1/24/14 February 7, 2014 Fraud Detec/on and Preven/on - - PDF document

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¡ ¡ Fraud ¡Detec/on ¡and ¡Preven/on ¡ ¡

Presented ¡by: ¡ Steve ¡Wischmann, ¡CPA, ¡CFE, ¡CFF, ¡CCFE, ¡MAFF ¡

February ¡7, ¡2014 ¡

Agenda ¡

• 1. Actual Minnesota School Cases in the News
• 2. Definition of Fraud
• 3. Fraud Statistics-ACFE Report to the Nations
• 4. Common Fraud Risks – Red Flags
• 5. Fraud Prevention Tips and Resources

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Fraud ¡Cases ¡in ¡Minnesota ¡-­‑ ¡Schools ¡

• St. ¡Paul ¡Schools ¡(2009) ¡– ¡U/lity ¡Payments ¡
• Shakopee ¡Schools ¡(2010) ¡– ¡Student ¡Ac/vi/es ¡
• Chokio-­‑Alberta ¡(2011) ¡-­‑ ¡Payroll ¡

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Definition of Fraud ¡

• Occupational Fraud is defined by the ACFE as:

– The use of one’s occupation for personal enrichment through the deliberate misuse or misapplication of the employing organizations resources or assets. – 5 elements of fraud include

• A representation about a material fact, which is false
• And made intentionally, knowingly, or recklessly
• Which is believed
• And acted upon by the victim
• To the victims damage

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Definition of Fraud ¡

• Fraud is a Crime
• Fraud can be large or small (Madoff Case or Office Supply

Larceny)

• Fraud can never be totally eliminated, but cost effective

controls can be implemented to reduce the risk to an acceptable level.

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Fraud ¡Triangle ¡

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2012 ¡ACFE ¡Report ¡to ¡the ¡Na/ons ¡

• Survey ¡par*cipants ¡es*mated ¡that ¡the ¡typical ¡organiza*on ¡loses ¡5% ¡of ¡

its ¡revenues ¡to ¡fraud ¡each ¡year. ¡Applied ¡to ¡the ¡2011 ¡Gross ¡World ¡ Product, ¡this ¡figure ¡translates ¡to ¡a ¡poten/al ¡projected ¡annual ¡fraud ¡loss ¡

• f ¡more ¡than ¡$3.5 ¡trillion. ¡
• The ¡2012 ¡report ¡provides ¡an ¡analysis ¡of ¡1,388 ¡fraud ¡cases ¡inves/gated ¡
• worldwide. ¡
• The ¡median ¡loss ¡caused ¡by ¡the ¡occupa*onal ¡fraud ¡cases ¡in ¡our ¡study ¡

was ¡$140,000. ¡More ¡than ¡one-­‑fi]h ¡of ¡these ¡cases ¡caused ¡losses ¡of ¡at ¡ least ¡$1 ¡million. ¡

• Available ¡at ¡www.acfe.com. ¡

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Distribu/on ¡of ¡Dollar ¡Losses ¡

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2012 ¡ACFE ¡Report ¡to ¡the ¡Na/ons ¡

• The ¡frauds ¡reported ¡to ¡us ¡lasted ¡a ¡median ¡of ¡18 ¡months ¡before ¡being ¡
• detected. ¡
• As ¡in ¡our ¡previous ¡studies, ¡asset ¡misappropria*on ¡schemes ¡were ¡by ¡far ¡

the ¡most ¡common ¡ ¡type ¡of ¡occupa*onal ¡fraud, ¡comprising ¡87% ¡of ¡the ¡ cases ¡reported ¡to ¡us; ¡they ¡were ¡also ¡the ¡least ¡costly ¡form ¡of ¡fraud, ¡with ¡ a ¡median ¡loss ¡of ¡$120,000. ¡ ¡

• Financial ¡statement ¡fraud ¡schemes ¡made ¡up ¡just ¡8% ¡of ¡the ¡cases ¡in ¡
• ur ¡study, ¡but ¡caused ¡the ¡greatest ¡median ¡loss ¡at ¡$1 ¡million. ¡

Corrup/on ¡schemes ¡fell ¡in ¡the ¡middle, ¡occurring ¡in ¡just ¡over ¡one-­‑third ¡

• f ¡reported ¡cases ¡and ¡causing ¡a ¡median ¡loss ¡of ¡$250,000. ¡

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2012 ¡ACFE ¡Report ¡to ¡the ¡Na/ons ¡

