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Presentation ¡Analysis ¡

¡

Name, ¡Name ¡ 2.10.2012 ¡Venue, ¡Town ¡

¡ ¡ ¡ ¡ ¡ ¡ ¡ ¡ ¡ ¡ ¡

Preparation ¡ Structure ¡ Appearance ¡ Delivery ¡ Interaction ¡ Visual ¡ ¡ Support ¡

¡ 2,6 ¡ 3,3 ¡ 2,2 ¡

1 ¡ 3 ¡ 5 ¡

Visual ¡support ¡ Appearance, ¡delivery, ¡interac9on ¡ Prepara9on, ¡structure ¡ Max ¡ Score ¡

¡ ¡ ¡ ¡

¡ ¡ ¡ ¡ ¡ ¡ ¡ ¡ ¡ ¡ ¡ ¡ ¡

OVERVIEW ¡

¡ This ¡is ¡an ¡analysis ¡of ¡the ¡presentation ¡given ¡by ¡<Name, ¡Name> ¡at ¡<Venue> ¡<mm.dd.yyyy>. ¡ ¡ The ¡presentation ¡was ¡given ¡as ¡an ¡opening ¡keynote ¡to ¡approximately ¡70 ¡representatives ¡of ¡<Company>’ ¡ customers ¡in ¡Finland. ¡ Presentation ¡preparation ¡and ¡structure ¡reflected ¡an ¡informative ¡approach. ¡The ¡objective ¡of ¡the ¡presentation ¡ was ¡not ¡perfectly ¡clear ¡and ¡this ¡was ¡reflected ¡in ¡the ¡absence ¡of ¡a ¡clear ¡‘call ¡for ¡action’ ¡at ¡the ¡end ¡of ¡the ¡ presentation ¡Presentation ¡content ¡had ¡been ¡tailored ¡quite ¡little ¡to ¡suit ¡the ¡specific ¡needs ¡and ¡interests ¡of ¡the ¡

• audience. ¡ ¡A ¡great ¡improvement ¡in ¡presentation ¡impact ¡can ¡be ¡achieved, ¡by ¡paying ¡attention ¡on ¡preparation: ¡

setting ¡clear ¡objectives ¡and ¡researching ¡audiences ¡needs. ¡ The ¡strongest ¡area ¡of ¡the ¡presentation ¡was ¡presenter’s ¡appearance ¡and ¡delivery. ¡The ¡presenter ¡was ¡celarly ¡ experienced ¡and ¡at ¡ease ¡in ¡front ¡of ¡the ¡audience, ¡there ¡was ¡nothing ¡in ¡the ¡presenter’s ¡appearance ¡that ¡would ¡ distract ¡the ¡audience ¡from ¡following ¡the ¡presenter’s ¡speech. ¡The ¡point ¡of ¡improvement ¡in ¡this ¡area ¡concerns ¡ presenter’s ¡body ¡language ¡and ¡vocal ¡variety. ¡A ¡lot ¡more ¡audience ¡engagement ¡can ¡be ¡achieved ¡by ¡varying ¡the ¡ delivery ¡and ¡underlining ¡important ¡parts ¡with ¡gestures, ¡use ¡of ¡voice ¡and ¡speech ¡pauses. ¡ Visual ¡support ¡followed ¡presentation’s ¡informative ¡approach. ¡Since ¡the ¡presenter ¡was ¡thoroughly ¡ knowledgeable ¡of ¡the ¡presentation ¡subject, ¡more ¡visual ¡presentation ¡slides ¡with ¡large ¡images ¡and ¡big ¡ headline ¡inforamtion ¡would ¡support ¡better ¡in ¡building ¡emotional ¡impact ¡on ¡top ¡of ¡the ¡speech. ¡Reduction ¡of ¡ visual ¡elements ¡and ¡using ¡graphical ¡contrast ¡would ¡improve ¡audience ¡understanding ¡of ¡complex ¡graphs. ¡ Details ¡of ¡the ¡analysis ¡can ¡be ¡found ¡on ¡following ¡pages.

