1 Asse Asset Management Panel Thom Amdur , NH&RA, - - PowerPoint PPT Presentation

▶
1 asse asset management panel
SMART_READER_LITE
LIVE PREVIEW

1 Asse Asset Management Panel Thom Amdur , NH&RA, - - PowerPoint PPT Presentation

Oct 10, 2022 116 likes •342 views

1 Asse Asset Management Panel Thom Amdur , NH&RA, Washington, DC Moderator Gina Bender , Bank of America Merrill Lynch, Boston, MA Peter Desdjardins , Volunteers of

slide-1
SLIDE 1

1

slide-2
SLIDE 2

Asse Asset ¡ ¡Management ¡ ¡Panel

Thom ¡Amdur, ¡NH&RA, ¡Washington, ¡DC Moderator Gina ¡Bender, ¡Bank ¡of ¡America ¡Merrill ¡Lynch, ¡Boston, ¡MA Peter ¡Desdjardins, ¡ Volunteers ¡of ¡America, ¡Alexandria, ¡VA Vinnie ¡Viola, ¡Birch ¡Island ¡Real ¡Estate ¡Consulting, ¡Milton, ¡MA

2

slide-3
SLIDE 3

Ag Agenda

  • Developer-­‑Focused ¡ Asset ¡Management ¡Survey ¡

Summary

  • AHIC ¡as ¡Framework ¡for ¡Future ¡Discussion ¡of ¡

Watch ¡List ¡Metrics

  • Next ¡Steps

3

slide-4
SLIDE 4

Asse Asset ¡ ¡Ma Management ¡ ¡Su Survey

De Developer ¡ ¡Perspective ¡ ¡

  • TOPIC

QUESTION(S)

  • Contact ¡Information

1

  • About ¡Your ¡Organization ¡

2-­‑5

  • Portfolio ¡Size

6-­‑7

  • Portfolio ¡Location

8

  • # ¡of ¡3rd party ¡PM

9

  • Portfolio ¡Characteristics

10-­‑11

  • Non-­‑Multifamily ¡Portfolio

12

  • AM ¡Staffing ¡& ¡Organization

13-­‑14

  • AM ¡Workload

15-­‑16

  • AM ¡Staff ¡Specialization

17

  • Software ¡/ ¡Technology

18

  • AM ¡Functions

19

  • Unit ¡Metrics

20

  • Watch ¡List ¡Metrics

21-­‑22

4

slide-5
SLIDE 5

Ab About ¡ ¡the ¡ ¡Survey ¡ ¡Resp spondents

36 ¡Respondents

  • PHA

3

  • For-­‑Profit 17
  • Nonprofit 16

Average ¡Years ¡Asset ¡Management ¡Department ¡ Has ¡Been ¡Formally ¡Operating ¡(Question ¡4)

  • PHA

26

  • For-­‑Profit 10
  • Nonprofit 16

PHA For-­‑Profit Non-­‑Profit 47% 44% 8%

5

slide-6
SLIDE 6

Av Average ¡ ¡Number ¡ ¡of ¡ ¡Properties ¡ s ¡by ¡ ¡Ty Type

(Q (Question ¡ ¡6)

Entity Owned Managed Owned ¡& ¡ Managed Managed ¡ for ¡Other ¡ Owners Owned ¡ but ¡ Managed ¡ by ¡Others

PHA 9 5 10 1 27 For-­‑Profit 62 76 84 38 24 Nonprofit 87 (40*) 30 32 3 14 Total ¡ 68 49 55 20 21

* ¡Excluding ¡outlier 6

slide-7
SLIDE 7

Pe Percent ¡ ¡Po Portfolio ¡ ¡by ¡ ¡Type ¡ ¡(Q

(Question ¡ ¡11)

7

slide-8
SLIDE 8

Av Average ¡ ¡Number ¡ ¡of ¡ ¡Full-­‑

  • ­‑Ti

Time ¡ ¡Employees

(Q (Question ¡ ¡13) Total PHA For-­‑Profit Nonprofit In ¡Asset ¡Management ¡ Dept 13 9 16 10 With ¡Asset / ¡Portfolio ¡ Management ¡Title 10 1 15 5 With ¡Energy ¡/ ¡ Sustainability Title* 0.2 0.3 0.14 .25 With ¡Essentially ¡ Clerical ¡Functions 2 2 2.4 1

* ¡2 ¡for-­‑profit ¡organizations ¡each ¡employ ¡1 ¡staff, ¡1 ¡PHA ¡employs ¡1 ¡staff, ¡and ¡ 2 ¡non-­‑profits ¡employee ¡2 ¡and ¡1 ¡staff ¡with ¡this ¡title.

