1/24/14 ¡ ¡ February ¡7, ¡2014 ¡ ¡ Fraud ¡Detec/on ¡and ¡Preven/on ¡ ¡ Presented ¡by: ¡ Steve ¡Wischmann, ¡CPA, ¡CFE, ¡CFF, ¡CCFE, ¡MAFF ¡ Agenda ¡ 1. Actual Minnesota School Cases in the News 2. Definition of Fraud 3. Fraud Statistics-ACFE Report to the Nations 4. Common Fraud Risks – Red Flags 5. Fraud Prevention Tips and Resources Confiden/al ¡ ¡| ¡ February ¡7, ¡2014 ¡ ¡| ¡2 ¡ Fraud ¡Cases ¡in ¡Minnesota ¡-‑ ¡Schools ¡ • St. ¡Paul ¡Schools ¡(2009) ¡– ¡U/lity ¡Payments ¡ • Shakopee ¡Schools ¡(2010) ¡– ¡Student ¡Ac/vi/es ¡ • Chokio-‑Alberta ¡(2011) ¡-‑ ¡Payroll ¡ Confiden/al ¡ ¡| ¡ February ¡7, ¡2014 ¡ ¡| ¡3 ¡ 1 ¡
1/24/14 ¡ Definition of Fraud ¡ • Occupational Fraud is defined by the ACFE as: – The use of one’s occupation for personal enrichment through the deliberate misuse or misapplication of the employing organizations resources or assets. – 5 elements of fraud include • A representation about a material fact, which is false • And made intentionally, knowingly, or recklessly • Which is believed • And acted upon by the victim • To the victims damage Confiden/al ¡ ¡| ¡ February ¡7, ¡2014 ¡ ¡| ¡4 ¡ Definition of Fraud ¡ • Fraud is a Crime • Fraud can be large or small (Madoff Case or Office Supply Larceny) • Fraud can never be totally eliminated, but cost effective controls can be implemented to reduce the risk to an acceptable level. Confiden/al ¡ ¡| ¡ February ¡7, ¡2014 ¡ ¡| ¡5 ¡ Fraud ¡Triangle ¡ Confiden/al ¡ ¡| ¡ February ¡7, ¡2014 ¡ ¡| ¡6 ¡ 2 ¡
1/24/14 ¡ 2012 ¡ACFE ¡Report ¡to ¡the ¡Na/ons ¡ • Survey ¡par*cipants ¡es*mated ¡that ¡the ¡typical ¡organiza*on ¡loses ¡5% ¡of ¡ its ¡revenues ¡to ¡fraud ¡each ¡year. ¡ Applied ¡to ¡the ¡2011 ¡Gross ¡World ¡ Product, ¡this ¡figure ¡translates ¡to ¡a ¡poten/al ¡projected ¡annual ¡fraud ¡loss ¡ of ¡more ¡than ¡$3.5 ¡trillion. ¡ • The ¡2012 ¡report ¡provides ¡an ¡analysis ¡of ¡1,388 ¡fraud ¡cases ¡inves/gated ¡ worldwide. ¡ • The ¡median ¡loss ¡caused ¡by ¡the ¡occupa*onal ¡fraud ¡cases ¡in ¡our ¡study ¡ was ¡$140,000. ¡ More ¡than ¡one-‑fi]h ¡of ¡these ¡cases ¡caused ¡losses ¡of ¡at ¡ least ¡$1 ¡million. ¡ • Available ¡at ¡www.acfe.com. ¡ Confiden/al ¡ ¡| ¡ February ¡7, ¡2014 ¡ ¡| ¡7 ¡ Distribu/on ¡of ¡Dollar ¡Losses ¡ Confiden/al ¡ ¡| ¡ February ¡7, ¡2014 ¡ ¡| ¡8 ¡ 2012 ¡ACFE ¡Report ¡to ¡the ¡Na/ons ¡ The ¡frauds ¡reported ¡to ¡us ¡lasted ¡a ¡median ¡of ¡18 ¡months ¡before ¡being ¡ • detected. ¡ As ¡in ¡our ¡previous ¡studies, ¡ asset ¡misappropria*on ¡schemes ¡were ¡by ¡far ¡ • the ¡most ¡common ¡ ¡type ¡of ¡occupa*onal ¡fraud, ¡comprising ¡87% ¡of ¡the ¡ cases ¡reported ¡to ¡us; ¡they ¡were ¡also ¡the ¡least ¡costly ¡form ¡of ¡fraud, ¡with ¡ a ¡median ¡loss ¡of ¡$120,000. ¡ ¡ • Financial ¡statement ¡fraud ¡schemes ¡made ¡up ¡just ¡8% ¡of ¡the ¡cases ¡in ¡ our ¡study, ¡but ¡caused ¡the ¡greatest ¡median ¡loss ¡at ¡$1 ¡million. ¡ Corrup/on ¡schemes ¡fell ¡in ¡the ¡middle, ¡occurring ¡in ¡just ¡over ¡one-‑third ¡ of ¡reported ¡cases ¡and ¡causing ¡a ¡median ¡loss ¡of ¡$250,000. ¡ Confiden/al ¡ ¡| ¡ February ¡7, ¡2014 ¡ ¡| ¡9 ¡ 3 ¡
1/24/14 ¡ 2012 ¡ACFE ¡Report ¡to ¡the ¡Na/ons ¡ • As ¡in ¡our ¡prior ¡research, ¡ the ¡industries ¡most ¡commonly ¡vic*mized ¡in ¡ our ¡current ¡study ¡were ¡the ¡banking ¡and ¡financial ¡services, ¡ government ¡and ¡public ¡administra*on, ¡and ¡manufacturing ¡sectors. ¡ • The ¡presence ¡of ¡an*-‑fraud ¡controls ¡is ¡notably ¡correlated ¡with ¡ significant ¡decreases ¡in ¡the ¡cost ¡and ¡dura*on ¡of ¡occupa*onal ¡fraud ¡ schemes. ¡ ¡ • Perpetrators ¡with ¡higher ¡levels ¡of ¡authority ¡tend ¡to ¡cause ¡much ¡larger ¡ losses. ¡ The ¡median ¡loss ¡among ¡frauds ¡commi_ed ¡by ¡owner/execu/ves ¡ was ¡$573,000, ¡the ¡median ¡loss ¡caused ¡by ¡managers ¡was ¡$180,000 ¡and ¡ the ¡median ¡loss ¡caused ¡by ¡employees ¡was ¡$60,000. ¡ Confiden/al ¡ ¡| ¡ February ¡7, ¡2014 ¡ ¡| ¡10 ¡ Organiza/on ¡Type ¡of ¡Vic/m ¡-‑ ¡Frequency ¡ Confiden/al ¡ ¡| ¡ February ¡7, ¡2014 ¡ ¡| ¡11 ¡ Organiza/on ¡Type ¡of ¡Vic/m ¡– ¡Median ¡Loss ¡ Confiden/al ¡ ¡| ¡ February ¡7, ¡2014 ¡ ¡| ¡12 ¡ 4 ¡
1/24/14 ¡ 2012 ¡ACFE ¡Report ¡to ¡the ¡Na/ons ¡ • The ¡vast ¡majority ¡(77%) ¡of ¡all ¡frauds ¡in ¡our ¡study ¡were ¡commiNed ¡by ¡ individuals ¡working ¡in ¡one ¡of ¡six ¡departments: ¡accoun*ng, ¡opera*ons, ¡ sales, ¡execu*ve/upper ¡management, ¡customer ¡service ¡and ¡ purchasing. ¡ This ¡distribu/on ¡was ¡very ¡similar ¡to ¡what ¡we ¡found ¡in ¡our ¡ 2010 ¡study. ¡ Most ¡occupa*onal ¡fraudsters ¡are ¡first-‑*me ¡offenders ¡with ¡clean ¡ • employment ¡histories. ¡ Approximately ¡87% ¡of ¡occupa/onal ¡fraudsters ¡ had ¡never ¡been ¡charged ¡or ¡convicted ¡of ¡a ¡fraud-‑related ¡offense, ¡and ¡ 84% ¡had ¡never ¡been ¡punished ¡or ¡terminated ¡by ¡an ¡employer ¡for ¡fraud-‑ related ¡conduct. ¡ Confiden/al ¡ ¡| ¡ February ¡7, ¡2014 ¡ ¡| ¡13 ¡ 2012 ¡ACFE ¡Report ¡to ¡the ¡Na/ons ¡ In ¡81% ¡of ¡cases, ¡the ¡fraudster ¡displayed ¡one ¡or ¡more ¡behavioral ¡red ¡ • flags ¡that ¡are ¡oVen ¡associated ¡with ¡fraudulent ¡conduct. ¡ Living ¡beyond ¡ means ¡(36% ¡of ¡cases), ¡financial ¡difficul/es ¡(27%), ¡unusually ¡close ¡ associa/on ¡with ¡vendors ¡or ¡customers ¡(19%) ¡and ¡excessive ¡control ¡ issues ¡(18%) ¡were ¡the ¡most ¡commonly ¡observed ¡behavioral ¡warning ¡ signs. ¡ • Nearly ¡half ¡of ¡vic*m ¡organiza*ons ¡do ¡not ¡recover ¡any ¡losses ¡that ¡they ¡ suffer ¡due ¡to ¡fraud. ¡ • Frauds ¡most ¡oVen ¡discovered ¡by ¡TIP. ¡ ¡ Confiden/al ¡ ¡| ¡ February ¡7, ¡2014 ¡ ¡| ¡14 ¡ Detec/on ¡of ¡Fraud ¡Schemes ¡ Confiden/al ¡ ¡| ¡ February ¡7, ¡2014 ¡ ¡| ¡15 ¡ 5 ¡
1/24/14 ¡ Detec/on ¡of ¡Fraud ¡Schemes ¡ Confiden/al ¡ ¡| ¡ February ¡7, ¡2014 ¡ ¡| ¡16 ¡ Common ¡Types ¡of ¡Fraud ¡ • Asset ¡Misappropria/on ¡ – The] ¡of ¡cash, ¡false ¡billing ¡schemes ¡or ¡inflated ¡expense ¡ reports ¡ • Corrup/on/Vendor ¡Fraud ¡ – Bribery, ¡Kickbacks ¡ ¡ • Fraudulent ¡Financial ¡Statements ¡ – Inten/onally ¡materially ¡missta/ng ¡the ¡financial ¡ condi/on ¡of ¡the ¡organiza/on ¡(be_er ¡or ¡worse) ¡ Confiden/al ¡ ¡| ¡ February ¡7, ¡2014 ¡ ¡| ¡17 ¡ Frauds ¡by ¡Category ¡-‑ ¡Frequency ¡ Confiden/al ¡ ¡| ¡ February ¡7, ¡2014 ¡ ¡| ¡18 ¡ 6 ¡
1/24/14 ¡ Frauds ¡by ¡Category ¡– ¡Median ¡Loss ¡ Confiden/al ¡ ¡| ¡ February ¡7, ¡2014 ¡ ¡| ¡19 ¡ Perpetrators ¡ Confiden/al ¡ ¡| ¡ February ¡7, ¡2014 ¡ ¡| ¡20 ¡ Age ¡of ¡Perpetrators ¡ Confiden/al ¡ ¡| ¡ February ¡7, ¡2014 ¡ ¡| ¡21 ¡ 7 ¡
1/24/14 ¡ Tenure ¡of ¡Perpetrators ¡ Confiden/al ¡ ¡| ¡ February ¡7, ¡2014 ¡ ¡| ¡22 ¡ Educa/on ¡of ¡Perpetrators ¡ Confiden/al ¡ ¡| ¡ February ¡7, ¡2014 ¡ ¡| ¡23 ¡ Red ¡Flags ¡to ¡Watch ¡For ¡-‑ ¡Employees ¡ 1. Employee ¡lifestyle ¡changes ¡– ¡living ¡beyond ¡means ¡ 2. Significant ¡personal ¡issues ¡(debt, ¡family) ¡ 3. Behavioral ¡changes ¡– ¡indica/ons ¡of ¡drug ¡or ¡alcohol ¡dependency, ¡ gambling ¡ 4. Refusal ¡to ¡take ¡vaca/ons ¡ 5. Refusal ¡to ¡cooperate ¡with ¡management ¡or ¡auditors ¡ 6. Lack ¡of ¡segrega/on ¡of ¡du/es ¡in ¡cri/cal ¡accoun/ng ¡areas ¡ 7. Photocopied ¡or ¡missing ¡documents ¡ 8. Excessive ¡number ¡of ¡void ¡transac/ons ¡ Confiden/al ¡ ¡| ¡ February ¡7, ¡2014 ¡ ¡| ¡24 ¡ 8 ¡
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