Using RCM and Scorecards to Drive Enrollment Management - PowerPoint PPT Presentation

Using ¡RCM ¡and ¡Scorecards ¡to ¡ Drive ¡Enrollment ¡Management ¡ Ron ¡Nowaczyk ¡ Paul ¡Bylaska ¡ AACRAO ¡– ¡Fall ¡2012 ¡

Overview ¡ 1. Context ¡ 2. Outline ¡of ¡the ¡Process ¡ 3. Example ¡Scorecard ¡ 4. The ¡Outcomes ¡ 5. Some ¡Concluding ¡ObservaPons ¡

Clarion ¡University ¡ • Public ¡InsPtuPon ¡in ¡Rural ¡Western ¡PA ¡ – Part ¡of ¡the ¡PA ¡State ¡System ¡of ¡Higher ¡EducaPon ¡ – Student ¡PopulaPon ¡of ¡7000 ¡students ¡ – Four ¡Colleges ¡– ¡Historic ¡Mission ¡was ¡Teacher ¡Ed. ¡ • New ¡President ¡in ¡2010 ¡& ¡New ¡Provost ¡in ¡2011 ¡ • Declining ¡State ¡Support ¡ ¡ – Upcoming ¡Year ¡= ¡24% ¡

Clarion ¡University ¡ • Adopted ¡Responsibility-­‑Centered ¡ Management ¡in ¡2011-­‑12 ¡ • Budget ¡Cuts ¡could ¡no ¡longer ¡be ¡across ¡the ¡ board. ¡ • Heavily ¡unionized ¡campus ¡

Outline ¡of ¡the ¡Process ¡– ¡Fall ¡2011 ¡ • Future ¡budget ¡cuts ¡from ¡state ¡likely ¡ • RCM ¡in ¡its ¡first ¡semester ¡of ¡implementaPon ¡ • President ¡states ¡need ¡to ¡evaluate ¡all ¡programs ¡ – Academic ¡ • Degree ¡programs ¡(not ¡minors ¡or ¡cerPficates) ¡ – Infrastructure ¡ • Dickeson ¡(2010) ¡model ¡used ¡to ¡guide ¡process ¡ • Data ¡support ¡team ¡formed ¡

RCM ¡Development ¡– ¡Fall ¡2011 ¡ • Common ¡Cost ¡AccounPng ¡Report ¡(CCAR) ¡ – Not ¡enough ¡detail ¡ – Not ¡well ¡understood ¡ – Would ¡not ¡support ¡decision-­‑making ¡ • Built ¡on ¡decentralized ¡budget ¡model ¡ • West ¡Chester ¡Approach ¡ ¡ – Start ¡with ¡summer ¡model ¡(as ¡test ¡case) ¡ – Expand ¡out ¡to ¡academic ¡year ¡ – Net ¡revenue ¡based ¡on ¡marginal ¡revenue ¡-­‑ ¡cost ¡

RCM ¡Development ¡– ¡Fall ¡2011 ¡ • Kutztown ¡Approach ¡ ¡ – Calculated ¡Average ¡cost ¡/ ¡student-­‑credit-­‑hour ¡ – PosiPve ¡or ¡negaPve ¡variance ¡from ¡average ¡ – Credits ¡and ¡cost ¡at ¡individual ¡faculty ¡level ¡ – Very ¡data ¡intensive ¡ – Could ¡we ¡support ¡this? ¡ ¡(Not ¡with ¡our ¡staff) ¡

Kutztown ¡Course ¡Analysis ¡ ¡ ¡

Kutztown ¡Faculty ¡Assessment ¡ ¡ ¡

Clarion ¡RCM ¡– ¡Fall ¡2011 ¡ • BRIC ¡(Budget ¡Review ¡& ¡ImplementaPon) ¡ – RepresenPng ¡cross-­‑secPon ¡of ¡university ¡ – Advisory ¡to ¡RC ¡Managers ¡Group ¡ – Produced ¡RC ¡Manual ¡for ¡iniPal ¡guidance ¡ • In ¡pracPce ¡some ¡recommendaPons ¡were ¡too ¡ complex/Pme ¡consuming ¡to ¡implement ¡ • Infrastructure ¡assessment ¡– ¡average ¡cost ¡

IniPal ¡Clarion ¡RC ¡Model ¡ ¡ ¡

Outline ¡of ¡the ¡Scorecard ¡Process ¡ Spring ¡2012 ¡ • Academic ¡Program ¡Scorecards ¡Evolve ¡ – Possible ¡Academic ¡Variables ¡Shared ¡with ¡Faculty ¡ • Admissions ¡Data ¡ • # ¡of ¡Majors ¡ • RetenPon ¡and ¡GraduaPon ¡Data ¡ – Financial ¡Data ¡by ¡Academic ¡Department ¡ – “Employment” ¡Data ¡Collected ¡

The ¡Scorecard ¡Process ¡– ¡Spring ¡2012 ¡ • Several ¡versions ¡of ¡data ¡scorecard ¡are ¡ circulated ¡in ¡mid-­‑semester. ¡ ¡ • Based ¡on ¡feedback, ¡the ¡final ¡scorecard ¡ evolves. ¡ • By ¡end ¡of ¡April, ¡academic ¡scorecards ¡are ¡ distributed ¡to ¡faculty ¡and ¡posted ¡on ¡university ¡ intranet. ¡ • Scorecard ¡Review ¡Taskforces ¡are ¡formed. ¡

