University of Wisconsin Flexible Option Update November 11, 2013 - - PowerPoint PPT Presentation

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November 11, 2013 Andrea Deau, UW-Extension Ed Murphy, UW-Extension

University of Wisconsin Flexible Option Update

ITMC Conference - Fall 2013

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Agenda

• 1. UW Flexible Option Overview
• 2. Campus Partners
• 3. Timeline
• 4. Information Technology Aspects
• 5. More Information

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What ¡is ¡the ¡Flex ¡Op.on? ¡

“21st ¡century ¡face ¡of ¡the ¡Wisconsin ¡Idea” ¡ ¡

If ¡you ¡know ¡it, ¡and ¡ ¡ you ¡can ¡do ¡it, ¡ ¡ AND ¡ ¡ you ¡can ¡prove ¡it, ¡ ¡ ¡ then ¡you ¡can ¡earn ¡UW ¡credits ¡ through ¡the ¡UW ¡Flexible ¡

• OpAon. ¡

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Student Center Student Centered Appr ed Approach

• ach
• Proactive student support
• Wrap-around support through a proactive advising

model increases retention and degree completion

• Increased access to quality education
• Self-paced format leads to affordability and

potential quicker time-to-degree

• Employer value
• Demonstrated mastery of valued outcomes

increases student market value

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Decoupling ¡instruc.on ¡from ¡assessment ¡

Instruc.on ¡ Assessment ¡

Instruc.on ¡

Faculty ¡ Developed ¡ Assessments ¡

Faculty Developed Competencies

MOOC’s ¡ Prior ¡Learning ¡

Military ¡ Self-­‑Taught ¡

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Flexible vs. Traditional

Tradi.onal UW ¡Flexible ¡Op.on Student ¡Implica.ons

Semester-­‑based 3-­‑month ¡subscripAon, ¡start ¡any ¡ month, ¡12 ¡subscripAons ¡in ¡a ¡year Students ¡can ¡begin ¡their ¡educaAon ¡when ¡it ¡best ¡fits ¡ their ¡busy ¡schedules. Group-­‑paced ¡courses Self-­‑paced ¡program Students ¡can ¡move ¡through ¡competencies ¡at ¡a ¡pace ¡ that ¡fits ¡their ¡learning ¡and ¡lifestyle. Credit ¡earned ¡by ¡compleAon ¡of ¡ course Credit ¡earned ¡through ¡mastery ¡of ¡ competencies Students ¡complete ¡competency ¡sets, ¡which ¡result ¡in ¡ earned ¡credits ¡leading ¡toward ¡a ¡degree Students ¡progress ¡by ¡compleAng ¡ a ¡courses ¡with ¡a ¡passing ¡grade Students ¡progress ¡by ¡aLaining ¡ mastery ¡of ¡subject ¡maLer Students ¡may ¡progress ¡quickly ¡depending ¡on ¡prior ¡ knowledge ¡or ¡experience ¡with ¡subject ¡maLer, ¡prior ¡ coursework, ¡and ¡the ¡speed ¡at ¡which ¡competency ¡ sets ¡are ¡mastered Faculty ¡member ¡instructs ¡ students ¡as ¡a ¡group Faculty ¡support ¡is ¡tailored ¡to ¡ individual ¡student ¡needs Self-­‑paced ¡instrucAon ¡allows ¡for ¡highly ¡personalized ¡ faculty ¡mentoring Academic ¡advisor ¡focuses ¡ largely ¡on ¡degree ¡requirements, ¡ academic ¡progress, ¡and ¡student ¡ support ¡services Academic ¡Success ¡Coaches ¡provide ¡ students ¡with ¡a ¡highly ¡ personalized, ¡responsive, ¡ongoing ¡ mentoring, ¡life ¡coaching, ¡and ¡ academic ¡support Students ¡receive ¡wrap-­‑around ¡support ¡in ¡all ¡aspects ¡

• f ¡their ¡program ¡experience

Current ¡administraAve ¡systems ¡ are ¡limited ¡by ¡tradiAonal ¡ structures AdministraAve ¡and ¡operaAonal ¡ systems ¡must ¡be ¡flexible ¡and ¡ responsive Current ¡policies, ¡regulaAons, ¡and ¡systems ¡present ¡ challenges ¡that ¡must ¡be ¡overcome ¡to ¡ensure ¡an ¡

• pAmal ¡student-­‑centric ¡approach.