• As ¡in ¡our ¡prior ¡research, ¡the ¡industries ¡most ¡commonly ¡vic*mized ¡in ¡
• ur ¡current ¡study ¡were ¡the ¡banking ¡and ¡financial ¡services, ¡

government ¡and ¡public ¡administra*on, ¡and ¡manufacturing ¡sectors. ¡

• The ¡presence ¡of ¡an*-­‑fraud ¡controls ¡is ¡notably ¡correlated ¡with ¡

significant ¡decreases ¡in ¡the ¡cost ¡and ¡dura*on ¡of ¡occupa*onal ¡fraud ¡

• schemes. ¡ ¡
• Perpetrators ¡with ¡higher ¡levels ¡of ¡authority ¡tend ¡to ¡cause ¡much ¡larger ¡
• losses. ¡The ¡median ¡loss ¡among ¡frauds ¡commi_ed ¡by ¡owner/execu/ves ¡

was ¡$573,000, ¡the ¡median ¡loss ¡caused ¡by ¡managers ¡was ¡$180,000 ¡and ¡ the ¡median ¡loss ¡caused ¡by ¡employees ¡was ¡$60,000. ¡

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Organiza/on ¡Type ¡of ¡Vic/m ¡-­‑ ¡Frequency ¡

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Organiza/on ¡Type ¡of ¡Vic/m ¡– ¡Median ¡Loss ¡

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2012 ¡ACFE ¡Report ¡to ¡the ¡Na/ons ¡

• The ¡vast ¡majority ¡(77%) ¡of ¡all ¡frauds ¡in ¡our ¡study ¡were ¡commiNed ¡by ¡

individuals ¡working ¡in ¡one ¡of ¡six ¡departments: ¡accoun*ng, ¡opera*ons, ¡ sales, ¡execu*ve/upper ¡management, ¡customer ¡service ¡and ¡

• purchasing. ¡This ¡distribu/on ¡was ¡very ¡similar ¡to ¡what ¡we ¡found ¡in ¡our ¡

2010 ¡study. ¡

• Most ¡occupa*onal ¡fraudsters ¡are ¡first-­‑*me ¡offenders ¡with ¡clean ¡

employment ¡histories. ¡Approximately ¡87% ¡of ¡occupa/onal ¡fraudsters ¡ had ¡never ¡been ¡charged ¡or ¡convicted ¡of ¡a ¡fraud-­‑related ¡offense, ¡and ¡ 84% ¡had ¡never ¡been ¡punished ¡or ¡terminated ¡by ¡an ¡employer ¡for ¡fraud-­‑ related ¡conduct. ¡

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2012 ¡ACFE ¡Report ¡to ¡the ¡Na/ons ¡

• In ¡81% ¡of ¡cases, ¡the ¡fraudster ¡displayed ¡one ¡or ¡more ¡behavioral ¡red ¡

flags ¡that ¡are ¡oVen ¡associated ¡with ¡fraudulent ¡conduct. ¡Living ¡beyond ¡ means ¡(36% ¡of ¡cases), ¡financial ¡difficul/es ¡(27%), ¡unusually ¡close ¡ associa/on ¡with ¡vendors ¡or ¡customers ¡(19%) ¡and ¡excessive ¡control ¡ issues ¡(18%) ¡were ¡the ¡most ¡commonly ¡observed ¡behavioral ¡warning ¡

• signs. ¡
• Nearly ¡half ¡of ¡vic*m ¡organiza*ons ¡do ¡not ¡recover ¡any ¡losses ¡that ¡they ¡

suffer ¡due ¡to ¡fraud. ¡

• Frauds ¡most ¡oVen ¡discovered ¡by ¡TIP. ¡

¡

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Detec/on ¡of ¡Fraud ¡Schemes ¡

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Detec/on ¡of ¡Fraud ¡Schemes ¡

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Common ¡Types ¡of ¡Fraud ¡

• Asset ¡Misappropria/on ¡

– The] ¡of ¡cash, ¡false ¡billing ¡schemes ¡or ¡inflated ¡expense ¡ reports ¡

• Corrup/on/Vendor ¡Fraud ¡

– Bribery, ¡Kickbacks ¡ ¡

• Fraudulent ¡Financial ¡Statements ¡

– Inten/onally ¡materially ¡missta/ng ¡the ¡financial ¡ condi/on ¡of ¡the ¡organiza/on ¡(be_er ¡or ¡worse) ¡

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Frauds ¡by ¡Category ¡-­‑ ¡Frequency ¡

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Frauds ¡by ¡Category ¡– ¡Median ¡Loss ¡

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Perpetrators ¡

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Age ¡of ¡Perpetrators ¡

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Tenure ¡of ¡Perpetrators ¡

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Educa/on ¡of ¡Perpetrators ¡

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Red ¡Flags ¡to ¡Watch ¡For ¡-­‑ ¡Employees ¡

