Agenda Who is Jon Williams? What is a Virtual - - PDF document

Agenda ¡ ¡

• Who ¡is ¡Jon ¡Williams? ¡
• What ¡is ¡a ¡Virtual ¡team? ¡
• Examples ¡of ¡Virtual ¡teams ¡
• Pros ¡& ¡Cons ¡
• Making ¡Virtual ¡teams ¡work ¡
• Tools ¡
• References ¡

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1 ¡

• Born ¡-­‑ ¡Melbourne, ¡aGended ¡Melbourne ¡High ¡& ¡Melbourne ¡Uni ¡
• New ¡Yorker ¡-­‑ ¡Moved ¡to ¡New ¡York ¡in ¡1990 ¡

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• Born ¡-­‑ ¡Melbourne, ¡aGended ¡Melbourne ¡High ¡& ¡Melbourne ¡Uni ¡
• New ¡Yorker ¡-­‑ ¡Moved ¡to ¡New ¡York ¡in ¡1990 ¡
• Programmer ¡-­‑ ¡Formerly ¡C ¡& ¡Pascal ¡

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• CTO ¡– ¡StarVps ¡Cdnow, ¡24/7, ¡Flat ¡World ¡Knowledge ¡
• CTO ¡ ¡-­‑ ¡Kaplan, ¡iVillage, ¡Experian ¡CheetahMail, ¡and ¡many ¡others ¡

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• Co-­‑founder ¡– ¡New ¡York ¡CTO ¡Club ¡
• Mentor ¡– ¡iMentor ¡(high ¡school) ¡& ¡Columbia ¡University ¡
• …now ¡FracVonal ¡CTO ¡in ¡New ¡York…helping ¡technology ¡teams ¡be ¡more ¡

effecVve ¡ ¡ ¡

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• Virtual ¡Team: ¡“Also ¡known ¡as ¡a ¡geographically ¡dispersed ¡team, ¡

distributed ¡team, ¡or ¡remote ¡team...is ¡a ¡group ¡of ¡individuals ¡who ¡work ¡ across ¡Vme, ¡space ¡and ¡organizaVonal ¡boundaries ¡with ¡links ¡ strengthened ¡by ¡webs ¡of ¡communicaVon ¡technology” ¡(hGps:// en.wikipedia.org/wiki/Virtual_team) ¡ ¡ ¡

• Fully ¡distributed ¡team ¡
• No ¡office ¡or ¡office ¡irrelevant ¡
• “There ¡are ¡no ¡advantages ¡for ¡people ¡who ¡come ¡into ¡the ¡office, ¡

no ¡disadvantages ¡to ¡staying ¡home ¡to ¡get ¡your ¡work ¡done.” ¡

• Daily ¡interacVons ¡(vs. ¡weekly) ¡
• VIRTUAL ¡teams ¡are ¡not ¡business ¡as ¡usual, ¡they ¡are ¡the ¡excep;on

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PJs ¡ One ¡rule ¡of ¡Virtual ¡teams ¡– ¡don’t ¡ask ¡“What ¡clothes ¡are ¡you ¡wearing” ¡ ¡

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• Recently ¡interviewed ¡about ¡Virtual ¡Teams ¡
• Been ¡working ¡on ¡virtual ¡teams ¡for ¡past ¡3 ¡years ¡
• Remote ¡Work ¡-­‑ ¡“Work ¡completed ¡in ¡an ¡environment ¡other ¡than ¡the ¡

employer ¡workplace.” ¡ ¡

• Remote ¡teams ¡typically ¡have ¡one ¡direct ¡manager, ¡vs ¡remote ¡

team ¡having ¡mul;ple

• Example ¡– ¡15 ¡years ¡ago ¡-­‑ ¡US ¡developer ¡based ¡in ¡Spain ¡
• Example ¡– ¡10 ¡years ¡ago ¡-­‑ ¡Mac ¡legacy ¡developer ¡based ¡4 ¡hours ¡

away ¡

• Off-­‑shore ¡Work ¡– ¡10 ¡years ¡ago ¡-­‑ ¡India, ¡Eastern ¡Europe, ¡Malaysia, ¡etc. ¡
• Regional ¡Work ¡– ¡5 ¡years ¡ago ¡to ¡now ¡-­‑ ¡development ¡offices ¡in ¡NYC ¡

(Google, ¡SpoVfy, ¡Facebook, ¡Microsom, ¡AOL) ¡

• New ¡trends, ¡but ¡not ¡a ¡virtual ¡team ¡
• Snow ¡storm ¡product ¡launch ¡– ¡5 ¡years ¡ago. ¡All ¡on ¡chat. ¡

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• Start-­‑up ¡– ¡ICIntel ¡-­‑ ¡1x ¡CTO ¡(NY), ¡1x ¡Product ¡Manager ¡(SeaGle), ¡2x ¡

Developers ¡(Columbia, ¡South ¡America) ¡

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SOME ¡CLAIMS ¡that ¡most ¡Fortune ¡500 ¡companies ¡have ¡virtual ¡teams, ¡but ¡I ¡ find ¡Fortune ¡500 ¡companies ¡have ¡EVERYTHING! 76 ¡Virtual ¡companies ¡ ¡ I ¡am ¡NOT ¡advocaVng ¡virtual ¡companies! ¡ ¡ hGps://www.flexjobs.com/blog/post/76-­‑virtual-­‑companies-­‑and-­‑ distributed-­‑teams/ ¡ ¡

