Recent IDIS Changes Based on the HOME Commitment Interim Rule: - - PowerPoint PPT Presentation

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Recent IDIS Changes Based on the ¡HOME Commitment Interim Rule: Session 1

Agenda

• Introductions
• Briefly recap HOME Interim Rule
• Examine calculations on new deadline

compliance screens

• Review new and enhanced HOME reports
• Resources
• Questions

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Who Are We?

• Vashawn ¡Banks, Director, CPD, Office of Affordable

Housing Programs (OAHP), Financial and Information ¡Services Division ¡(FISD)

• Jessica Suimanjaya, Affordable Housing Specialist,

CPD, Office of Affordable Housing Programs (OAHP), Financial and Information ¡Services Division ¡(FISD)

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Who Are You?

Which answer best describes your role in ¡the HOME Program?

• a. Staff member of a State or local participating

jurisdiction ¡(PJ)

• b. State recipient or subrecipient of HOME funds
• c. Community Housing Development

Organization ¡(CHDO) employee

• d. HUD Employee
• e. Consultant/TA provider
• f. A concerned citizen ¡who enjoys listening to

IDIS calls on ¡a random weekday

Poll Question

How would you describe your level of experience with using IDIS for the HOME Program?

• a. Beginner with less than ¡one of experience
• b. Intermediate user with 1-­‐‒3 years of experience
• c. Proficient user with more than ¡3 years of

experience

• d. Expert user who should be facilitating this

webinar

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HOME Commitment ¡Rule

• Interim rule

– Published December 2, 2016 – Effective January 3, 2017 – Changes method HUD uses to determine PJs’ compliance with HOME commitment & disbursement requirements

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What ¡Did ¡Not Change: ¡Deadline ¡ Compliance ¡for ¡FYs ¡1992-­‐‒2014

1. Cumulative ¡commitment ¡& ¡ CHDO ¡reservation ¡requirement ¡ 2. Cumulative ¡5-­‐‒year ¡expenditure ¡ requirement 3. IDIS ¡commits ¡& ¡disburses ¡pre-­‐‒ 2015 ¡funds ¡using ¡FIFO

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What ¡Did Change: ¡Deadline ¡ Compliance ¡for ¡FY ¡1992-­‐‒2014 ¡Grants

• 1. Cumulative ¡version ¡of ¡the ¡PR49 ¡DCSR ¡no ¡longer ¡in ¡

IDIS

‒ Monthly ¡report ¡posted ¡on ¡HUD ¡Exchange ¡

• 2. Removed ¡5-­‐‒year ¡CHDO ¡disbursement ¡deadline ¡
• 3. Cumulative ¡commitment ¡deadline ¡in ¡2017 ¡based ¡on ¡
• bligation ¡date ¡of ¡2015 ¡HOME ¡grant
• 4. FY ¡2015 ¡& ¡2016 ¡commitments ¡and ¡draws ¡not ¡

included ¡in ¡totals ¡

• 5. IDIS ¡commits ¡and ¡disburses ¡FY ¡2015+ ¡grants ¡using ¡

grant-­‐‒specific ¡method

• 6. OAHP ¡blocks ¡grants ¡when ¡funds ¡uncommitted ¡after ¡

deadline ¡

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Deadline ¡Compliance ¡for ¡FY ¡2015+ ¡ Grants ¡

• Grant-­‐‒specific ¡deadlines ¡now ¡enforced

– 24-­‐‒month ¡commitment ¡requirement – 24-­‐‒month ¡CHDO ¡reservation ¡requirement – 36-­‐‒month ¡SU ¡commitment ¡requirement – 9-­‐‒year ¡expiration ¡of ¡grant ¡requirement – 24-­‐‒month ¡local ¡receipt ¡fund ¡commitment ¡ requirement

• HOME ¡Deadline ¡Compliance ¡screen ¡in ¡IDIS

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Bottom ¡Line ¡for ¡2017

• Cumulative ¡Requirements

– Commitment ¡(1992-­‐‒2014) – CHDO ¡reservation ¡(1992-­‐‒2014) – Expenditure ¡(1992-­‐‒2012)

