SubFinder Process Training Presenter: Karen Beadles - - PowerPoint PPT Presentation

SubFinder ¡Process ¡Training ¡

Presenter: ¡Karen ¡Beadles ¡ ¡ ¡Curriculum ¡& ¡Instruc5on ¡ ¡ ¡Administra5ve ¡Services ¡

What ¡Will ¡We ¡Cover? ¡

• Objective ¡
• What ¡is ¡SubFinder? ¡
• Bene<its ¡& ¡Key ¡Features ¡of ¡SubFinder ¡
• Current ¡State ¡Process ¡
• Roles ¡& ¡Responsibilities ¡
• Current ¡Challenges ¡
• Future ¡State ¡Process ¡
• What’s ¡New? ¡
• Roles ¡& ¡Responsibilities ¡
• Student ¡Allocation ¡Plan ¡
• Key ¡Things ¡to ¡Remember ¡

¡

Objective ¡ ¡ ¡

• Provide ¡training ¡for ¡a ¡new ¡streamlined ¡and ¡efficient ¡subs5tute ¡process ¡ ¡

to ¡facilitate: ¡

• Timely ¡subs5tute ¡placements ¡

¡

• Appropriate ¡funding ¡alloca5ons ¡

¡

• Con5nuity ¡of ¡appropriate ¡learning ¡during ¡the ¡absence ¡of ¡teachers ¡

and ¡paraprofessionals ¡

¡

What ¡is ¡SubFinder? ¡

• An ¡employee ¡absence ¡management ¡and ¡substitute ¡

placement ¡system ¡

• Allows ¡for ¡routine ¡tasks ¡such ¡as: ¡
• Adding ¡jobs ¡
• Reviewing ¡jobs ¡
• Running ¡reports ¡ ¡
• Adding ¡and ¡editing ¡capabilities ¡at ¡the ¡site ¡level ¡

¡

SubFinder ¡Bene<its ¡& ¡Key ¡Features ¡

• ¡Total ¡Absence ¡Management ¡System ¡for ¡employees ¡ ¡
• ¡Substitute ¡placement ¡from ¡a ¡quali<ied ¡candidate ¡pool ¡
• ¡Advanced ¡reporting ¡ ¡
• Substitutes ¡listing ¡certi<ication ¡and ¡expiration ¡date ¡
• Employee ¡absences ¡ ¡
• Substitute ¡preference ¡lists ¡
• Communication ¡
• Ensures ¡continuity ¡within ¡the ¡classroom ¡

¡

Current ¡State ¡ Process ¡

Current ¡State ¡Process ¡ ¡

Requesting ¡a ¡Substitute ¡Teacher ¡

Absent ¡teacher ¡or ¡school ¡ designee ¡requests ¡sub ¡ teacher ¡via ¡SubFinder ¡by ¡ phone ¡or ¡website ¡& ¡ receives ¡a ¡job ¡assign ¡# ¡ Sub ¡reports ¡to ¡school ¡& ¡ logs ¡into ¡KRONOS ¡for ¡ 5me ¡& ¡aJendance ¡ repor5ng ¡ Sub ¡selects ¡sub ¡teacher ¡ posi5on ¡listed ¡in ¡ KRONOS ¡ Principal ¡approves ¡for ¡ payroll ¡purposes, ¡the ¡ 5me ¡& ¡aJendance ¡ Timekeeper ¡verifies ¡5me ¡ and ¡aJendance ¡ Sub ¡works ¡the ¡same ¡ schedule ¡as ¡absent ¡ employee ¡(or ¡vacant ¡ posi5on) ¡w/out ¡ exceeding ¡7.5 ¡hrs ¡a ¡day ¡

Current ¡State ¡Process ¡ ¡

Roles ¡and ¡Responsibilities ¡ ¡ ¡ ¡

ROLES ¡ RESPONSIBILITIES ¡

Subs/tute ¡Services ¡Specialist ¡

Facilitate ¡HR ¡subs5tute ¡services ¡day-­‑to-­‑day ¡opera5ons ¡ rela5ng ¡to ¡SubFinder ¡and ¡standard ¡opera5ng ¡procedures ¡