¡

Recommendations: ¡

• Is ¡an ¡informative ¡presentation ¡the ¡right ¡selection ¡for ¡this ¡kind ¡of ¡occasion? ¡With ¡so ¡many ¡

customer ¡representatives ¡in ¡one ¡room, ¡should ¡the ¡presenter ¡aim ¡for ¡persuasive ¡or ¡ inspiring ¡presentation? ¡This ¡kind ¡of ¡approach ¡could ¡bring ¡the ¡presenter ¡(and ¡ <Company>) ¡a ¡visionary ¡ethos ¡in ¡the ¡eyes ¡of ¡the ¡audience. ¡ In ¡such ¡presentations ¡everything ¡aims ¡for ¡giving ¡the ¡audience ¡certain ¡emotional ¡state ¡ and ¡then ¡calling ¡them ¡to ¡action. ¡The ¡means ¡to ¡this ¡kind ¡end ¡are ¡also ¡different: ¡Finding ¡a ¡ common ¡ground ¡with ¡the ¡audience, ¡using ¡of ¡stories ¡and ¡animated ¡language ¡to ¡clearly ¡ illustrate ¡ideas, ¡strong ¡emotional ¡presence ¡in ¡the ¡delivery. ¡ ¡

• If ¡an ¡informative ¡approach ¡is ¡the ¡selection ¡for ¡next ¡occasion ¡as ¡well, ¡then ¡pay ¡attention ¡
• n: ¡ ¡
• Less ¡discussion ¡points ¡and ¡more ¡illustrative ¡stories ¡
• Tailoring ¡the ¡information ¡to ¡the ¡audience’s ¡needs ¡to ¡ensure ¡engagement ¡
• How ¡to ¡break ¡the ¡pattern ¡inside ¡the ¡presentation ¡

¡

• Set ¡a ¡clear ¡objective ¡that ¡tells ¡exactly ¡what ¡you ¡expect ¡the ¡audience ¡to ¡do ¡ ¡or ¡think ¡after ¡

the ¡presentation. ¡Write ¡it ¡in ¡a ¡sentence ¡“After ¡hearing ¡my ¡speech ¡the ¡audience ¡will…”. ¡ Be ¡sure ¡to ¡call ¡them ¡for ¡action ¡in ¡the ¡end. ¡ ¡

PREPARATION, ¡STRUCTURE ¡(2,2/5,0) ¡

¡ PREPARATION ¡ § The ¡presenter ¡had ¡clearly ¡selected ¡to ¡deliver ¡an ¡informative ¡type ¡of ¡a ¡presentation. ¡This ¡was ¡reflected ¡ both ¡in ¡the ¡delivery ¡of ¡the ¡speech ¡and ¡in ¡the ¡presentation ¡visuals. ¡With ¡this ¡kind ¡of ¡approach ¡it ¡is ¡ important ¡that ¡in ¡the ¡beginning ¡the ¡presenter ¡clearly ¡communicates ¡what ¡he ¡is ¡about ¡to ¡tell ¡the ¡ audience ¡(good) ¡and ¡how ¡the ¡audience ¡may ¡benefit ¡(room ¡for ¡improvement) ¡from ¡the ¡information. ¡ ¡ § In ¡this ¡type ¡of ¡presentation ¡the ¡greatest ¡challenge ¡throughout ¡the ¡speech ¡is ¡how ¡to ¡balance ¡between ¡ delivering ¡information ¡and ¡keeping ¡audience ¡interested. ¡A ¡typical ¡audience ¡member ¡can ¡absorb ¡ information ¡10-­‑15 ¡minutes ¡after ¡which ¡the ¡presenter ¡needs ¡to ¡do ¡something ¡to ¡break ¡the ¡pattern ¡to ¡keep ¡ the ¡audience ¡interested. ¡In ¡this ¡case ¡there ¡was ¡very ¡little ¡breaking ¡the ¡pattern ¡during ¡the ¡presentation. ¡ § At ¡the ¡conclusion, ¡there ¡was ¡no ¡'call ¡for ¡action'. ¡The ¡presenter ¡did ¡not ¡tell ¡the ¡audience ¡what ¡they ¡should ¡ do ¡or ¡what ¡viewpoint ¡they ¡should ¡adopt. ¡This ¡would ¡suggest ¡that ¡the ¡presentation ¡objective ¡was ¡not ¡set ¡ clearly ¡enough. ¡ § The ¡presentation ¡did ¡not ¡reflect ¡much ¡tailoring ¡to ¡this ¡audience's ¡specific ¡needs ¡and ¡interests. ¡Many ¡of ¡ the ¡example ¡cases ¡were ¡from ¡customers ¡and ¡industries ¡that ¡are ¡not ¡well ¡known ¡in ¡the ¡Finnish ¡market. ¡ There ¡were ¡selected ¡points ¡where ¡the ¡audience ¡could ¡identify ¡themselves ¡in ¡the ¡presentation. ¡

