Topics Covered * Preparing the Self-study Paula Maxwell, - - PDF document

10/20/14 ¡ 1 ¡ Writing ¡the ¡Self-­‑Study ¡and ¡ Conducting ¡a ¡Successful ¡Site ¡Visit ¡ ¡

CAATE ¡Accreditation ¡Conference ¡ October ¡17-­‑18, ¡2014 ¡ Tampa, ¡FL ¡ ¡ Paula ¡Maxwell, ¡Robin ¡Ploeger, ¡Greg ¡Frazer ¡ ¡

* Preparing ¡the ¡Self-­‑study ¡

¡Paula ¡Maxwell, ¡PhD, ¡ATC ¡ ¡ ¡ ¡

* Conducting ¡a ¡Successful ¡Site ¡Visit ¡ ¡

¡Robin ¡Ploeger, ¡EdD, ¡ATC ¡

¡ ¡ ¡

* Involving ¡Your ¡Administrators ¡ ¡Greg ¡Frazer, ¡PhD ¡

¡ ¡ ¡

Topics ¡Covered ¡ Preparing ¡the ¡Self-­‑Study ¡

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Consider ¡this ¡process ¡a ¡great ¡opportunity ¡… ¡ ¡ * To ¡showcase ¡your ¡program ¡and ¡its ¡unique ¡qualities ¡ and ¡characteristics ¡ * To ¡complete ¡an ¡in-­‑depth ¡review ¡of ¡your ¡program ¡ ¡

* Identify ¡strengths ¡ ¡ * Identify ¡areas ¡that ¡can ¡be ¡enhanced ¡ * Identify ¡areas ¡that ¡may ¡be ¡lacking ¡ ¡ * Identify ¡opportunities ¡on ¡which ¡you ¡can ¡ ¡ ¡ ¡ ¡ ¡ ¡capitalize ¡ ¡

Mindset: ¡ ¡ Opportunity ¡vs ¡Requirement ¡ ¡

* Form ¡a ¡committee ¡to ¡assist ¡ * Establish ¡a ¡realistic ¡timeline ¡ ¡

* Allow ¡plenty ¡of ¡time ¡ * Plan ¡for ¡delays, ¡revisions, ¡approvals/signatures ¡ * Don’t ¡rush; ¡allow ¡time ¡to ¡check ¡the ¡details ¡(and ¡relieve ¡stress) ¡

* Maintain ¡appropriate ¡records ¡throughout ¡the ¡ accreditation ¡period; ¡don’t ¡wait ¡until ¡it ¡is ¡time ¡to ¡write ¡ the ¡self-­‑study ¡ * Approach ¡the ¡process ¡positively ¡(i.e. ¡as ¡helpful ¡ ¡ ¡ ¡ ¡ ¡ ¡ ¡ ¡ ¡ ¡ ¡ ¡ ¡ ¡ to ¡the ¡program) ¡

Before ¡You ¡Start ¡to ¡Write ¡

* Involve ¡others; ¡don’t ¡work ¡in ¡isolation ¡

* Administrators ¡ * Faculty ¡ * Preceptors ¡ * Students ¡ * Outside ¡members ¡

Compiling ¡the ¡Self-­‑Study ¡

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* Provide ¡clear, ¡complete, ¡succinct ¡narratives ¡

* Answer ¡the ¡questions ¡completely ¡ ¡ * Avoid ¡straying ¡away ¡from ¡the ¡question ¡ * Provide ¡responses ¡that ¡can ¡be ¡understood ¡by ¡someone ¡ not ¡familiar ¡with ¡your ¡program ¡

* Paint ¡a ¡clear ¡picture ¡of ¡your ¡program ¡

Compiling ¡the ¡Self-­‑Study ¡

* Provide ¡a ¡comprehensive ¡overview ¡of ¡your ¡program ¡

* Detail ¡unique ¡aspects ¡of ¡your ¡program ¡ * Don’t ¡be ¡afraid ¡to ¡address ¡weaker ¡areas ¡ * Be ¡honest ¡in ¡your ¡reflections ¡and ¡information ¡