Example ¡Scorecard ¡-­‑ ¡Academic ¡ Recruitment ¡ Enrollment ¡Strength ¡ Persistence ¡ ¡ ¡ ¡ ¡ ¡ ¡ ¡ ¡ ¡ ¡ ¡ ¡ ¡ ¡ ¡ ¡ ¡ ¡ ¡ ¡ ¡ ¡ ¡ ¡ ¡ ¡ ¡ ¡ Program ¡ (10F ¡to ¡11F ¡ Prepare dness ¡ Rate) ¡ Student ¡Demand-­‑Internal ¡ ¡ ¡ Majors ¡ Program ¡ComplePon ¡ ¡ ¡ ¡ ¡ ¡ ¡ ¡ ¡ ¡ ¡ ¡ ¡ ¡ ¡ ¡ ¡ Within ¡Major ¡ At ¡University ¡ Bachelo Bachelo r ¡4 ¡yrs/ r ¡6 ¡yrs/ Bachelor ¡4 ¡ Bachelor ¡6 ¡ Matric ¡ First ¡ yrs/ yrs/ Complet Master Master Complet at ¡ Enrolled ¡ ed ¡by ¡ ed ¡by ¡ Matric ¡ Master&Ass Master&A &Associ &Associ w/in ¡ Univer Sum11/ Dec ¡ Dec ¡ Academic ¡ ¡ Yield ¡ HS ¡ SAT ¡ Within ¡ F11 ¡ F05 ¡ ociate ¡2 ¡ ssociate ¡4 ¡ ate ¡2 ¡ ate ¡4 ¡ Plan ¡ Accpt ¡ Major ¡ sity ¡ RaPo ¡ F11 ¡ GPA ¡ Comb. ¡ Major ¡ At ¡Univ. ¡ Enroll ¡ Enroll ¡ 2011 ¡ years ¡ years ¡ 2011 ¡ DescripPon ¡ Applied ¡ years ¡ years ¡ BA ¡XXXX ¡ XXXX ¡BA ¡ 42 ¡ 32 ¡ 10 ¡ 1 ¡ 31% ¡ 7 ¡ 3.23 ¡ 1021 ¡ 82% ¡ 82% ¡ 67 ¡ 57 ¡ 56% ¡ 63% ¡ 68% ¡ 60% ¡ 72% ¡ 79% ¡ BS ¡LS ¡ Liberal ¡Studies ¡BS ¡ 49 ¡ 41 ¡ 16 ¡ 2 ¡ 39% ¡ 7 ¡ 2.62 ¡ 850 ¡ 50% ¡ 60% ¡ 137 ¡ 127 ¡ 54% ¡ 61% ¡ 62% ¡ 59% ¡ 71% ¡ 72% ¡ Liberal ¡Studies: ¡ EducaPon ¡BS ¡ BS ¡LS ¡EDU ¡ 7 ¡ 6 ¡ 0 ¡ 1 ¡ 0% ¡ ¡ ¡ ¡ ¡ ¡ ¡ ¡ ¡ ¡ ¡ 4 ¡ 7 ¡ 86% ¡ 86% ¡ 86% ¡ 100% ¡ 100% ¡ 100% ¡ Liberal ¡Studies: ¡Ed/ BS ¡LS ¡ELS ¡ Lib ¡Sci ¡BS ¡ 31 ¡ 23 ¡ 3 ¡ 10 ¡ 13% ¡ ¡ ¡ ¡ ¡ ¡ ¡ ¡ ¡ ¡ ¡ 9 ¡ ¡ ¡ ¡ ¡ ¡ ¡ ¡ ¡ ¡ ¡ ¡ ¡ ¡ ¡ MN ¡ANC ¡ Minor ¡Ancient ¡ MED ¡ Mediterranean ¡ ¡ ¡ ¡ ¡ ¡ ¡ ¡ ¡ ¡ ¡ ¡ ¡ ¡ ¡ ¡ ¡ ¡ ¡ ¡ ¡ 2 ¡ 4 ¡ 25% ¡ 25% ¡ 25% ¡ 50% ¡ 50% ¡ 50% ¡ Minor ¡XXXX: ¡Black ¡ Studies ¡ MN ¡HBS ¡ 2 ¡ 0 ¡ ¡ ¡ ¡ ¡ ¡ ¡ ¡ ¡ ¡ ¡ ¡ ¡ ¡ ¡ ¡ ¡ ¡ ¡ 3 ¡ 33% ¡ 33% ¡ 33% ¡ 33% ¡ 67% ¡ 67% ¡ MN ¡XXXX ¡ Minor ¡XXXX ¡ 1 ¡ 1 ¡ ¡ ¡ ¡ ¡ ¡ ¡ ¡ ¡ ¡ ¡ ¡ ¡ 100% ¡ 100% ¡ 33 ¡ 45 ¡ 60% ¡ 62% ¡ 62% ¡ 73% ¡ 76% ¡ 76% ¡