PBS at Road To Responsibility (RTR) 1-year later: Gains - - PowerPoint PPT Presentation

PBS ¡at ¡Road ¡To ¡Responsibility ¡ (RTR) ¡1-­‑year ¡later: ¡Gains ¡and ¡ Pains ¡

Con;nued ¡roll-­‑out ¡within ¡a ¡large, ¡complex ¡ system; ¡growth ¡of ¡the ¡leadership ¡team; ¡ system ¡effec;veness ¡and ¡treatment ¡ integrity; ¡developing ¡PBS ¡coaches ¡and ¡ surprises ¡along ¡the ¡way ¡ ¡

¡

PBS ¡at ¡RTR ¡1-­‑year ¡later: ¡Roll ¡‘em ¡

• ut!! ¡
• Last ¡year ¡at ¡this ¡9me ¡we ¡had ¡implemented ¡PBS ¡

Universal ¡supports ¡in ¡two ¡of ¡our ¡day ¡programs: ¡

• ne ¡center-­‑based ¡employment ¡program ¡serving ¡

Individuals ¡with ¡forensic/high-­‑risk ¡behavioral ¡ issues ¡and ¡one ¡day ¡habilita9on ¡program. ¡

• We ¡are ¡currently ¡implemen9ng ¡PBS ¡Universal ¡

supports ¡in ¡4 ¡day ¡programs ¡(two ¡employment/ CBDS ¡and ¡two ¡day ¡habilita9on) ¡and ¡8 ¡residen9al ¡ programs ¡(though ¡the ¡implementa9on ¡is ¡not ¡as ¡ uniform ¡in ¡the ¡residen9al ¡system ¡as ¡in ¡the ¡day ¡ services). ¡ ¡ ¡

PBS ¡at ¡RTR ¡1-­‑year ¡later ¡

Leadership ¡Team ¡composi9on: ¡

• President/CEO ¡
• Members ¡of ¡senior ¡management: ¡service ¡

divisions ¡(residen9al ¡and ¡day ¡services). ¡Of ¡ these, ¡three ¡are ¡also ¡clinicians. ¡

• AVP ¡Quality ¡and ¡Training ¡
• Training ¡Director ¡
• Direct ¡Care ¡professional ¡
• Mother ¡of ¡an ¡Individual ¡receiving ¡both ¡day ¡and ¡

residen9al ¡services ¡from ¡RTR ¡

• An ¡Individual ¡receiving ¡day ¡and ¡residen9al ¡

supports ¡from ¡RTR ¡

PBS ¡at ¡RTR ¡1-­‑yr. ¡later ¡

Leadership ¡Team ¡Ac9vi9es ¡

• Discuss ¡implementa9on ¡details: ¡successes, ¡

problems ¡and ¡strategies ¡

• Idea-­‑sharing ¡and ¡problem-­‑solving ¡
• Review ¡of ¡data ¡around ¡key ¡outcomes ¡
• Involvement ¡of ¡PBS ¡coaches ¡in ¡the ¡programs ¡
• Discussion ¡of ¡Employee ¡engagement ¡in ¡the ¡

implementa9on ¡process ¡including ¡our ¡special ¡ ‘PBS ¡Stars’ ¡recogni9on ¡program. ¡

• Program ¡development ¡and ¡expansion: ¡

Targeted ¡Interven9ons, ¡in ¡par9cular. ¡ ¡

PBS ¡at ¡RTR ¡1-­‑yr. ¡later ¡

0 ¡ 1 ¡ 2 ¡ 3 ¡ 4 ¡ 5 ¡ 6 ¡ 7 ¡ 8 ¡ 9 ¡ Restraints/Holds ¡ Injuries ¡ Linear ¡(Restraints/ Holds) ¡

PBS ¡at ¡RTR ¡1-­‑yr. ¡later ¡

Notes ¡on ¡data ¡presented: ¡

• March ¡data ¡reflects ¡increased ¡number ¡of ¡programs ¡

implemen9ng ¡PBS ¡at ¡RTR ¡(from ¡2 ¡to ¡4… ¡the ¡other ¡8 ¡ programs ¡now ¡implemen9ng ¡PBS ¡began ¡over ¡the ¡ summer ¡in ¡staggered ¡fashion). ¡

• We ¡had ¡three ¡Individuals ¡with ¡Au9s9c ¡Spectrum ¡

Disorder ¡and ¡severe ¡behavioral ¡challenges ¡enter ¡ into ¡service ¡during ¡this ¡9me ¡period ¡(1 ¡in ¡January ¡ and ¡2 ¡in ¡July). ¡

