Board of Education September 29, 2015 Employment Practices - - PowerPoint PPT Presentation

Board ¡of ¡Education ¡ September ¡29, ¡2015

Employment ¡Practices ¡Liability ¡ Program ¡

— The ¡Program ¡is ¡modeled ¡after ¡the ¡School ¡Protection ¡

Program ¡(SPP) ¡

— A ¡litigation ¡pool ¡with ¡a ¡coverage ¡agreement ¡to ¡

determine ¡access ¡to ¡the ¡pool

— BCPSEA ¡will ¡administer ¡the ¡Program ¡and ¡provide ¡

services ¡directly ¡to ¡school ¡districts ¡on ¡behalf ¡of ¡the ¡ SPP ¡and ¡the ¡Ministry ¡of ¡Education

— Effective ¡July ¡1, ¡2015

Coverage ¡

— The ¡coverage ¡agreement ¡is ¡designed ¡to ¡protect ¡the ¡

school ¡districts ¡from ¡legal ¡expenses ¡arising ¡from ¡losses ¡ in ¡four ¡different ¡areas: ¡

— Employment ¡Practices ¡Wrongful ¡Acts — Grievance ¡Management — Exempt ¡Employee ¡Litigation ¡ — Legal ¡Action ¡(initiated ¡by ¡BCPSEA) ¡

Coverage ¡– Employment ¡Practices ¡ Wrongful ¡Acts

— Wrongful ¡termination ¡of ¡employment — Harassment — Discrimination — Violation ¡of ¡Human ¡Rights ¡Statutes — Wrongful ¡deprivation ¡of ¡career ¡opportunity ¡(failure ¡to ¡

promote)

— Invasion ¡of ¡privacy, ¡employment ¡related ¡defamation — Failure ¡to ¡create, ¡apply ¡or ¡enforce ¡employment ¡related ¡

policies ¡or ¡procedures ¡at ¡work

Coverage ¡– Grievance ¡Management

— Defense ¡costs ¡arising ¡from ¡any ¡grievance ¡ ¡where ¡the ¡

district ¡has ¡provided ¡written ¡notice ¡to ¡BCPSEA ¡of ¡

— The ¡step ¡in ¡the ¡process ¡immediately ¡preceding ¡referral ¡

to ¡arbitration

— Or ¡the ¡actual ¡referral ¡to ¡arbitration ¡if ¡the ¡matter ¡

proceeds ¡directly ¡to ¡arbitration

— For ¡all ¡employees ¡subject ¡to ¡a ¡collective ¡agreement — Legal ¡services ¡to ¡manage ¡provincial ¡or ¡local ¡grievances

Coverage ¡– Exempt ¡Employee ¡ Litigation

— Covers ¡any ¡civil ¡action ¡pertaining ¡to ¡the ¡terms ¡and ¡

conditions ¡of ¡employment ¡with ¡any ¡school ¡district ¡by ¡ any ¡employee ¡who ¡is ¡not ¡governed ¡by ¡a ¡collective ¡ agreement

— Does ¡not ¡include ¡wrongful ¡dismissal ¡of ¡employment

Legal ¡Action

— Program ¡covers ¡legal ¡costs ¡related ¡to ¡any ¡grievance ¡

• nce ¡BCPSEA ¡or ¡a ¡District ¡initiates ¡written ¡notice ¡of

— The ¡step ¡in ¡the ¡process ¡immediately ¡preceding ¡referral ¡

to ¡arbitration

— Or ¡the ¡actual ¡referral ¡to ¡arbitration ¡if ¡the ¡matter ¡

proceeds ¡directly ¡to ¡arbitration

— Legal ¡costs ¡for ¡any ¡civil ¡action ¡or ¡Labour ¡Relation ¡

Board ¡application ¡filed ¡by ¡BCPSEA ¡in ¡response ¡to ¡ actions ¡or ¡inactions ¡by ¡a ¡bargaining ¡unit ¡which ¡ threatens ¡management ¡rights

District ¡submits ¡web ¡for m, ¡ litigation ¡anticipated (trigger ¡ event)

District ¡Liaison ¡Activity

BCPSEA ¡district ¡liaison ¡ triages ¡ activity ¡(e.g. ¡urgent) General ¡ Counsel ¡manages ¡ and ¡coordinates ¡human ¡ rights, ¡excluded ¡litigation ¡ and ¡all ¡outside legal ¡advice

Litigation ¡Activity

Litigation ¡ proceeds

Employment ¡Practices ¡Liability ¡ Program Labour ¡Relations ¡Process

for ¡Human ¡Rights ¡and ¡Excluded ¡ Litigation

* ¡This ¡can ¡occur ¡anytime ¡through ¡the ¡current ¡ BCPSEA / ¡School ¡District Labour Relations ¡ Process

Resolve ¡or ¡decision As ¡per ¡current ¡ practice, ¡email/phone ¡ from ¡school ¡district ¡to ¡ district ¡liaison*

District ¡submits ¡web ¡form, ¡ grievance anticipated (trigger ¡ event)

District ¡Liaison ¡Activity

Employment ¡Practices ¡Liability ¡ Program

Labour ¡Relations ¡Process ¡ for ¡Grievances ¡and ¡ Arbitrations

General ¡ Counsel ¡manages ¡and ¡ coordinates ¡referrals ¡ to ¡arbitrations ¡and ¡ all ¡outside ¡legal ¡advice