• <Company> ¡customers ¡in ¡the ¡Nordics ¡
• Part ¡of ¡the ¡Q&A ¡when ¡Olympic ¡Games ¡were ¡discussed ¡

The ¡more ¡the ¡audience ¡can ¡identify ¡themselves ¡in ¡the ¡presentation, ¡the ¡more ¡engaged ¡they ¡would ¡be. ¡ ¡ ¡

¡

Recommendations: ¡

• Think ¡how ¡to ¡build ¡expectations ¡for ¡the ¡rest ¡of ¡the ¡content ¡and ¡ensure ¡audience ¡interest ¡

from ¡the ¡very ¡beginning. ¡Few ¡ideas: ¡

• A ¡story ¡that ¡tells ¡the ¡audience ¡that ¡the ¡presenter ¡is ¡just ¡like ¡one ¡of ¡them ¡and ¡

builds ¡rapport ¡between ¡the ¡presenter ¡and ¡the ¡audience. ¡ ¡

• A ¡mysterious ¡beginning ¡that ¡reveals ¡something ¡about ¡the ¡presentation ¡content ¡

and ¡leaves ¡the ¡audience ¡curious ¡and ¡waiting ¡for ¡fulfillment ¡ ¡

• With ¡a ¡long ¡presentation ¡like ¡this ¡it ¡would ¡be ¡beneficial ¡to ¡rehearse ¡few ¡times ¡to ¡get ¡an ¡

idea ¡of ¡how ¡the ¡content ¡fits ¡in ¡the ¡given ¡time ¡frame. ¡Through ¡rehearsing ¡it ¡is ¡possible ¡to ¡ carve ¡out ¡less ¡important ¡parts ¡to ¡ensure ¡that ¡the ¡most ¡important ¡messages ¡get ¡enough ¡

• emphasis. ¡

STRUCTURE ¡ § The ¡presentation ¡was ¡clearly ¡structured. ¡Audience ¡could ¡distinguish ¡a ¡clear ¡beginning, ¡body ¡and ¡ending. ¡ There ¡were ¡three ¡clear ¡points ¡that ¡the ¡presenter ¡introduced ¡in ¡the ¡beginning ¡and ¡discussed ¡accordingly ¡in ¡ the ¡body ¡of ¡the ¡presentation. ¡ ¡ § The ¡biggest ¡place ¡for ¡improvement ¡was ¡found ¡at ¡the ¡allocation ¡of ¡time ¡between ¡the ¡three ¡parts ¡and ¡how ¡ to ¡create ¡interest ¡in ¡the ¡beginning ¡of ¡the ¡presentation. ¡

• The ¡beginning ¡was ¡very ¡much ¡about ¡<Company>’ ¡key ¡figures ¡and ¡latest ¡news. ¡The ¡beginning ¡did ¡

not ¡focus ¡much ¡on ¡building ¡rapport ¡with ¡the ¡audience ¡and ¡raising ¡audience's ¡expectations. ¡The ¡ first ¡30 ¡seconds ¡of ¡the ¡presentation ¡are ¡crucial ¡as ¡that ¡is ¡the ¡time ¡during ¡which ¡a ¡typical ¡member ¡

• f ¡the ¡audience ¡makes ¡his ¡decision ¡whether ¡he ¡is ¡willing ¡to ¡listen ¡to ¡the ¡presenter ¡and ¡interested ¡

in ¡the ¡rest ¡of ¡the ¡content ¡

• The ¡beginning ¡of ¡the ¡presentation ¡was ¡a ¡bit ¡disproportionate ¡to ¡the ¡rest ¡(see ¡Figure ¡1). ¡The ¡

conclusion ¡became ¡a ¡bit ¡hurried ¡and ¡did ¡not ¡succeed ¡in ¡stating ¡the ¡benefits ¡for ¡the ¡audience ¡or ¡in ¡ calling ¡them ¡for ¡action. ¡As ¡ending ¡is ¡the ¡part ¡that ¡the ¡audience ¡best ¡remembers, ¡the ¡presenter ¡ should ¡ensure ¡that ¡there ¡is ¡sufficient ¡time ¡to ¡get ¡the ¡audience ¡to ¡right ¡emotional ¡state ¡and ¡call ¡ them ¡for ¡action ¡ ¡

Figure ¡1 ¡ ¡Ideal ¡structure, ¡intensity ¡curve ¡and ¡time ¡allocation ¡of ¡a ¡presentation ¡

¡ Conclusion

Summarize key messages, call for action

Body

Deliver information How things are? How they could be? How they should be?

