Periodic Reflections: A Guided Discussions Method for Observing and - - PowerPoint PPT Presentation

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“Periodic Reflections”:

A Guided Discussions Method for Observing and Reflecting on Implementation Phenomena

Erin P. Finley, PhD MPH South Texas Veterans Health Care System, UT Health San Antonio

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Acknowledgements

• VA QUERI funding for “Enhancing Mental and Physical Health for Women Veterans

through Engagement and Retention” (EMPOWER; QUE 15-272)

• Co-authors:

Alexis K. Huynh, PhD MPH Sabine M. Oishi, PhD MSPH Melissa M. Farmer, PhD Jessica L. Moreau, PhD MPH Bevanne Bean-Mayberry, MD MHS, FACP Karen E. Dyer, PhD MPH Holly Lanham, PhD MBA Luci Leykum, MD MBA Tannaz Moin, MD, MBA, MSHS Alison B. Hamilton, PhD MPH

• The EMPOWER QUERI Team

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Disclaimer

The views expressed are those of the authors and do not necessarily reflect the position or policy of the Department of Veterans Affairs or the United States Government.

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Implementation is Complicated

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Implementation is Complicated

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Observing and documenting phenomena

• ver time in pragmatic

implementation

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Ethnography in Implementation

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Ethnography in Implementation

Replicating Effective Programs (REP)*

9 ¡

Pre-­‑Condi*ons ¡

• Iden'fy ¡need ¡for ¡new ¡

interven'on ¡

• Iden'fy ¡effec've ¡

interven'on ¡

• Ensure ¡interven'on ¡fits ¡

se6ngs ¡and ¡stakeholder ¡ priori/es ¡

• Iden'fy ¡implementa'on ¡

barriers ¡

• Dra> ¡interven'on ¡

package ¡with ¡ stakeholders ¡

• Core ¡elements ¡
• Menu ¡op'ons ¡for ¡

adap'ng ¡delivery ¡ Pre-­‑Implementa*on ¡

• Develop ¡package ¡with ¡

stakeholder ¡input ¡

• Technical ¡manual ¡
• Training ¡

curriculum ¡

• TA ¡guidance ¡
• Pilot ¡test ¡package ¡
• Iden'fy ¡program ¡

champion ¡

• Hold ¡orienta'on ¡

mee'ngs ¡

• Distribute ¡and ¡discuss ¡

package ¡ Implementa*on ¡

• Train ¡staff ¡members ¡
• Provide ¡technical ¡

assistance ¡

• Conduct ¡interpre've ¡

evalua'on ¡

• Measure ¡interven'on ¡

fidelity ¡at ¡org ¡and ¡pa'ent ¡ level ¡

• Measure ¡pa'ent-­‑level ¡
• utcomes ¡
• Share ¡results ¡with ¡

stakeholders ¡

• Discuss ¡sustainability ¡

¡ Maintenance ¡and ¡Evolu*on ¡

• Change ¡current ¡prac'ce ¡

and ¡org ¡incen'ves ¡to ¡ facilitate ¡long-­‑term ¡ adop'on ¡

• Prepare ¡package ¡for ¡

dissemina'on ¡

• Work ¡with ¡

stakeholders ¡to ¡ plan ¡for ¡spread ¡

• Recustomize ¡delivery ¡as ¡

need ¡arises ¡

• Prepare ¡playbooks ¡for ¡
• pera'ons ¡partners ¡

¡

*Adapted ¡from ¡Kilbourne ¡et ¡al., ¡2007 ¡

Stakeholder Engagement

• Multi-level
• Participatory

Complexity Science

• Relational
• Dynamic

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¡EMPOWER QUERI Projects

• Tailoring ¡VA’s ¡Diabetes ¡Preven'on ¡Program ¡to ¡Women ¡

Veterans’ ¡Needs ¡(DPP; ¡Moin/Haskell) ¡

• Facilita'ng ¡Cardiovascular ¡Risk ¡Screening ¡and ¡Risk ¡

Reduc'on ¡in ¡Women ¡Veterans ¡(CV ¡Toolkit; ¡Bean-­‑ Mayberry/Farmer) ¡

• 4-­‑year, ¡4-­‑site ¡implementa'on ¡research ¡study ¡
• Implementa'on ¡of ¡Tailored ¡Collabora've ¡Care ¡for ¡

Women ¡Veterans ¡(CCWV; ¡Hamilton/Lang) ¡ ¡

• 4-­‑year, ¡4-­‑site ¡implementa'on ¡research ¡study ¡

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Periodic Reflections

Main Activities Adaptations to Intervention Adaptations to Implementation Plan Stakeholder Engagement Changing Environment

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Dynamic Implementation Ecology

13

Adapting Intervention

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Adapting Implementation

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Team Sensemaking and Learning

Multi-method evaluation

Replicating Effective Programs (REP) Phase PHASE 1 Pre-Conditions PHASE 2 Pre- Implementation PHASE 3 Implementation PHASE 4 Maintenance and Evolution

Month

1 2 3 4 5 6 1 2 3 4 5 6 1 2 3 4 5 6 7 8 9 1 1 1 12 1 3 14 15 1 2 3 4

Provider & Administrator Interviews

Ÿ Ÿ Ÿ

Provider Surveys

Ÿ

Patient Interviews

Ÿ Ÿ

Patient Surveys

Ÿ Ÿ

Periodic Reflections

Ÿ Ÿ Ÿ Ÿ Ÿ Ÿ Ÿ Ÿ Ÿ Ÿ Ÿ Ÿ Ÿ Ÿ Ÿ Ÿ Ÿ Ÿ Ÿ Ÿ Ÿ Ÿ Ÿ Ÿ Ÿ Ÿ

Administrative Data

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Text Analysis

Ÿ Ÿ

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Reflections

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THANK YOU!

• Erin P. Finley, PhD MPH
• South Texas Veterans Health Care System/UT Health San Antonio
• Reflections tip sheet available by request; contact finleye@uthscsa.edu

@ erin_finley