Litigation ¡Activity

District ¡liaison ¡assists ¡ school ¡district Grievance ¡ withdrawn ¡or ¡ arbitration ¡settled Arbitration ¡proceeds; ¡district ¡liaison ¡ may/may not attend ¡hearing; ¡ General ¡ Counsel ¡attends ¡ provincially ¡significant arbitrations Grievance ¡ not ¡ resolved, ¡ referred ¡ to ¡ arbitration Grievance ¡ identified ¡to ¡ require ¡legal ¡advice Grievance ¡ resolved ¡in ¡ grievance ¡ procedure Decision

* This ¡can ¡occur anytime through ¡the current ¡ BCPSEA / ¡School ¡District Labour Relations ¡ Process

BCPSEA ¡district ¡liaison ¡triage s ¡ activity ¡(e.g. ¡urgent, not ¡ urgent) As ¡per ¡current ¡practice, ¡ email/phone ¡from ¡ district ¡to ¡district ¡ liaison*

Proposed ¡Work ¡Flow ¡-­‑ Grievance ¡

— District ¡continues ¡normal ¡work ¡with ¡their ¡employees ¡prior ¡

to ¡any ¡legal ¡issue ¡or ¡grievance ¡arising ¡-­‑ this ¡may ¡include ¡ accessing ¡legal ¡services ¡for ¡advice ¡

— Districts ¡in ¡consultation ¡with ¡BCPSEA ¡(as ¡is ¡current ¡

practice) ¡are ¡in ¡charge ¡of ¡their ¡own ¡labour ¡relations ¡

Proposed ¡Work ¡Flow ¡-­‑ Grievance ¡

— When ¡a ¡step ¡3 ¡is ¡advanced, ¡an ¡incident ¡form ¡is ¡

submitted ¡online ¡similar ¡to ¡the ¡SPP ¡form ¡

— The ¡incident ¡form ¡reserves ¡rights ¡to ¡coverage ¡under ¡

the ¡Program ¡

— Contact ¡BCPSEA ¡if ¡labour ¡relations ¡assistance ¡is ¡

needed ¡(as ¡is ¡current ¡practice) ¡-­‑ BCPSEA ¡will ¡ coordinate ¡the ¡claim ¡through ¡the ¡Program ¡

— Work ¡through ¡the ¡process ¡to ¡conclusion ¡

Benefits ¡

— Co-­‑ordinated ¡approach ¡to ¡manage ¡employment-­‑

related ¡litigation ¡matters ¡and ¡arbitrations ¡

— Enhanced ¡support ¡for ¡all ¡districts ¡to ¡see ¡

through ¡collective ¡agreement ¡issues ¡on ¡ principle ¡that ¡would ¡set ¡precedent ¡

— All ¡arbitration ¡covered ¡–provincially ¡

significant, ¡as ¡well ¡as ¡those ¡not ¡deemed provincially ¡significant ¡

— Savings ¡to ¡system ¡through ¡aggregation ¡of ¡experience ¡/ ¡

knowledge ¡and ¡reduced ¡rates ¡

Benefits

— Develop ¡a ¡knowledge ¡base ¡

and ¡inventory ¡of ¡labour ¡and ¡ employment ¡matters, ¡ including ¡legal ¡opinions ¡

— Continued ¡development ¡of ¡a ¡

sector ¡expertise ¡lawyer ¡pool ¡

— Labour ¡costs ¡shared ¡and ¡

actuarially ¡determined ¡

— Improved ¡predictability ¡when ¡

budgeting ¡cost ¡for ¡dealing ¡ with ¡employment ¡practices ¡ for ¡the ¡long ¡term ¡

Financial ¡Impact ¡on ¡Districts

— No ¡cost ¡for ¡2015/2016 — Expect ¡reduced ¡legal ¡fees ¡-­‑ $40,000 ¡put ¡into ¡admin ¡

savings ¡plan ¡

— Future ¡premiums

— Based ¡on ¡covered ¡losses ¡and ¡administrative ¡costs — Factors

— Size ¡of ¡District — Number ¡of ¡collective ¡agreements, ¡employees ¡or ¡students — Historical ¡cost ¡of ¡labour ¡litigation — Number ¡of ¡losses ¡reported

Program ¡Exclusions ¡– losses ¡arising ¡ from

— Fraudulent, ¡criminal, ¡malicious ¡and ¡dishonest ¡acts — An ¡occurrence ¡prior ¡to ¡July ¡1, ¡2015 — Any ¡actual ¡or ¡alleged ¡failure ¡or ¡refusal ¡of ¡a ¡district ¡to:

— Collect ¡and ¡pay ¡employee ¡benefit ¡contributions — Pay ¡any ¡form ¡of ¡remuneration ¡

— Punitive ¡or ¡other ¡damages, ¡fines, ¡taxes ¡or ¡penalties — Provincial ¡Government ¡initiatives, ¡policies, ¡practices ¡or ¡

legislation ¡which ¡result ¡in ¡grievances ¡between ¡parties ¡to ¡ collective ¡agreements

— Legal ¡costs ¡or ¡defense ¡costs ¡incurred ¡by ¡BCPSEA ¡relating ¡to ¡

collective ¡bargaining