Beginning

Raise expectations, amplify the need for change

1/5 3/5 1/5

¡

Recommendations: ¡

• Varying ¡speech ¡pace ¡and ¡pitch, ¡using ¡hand ¡gestures, ¡and ¡pausing ¡speaking ¡could ¡help ¡

the ¡speaker ¡in ¡gaining ¡attention ¡for ¡important ¡parts ¡of ¡the ¡presentation ¡and ¡to ¡convey ¡ enthusiasm ¡and ¡emotion. ¡ ¡ (See ¡this ¡example ¡from ¡U.S. ¡presidential ¡election: ¡ http://www.nytimes.com/interactive/2012/10/02/us/politics/what-­‑romney-­‑and-­‑obamas-­‑ body-­‑language-­‑says-­‑to-­‑voters.html). ¡ ¡ ¡

• Prepare ¡some ¡tricks ¡how ¡to ¡activate ¡the ¡audience ¡during ¡the ¡presentation. ¡E.g. ¡some ¡

simple ¡question ¡during ¡the ¡presentation ¡with ¡a ¡hands ¡up/down ¡poll ¡or ¡a ¡direct ¡question ¡ to ¡one ¡member ¡of ¡the ¡audience. ¡ ¡

• Think ¡how ¡to ¡create ¡meaningful ¡movement ¡during ¡the ¡presentation. ¡Moving ¡from ¡one ¡

place ¡to ¡another ¡from ¡time ¡to ¡time ¡(but ¡not ¡constantly, ¡to ¡avoid ¡distraction ¡to ¡the ¡ speech) ¡during ¡the ¡presentation ¡creates ¡interest ¡in ¡the ¡delivery ¡

DELIVERY, ¡APPEARANCE, ¡INTERACTION ¡(3,3/5,0) ¡

¡

• This ¡was ¡the ¡strongest ¡area ¡of ¡the ¡presentation. ¡The ¡presenter ¡was ¡clearly ¡at ¡ease ¡in ¡front ¡of ¡the ¡
• audience. ¡His ¡voice ¡was ¡audible, ¡pronunciation ¡clear ¡and ¡general ¡appearance ¡was ¡relaxed ¡there ¡were ¡no ¡

distracting ¡manners. ¡ ¡

• Presenter’s ¡eye ¡contact ¡with ¡the ¡audience ¡was ¡natural, ¡although ¡bit ¡fixed ¡on ¡the ¡tables ¡in ¡the ¡front. ¡

Because ¡the ¡environment ¡per ¡se ¡created ¡certain ¡challenges ¡for ¡the ¡eye ¡contact ¡to ¡the ¡whole ¡audience, ¡the ¡ presenter ¡needs ¡to ¡pay ¡special ¡attention ¡on ¡that ¡he ¡makes ¡an ¡eye ¡contact ¡all ¡the ¡way ¡to ¡the ¡back ¡row. ¡In ¡ this ¡occasion ¡there ¡was ¡a ¡slight ¡possibility ¡that ¡the ¡audience ¡in ¡the ¡back ¡felt ¡like ¡they ¡were ¡left ¡out. ¡

• The ¡presenter ¡could ¡make ¡even ¡bigger ¡impact ¡with ¡the ¡use ¡of ¡gestures, ¡voice ¡and ¡movement ¡as ¡means ¡to ¡

pace ¡the ¡presentation. ¡In ¡this ¡case ¡the ¡presenter’s ¡body ¡language ¡was ¡quite ¡minimalistic ¡and ¡did ¡not ¡ support ¡in ¡distinguishing ¡the ¡important ¡parts ¡of ¡the ¡presentation ¡as ¡would ¡be ¡possible. ¡ ¡

• The ¡presenter ¡did ¡not ¡move ¡during ¡the ¡presentation. ¡Partly ¡this ¡was ¡due ¡to ¡the ¡circumstances ¡(the ¡

graphic ¡projector ¡light ¡being ¡in ¡the ¡middle ¡of ¡the ¡stage), ¡but ¡some ¡movement ¡could ¡have ¡been ¡used ¡e.g. ¡ as ¡means ¡to ¡illustrate ¡transition ¡from ¡one ¡part ¡in ¡the ¡presentation ¡to ¡another ¡

• The ¡presenter ¡encouraged ¡questions ¡in ¡the ¡beginning ¡of ¡the ¡presentation, ¡but ¡had ¡not ¡paid ¡attention ¡on ¡

how ¡to ¡activate ¡the ¡audience ¡during ¡the ¡presentation. ¡The ¡speech ¡slot ¡was ¡quite ¡long ¡(approx. ¡45 ¡min.) ¡to ¡ keep ¡an ¡audience ¡engaged ¡and ¡interested ¡in ¡the ¡content. ¡In ¡this ¡case ¡there ¡was ¡very ¡little ¡audience ¡ activation ¡or ¡interaction. ¡

