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Congratulations! You won a grant proposal ...now what? Post Doc Workshop April 19, 2017 Agenda Introduction Understanding the Environment Government Agency Award
– Government – Agency – Award
– Cost ¡Allowability – Prior ¡Approvals – Budget ¡Flexibility – Reporting ¡Requirements – Procurement ¡Requirements – Subaward Monitoring
– 44% ¡of ¡Carnegie ¡funding ¡comes ¡from ¡external ¡sources ¡ ¡ – 9 ¡month ¡salary ¡for ¡most ¡Universities – Endowments ¡everywhere ¡are ¡facing ¡additional ¡pressures-‐‒ not ¡able ¡ to ¡fund ¡everything
awards
1. Cost ¡Principles 2. Administrative ¡Requirements ¡
1. Financial ¡Management 2. Cost ¡Sharing 3. Budget ¡Revisions 4. Prior ¡approval ¡requirements 5. Program ¡Income 6. Property 7. Procurement 8. Closeout 9. Indirect ¡Costs
3. Audit ¡Requirements/Processes
Uniform ¡Guidance 2 ¡CFR ¡200 A-‑ 110 A-‑ 122 A-‑ 133
NSF-‑ Grants ¡Policy ¡Manual: ¡
https://www.nsf.gov/pubs/manuals/gpm05_131/index.jsp?org=BD
NIH ¡Grants ¡Policy ¡Statement:
https://grants.nih.gov/policy/nihgps/index.htm
NASA ¡Grants ¡and ¡Cooperative ¡Agreement ¡Manual; ¡
https://www.nssc.nasa.gov/grants
DOE ¡Grants ¡Policy ¡Guide:
https://science.energy.gov/grants/policy-‑and-‑guidance/
Detective-‑like ¡skills ¡ may ¡be ¡required!
I my award
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Is ¡this ¡cost ¡within ¡the ¡limits ¡of ¡what ¡the ¡government ¡regulations ¡ allow?
Qualifications
1. Necessary ¡and ¡reasonable 2. Confirm ¡to ¡limitations 3. Consistent ¡with ¡policies 4. Consistent ¡with ¡other ¡expenses 5. Be ¡determined ¡according ¡to ¡GAAP 6. Not ¡be ¡cost ¡share ¡for ¡other ¡awards 7. Be ¡adequately ¡documented
Examples
Qualifications
1. Necessary 2. Fall ¡within ¡restrictions ¡(sound ¡business, ¡regulations, ¡etc) 3. Market ¡Price 4. Prudent 5. Within ¡established ¡policies
Examples
Would ¡the ¡cost ¡be ¡incurred ¡by ¡a ¡prudent ¡person ¡under ¡the ¡prevailing ¡ circumstances?
Qualifications
1. Incurred ¡for ¡award 2. Proportionately ¡distributed 3. Necessary ¡for ¡overall ¡operation ¡and ¡is ¡ assignable ¡
1. Indirectly 2. Not ¡to ¡fund ¡overages 3. Allocated ¡based ¡on ¡reasonable ¡manner Examples
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Advertising ¡and ¡Public ¡relations Interest Advisory ¡Councils Lobbying Alcholic ¡Beverages Losses ¡on ¡other ¡awards Alumni/ae ¡Activities Maintenance ¡and ¡repair ¡costs Audit ¡Services Materials ¡and ¡supplies ¡Costs Bad ¡Debts Memberships, ¡Subscriptions, ¡and ¡professional ¡ activities Bonding ¡Costs Organization ¡costs Collections ¡of ¡improper ¡payments Participant ¡support ¡costs Commencement ¡and ¡Convocation ¡Costs Plant ¡and ¡security ¡costs Compensation Pre-‑award ¡costs