* The ¡process ¡is ¡meant ¡to ¡help ¡you/your ¡program ¡ * Identify ¡strengths ¡and ¡weaknesses ¡rather ¡than ¡ “discovering ¡them” ¡during ¡the ¡site ¡visit ¡

Compiling ¡the ¡Self-­‑Study ¡

* eAccreditation ¡

* Available ¡2 ¡years ¡prior ¡to ¡due ¡date ¡(continuing ¡programs) ¡

* Initial: ¡as ¡soon ¡as ¡pay ¡fees ¡

* “File ¡Cabinet” ¡– ¡storage ¡for ¡program ¡documents ¡ ¡ ¡ ¡ ¡ ¡ ¡ ¡ ¡ ¡ ¡ ¡– ¡must ¡transfer ¡to ¡self-­‑study ¡module ¡ * Update ¡directory ¡and ¡documents ¡ * Upload ¡requested ¡information ¡for ¡each ¡standard ¡

* Name ¡files ¡according ¡to ¡their ¡content ¡

Compiling ¡the ¡Self-­‑Study ¡

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* Recruit ¡an ¡outside ¡reviewer ¡

* Someone ¡outside ¡the ¡DISCIPLINE ¡is ¡helpful ¡ ¡ * Clarity ¡ * Grammar ¡ * Completeness ¡ ¡

* Review ¡to ¡ensure ¡completeness ¡ * Organize ¡your ¡on-­‑site ¡files ¡as ¡you ¡write ¡the ¡self-­‑study ¡ * Submit ¡your ¡self-­‑study ¡on ¡time ¡

¡

Remember ¡… ¡ ¡ * A ¡good ¡self ¡study ¡sets ¡a ¡great ¡tone ¡for ¡the ¡site ¡ ¡ ¡ ¡ ¡ ¡ ¡ ¡ ¡ ¡ ¡ ¡ ¡ ¡ ¡ ¡ ¡ visit! ¡

Finalizing ¡the ¡Self-­‑Study ¡ Conducting ¡a ¡Successful ¡Site ¡ Visit ¡

* Site ¡Visitors ¡are ¡looking ¡for ¡compliance ¡

* Purpose ¡– ¡Determine ¡compliance ¡with ¡standards ¡and ¡ validate ¡the ¡self-­‑study ¡ * A ¡process ¡to ¡determine ¡what ¡the ¡program ¡is ¡doing ¡well ¡

* Site ¡Visit ¡Report ¡starts ¡with ¡strengths ¡of ¡the ¡program! ¡

* Site ¡Visitors ¡don’t ¡make ¡accreditation ¡decisions ¡ * If ¡non-­‑compliances ¡are ¡found, ¡there ¡is ¡a ¡rejoinder ¡ process ¡ * Most ¡site ¡visitors ¡are ¡program ¡personnel ¡and ¡ understand ¡the ¡stress! ¡

Preparing ¡for ¡a ¡Site ¡Visit ¡

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* Work ¡with ¡the ¡Site ¡Visit ¡Chair ¡

* Dates ¡ * Airports ¡ * Hotels ¡ * Ground ¡transportation ¡ * Agenda ¡

* 3 ¡day ¡agenda ¡– ¡CAATE ¡website ¡

* Determine ¡clinical ¡sites ¡to ¡visit ¡

* Variety ¡ * Locations ¡

* Selection ¡of ¡Students ¡

Preparing ¡for ¡a ¡Site ¡Visit ¡

* Program ¡director ¡should ¡work ¡with ¡Site ¡Visit ¡Chair ¡ during ¡initial ¡review ¡of ¡self-­‑study ¡on ¡eAccred ¡

* Site ¡visitors ¡may ¡need ¡clarification ¡

* Phone ¡calls ¡ * Emails ¡ * Through ¡eAccred ¡

* If ¡a ¡standard ¡is ¡‘reopened’, ¡program ¡director ¡can ¡upload ¡ additional ¡documents ¡ ¡ * Questions ¡don’t ¡mean ¡non-­‑compliance! ¡