Subs/tute ¡Teacher ¡ ¡

ü ü ¡Receive ¡job ¡assignment ¡number ¡from ¡SubFinder ¡system ¡

• r ¡absent ¡educator ¡or ¡school ¡designee ¡

X ¡ ¡Receive ¡a ¡phone ¡call ¡from ¡absent ¡educator ¡or ¡school ¡ based ¡designee ¡without ¡a ¡job ¡assignment ¡ X ¡ ¡Working ¡assignments ¡or ¡KRONOS ¡repor5ng ¡ ¡(log-­‑in/out) ¡ in ¡excess ¡of ¡7.5 ¡hrs ¡per ¡day ¡ ¡ ¡

Absent ¡Educator ¡or ¡ ¡ School ¡Designee ¡

ü ü ¡Submit ¡5mely ¡absence ¡into ¡SubFinder ¡ ¡ ü ü ¡Secure ¡a ¡job ¡assignment ¡number ¡for ¡the ¡sub ¡teacher ¡ X ¡ ¡Absence ¡is ¡not ¡reported ¡via ¡SubFinder ¡ ¡

Timekeeper ¡

ü ü ¡ ¡Verify ¡accuracy ¡of ¡5me ¡and ¡aJendance ¡data ¡for ¡ subs5tute ¡teacher ¡ ¡ X ¡ ¡ ¡Not ¡rec5fying ¡5me ¡and ¡aJendance ¡in ¡excess ¡of ¡7.5 ¡hrs ¡ X ¡ ¡ ¡Not ¡verifying ¡sub ¡posi5on ¡selec5on ¡in ¡KRONOS ¡ X ¡ ¡ ¡Reques5ng ¡sub ¡to ¡work ¡at ¡school ¡w/o ¡using ¡SubFinder ¡

Principal ¡ Approve ¡for ¡payment ¡purposes ¡the ¡5me ¡worked ¡for ¡the ¡ subs5tute ¡teacher ¡ ¡

ü ü-­‑ ¡Correct ¡Ac/on ¡Being ¡Followed ¡ X ¡-­‑ ¡Incorrect ¡Ac/on ¡Being ¡Followed ¡

Current ¡State ¡Process ¡ ¡

Challenges ¡

• Requesting ¡a ¡sub ¡without ¡using ¡SubFinder ¡
• Misuse ¡of ¡substitute ¡teachers ¡resulting ¡in ¡the ¡expenditure ¡
• f ¡funds ¡unjusti<iably ¡ ¡
• Subs ¡working ¡in ¡excess ¡of ¡7.5 ¡hours ¡per ¡day ¡
• Incorrect ¡selection ¡of ¡position ¡via ¡KRONOS ¡by ¡subs ¡creating ¡

errors ¡in ¡pay ¡and ¡allocation ¡of ¡funds ¡ ¡

• State ¡mandated ¡paraprofessionals ¡(i.e. ¡Special ¡Ed, ¡ESOL, ¡K), ¡

Pre-­‑K ¡teachers, ¡and ¡Pre-­‑K ¡assistants ¡do ¡not ¡have ¡an ¡option ¡ to ¡have ¡subs. ¡ ¡APS ¡is ¡out ¡of ¡compliance ¡in ¡some ¡instances ¡ when ¡absences ¡of ¡the ¡regular ¡employee ¡occurs. ¡

¡

Future ¡State ¡ Process ¡

Future ¡State ¡Process ¡ ¡

What’s ¡New? ¡

• Implementation ¡of ¡future ¡state ¡process ¡begins ¡with ¡the ¡

2013-­‑2014 ¡school ¡year ¡

• Process ¡will ¡now ¡include: ¡
• Substitute ¡paraprofessionals, ¡Pre-­‑K ¡Teachers, ¡and ¡Pre-­‑K ¡

Assistants ¡

• New ¡and ¡updated ¡roles ¡and ¡responsibilities ¡
• New ¡and ¡updated ¡process ¡activities ¡
• Substitute ¡Allocation ¡Plan ¡