Conferences Professional ¡service ¡costs Contingency ¡Provisions Proposal ¡costs Contibutions ¡and ¡donations Publication ¡and ¡printing ¡costs Defence ¡and ¡prosecution ¡of ¡criminal ¡and ¡civil ¡ proceedings Rearrangement ¡and ¡reconversion ¡costs Depreciation Recruiting ¡costs Employee ¡health ¡and ¡welcare Relocation ¡costs ¡of ¡employees Entertainment ¡costs Rental ¡costs ¡of ¡real ¡property ¡and ¡equipment Equipment ¡and ¡other ¡capital ¡expenditures Scholarships ¡and ¡student ¡aid ¡costs Exchange ¡rates sSelling ¡and ¡marketing ¡costs Fines, ¡penalties Specialized ¡service ¡facilities Fundraising ¡and ¡investment ¡management Student ¡activity ¡costs Gains ¡and ¡losses Taxes General ¡costs ¡of ¡government Termination ¡costs Goods/Services ¡for ¡personal ¡use Training ¡and ¡education ¡costs Idle ¡facilities ¡and ¡idle ¡capacity Transportation ¡costs Insurance ¡and ¡indemnification Travel ¡costs Intellectual ¡property Trustees
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final ¡cost ¡objective, ¡i.e., ¡award
– Salaries ¡& ¡Fringe ¡Benefits – Travel ¡& ¡Meetings – Equipment, ¡Supplies ¡& ¡Materials – Consultants, ¡Subawards
identified ¡with ¡a ¡particular ¡award
– Administrative ¡support ¡ – General ¡info ¡systems ¡support – Facilities – Depreciation ¡or ¡use ¡allowance
multiple ¡award: ¡too ¡difficult ¡&/or ¡too ¡ expensive ¡to ¡do
indirect ¡cost ¡rate
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Modified ¡Total ¡Direct ¡Costs
Total ¡Direct ¡Costs ¡less:
– Fellowship ¡and ¡Participant ¡costs – Capital ¡equipment ¡of ¡$5,000 ¡or ¡more – Portion ¡of ¡each ¡subaward in ¡excess ¡of ¡$25,000 – Other ¡costs ¡excluded ¡per ¡grant ¡terms
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Total ¡Indirect ¡ Costs Total ¡Direct ¡Cost ¡ Base ¡(MTDC) Indirect ¡Cost ¡Rate 61.04%
Item Amount Included ¡in ¡MTDC Personnel 100,000 ¡ 100,000 ¡ Fringe 32,000 ¡ 32,000 ¡ Equipment 150,000 ¡ Subaward ¡(2) 60,000 ¡ 50,000 ¡ ODC 160,000 ¡ 160,000 ¡ Total ¡Direct 502,000 ¡ 342,000 ¡ Indirect 208,757 ¡ 61.04% Total ¡Budget 710,757 ¡
In ¡general, ¡advanced ¡approval ¡is ¡required ¡for: 1) Subaward Changes 2) Reallocation ¡for ¡trainee/participant ¡costs 3) Adjustment ¡to ¡cost ¡sharing 4) Change ¡in ¡objective ¡or ¡scope 5) Change ¡greater ¡than ¡10% ¡of ¡total ¡grant ¡ amount ¡(see ¡budget ¡flexibility ¡slide) 6) Change ¡or ¡significant ¡absence ¡of ¡PI 7) Pre-‐‒Award ¡Costs 8) No ¡cost ¡extensions
In ¡general, ¡advanced ¡notification ¡is ¡required ¡or ¡recommended ¡for:
1) Initial ¡no-‐‒cost ¡extension; ¡considered ¡a ¡grantee ¡approved ¡no-‐‒cost ¡extension ¡ for ¡< ¡12 ¡months 2) Carry-‐‒forward ¡of ¡unexpended ¡balances ¡to ¡subsequent ¡funding 3) Anticipated ¡residual ¡funds ¡in ¡excess ¡of ¡$5K ¡or ¡5% 4) Significant ¡changes/delays ¡or ¡events ¡of ¡unusual ¡interest 5) Significant ¡change ¡in ¡methods/procedures 6) Short-‐‒term ¡absence ¡of ¡PI, ¡< ¡3 ¡months