• Grant ¡Specific ¡Requirements ¡

– Commitment ¡(2015) – CHDO ¡Reservation ¡(2015) ¡

• Any ¡funds ¡not ¡meeting ¡deadlines ¡or ¡supported ¡

by ¡documentation ¡will ¡be ¡deobligated

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Slide 11

Searching ¡for ¡HOME ¡Grants

Slide 12

Enhanced ¡Grant ¡Screen

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Deadline ¡Compliance ¡Calculations ¡Cheat ¡ Sheet

Deadline ¡Compliance ¡Screens: ¡ Scenario ¡1

• Before ¡Deadline ¡Date ¡Has ¡

Lapsed…

– Adams ¡County, ¡CO ¡received ¡a ¡FY ¡2015 ¡ HOME ¡allocation ¡of ¡$821K ¡ – Has ¡Committed ¡ ¡$397K ¡to ¡date ¡ – Current ¡shortfall ¡is ¡$424K – Commitment ¡Deadline ¡is ¡7/31/2017

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Slide 15

Scenario ¡1 ¡(cont.)

Scenario ¡1 ¡(cont.)

Slide 16

Scenario ¡1 ¡(cont.)

Slide 17

Deadline ¡Compliance ¡Screens: ¡ Scenario ¡2

• After ¡Deadline ¡Date ¡Has ¡Lapsed… ¡
• IDIS ¡shows ¡County ¡met ¡deadline ¡on ¡7/31/2017
• County ¡uncommits ¡$21,632 ¡on ¡9/20/2017
• IDIS ¡captures ¡reduction ¡
• System ¡prevents ¡new ¡commitments ¡from ¡grant, ¡except ¡

AD ¡& ¡PA ¡

• HUD ¡sends ¡letter ¡to ¡County ¡requesting ¡agreements
• County ¡submits ¡agreements ¡that ¡are ¡reviewed ¡& ¡

$10K ¡approved

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Scenario ¡2 ¡(cont.)

Slide 20

Scenario ¡2 ¡(cont.)

Slide 21

Scenario ¡2: ¡(cont.)

Deadline ¡Compliance ¡Screens: ¡ Scenario ¡3

• HUD ¡deobligates ¡$11,632

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Scenario ¡3 ¡(cont.)

Scenario ¡3 ¡(cont.)

Scenario ¡3 ¡(cont.)

Summary ¡Screen

CHDO ¡Reservations

SU ¡Commitments

Expenditure

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Quiz ¡Question ¡#1

On ¡the ¡following ¡screen, ¡which ¡field ¡ represents ¡the ¡amount ¡subject ¡to ¡ deobligation?

• a. A
• b. B
• c. C
• d. D

30 30

Quiz ¡Question ¡#1

A B C D

C

Quiz ¡Question ¡#1

Quiz ¡Question ¡#1

Refer ¡to ¡Deadline ¡Compliance ¡Cheat ¡Sheet. ¡This ¡field ¡equals: Current ¡[COMMITMENT ¡REQUIREMENT] ¡-­‐‒ [MAXIMUM ¡ ALLOWABLE ¡AMOUNT

33 33

Tracking ¡Tools/Reports ¡

• Deadline ¡Compliance ¡reports

– PR49: ¡Grant ¡Specific ¡Deadline ¡Compliance ¡ Status ¡Report – Cumulative ¡Deadline ¡Compliance ¡Status ¡Report – Grant ¡Specific ¡Deadline ¡Compliance ¡Status ¡ Report

• PR40: ¡HOME ¡Funds ¡Uncommitted ¡After ¡

Deadline

• PR44: ¡Expiring ¡Funds ¡Report

34 34

Footer

PR49: ¡Grant ¡Specific ¡Deadline ¡ Compliance ¡Status ¡Report

Footer

Pittsburgh ¡Example

• Cumulative ¡Requirements

– Commitment ¡shortfall ¡= ¡$785,403.05 – CHDO ¡reservation ¡shortfall ¡= ¡$0 – Expenditure ¡= ¡$0

• Grant ¡Specific ¡Requirements ¡

– Commitment ¡Shortfall ¡= ¡$325,518.80 – CHDO ¡Reservation ¡= ¡$245,419.80 – Expenditure ¡Shortfall: ¡deadline ¡in ¡2023

• Total ¡subject ¡to ¡deobligation = ¡$1,110,921.85

– Of ¡which ¡$245,419.80 ¡are ¡CHDO ¡funds

16

Deadline ¡Compliance

***Significant ¡increase ¡in ¡shortfall ¡ amount ¡this ¡year: ¡$428M ¡(2016) ¡vs. ¡ $595M ¡(2017)***

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PR40: ¡HOME ¡Funds ¡Uncommitted ¡ After ¡Deadline ¡ ¡