Absent ¡employee ¡or ¡school ¡ designee ¡requests ¡sub ¡via ¡ SubFinder ¡by ¡phone ¡or ¡ website ¡& ¡receives ¡a ¡job ¡ assignment ¡# ¡ *Sub ¡reports ¡to ¡school ¡WITH ¡ a ¡job ¡assign ¡#. ¡ ¡(If ¡sub ¡does ¡ NOT ¡have ¡a ¡job ¡assign ¡#, ¡call ¡ Subs5tute ¡Services ¡Specialist ¡ to ¡find ¡another ¡assignment) ¡ Sub ¡logs ¡into ¡KRONOS ¡for ¡ 5me ¡& ¡aJendance ¡repor5ng ¡ before ¡beginning ¡job ¡ assignment ¡ Sub ¡selects ¡sub ¡posi5on ¡ listed ¡in ¡KRONOS, ¡if ¡ applicable ¡ Sub ¡works ¡the ¡same ¡ schedule ¡as ¡absent ¡ employee ¡(or ¡vacant ¡ posi5on) ¡without ¡exceeding ¡ 7.5 ¡hrs ¡per ¡day ¡ Sub ¡logs ¡into ¡KRONOS ¡for ¡ 5me ¡& ¡aJendance ¡repor5ng ¡ prior ¡to ¡leaving ¡ Principal ¡approves ¡for ¡payroll ¡ purposes ¡5me ¡& ¡aJendance ¡

Future ¡State ¡Process ¡ ¡

New ¡and ¡Updated ¡Process ¡Activities ¡

Reques&ng ¡a ¡Subs&tute ¡Teacher, ¡Paraprofessional, ¡Pre-­‑K ¡Teacher, ¡or ¡Pre-­‑K ¡Asst. ¡

Timekeeper ¡verifies ¡5me ¡and ¡ aJendance ¡and ¡correct ¡ posi5on ¡worked ¡

*Possible ¡Scenario: ¡ ¡If ¡two ¡subs ¡report ¡for ¡the ¡same ¡sub ¡assignment, ¡only ¡one ¡can ¡work ¡the ¡position ¡and ¡have ¡a ¡job ¡assignment ¡number. ¡ ¡ ¡Sub ¡#2 ¡can ¡be ¡found ¡another ¡assignment ¡by ¡the ¡Sub ¡Services ¡Specialist. ¡If ¡no ¡position ¡available, ¡the ¡sub ¡can ¡remain ¡and ¡work ¡for ¡half ¡day ¡ ¡ ¡(not ¡to ¡exceed ¡3.75 ¡hrs). ¡The ¡school’s ¡sub ¡account ¡will ¡be ¡charged. ¡ ¡Please ¡document ¡incident. ¡

Future ¡State ¡Process ¡ ¡

New ¡and ¡Updated ¡Roles ¡and ¡Responsibilities ¡

ROLES ¡ RESPONSIBILITIES ¡

Compliance ¡Coordinator ¡

¡ Monitor ¡and ¡maintain ¡compliance ¡regarding ¡policy ¡and ¡procedures ¡related ¡ to: ¡ ¡ ¡ ¡

• The ¡newly ¡defined ¡subs5tute ¡process ¡
• Subs5tute ¡spend ¡for ¡the ¡en5re ¡district ¡ ¡
• Appropriate ¡staff ¡usage ¡of ¡the ¡SubFinder ¡system ¡ ¡
• Tracking ¡of ¡all ¡related ¡subs5tute ¡data ¡

Subs/tute ¡Services ¡Specialist ¡

¡ Facilitate ¡HR ¡subs5tute ¡services ¡day-­‑to-­‑day ¡opera5ons ¡rela5ng ¡to ¡SubFinder ¡ and ¡standard ¡opera5ng ¡procedures ¡

Subs/tute ¡Employee ¡

¡ ü Receive ¡job ¡assignment ¡number ¡from ¡SubFinder ¡or ¡absent ¡ ¡ ¡ ¡ ¡ ¡ ¡ ¡ ¡educator ¡or ¡school ¡designee ¡via ¡phone ¡or ¡website ¡ ü Log-­‑in ¡& ¡out ¡of ¡KRONOS ¡and ¡ ¡work ¡assignments ¡within ¡the ¡specified ¡ work ¡schedule ¡not ¡to ¡exceed ¡7.5 ¡hrs ¡per ¡day ¡ ¡

Absent ¡Educator ¡or ¡ ¡ School ¡ ¡Designee ¡

¡ ü Submit ¡5mely ¡absence ¡into ¡SubFinder ¡ ¡ ü Secure ¡a ¡job ¡assignment ¡number ¡for ¡the ¡sub ¡employee ¡ ü Report ¡ALL ¡absences ¡in ¡SubFinder ¡ ¡