Preparing ¡for ¡a ¡Site ¡Visit ¡

* Prepare ¡program ¡personnel ¡-­‑ ¡Communication ¡

* Purpose ¡of ¡the ¡visit ¡ * Importance ¡ * What ¡to ¡expect ¡ * Prepare ¡for ¡potential ¡questions ¡

* Stakeholders ¡

* College ¡/ ¡University ¡administrators ¡ * Faculty ¡ * Preceptors ¡ * Students ¡ * Administrative ¡Support ¡

Preparing ¡for ¡a ¡Site ¡Visit ¡

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* On-­‑site ¡Materials ¡

* See ¡list ¡from ¡CAATE ¡ * Update ¡documents ¡that ¡have ¡changed ¡since ¡the ¡self-­‑ study ¡was ¡submitted ¡

* Internet ¡Access ¡

* For ¡eAccred ¡& ¡electronic ¡records ¡

* Access ¡to ¡electronic ¡records ¡

* E-­‑Value ¡ * ATrack ¡ * University ¡records ¡ * Online ¡course ¡platforms ¡

Preparing ¡for ¡a ¡Site ¡Visit ¡

* Other ¡preparations ¡

* Reserve ¡a ¡“hub” ¡for ¡site ¡visitors ¡

* A ¡secure ¡room ¡where ¡site ¡visitors ¡can ¡have ¡meetings, ¡store ¡

• n-­‑site ¡materials, ¡etc. ¡

* Determine ¡other ¡meeting ¡locations, ¡i.e. ¡administrators ¡

* Travel ¡arrangements ¡

* Visit ¡clinical ¡sites ¡

* Driving ¡time, ¡best ¡routes, ¡entrances, ¡permissions ¡to ¡enter ¡ * Do ¡a ¡‘pre-­‑site ¡visit’ ¡inspection ¡– ¡EAP, ¡BBP, ¡Therapeutic ¡ equipment ¡calibrations ¡

Preparing ¡for ¡a ¡Site ¡Visit ¡

* Other ¡preparations ¡cont. ¡

* Enlist ¡help ¡of ¡campus ¡personnel ¡– ¡IT, ¡dining, ¡secretarial, ¡

• etc. ¡

* Determine ¡dining ¡options ¡

* Campus ¡availability ¡ * Menus ¡

* Site ¡Visitors ¡can’t ¡accept ¡gifts, ¡but ¡beverages ¡and ¡snacks ¡ for ¡work ¡room ¡are ¡OK! ¡

* Ask ¡site ¡visitors ¡their ¡preferences ¡

Preparing ¡for ¡a ¡Site ¡Visit ¡

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* Dinner ¡the ¡first ¡evening ¡with ¡site ¡visitors ¡and ¡program ¡ administrators ¡

* Casual ¡conversation ¡ * Overview ¡of ¡program ¡

* Ensure ¡site ¡visitors ¡have ¡a ¡clear ¡picture ¡of ¡the ¡program ¡

* Site ¡visitors ¡should ¡pay ¡for ¡their ¡own ¡meals ¡and ¡other ¡ expenses ¡

* Institutions ¡pay ¡a ¡flat ¡fee ¡to ¡cover ¡costs ¡

During ¡the ¡Site ¡Visit ¡

* Site ¡Visitors ¡will ¡debrief ¡the ¡program ¡director ¡daily ¡

* Will ¡discuss ¡potential ¡areas ¡of ¡non-­‑compliance ¡ * Don’t ¡want ¡any ¡surprises ¡ * Program ¡director ¡can ¡ask ¡questions ¡

* Have ¡a ¡copy ¡of ¡the ¡Standards ¡for ¡Exit ¡conference ¡

* Take ¡notes ¡regarding ¡non-­‑compliances ¡ * Site ¡visitors ¡won’t ¡leave ¡any ¡written ¡report ¡

During ¡the ¡Site ¡Visit ¡ Involving ¡Your ¡Administrators ¡

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Deans ¡are ¡involved ¡centrally ¡in ¡issues ¡ including: ¡