Quiz ¡Question ¡#2

How ¡can ¡funds ¡become ¡uncommitted ¡after ¡a ¡ deadline?

a. Activities ¡completed ¡for ¡less ¡than ¡the ¡Funded ¡Amount b. Reducing ¡the ¡AD ¡subfund ¡after ¡the ¡24 ¡month ¡ commitment ¡deadline c. Reducing ¡an ¡SU ¡subgrant ¡after ¡the ¡24 ¡month ¡ commitment ¡deadline d. Reducing ¡activity ¡funding e. Cancelling ¡a ¡funded ¡activity f. All ¡of ¡the ¡above

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Quiz ¡Question ¡#2

How ¡can ¡funds ¡become ¡uncommitted ¡after ¡a ¡ deadline?

• e. ¡All ¡of ¡the ¡above

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Quiz ¡Question ¡#3

How ¡many ¡years ¡do ¡PJs ¡have ¡to ¡fully ¡disburse ¡their ¡ FY ¡2015 ¡and ¡FY ¡2016 ¡HOME ¡grants? ¡

• a. 4 ¡years ¡from ¡the ¡initial ¡funding ¡date
• b. 5 ¡years ¡from ¡the ¡date ¡of ¡obligation
• c. 8 ¡years ¡from ¡the ¡beginning ¡of ¡the ¡federal ¡fiscal ¡

year.

• d. 9 ¡years ¡from ¡the ¡beginning ¡of ¡the ¡federal ¡fiscal ¡

year.

• e. These ¡grants ¡do ¡not ¡expire

Slide 43

Quiz ¡Question ¡#3

How ¡many ¡years ¡do ¡PJs ¡have ¡to ¡fully ¡disburse ¡their ¡ FY ¡2015 ¡and ¡FY ¡2016 ¡HOME ¡grants? ¡

• d. 9 ¡years ¡from ¡the ¡beginning ¡of ¡the ¡federal ¡fiscal ¡

year.

The ¡HOME ¡Interim ¡Final ¡Rule ¡eliminated ¡the ¡5-­‐‒year ¡ expenditure ¡requirement ¡for ¡FY ¡2015 ¡and ¡subsequent ¡grants ¡ and ¡instead ¡references ¡the ¡National ¡Defense ¡Authorization ¡Act. ¡ NDAA ¡requires ¡that ¡US ¡Treasury ¡recapture ¡any ¡funds ¡not ¡ disbursed ¡9 ¡years ¡from ¡the ¡beginning ¡of ¡the ¡federal ¡fiscal ¡year ¡ in ¡which ¡the ¡funds ¡were ¡appropriated. ¡

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PR44: ¡Expiring ¡Funds ¡Report

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Auto-­‐‒Cancellation

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• IDIS ¡auto-­‐‒cancellation ¡feature ¡& ¡flags ¡

removed ¡

– Prevents ¡accidental ¡loss ¡of ¡funds ¡if ¡activity ¡auto-­‐‒ cancelled ¡after ¡24-­‐‒month ¡deadline

• PR21 ¡HOME ¡Auto ¡Cancel ¡Report ¡will ¡include ¡

no ¡new ¡activities

– Field ¡Offices ¡received ¡list ¡of ¡activities ¡auto-­‐‒ cancelled ¡between ¡1/3-­‐‒3/25 – PJs ¡MUST receive ¡commitment ¡credit ¡if ¡these ¡ are ¡active ¡projects ¡

IDIS ¡Resources

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¡Representative ¡in ¡local ¡HUD ¡Field ¡ e

• 1. CPD

Offic

• 2. HUD ¡Exchange ¡Ask ¡A ¡Question ¡

https://www.hudexchange.info/program-­‐‒ support/my-­‐‒question/

• 3. HOME ¡IDIS ¡Training ¡Manual ¡for ¡PJs
• 4. HOME ¡reports, ¡HOME ¡Facts, ¡CPD ¡Notices, ¡

and ¡HOMEfires ¡ https://www.hudexchange.info/programs/ home/

U.S. ¡Department ¡of ¡ Urban ¡Development Housing ¡and ¡

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Questions?