8

slide-9
SLIDE 9

Wh Where ¡ ¡Does ¡ ¡the ¡ ¡Asset ¡ ¡Manage gement ¡ ¡ De Department ¡ ¡Report? ¡ ¡(Q

(Question ¡ ¡14) Question14 Total PHA For-­‑Profit Non-­‑Profit CEO ¡/ ¡President ¡/ ¡ Owner 58% 0% 94% 27% CFO 6% 67% 0% 13% COO 15% 0% 0% 20% Property ¡ Management 0% 0% 0% 0% Other 21% 33%* 6% 40% ¡**

* ¡ ¡Construction ¡Control ¡Manager ** ¡ED/ ¡Board, ¡Chief ¡Development ¡Officer, ¡Director ¡of ¡Property ¡Services, ¡Chief ¡of ¡Staff, ¡ Executive ¡Supervisor

9

slide-10
SLIDE 10

On On ¡ ¡Average, ¡ ¡How ¡ ¡Many ¡ ¡Units ¡ ¡Ar Are ¡ ¡ Assi Assigned ¡ ¡per ¡ ¡Asse Asset ¡ ¡Ma Manager ¡ r ¡(Q

(Question ¡ ¡15) PHA For-­‑Profit Non-­‑Profit Total

Junior AM

Median

50

(50)

3,023

(2,288)

1,606

(900)

2,016

(900)

Senior AM

Median

2,367 ¡ ¡

(1,300)

4,609

(2,750)

1,914

(1,102)

3,175

(1,500)

10

slide-11
SLIDE 11

On On ¡ ¡Average, ¡ ¡How ¡ ¡Many ¡ ¡Properties ¡ ¡are ¡ ¡ Assi Assigned ¡ ¡per ¡ ¡Asse Asset ¡ ¡Ma Manager ¡ r ¡(Q

(Question ¡ ¡16)

PHA For-­‑Profit Nonprofit Total Junior ¡AM

Median

1 ¡ ¡

(1)

56 ¡

(55)

35 ¡ ¡

(33)

33 ¡ ¡

(16)

Senior AM

Median

29 ¡ ¡

(7)

58

(56)

27 ¡ ¡

(17)

45 ¡ ¡

(33)

11

slide-12
SLIDE 12

Fu Functions ¡ ¡for ¡ ¡Asset ¡ ¡/ ¡ ¡Portfolio ¡ ¡ Man anag agement ¡ ¡Job ¡ ¡Titles ¡ ¡(Q

(Question ¡ ¡17)

PHA For-­‑Profit Nonprofit Total Mostly generalists ¡ performing ¡all ¡functions 100% 81% 79% 81% Mix ¡of generalists ¡& ¡ specialists 0% 19% 7% 6% Mostly ¡specialists 0% 0% 14% 13%

12

slide-13
SLIDE 13

So Software ¡ ¡& ¡ ¡Technologies ¡ ¡(Q

(Question ¡ ¡18) PHA For-­‑ Profit Non-­‑ Profit Total Yardi 0% 53% 50% 47% Fusion ¡ 0% 0% 6% 3% Integratec 0% 12% 19% 14% Real ¡Page 0% 29% 6% 17% WegoWise 0% 12% 44% 25% Energy ¡Score ¡Card 0% 0% 13% 6% Proprietary Database 33% 12% 19% 17% Cometrics 0% 0% 0% 0% Other 67% 12% 13% 17%

13

slide-14
SLIDE 14

Jo Job ¡ ¡Functions ¡ ¡Perf rform rmed ¡ ¡in ¡ ¡ As Asset ¡ ¡Management ¡ ¡Department ¡ ¡