* Setting ¡the ¡culture ¡ * Strategic ¡planning ¡ * Budget ¡ * Curriculum ¡ * Facilities ¡ * Research/scholarship ¡ ¡ * External ¡relations ¡ * Fund ¡raising ¡ * Alumni ¡relations ¡ * Economic ¡development ¡ * Political ¡priorities ¡(federal ¡ and ¡state) ¡ * Public ¡relations ¡

* Deans ¡are ¡expected ¡to ¡support ¡and ¡promote ¡the ¡highest ¡quality ¡ educational ¡programs, ¡research, ¡public ¡service, ¡and ¡economic ¡ development ¡activities ¡of ¡their ¡respective ¡colleges ¡and ¡schools. ¡ ¡ * Each ¡dean ¡must ¡be ¡an ¡effective ¡champion ¡for ¡his/her ¡college, ¡both ¡ within ¡the ¡University ¡and ¡externally. ¡ ¡ * Deans ¡have ¡ultimate ¡accountability ¡for ¡their ¡colleges’ ¡sound ¡ management ¡of ¡capital: ¡fiscal, ¡facilities, ¡ ¡and ¡human. ¡ ¡ * Deans ¡are ¡responsible ¡for ¡collegiate ¡planning, ¡including ¡alignment ¡of ¡ plans ¡for ¡educational, ¡research, ¡and ¡other ¡activities ¡ ¡ ¡ ¡ ¡ ¡ ¡ ¡ ¡ ¡ ¡ ¡ ¡ ¡ ¡ ¡ ¡ ¡ ¡ ¡ ¡ ¡ ¡ ¡ ¡ ¡ ¡ ¡ ¡ ¡ ¡ ¡ ¡ ¡ in ¡their ¡colleges. ¡ ¡

Roles ¡of ¡the ¡Dean ¡

* Engaging ¡faculty, ¡staff, ¡and ¡students ¡in ¡discussions ¡of ¡all ¡important ¡ collegiate ¡issues ¡and ¡assuring ¡a ¡positive, ¡high-­‑quality ¡working ¡ environment; ¡convening ¡strategic ¡intellectual ¡discussions ¡about ¡future ¡ academic ¡directions ¡of ¡departments, ¡centers, ¡programs, ¡and ¡the ¡ college ¡itself. ¡ * Advocating ¡for ¡the ¡College, ¡especially ¡by ¡joining ¡the ¡university-­‑wide ¡ processes ¡in ¡strategic ¡planning, ¡budget, ¡facilities ¡planning, ¡and ¡political ¡ action, ¡to ¡position ¡the ¡College ¡favorably ¡in ¡the ¡University’s ¡broader ¡

• planning. ¡

* Raising ¡private ¡funds ¡for ¡scholarships, ¡professorships, ¡programs, ¡ facilities, ¡and ¡other ¡College ¡needs, ¡normally ¡spending ¡ ¡ ¡ ¡ ¡ ¡ ¡ ¡ ¡ ¡ ¡ ¡ ¡ ¡ ¡ ¡ ¡ ¡ ¡ ¡ ¡ ¡ ¡ ¡ ¡ ¡ ¡ ¡ ¡ ¡ 40% ¡of ¡his/her ¡time ¡on ¡such ¡activities. ¡

Deans ¡have ¡direct ¡responsibility ¡for: ¡

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* Playing ¡a ¡key ¡oversight ¡role ¡in ¡accreditation, ¡program ¡review, ¡and ¡other ¡ processes ¡that ¡are ¡important ¡for ¡continuous ¡improvement ¡of ¡the ¡College’s ¡

• activities. ¡

* Engaging ¡with ¡the ¡Deans’ ¡Council ¡in ¡key ¡discussions ¡of ¡institutional ¡ planning, ¡policy, ¡political ¡action, ¡and ¡other ¡key ¡activities, ¡in ¡so ¡doing ¡ representing ¡the ¡College’s ¡interests ¡effectively. ¡ * Hiring ¡highly ¡effective ¡chairs, ¡directors, ¡staff ¡and ¡others ¡who ¡are ¡direct ¡ reports, ¡doing ¡their ¡performance ¡evaluations, ¡and ¡assuring ¡their ¡ accountability ¡for ¡high-­‑level ¡performance ¡in ¡areas ¡appropriate ¡to ¡their ¡