Notifications ¡should ¡be ¡written ¡and ¡are ¡sometimes ¡required, ¡but ¡
Approved ¡Budget Planned ¡Spend Variance % ¡of ¡Total Salary 150,000 ¡ 190,000 ¡ (40,000)
Fringe 48,000 ¡ 60,800 ¡ (12,800)
Travel 12,500 ¡ 8,000 ¡ 4,500 ¡ 1.0% Supplies 30,000 ¡ 12,000 ¡ 18,000 ¡ 3.9% Subawards 50,000 ¡
50,000 ¡ 10.7% Equipment 14,500 ¡ 10,000 ¡ 4,500 ¡ 1.0% Total ¡Direct 305,000 ¡ 280,800 ¡ 24,200 ¡ 5.2% Indirect 161,955 ¡ 180,438 ¡ (18,483)
Total ¡Award 466,955 ¡ 461,238 ¡ 5,717 ¡ 1.2%
Approval ¡Requirements
more ¡of ¡total ¡budget
$100k ¡and ¡the ¡accumulation ¡of ¡ which ¡is ¡more ¡than ¡10% ¡or ¡more ¡
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Agency ¡may ¡require ¡grantee ¡to ¡support ¡the ¡project ¡with ¡it’s ¡own ¡money ¡as ¡ well ¡as ¡money ¡from ¡government.
– Allowable – Verifiable – Not ¡included ¡as ¡contributions ¡on ¡other ¡awards – Reasonable ¡and ¡necessary – Identified ¡within ¡award ¡budget – Not ¡paid ¡by ¡federal ¡government ¡agency
Financial ¡Reports ¡(FFRs)
Scheduled
Quarterly
Annual ¡Project
Total ¡Project ¡(90 ¡days)
Revised ¡NICRA
Carryover
No ¡Cost ¡Extension
Completed ¡by ¡Office ¡of ¡ Sponsored ¡Programs
May ¡vary ¡by ¡agency ¡ “No ¡more ¡frequently ¡than ¡quarterly, ¡but ¡no ¡less ¡frequently ¡than ¡annually”
Watch ¡out ¡for ¡the ¡following: ¡
– Effort ¡is ¡correctly ¡reported – All ¡expenses ¡are ¡reported ¡correctly
(PI, ¡Personnel ¡Code, ¡Subaward Code, ¡etc.)
– No ¡missing ¡expenses – No ¡missing ¡or ¡incorrect ¡ encumbrances – Remaining ¡balance ¡is ¡what ¡you ¡expect ¡ it ¡to ¡be
If ¡there ¡is ¡a ¡problem ¡or ¡question, ¡contact ¡your ¡ business ¡office
Cost ¡and ¡Price ¡Analysis
Vendor ¡Selection ¡
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– Collaboration – Partnership – Pass-‐‒thru
– Financial – Programmatic
Fun ¡Fact: ¡ ¡ In ¡FY16, ¡Carnegie ¡had ¡ ¡$8.4M ¡in ¡ subrecipient expenses ¡ (nearly ¡20% ¡of ¡our ¡total ¡external ¡ expenses)
Services ¡are ¡needed ¡to ¡accomplish ¡
Responsible ¡for ¡decision ¡making Performance ¡based ¡on ¡research ¡objectives Subject ¡to ¡same ¡Terms ¡and ¡conditions Often ¡University ¡or ¡non-‑profit
Provides ¡goods ¡and/or ¡services Not ¡involved ¡in ¡design ¡for ¡research Performance ¡based ¡on ¡delivery ¡of ¡services Often ¡commercial ¡or ¡for-‑profit ¡company
Complexity: ¡May ¡depend ¡on ¡size/scope ¡of ¡award
– Spending ¡Rates/Available ¡Funding – Subawards
– Title ¡is ¡generally ¡passed ¡to ¡the ¡grantee, ¡but ¡not ¡always
– Technical ¡Report – Financial ¡Report – Intellectual ¡Property
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