(Qu Question ¡ ¡17) ¡ ¡

PHA For-­‑ Profit Non-­‑ Profit Total Property ¡Budgeting ¡(existing ¡portfolio) 67% 88% 69% 78% Capital ¡/ ¡Physical ¡Needs ¡Assessment 33% 76% 75% 72% Utility ¡Management ¡/ ¡Sustainability 33% 82% 69% 72% Property ¡Tax ¡Appeals 33% 76% 69% 69% Property/Partnership ¡Sales ¡or ¡Dispositions ¡ 33% 82% 56% 67% Investor ¡Reporting 0% 59% 81% 64% Basic ¡Refinancing ¡(no ¡new ¡tax ¡credits) 0% 71% 63% 61% Financial ¡Workouts ¡/ ¡Watch ¡List 33% 59% 63% 58% Compliance 100% 41% 56% 53% Budgeting ¡/ ¡Pro-­‑forma ¡Development 33% 53% 56% 53% Property ¡Insurance 33% 53% 56% 53% Tax ¡Credit ¡Recapitalization 0% 41% 19% 28% Bulk ¡Purchasing 0% 12% 6% 8%

#1 #2 #3

14

Sorted ¡by

slide-15
SLIDE 15

Un Unit ¡ ¡Turn ¡ ¡Metrics ¡ ¡(Q

(Questions ¡ ¡20)

PHA For-­‑ Profit Non-­‑ Profit Total

Average Days ¡to ¡ Turn ¡Unit

14 9 10 10

Average ¡Days ¡ Vacant

25 19 25 22

Average ¡Cost ¡to ¡ Turn ¡Unit ¡($)

3,750 1,406 1,438 1,592

15

slide-16
SLIDE 16

Wa Watch ¡ ¡List ¡ ¡Metrics ¡ ¡(Q

(Question ¡ ¡21)

Fall ¡into ¡13 ¡Buckets

1. Compliance 2. Lease-­‑Up ¡Delays 3. Funding ¡Obligations 4. Capital ¡Contribution ¡Timing 5. Insurance ¡& ¡RE ¡Taxes 6. Legal ¡Issues 7. Physical ¡Condition 8. Project ¡Funding ¡Obligation 9. Property ¡Operations

  • 10. Property ¡Management
  • 11. Reporting
  • 12. Resident ¡Services
  • 13. Value ¡Events

16

slide-17
SLIDE 17

To Top ¡ ¡10 ¡ ¡Watch ¡ ¡List ¡ ¡Metrics ¡ ¡(Q

(Question ¡ ¡21) 3 ¡Buckets Physical ¡Condition, ¡Property ¡Operations ¡& ¡Funding ¡Obligation ¡

Metric

Economic ¡occupancy ¡below ¡x% ¡for ¡most ¡recent ¡quarter 81% Debt ¡Service ¡Coverage ¡below ¡x 77% Cash ¡flow ¡(deficit) ¡per ¡unit 71% Projected ¡shortfall ¡of ¡NOI ¡greater ¡than ¡x% ¡of ¡budget 65% Rent ¡delinquency ¡greater ¡than ¡x% ¡of ¡GPI ¡for ¡x ¡consecutive ¡months 61% REAC ¡score ¡below ¡70 61% Life/Safety ¡Issues 55% Minimum ¡reserve ¡requirements ¡met 52% Code ¡violations/deficiencies ¡unresolved ¡beyond ¡correction ¡period 52% Inadequate ¡resources ¡to ¡pay ¡for ¡immediate ¡capital ¡in ¡coming ¡year 52%

#1 #2 #3

17

slide-18
SLIDE 18

Wa Watch ¡ ¡List ¡ ¡Metrics ¡ ¡(Q

(Question ¡ ¡21)

Lease-­‑Up ¡& ¡Delays Metric

Project ¡in ¡initial ¡lease-­‑up ¡phase 45% Construction ¡delays ¡result ¡in ¡x ¡months ¡behind ¡initial ¡lease ¡up ¡schedule 35% Market ¡conditions ¡result ¡in ¡x ¡months ¡behind ¡initial ¡lease ¡up ¡schedule ¡ 26% Unfocused ¡Mgt. ¡Co. ¡results ¡in ¡x ¡months ¡behind ¡initial ¡lease ¡up ¡schedule ¡ 19% Inadequate ¡underwriting ¡results ¡in ¡x ¡months ¡behind ¡initial ¡lease ¡up ¡schedule ¡ 16%

18

slide-19
SLIDE 19

Wa Watch ¡ ¡List ¡ ¡Metrics ¡ ¡(Q

(Question ¡ ¡21)

Timing ¡of ¡Next ¡Event

Metric

Timing ¡of ¡next ¡value ¡event ¡-­‑ ¡REFINANCE 48% Timing ¡of ¡next ¡value ¡event ¡-­‑ ¡RESYNDICATION 42% Timing ¡of ¡next ¡value ¡event ¡-­‑ ¡LP ¡BUYOUT 39% Timing ¡of ¡next ¡value ¡event ¡-­‑ ¡SALE 29%

How ¡do ¡we ¡track ¡ ‘Value ¡Events’?