1. Employee ¡lifestyle ¡changes ¡– ¡living ¡beyond ¡means ¡ 2. Significant ¡personal ¡issues ¡(debt, ¡family) ¡ 3. Behavioral ¡changes ¡– ¡indica/ons ¡of ¡drug ¡or ¡alcohol ¡dependency, ¡ gambling ¡ 4. Refusal ¡to ¡take ¡vaca/ons ¡ 5. Refusal ¡to ¡cooperate ¡with ¡management ¡or ¡auditors ¡ 6. Lack ¡of ¡segrega/on ¡of ¡du/es ¡in ¡cri/cal ¡accoun/ng ¡areas ¡ 7. Photocopied ¡or ¡missing ¡documents ¡ 8. Excessive ¡number ¡of ¡void ¡transac/ons ¡

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Red ¡Flags ¡-­‑ ¡Management ¡

• 1. Reluctance ¡to ¡provide ¡informa/on ¡to ¡auditors ¡
• 2. Management ¡decisions ¡dominated ¡by ¡an ¡individual ¡or ¡

small ¡group ¡

• 3. Weak ¡“tone ¡at ¡the ¡top” ¡and ¡internal ¡control ¡environment ¡
• 4. Excessive ¡number ¡of ¡checking ¡accounts ¡
• 5. Any ¡transac/on ¡that ¡“does ¡not ¡make ¡sense” ¡

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Perpetrators ¡– ¡Behavioral ¡Red ¡Flags ¡

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Cases ¡– ¡Referred ¡to ¡Law ¡Enforcement? ¡

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Results ¡of ¡Cases ¡Referred ¡to ¡Law ¡Enforcement ¡

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Reasons ¡not ¡Referred ¡to ¡Law ¡Enforcement ¡

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Recovery ¡of ¡Losses ¡

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Recent ¡Fraud ¡Cases ¡in ¡the ¡News ¡

• City ¡of ¡Dixon ¡Illinois, ¡popula/on ¡15,733 ¡

– Rita ¡A. ¡Crundwell, ¡comptroller ¡for ¡30 ¡years ¡ – Plead ¡guilty ¡November ¡14, ¡2012 ¡ ¡to ¡stealing ¡$53 ¡Million ¡from ¡the ¡City ¡since ¡ 1990, ¡spending ¡on ¡horse ¡farm, ¡horses, ¡vaca/on ¡homes ¡ – Represents ¡almost ¡1/3 ¡of ¡general ¡fund ¡budget ¡annually ¡for ¡21 ¡years ¡ – Diverted ¡funds ¡to ¡personally ¡controlled ¡RSCDA ¡account ¡by ¡crea/ng ¡fic//ous ¡ invoices ¡ ¡ – Concealed ¡scheme ¡by ¡telling ¡city ¡officials ¡that ¡City’s ¡budget ¡was ¡short ¡due ¡ to ¡state ¡being ¡late ¡in ¡tax ¡payments. ¡ – Crundwell ¡picked ¡up ¡mail ¡and ¡bank ¡statements ¡and ¡was ¡in ¡control ¡of ¡books ¡ with ¡no ¡oversight. ¡ – Discovered ¡during ¡extended ¡vaca/on ¡when ¡another ¡employee ¡performed ¡ her ¡du/es ¡and ¡no/ced ¡RSCDA ¡bank ¡account ¡statement. ¡ ¡

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Fraud ¡Preven/on ¡Tips ¡

• Proper ¡management ¡“tone ¡at ¡the ¡top”

¡ ¡ – Code ¡of ¡conduct/ethics ¡policy ¡ – Communicate ¡the ¡policy ¡on ¡a ¡regular ¡basis ¡ – Fraud ¡awareness ¡training ¡ – Method ¡to ¡report ¡fraud ¡suspicions ¡ – Training ¡in ¡necessary ¡areas ¡ – Fraud ¡Hotline ¡

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Fraud ¡Preven/on ¡Tips ¡

• Oversight/Other ¡ ¡

– Organiza/ons ¡self ¡review ¡of ¡internal ¡controls ¡– ¡weaknesses/lack ¡of ¡

• versight ¡in ¡any ¡significant ¡area ¡

– Review ¡of ¡remote ¡opera/ons ¡(food ¡service, ¡athle/c ¡events, ¡student ¡ ac/vi/es, ¡etc.) ¡ – Review ¡policies ¡and ¡procedures ¡to ¡strengthen ¡controls ¡ – The ¡appearance ¡of ¡oversight ¡is ¡an ¡important ¡component ¡ – Unannounced ¡spot ¡checks ¡of ¡various ¡du/es ¡ – Background ¡checks ¡on ¡employees ¡prior ¡to ¡hiring ¡ – Consider ¡posi/ve ¡pay ¡for ¡disbursements ¡ – Formal ¡Fraud ¡Risk ¡Assessment ¡

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Thank ¡You! ¡

Steve ¡Wischmann ¡ Swischmann@kdv.com ¡ 320-­‑650-­‑0217 ¡

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