• positions. ¡

* Assuring ¡coordination ¡of ¡all ¡components ¡of ¡the ¡College—departments, ¡ centers, ¡academic ¡programs ¡(including ¡undergraduate, ¡graduate ¡and ¡ professional), ¡economic ¡development ¡activities, ¡public ¡and ¡ ¡ ¡ ¡ ¡ ¡ ¡ ¡ ¡ ¡ ¡ ¡ ¡ ¡ ¡ ¡ ¡ ¡ ¡ ¡ ¡ ¡ ¡ ¡ ¡ ¡ ¡ ¡ ¡

• ther ¡activities ¡of ¡the ¡unit. ¡

Deans ¡have ¡direct ¡responsibility ¡for: ¡

The ¡ultimate ¡goal ¡of ¡any ¡academic ¡program ¡in ¡ health ¡professions ¡education ¡is ¡to ¡prepare ¡the ¡ highest ¡quality ¡graduate ¡(safe ¡and ¡competent) ¡ for ¡practice ¡today ¡and ¡tomorrow. ¡Every ¡ activity, ¡course, ¡admission ¡decision, ¡clinical ¡site ¡ selection, ¡and ¡evaluation ¡is ¡driven ¡by ¡that ¡goal. ¡ Accreditation ¡has ¡to ¡be ¡one ¡of ¡the ¡ultimate ¡ measures ¡of ¡quality. ¡

¡ ¡

¡ ¡ Mary ¡Collins ¡(1997) ¡stated ¡that ¡accreditation ¡reminded ¡ her ¡of ¡the ¡Alan ¡Arkin ¡film, ¡The ¡Russians ¡Are ¡Coming, ¡The ¡ Russians ¡Are ¡Coming. ¡Anxiety ¡and ¡concern ¡over ¡the ¡ production ¡of ¡a ¡document ¡called ¡the ¡self ¡study ¡only ¡led ¡ to ¡a ¡visit ¡by ¡real ¡people. ¡“As ¡they ¡approached ¡the ¡ school, ¡anxiety ¡led ¡to ¡panic ¡and ¡the ¡most ¡unusual ¡ activities ¡from ¡cleaning, ¡straightening, ¡and ¡power ¡ dressing ¡to ¡concern, ¡self-­‑doubt, ¡and ¡feelings ¡of ¡ inadequacies ¡emerged. ¡It ¡was ¡the ¡fear ¡of ¡the ¡unknown ¡ that ¡led ¡to ¡a ¡sense ¡of ¡confusion ¡and ¡conflicting ¡ messages.” ¡

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Accreditation ¡should: ¡

• Facilitate ¡an ¡alliance ¡of ¡interest ¡groups ¡
• Build ¡and ¡develop ¡programs ¡without ¡

redundancy ¡or ¡loss ¡of ¡resources ¡ ¡

• Remove ¡confusion ¡of ¡disparate ¡standards ¡

where ¡efficiency, ¡efficacy, ¡and ¡clarity ¡of ¡ purpose ¡will ¡flow ¡from ¡consistent ¡quality ¡

• indices. ¡

¡ ¡

Top ¡10 ¡Myths ¡of ¡Accreditation ¡

¡ ¡

#10. ¡Not ¡providing ¡detailed ¡directions ¡to ¡the ¡building ¡where ¡ the ¡accreditation ¡visit ¡will ¡occur ¡or ¡providing ¡a ¡parking ¡pass ¡ puts ¡your ¡visitors ¡in ¡a ¡good ¡frame ¡of ¡mind ¡

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#9. ¡Not ¡providing ¡breaks ¡and ¡a ¡lunch ¡period ¡in ¡the ¡daily ¡ schedule ¡of ¡the ¡accreditation ¡visit ¡puts ¡your ¡visitors ¡in ¡a ¡good ¡ frame ¡of ¡mind ¡

