everyone ¡up ¡ to ¡date ¡and ¡to ¡distribute ¡informa1on ¡as ¡it ¡becomes ¡available ¡ We ¡have ¡published ¡2 ¡Bulle1ns ¡to ¡date ¡

• Issue ¡1 ¡Covered ¡the ¡presenta1on ¡at ¡EGM ¡and ¡the ¡reasons ¡why ¡we ¡are ¡doing ¡

this ¡

• Issue ¡2 ¡Covered ¡chari1es ¡registra1on, ¡exemp1ons, ¡legal, ¡revenue ¡and ¡FAQ ¡
• Issue ¡3 ¡Will ¡Cover ¡Group ¡Impact ¡& ¡Support ¡
• Issue ¡4 ¡Will ¡Cover ¡Coun1es ¡& ¡Provinces ¡

¡ This ¡is ¡the ¡way ¡we ¡will ¡be ¡structuring ¡our ¡communica1ons ¡on ¡the ¡Chari1es ¡ Registra1on ¡

Governance ¡Bulle.ns? ¡

¡ ¡

Let’s ¡Communicate ¡

What do Scout Groups do Now?

¡

• First ¡and ¡foremost, ¡don’t ¡panic, ¡there ¡is ¡plenty ¡of ¡1me ¡to ¡do ¡this ¡and ¡

Scou1ng ¡Ireland ¡will ¡be ¡suppor1ng ¡you ¡on ¡this ¡journey ¡over ¡the ¡next ¡while. ¡ ¡ ¡

• There ¡will ¡be ¡con1nued ¡support ¡given ¡as ¡and ¡when ¡we ¡can ¡have ¡this ¡
• available. ¡ ¡
• All ¡Scout ¡Groups ¡must ¡register ¡with ¡the ¡Chari1es ¡Regulator ¡in ¡the ¡Republic ¡of ¡

Ireland ¡and ¡the ¡Chari1es ¡Commission ¡Northern ¡Ireland. ¡ ¡

• In ¡the ¡Republic ¡of ¡Ireland ¡this ¡has ¡to ¡be ¡completed ¡before ¡15th ¡April ¡2016 ¡so ¡

we ¡have ¡lots ¡of ¡1me ¡

• In ¡Northern ¡Ireland ¡the ¡Na1onal ¡Management ¡CommiVee ¡are ¡working ¡with ¡

the ¡Chari1es ¡Commission ¡to ¡bring ¡Scout ¡Groups ¡forward ¡for ¡registra1on ¡in ¡an ¡

• rganised ¡manner ¡and ¡will ¡advise ¡these ¡Scout ¡Groups ¡of ¡this ¡process ¡shortly. ¡
• So ¡at ¡this ¡stage ¡if ¡you ¡hold ¡off ¡signing ¡up ¡un1l ¡we ¡provide ¡this ¡informa1on ¡

and ¡support ¡for ¡you. ¡ ¡

• We ¡will ¡let ¡you ¡know ¡when ¡to ¡move ¡forward ¡for ¡registra1on ¡

¡

• Scout ¡Groups ¡will ¡have ¡to ¡appoint ¡Trustees ¡
• Scout ¡Groups ¡will ¡have ¡to ¡register ¡with ¡the ¡CRA ¡
• Scout ¡Groups ¡will ¡have ¡to ¡make ¡annual ¡returns ¡to ¡CRA ¡

¡ ¡

But ¡to ¡be ¡honest ¡that ¡is ¡all ¡that ¡will ¡change. ¡

What ¡will ¡change? ¡

• The ¡aims ¡and ¡objec1ves ¡of ¡Scou1ng ¡Ireland ¡remain ¡unchanged. ¡ ¡
• The ¡democra1c ¡ethos ¡and ¡the ¡primacy ¡of ¡Scout ¡Groups ¡remains ¡the ¡same. ¡
• Our ¡principles ¡and ¡programmes ¡remain ¡unchanged. ¡
• Delivery ¡of ¡our ¡Youth ¡programmes ¡will ¡not ¡be ¡impacted. ¡
• The ¡changes ¡coming ¡will ¡enhance ¡the ¡reputa1on ¡of ¡Scou1ng ¡Ireland. ¡
• This ¡will ¡provide ¡greater ¡protec1on ¡for ¡our ¡Volunteers. ¡
• This ¡will ¡ensure ¡that ¡all ¡Scout ¡Groups ¡comply ¡with ¡best ¡prac1ce ¡in ¡terms ¡of ¡

governance ¡and ¡thereby ¡enhance ¡the ¡trust ¡the ¡general ¡public ¡can ¡have ¡in ¡ their ¡local ¡Scout ¡Group. ¡

• This ¡will ¡ensure ¡that ¡Scou1ng ¡Ireland ¡meets ¡our ¡obliga1ons ¡under ¡the ¡

Chari1es ¡legisla1on. ¡ ¡ ¡

What ¡will ¡not ¡change? ¡