19

slide-20
SLIDE 20

Wa Watch ¡ ¡List ¡ ¡Metrics Co Combining ¡ ¡Questi tions ¡ ¡21 ¡ ¡&22

Average Median

Economic ¡occupancy ¡below ¡x% ¡for ¡most ¡recent ¡quarter ¡(vacancy) 81%

93% 95%

DSC ¡below ¡x ¡(Cash ¡Flow) 77%

1.09 1.10

Construction ¡delays ¡results ¡in ¡X ¡days ¡behind ¡initial ¡lease ¡up ¡schedule 70%

52 30

Projected ¡shortfall ¡of ¡NOI ¡greater ¡than ¡x% ¡of ¡budget ¡(Cash ¡Flow) 65%

9% 10%

Market ¡conditions ¡results ¡in ¡x ¡days ¡behind ¡initial ¡lease ¡up ¡schedule ¡ 26%

49 30

Unfocused ¡management ¡company ¡results ¡in ¡x ¡days ¡behind ¡initial ¡lease ¡up ¡schedule ¡ 19%

54 30

Inadequate ¡underwriting ¡results ¡in ¡x ¡days ¡behind ¡initial ¡lease ¡up ¡schedule ¡ 16%

55 45

Property ¡automatically ¡added ¡to ¡watch ¡list ¡for ¡x ¡days ¡when ¡new ¡site ¡manager ¡hired 16%

110 90

Question ¡22 Response ¡ Rate Metrics ¡from ¡Question ¡21 * ¡Rent ¡Collection ¡metrics ¡excluded ¡due ¡to ¡variability ¡of ¡responses ¡

Think ¡about ¡a ¡ratings ¡scale ¡for ¡Metrics, ¡ i.e., ¡‘Poor’ ¡to ¡‘Excellent’, ¡or ¡‘F’ ¡to ¡‘A’ ¡grade, ¡for ¡example.

20

slide-21
SLIDE 21

Co Consider ¡ ¡Organizing ¡ ¡Watch ¡ ¡List ¡ ¡Rating ¡ ¡ Cr Criteria ¡ ¡by ¡ ¡Project ¡ ¡Life ¡ ¡Cy Cycle

E.g., ¡Affordable ¡Housing ¡Investor’s ¡Council ¡Framework: Development ¡Phase

  • Construction/Lease-­‑Up
  • Financial ¡
  • Construction ¡Loan
  • Permanent ¡Loan
  • Program ¡Compliance
  • General ¡Contractor
  • GP/Sponsor/Mgt. ¡Capacity
  • Recapture

Stabilized ¡Phase

  • Debt ¡Coverage ¡Ratio
  • Occupancy ¡(economic)
  • Reserve ¡& ¡escrow ¡funding
  • Physical ¡Condition
  • GP/Sponsor/Mgt. ¡Capacity
  • Program ¡Compliance
  • Insurance ¡and ¡Taxes
  • Reporting
  • Recapture/Foreclosure

21

slide-22
SLIDE 22

AH AHIC ¡ ¡Stabilized ¡ ¡Phase se ¡ ¡Example

Debt ¡Coverage ¡Ratio

A B C D F

DCR ¡> ¡ ¡1.20 ¡or ¡ as ¡ Underwritten 1.00 ¡ ¡< ¡DCR ¡< ¡1.20 ¡ .85 ¡< ¡DCR ¡< ¡1.00 .50 ¡< ¡DCR ¡< ¡.85 Must-­‑Pay ¡ Debt ¡in ¡ Default Must-­‑Pay ¡Debt ¡is ¡ Current Significant ¡ Cash ¡Deficits Notice ¡of ¡ Default ¡Issue Delinquent ¡on ¡ Must-­‑Pay ¡Debt

22