Timekeeper ¡

¡ ü Verify ¡accuracy ¡of ¡5me ¡and ¡aJendance ¡data ¡for ¡subs5tute ¡employee ¡ not ¡to ¡exceed ¡7.5 ¡hrs ¡per ¡day ¡ ü Verify ¡sub ¡posi5on ¡selec5on ¡via ¡KRONOS ¡is ¡correct ¡ ü Never ¡call ¡a ¡sub ¡to ¡work ¡in ¡a ¡posi5on ¡that ¡is ¡not ¡for ¡an ¡absent ¡ employee ¡or ¡vacant ¡posi5on ¡ ¡

Principal ¡

Approve ¡for ¡payment ¡purposes ¡the ¡5me ¡worked ¡for ¡the ¡subs5tute ¡teacher ¡ ¡ ¡ ü ü-­‑ ¡Correct ¡Ac/on ¡To ¡Be ¡Followed ¡

Future ¡State ¡Process ¡ ¡

Substitute ¡Allocation ¡Plan ¡Overview ¡

• The ¡Substitute ¡Allocation ¡Plan ¡is ¡a ¡budget ¡allocation ¡used ¡to ¡

reduce ¡expenditures ¡for ¡substitutes. ¡

• The ¡Substitute ¡Allocation ¡Plan ¡criteria ¡is ¡based ¡on ¡the ¡

following: ¡

• Student ¡enrollment ¡used ¡as ¡basis ¡for ¡funding ¡
• Any ¡overage ¡of ¡annual ¡allocation ¡will ¡be ¡reimbursed ¡to ¡the ¡

district ¡from ¡the ¡school’s ¡general ¡fund ¡

• Any ¡savings ¡of ¡annual ¡allocation ¡will ¡be ¡transferred ¡to ¡the ¡

school’s ¡general ¡fund ¡

• Reserve ¡money ¡in ¡case ¡your ¡school ¡exceeds ¡the ¡sub ¡limit ¡
• Absences ¡due ¡to ¡Professional ¡Learning ¡and ¡long-­‑term ¡leave ¡

(FMLA) ¡are ¡not ¡included ¡in ¡the ¡school’s ¡allocations ¡ ¡ ¡ ¡

Future ¡State ¡Process ¡ ¡

Substitute ¡Allocations ¡Based ¡on ¡Student ¡Enrollment ¡ ¡ ¡ ¡ ¡ ¡ ¡ ¡ ¡ ¡

If ¡Your ¡Student ¡ Enrollment ¡Is ¡ Subs ¡ Earned ¡ Per ¡ Day* ¡ Subs ¡ Earned ¡ Per ¡Year ¡ Daily ¡Rate ¡ Your ¡Total ¡ Annual ¡ Alloca/on ¡of ¡ Funds ¡Is** ¡ 400 ¡or ¡less*** ¡ 1 ¡ 180 ¡ $100.05 ¡ $18,009.00 ¡ 401-­‑800 ¡ 1.5 ¡ 180 ¡ $100.05 ¡ $27,013.50 ¡ 801-­‑1200 ¡ 2 ¡ 180 ¡ $100.05 ¡ $36,018.00 ¡ 1201-­‑1600 ¡ 2.5 ¡ 180 ¡ $100.05 ¡ $45,022.50 ¡ 1601 ¡+ ¡ 3 ¡ 180 ¡ $100.05 ¡ $54,027.00 ¡

**Professional ¡Learning ¡and ¡Long-­‑Term ¡Leave ¡(FMLA) ¡expenditures ¡will ¡not ¡be ¡applied ¡to ¡the ¡total ¡alloca/on. ¡ ¡ ¡Formula ¡used ¡for ¡Subs/tute ¡Alloca/ons ¡ ¡

***Example ¡of ¡400 ¡or ¡less ¡enrollment: ¡ ¡(1 ¡sub ¡x ¡$100.05 ¡[daily ¡rate ¡of ¡cer5fied ¡Sub ¡Teacher] ¡x ¡180 ¡days ¡[# ¡days ¡in ¡school ¡yr] ¡= ¡$18,009.00) ¡

¡ *Subs ¡earned ¡per ¡day ¡does ¡not ¡indicate ¡a ¡school ¡must ¡only ¡allow ¡for ¡this ¡number ¡of ¡subs ¡to ¡be ¡absent ¡per ¡day. ¡