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UW Flexible Option Programs

Fall ¡2013 B.S. ¡Nursing ¡(RN ¡to ¡BSN) UW-­‑Milwaukee B.S. ¡Biomedical ¡Sciences ¡for ¡DiagnosAc ¡Imaging UW-­‑Milwaukee B.S. ¡InformaAon ¡Science ¡& ¡Technology UW-­‑Milwaukee CerAficate ¡in ¡Business ¡and ¡Technical ¡CommunicaAon ¡ UW-­‑Milwaukee Freshman-­‑ ¡and ¡sophomore-­‑level ¡general ¡educaAon, ¡liberal ¡ arts ¡competencies UW ¡Colleges Fall ¡2014 M.S. ¡Nursing ¡(RN ¡to ¡MN) ¡(tentaAve) UW-­‑Milwaukee The first cohort of certificate and degree programs will be available late in the fall of 2013. Second cohort offerings will be finalized by the fall of 2014.

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Timeline and Major Milestones

Fall ¡2012 ¡ Winter ¡ 2012-­‑13 ¡ Spring ¡ 2013 ¡ Summer ¡ 2013 ¡ Fall ¡2013 ¡ Winter ¡ 2014 ¡

Feb ¡2013: ¡ OperaAons ¡Advisory ¡ retreat ¡to ¡address ¡ administraAve ¡ processes ¡ Campus ¡discussions ¡& ¡Visits ¡

Milestones ¡ Development ¡ Program ¡ ¡ Announcements ¡

June ¡2012: ¡IniAal ¡ iniAaAve ¡ announcement ¡ Feb ¡2013: ¡ HLC ¡ announces ¡ direct-­‑ assessment ¡ pilot ¡ program ¡ Fall ¡2012: ¡Fac/ Staff ¡Advisory ¡ group ¡formed ¡to ¡ scope ¡academic ¡ parameters ¡& ¡ principles ¡ Dec ¡2012: ¡ AdministraAve ¡ Advisory ¡ group ¡formed ¡ to ¡advise ¡on ¡ business ¡plan ¡ ¡ Oct ¡2013: ¡ OperaAons ¡ Advisory ¡ retreat ¡ ¡ ¡ November ¡28 ¡ ¡ First ¡Cohort ¡ announced ¡

Summer ¡ ¡ 2012 ¡

Faculty ¡generate ¡competencies ¡and ¡assessments ¡ OperaAons ¡working ¡groups ¡develop ¡administraAve ¡policy ¡and ¡capacity ¡ March ¡2013: ¡US ¡DE ¡ visit ¡ July ¡2,2013: ¡ HLC ¡

• approval. ¡

Begin ¡formal ¡ process ¡with ¡ DoE ¡ ¡ OperaAons ¡ Advisory ¡ retreat ¡ May ¡15: ¡HLC ¡ applicaAons ¡ submiLed ¡ November ¡2013: ¡ Second ¡Cohort ¡ announcements ¡ July ¡2013: ¡ Pricing ¡and ¡Term ¡ Length ¡ ResoluAon ¡ Competency ¡offerings ¡idenAfied ¡ Nov ¡2013: ¡ applicaAon ¡ ¡

• pen ¡

¡ ¡ Jan ¡ 2014: ¡1st ¡ sub-­‑ scripAon ¡ period ¡

• pens ¡

¡ ¡

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IT Aspects

• Student Information System (SIS): interim/permanent
• Customer Relationship Management (CRM)
• Document Management
• Learning Platform
• Learning Analytics
• Assessment Management
• Student Identity Verification (Proctoring)
• Integration
• Reporting
• Identity and Access Management
• Web: sites, self-service portal, mobile

Technology is at the center of the UW Flexible Option Program, from measuring mastery to registering for competency sets and more.

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Current IT Activities

• SIS Request For Proposal (RFP)

– Multi-institution evaluation committee (UW-Madison, UW-Milwaukee, UW Colleges and UW-Extension) – Finalist demonstrations: November 4-5 and 12-13, 2013

• CRM Request For Proposal (RFP)

– Evaluation committee (UW Colleges, UW-Extension) selecting finalist now – Finalist demonstrations: December 9-10, 2013

• Interim Solutions

– Distributed SIS and LMS; Custom Interfaces – Centralized Marketing, Recruiting, Admissions and Success Coaching

• Document Management (ImageNow)

– Utilizing UW-Madison Imaging Service – Implementing now

Dual focus - getting ready for launch and preparing for the future

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More Information

UW Flexible Option website: flex.wisconsin.edu Andrea Deau IT Director, UW-Extension, CEOEL andrea.deau@uwex.edu Ed Murphy Application Development Director, UW Colleges and UW-Extension ed.murphy@uwex.uwc.edu Laura Kite UW Flexible Option Project Director UW-Extension, CEOEL laura.kite@uwex.edu

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Questions?