¡

#8. ¡Walking ¡your ¡visitors ¡around ¡your ¡campus ¡so ¡that ¡every ¡ meeting ¡is ¡in ¡a ¡different ¡location ¡puts ¡your ¡visitors ¡in ¡a ¡good ¡ frame ¡of ¡mind ¡

Top ¡10 ¡Myths ¡of ¡Accreditation ¡

¡ ¡

#7. ¡Not ¡providing ¡umbrellas ¡or ¡covered ¡transportation ¡to ¡the ¡ next ¡meeting ¡(refer ¡to ¡#8) ¡on ¡bad ¡weather ¡days ¡puts ¡your ¡ visitors ¡in ¡a ¡good ¡frame ¡of ¡mind ¡ ¡ ¡ ¡ ¡ ¡ #6. ¡Showing ¡up ¡late ¡for ¡appointments ¡or ¡having ¡university ¡

• fficials ¡who ¡make ¡the ¡visitors ¡wait ¡puts ¡your ¡visitors ¡in ¡a ¡good ¡

frame ¡of ¡mind ¡

¡

#5. ¡Not ¡having ¡on-­‑site ¡materials ¡available, ¡organized, ¡ referenced, ¡or ¡prepared ¡puts ¡your ¡visitors ¡in ¡a ¡good ¡frame ¡of ¡ mind ¡

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Top ¡10 ¡Myths ¡of ¡Accreditation ¡

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#4. ¡Having ¡faculty ¡or ¡staff ¡who ¡do ¡not ¡value ¡specialized ¡

accreditation, ¡embrace ¡the ¡conspiracy ¡theory ¡of ¡peer ¡review, ¡ and ¡reluctantly ¡provide ¡curt, ¡abrupt ¡or ¡incomplete ¡answers ¡to ¡ questions ¡puts ¡your ¡visitors ¡in ¡a ¡good ¡frame ¡of ¡mind ¡ ¡ ¡ ¡ #3. ¡Having ¡your ¡visitors ¡take ¡time ¡to ¡determine ¡what ¡ restaurants ¡serve ¡your ¡campus, ¡identify ¡e-­‑menus, ¡place ¡an ¡

• rder ¡and ¡then ¡having ¡to ¡go ¡get ¡the ¡food ¡puts ¡your ¡visitors ¡in ¡a ¡

good ¡frame ¡of ¡mind ¡ ¡

PS—your ¡mother ¡always ¡taught ¡you ¡to ¡be ¡hospitable ¡ ¡ and ¡have ¡water, ¡coffee ¡and ¡soda ¡on ¡hand ¡for ¡guests! ¡

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Top ¡10 ¡Myths ¡of ¡Accreditation ¡

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#2. ¡Having ¡a ¡self-­‑study ¡that ¡consumes ¡five ¡4-­‑inch ¡binders ¡with ¡ no ¡page ¡numbers ¡or ¡table ¡of ¡contents ¡puts ¡your ¡visitors ¡in ¡a ¡ good ¡frame ¡of ¡mind ¡ ¡ ¡ #2A. ¡Having ¡five ¡4-­‑inch ¡binders ¡with ¡insufficient, ¡non-­‑dedicated ¡ work ¡space ¡to ¡open ¡the ¡documents ¡puts ¡your ¡visitors ¡in ¡a ¡ good ¡frame ¡of ¡mind ¡ ¡ and ¡the ¡#1 ¡Myth ¡of ¡Accreditation ¡… ¡

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Top ¡10 ¡Myths ¡of ¡Accreditation ¡

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#1. ¡TELLING ¡the ¡visitors ¡that ¡you ¡answered ¡that ¡ question ¡in ¡the ¡text ¡so ¡obviously ¡they ¡did ¡not ¡read ¡ the ¡documents ¡submitted ¡and ¡are ¡not ¡prepared ¡puts ¡ your ¡visitors ¡in ¡a ¡good ¡frame ¡of ¡mind ¡ ¡

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Questions ¡or ¡Thoughts? ¡