Future ¡State ¡Process ¡ ¡

Substitute ¡Allocation ¡Plan ¡Q&A ¡

Q: ¡ ¡ ¡How ¡will ¡I ¡know ¡if ¡I ¡am ¡in ¡danger ¡of ¡exceeding ¡my ¡annual ¡

allocation? ¡ ¡ A: ¡ ¡There ¡will ¡be ¡quarterly ¡reports ¡from ¡the ¡Compliance ¡Coordinator, ¡ ¡ ¡ ¡ ¡ ¡ ¡ ¡Curriculum ¡& ¡Instruction, ¡submitted ¡to ¡Principals ¡indicating ¡total ¡ ¡ ¡ ¡ ¡ ¡ ¡spend ¡for ¡that ¡period. ¡ ¡ Q: ¡ ¡How ¡can ¡I ¡control ¡the ¡need ¡for ¡substitutes? ¡ ¡ A: ¡ ¡This ¡substitute ¡allocation ¡model ¡is ¡implemented ¡to ¡reduce ¡the ¡ ¡ ¡ ¡ ¡ ¡ ¡total ¡substitute ¡spend. ¡The ¡SubFinder ¡system ¡can ¡be ¡used ¡as ¡an ¡ ¡ absence ¡management ¡system ¡allowing ¡you ¡to ¡monitor ¡staff ¡

• absenteeism. ¡

¡ ¡ ¡ ¡ ¡ ¡ ¡Encouraging ¡staff ¡to ¡reduce ¡absenteeism ¡by ¡developing ¡school-­‑based ¡ ¡ ¡ ¡ ¡ ¡ ¡incentives ¡can ¡be ¡an ¡option ¡with ¡promoting ¡good ¡attendance. ¡Also, ¡ employees ¡with ¡serious ¡attendance ¡issues ¡must ¡be ¡counseled ¡and ¡ advised ¡accordingly. ¡ ¡ ¡

Key ¡Things ¡to ¡Remember ¡

• Implementa/on ¡of ¡the ¡Future ¡Process ¡begins ¡with ¡the ¡new ¡school ¡year ¡2013-­‑2014. ¡
• Administrator ¡Step-­‑by-­‑Step ¡User ¡Guide: ¡ ¡ ¡
• Access ¡hJp://168.170.213.19/docs/site_administrator.pdf ¡to ¡obtain ¡the ¡SubFinder ¡for ¡Administrator’s ¡Guide ¡

version ¡6.1. ¡Effec5ve ¡with ¡the ¡new ¡school ¡2013-­‑2014 ¡year, ¡this ¡guide ¡will ¡also ¡be ¡listed ¡on ¡APS’ ¡Subs5tute ¡ Services ¡webpage. ¡ ¡

• SubFinder ¡Log-­‑in ¡Informa/on: ¡

¡

• SubFinder ¡Phone ¡Number: ¡ ¡

¡404-­‑802-­‑0029 ¡

• SubFinder ¡website: ¡ ¡

¡hJps://atlanta.subfinderonline.com/ ¡ ¡

• User ¡Name ¡for ¡SubFinder: ¡ ¡

¡Last ¡Name ¡

• Password/Pin: ¡ ¡

¡ ¡6 ¡digit ¡Lawson ¡Number ¡

• For ¡addi/onal ¡informa/on ¡or ¡ques/ons ¡rela/ng ¡to ¡compliance ¡or ¡the ¡contents ¡of ¡

this ¡presenta/on, ¡contact: ¡ ¡

¡ ¡Karen ¡Beadles, ¡Compliance ¡Coordinator ¡

¡ ¡ ¡ ¡ ¡Curriculum ¡and ¡Instruc5on ¡ ¡ ¡ ¡ ¡ ¡kbeadles@atlanta.k12.ga.us ¡ ¡ ¡ ¡ ¡ ¡404-­‑802-­‑2751 ¡

¡

• For ¡addi/onal ¡informa/on ¡related ¡to ¡day-­‑to-­‑day ¡subs/tute ¡opera/ons, ¡contact: ¡

¡

¡ ¡Walter ¡Harris, ¡Subs5tute ¡Services ¡Specialist ¡

¡ ¡ ¡ ¡ ¡Human ¡Resources ¡ ¡ ¡ ¡ ¡ ¡wrharris@atlanta.12.ga.us ¡ ¡ ¡ ¡ ¡ ¡404-­‑802-­‑2328 ¡

Q ¡& ¡A ¡