• DELETE ¡-­‑ ¡Trov ¡-­‑ ¡start-­‑up ¡(Sean ¡O) ¡
• Buffer ¡
• hGps://open.buffer.com/no-­‑office/ ¡ ¡
• Automarc ¡– ¡Wordpress ¡hosVng ¡
• hGp://www.businessinsider.com.au/automarcs-­‑awesome-­‑

remote-­‑work-­‑culture-­‑2013-­‑8 ¡ ¡

• Basecamp ¡ ¡
• Chef ¡
• Invision ¡
• Groove ¡

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Technology ¡is ¡an ¡enabler ¡of ¡virtual ¡teams ¡ ¡

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• Leadership ¡
• ¡ Self-­‑organized ¡teams ¡
• ¡ Larger ¡talent ¡pool ¡
• ¡ Lower ¡$ ¡cost ¡
• CommunicaVon ¡
• ¡ EffecVve ¡team ¡meeVngs ¡
• Staff ¡
• AGracVve ¡to ¡talent ¡
• No ¡commute ¡
• More ¡producVve ¡
• Work ¡/ ¡Life ¡now ¡inter-­‑connected ¡

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Command-­‑and-­‑Control ¡ ¡Team ¡members ¡slack ¡off ¡at ¡home ¡ ¡Employees ¡freelancing ¡elsewhere ¡ ¡Board ¡members ¡–How ¡do ¡they ¡assess ¡team? ¡ ¡ Culture ¡ ¡Time-­‑zones ¡ ¡Most ¡employees ¡used ¡to ¡an ¡office ¡ ¡ CommunicaVon ¡ ¡Hallway ¡conversaVons ¡ ¡Face-­‑to-­‑face ¡is ¡essenVal ¡as ¡a ¡human ¡condiVon ¡ ¡Crappy ¡online ¡tools ¡(youtube ¡video ¡example) ¡ ¡Body ¡language ¡ ¡ Staff ¡ ¡Gerng ¡promoted ¡ ¡ ¡

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• High ¡value ¡placed ¡on ¡high ¡touch, ¡high ¡visibility,! ¡High ¡transparency, ¡

frequency ¡of ¡communicaVon ¡and ¡use ¡tools ¡that ¡support ¡those ¡values ¡

• CommunicaVon ¡
• Mul$-­‑modal
• All ¡use ¡the ¡same ¡tools ¡
• NO ¡meeVng ¡rooms ¡(audio ¡just ¡doesn’t ¡work) ¡
• Round-­‑trip ¡(explain ¡what ¡you ¡heard) ¡
• CommunicaVon ¡channel ¡escalaVon ¡
• email-­‑>IM-­‑>Skype-­‑>cell ¡phone ¡
• Compliments ¡& ¡Thanks ¡Yous!!! ¡
• Apologize ¡quickly ¡
• Politeness ¡
• Group ¡discussion ¡& ¡side ¡discussions ¡
• Cues ¡(example ¡– ¡MasterCard)

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¡ Ground ¡rules ¡

• the ¡process ¡of ¡how ¡you ¡work ¡together ¡needs ¡to ¡be ¡discussed, ¡wriGen, ¡

reviewed, ¡talked ¡about ¡much ¡more ¡with ¡a ¡virtual ¡team ¡than ¡with ¡an ¡in-­‑ person ¡team. ¡ ¡ ¡

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• ­‑ Buffer ¡has ¡no ¡office ¡

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OTHER ¡things ¡in ¡virtual ¡teams ¡

• Unlimited ¡holiday ¡vacaVons ¡
• Unlimited ¡travel ¡while ¡working ¡
• Unpaid ¡extended ¡leave ¡/ ¡Vme-­‑off ¡
• Perks ¡(pay ¡for ¡lunches, ¡etc) ¡

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• ­‑ I ¡am ¡against ¡Video, ¡I ¡find ¡it ¡too ¡distracVng ¡
• ­‑ Only ¡use ¡video ¡for ¡first ¡Vmes ¡skypes ¡

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• ­‑ I ¡am ¡against ¡Video, ¡I ¡find ¡it ¡too ¡distracVng ¡
• ­‑ Only ¡use ¡video ¡for ¡first ¡Vmes ¡skypes ¡
• ­‑ hGp://storiesonboard.com/ ¡

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EmoVcons ¡ Mix ¡business ¡& ¡personal ¡ ¡

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• ­‑ Also ¡hGp://www.groupmap.com/ ¡
• ­‑ Prelude ¡– ¡www.playprelude.com ¡(Author’s ¡Note: ¡I’m ¡a ¡co-­‑creator) ¡
• ­‑ Virtual ¡Ice ¡Breakers ¡– ¡hGps://www.virtualicebreakers.com/ ¡
• ­‑ VirtuWall ¡– ¡www.globalteambuilding.com ¡ ¡

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Working ¡Out ¡Loud ¡by ¡John ¡Stepper ¡from ¡Germany. ¡ Virtual ¡lunches ¡/ ¡virtual ¡drinks??? ¡ Zoom, ¡Sococo ¡ ¡(video) ¡ ¡ Bruce ¡Eckfeldt ¡-­‑ ¡hGp://www.eckfeldt.com/virtualteams ¡ ¡ hGps://open.buffer.com/no-­‑office/ ¡ READ ¡-­‑ ¡“Gerng ¡Virtual ¡Teams ¡Right” ¡-­‑ ¡hGps://hbr.org/2015/02/gerng-­‑ virtual-­‑teams-­‑right ¡ ¡ collaboraVonsuperpowers.com ¡ www.leanchange.org ¡ Podio ¡ jeckstein.com ¡ agilevelocity.com ¡ jrothman.com ¡ ¡ ¡

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