¡

Recommendations: ¡

• Have ¡separate ¡set ¡of ¡presentation ¡slides ¡and ¡handout ¡slides. ¡This ¡way ¡the ¡presentation ¡

slides ¡can ¡use ¡big ¡images ¡and ¡large ¡headlines ¡to ¡support ¡the ¡speech ¡in ¡attaining ¡an ¡ emotional ¡influence. ¡ ¡

• With ¡regard ¡to ¡complex ¡graphs, ¡which ¡may ¡be ¡inevitable, ¡following ¡questions ¡should ¡be ¡

considered ¡

• So ¡what? ¡What ¡is ¡it ¡that ¡the ¡audience ¡needs ¡to ¡understand ¡from ¡the ¡graph ¡ ¡

à ¡Headline ¡information ¡

• What ¡is ¡signal, ¡what ¡is ¡noise? ¡What ¡visual ¡elements ¡are ¡absolutely ¡needed ¡to ¡

support ¡the ¡delivery ¡of ¡the ¡headline ¡information ¡ ¡ à ¡Remove ¡everything ¡else ¡

• Where ¡do ¡I ¡want ¡to ¡direct ¡their ¡eye? ¡ ¡What ¡part ¡of ¡the ¡graph ¡does ¡the ¡audience ¡

need ¡to ¡look ¡to ¡get ¡evidence ¡for ¡the ¡headline ¡information? ¡ ¡ àCreate ¡sufficient ¡contrast ¡to ¡rest ¡of ¡the ¡graph ¡ ¡

VISUAL ¡SUPPORT ¡(2,6/5,0) ¡

¡

• The ¡visual ¡aids ¡were ¡mainly ¡visible ¡to ¡the ¡whole ¡audience, ¡but ¡did ¡not ¡support ¡building ¡and ¡reinforcing ¡

emotional ¡influence ¡to ¡the ¡speech. ¡The ¡visual ¡aids ¡had ¡clearly ¡been ¡planned ¡with ¡thought ¡of ¡serving ¡two ¡ purposes ¡on ¡one ¡go. ¡1. ¡as ¡a ¡visual ¡support ¡for ¡the ¡speech ¡and ¡2. ¡as ¡a ¡handout ¡for ¡the ¡audience ¡to ¡take ¡

• away. ¡In ¡this ¡case ¡it ¡served ¡the ¡latter ¡objective ¡well, ¡the ¡first ¡one ¡not ¡so ¡much ¡
• The ¡synchronization ¡of ¡speech ¡and ¡visual ¡aids ¡was ¡good ¡and ¡there ¡were ¡no ¡distractions ¡due ¡to ¡presenters ¡

technical ¡performance ¡with ¡the ¡presentation ¡visuals ¡

• The ¡presenter ¡was ¡clearly ¡knowledgeable ¡about ¡the ¡speech ¡subject ¡and ¡did ¡not ¡need ¡notes ¡for ¡the ¡
• delivery. ¡There ¡could ¡be ¡a ¡lot ¡to ¡gain ¡by ¡relying ¡more ¡on ¡images ¡and ¡large ¡headlines ¡to ¡reinforce ¡

emotional ¡influence. ¡For ¡example, ¡<Company>’ ¡health ¡care ¡expertise ¡could ¡be ¡demonstrated ¡in ¡the ¡ presentation ¡by ¡telling ¡about ¡one ¡particular ¡success ¡case ¡in ¡form ¡of ¡a ¡story ¡and ¡illustrating ¡it ¡with ¡well ¡ selected ¡quality ¡images. ¡ ¡

• There ¡were ¡quite ¡many ¡complex ¡graphs ¡(e.g. ¡slide ¡18, ¡slide ¡29, ¡slide ¡30 ¡and ¡slide34) ¡which ¡are ¡

counterproductive ¡to ¡audience ¡understanding, ¡if ¡not ¡well ¡designed ¡and/or ¡built ¡part ¡by ¡part. ¡In ¡quite ¡ many ¡slides ¡a ¡clear ¡headline ¡could ¡not ¡be ¡distinguished. ¡There ¡were ¡many ¡separate ¡disconnected ¡visual ¡ elements ¡that ¡competed ¡for ¡the ¡attention ¡ ¡