• The ¡injuries ¡incurred ¡were ¡all ¡related ¡to ¡one ¡of ¡

those ¡new ¡Individuals. ¡ ¡One ¡of ¡the ¡two ¡people ¡ injured ¡in ¡July ¡was ¡the ¡Individual, ¡who ¡experienced ¡ a ¡minor ¡injury ¡during ¡restraint. ¡ ¡All ¡other ¡injuries ¡ noted ¡were ¡RTR ¡Employees. ¡

PBS ¡at ¡RTR ¡1-­‑yr. ¡later ¡

Treatment ¡Integrity ¡at ¡RTR ¡

• U9lizing ¡a ¡modified ¡version ¡of ¡the ¡QUIC ¡

treatment ¡integrity ¡tool ¡developed ¡by ¡Susan ¡ Roberts, ¡Ph. ¡D. ¡

• Treatment ¡integrity ¡data ¡collected ¡by ¡Program ¡

Directors ¡(who ¡also ¡act ¡as ¡the ¡PBS ¡Coaches ¡in ¡

• ur ¡system). ¡
• Data ¡is ¡gathered ¡using ¡9me-­‑sampling ¡and ¡15-­‑

minute ¡observa9on ¡periods. ¡

PBS ¡at ¡RTR ¡1-­‑yr. ¡later ¡

Quality ¡of ¡Universal ¡Implementation ¡Checklist ¡(QUIC) ¡* ¡ ¡ Staff: ¡_________________________ ¡ ¡Location: ¡________________________ ¡ ¡ Setting: ¡_______________________ ¡ ¡Date: ¡ ¡___________________________ ¡ ¡ Start ¡Time: ¡ ¡___________________ ¡ ¡ ¡Stop ¡Time: ¡_______________________ ¡ ¡ Interaction ¡Skills ¡ ¡ Score ¡ Comments ¡ 1. Staff ¡use ¡appropriate ¡volume, ¡tone, ¡eye ¡contact ¡and ¡body ¡ language ¡ ¡ ¡ 2. Staff ¡provide ¡positive ¡interactions, ¡greetings, ¡small ¡talk ¡and ¡ social ¡praise ¡ ¡ ¡ 3. Staff ¡interact ¡frequently ¡with ¡Individuals ¡(every ¡15-­‑mins ¡at ¡ minimum) ¡ ¡ ¡ 4. Staff ¡interact ¡using ¡the ¡form ¡of ¡communication ¡appropriate ¡ for ¡each ¡Individual ¡ ¡ ¡ 5. Amount ¡of ¡support ¡is ¡sufficient ¡for ¡need ¡ ¡ ¡ ¡ 6. The ¡area ¡is ¡clean, ¡safe ¡and ¡attractive ¡ ¡ ¡ ¡ 7. Staff ¡give ¡specific ¡reinforcement ¡that ¡is ¡consistent ¡with ¡ RTR’s ¡Universal ¡Interventions ¡package ¡ ¡ ¡ 8. There ¡is ¡a ¡clear ¡functional ¡routine ¡or ¡schedule ¡occurring ¡ ¡ ¡ 9. Individuals ¡are ¡given ¡instructions ¡about ¡expectations ¡in ¡the ¡ environment ¡or ¡already ¡know ¡what ¡to ¡do ¡ ¡ ¡

• 10. Individuals ¡receive ¡assistance ¡when ¡needed ¡within ¡a ¡

reasonable ¡timeframe ¡ ¡ ¡

• 11. Materials ¡for ¡routine/schedule ¡are ¡available ¡and ¡in ¡good ¡

repair ¡ ¡ ¡

• 12. Choices ¡are ¡offered ¡regularly ¡and ¡staff ¡listen ¡to ¡those ¡

choices ¡ ¡ ¡

• 13. Correction ¡is ¡provided ¡in ¡a ¡discreet, ¡respectful ¡manner ¡by ¡

Staff ¡as ¡needed ¡ ¡ ¡

• 14. Data ¡is ¡recorded ¡as ¡needed. ¡

¡ ¡ ¡ ¡ ¡ ¡ ¡ ¡ ¡ ¡ ¡ ¡ ¡ ¡ ¡TOTAL ¡“+” ¡RECORDED ¡ ¡ ¡ ¡ SCORING ¡KEY: ¡ ¡ ¡ ¡ ¡ ¡ ¡+ ¡ ¡ ¡ ¡= ¡Skill ¡Demonstrated ¡during ¡observation ¡period ¡

• ­‑

= ¡Skill ¡not ¡demonstrated ¡during ¡observation ¡period ¡ ¡ ¡N/A ¡ ¡= ¡No ¡opportunity ¡to ¡demonstrate ¡skill ¡ ¡ *This ¡is ¡a ¡modified ¡version ¡of ¡the ¡original ¡QUIC ¡developed ¡by ¡Susan ¡Roberts, ¡Ph.D. ¡

PBS ¡at ¡RTR ¡1-­‑yr. ¡later ¡

Treatment ¡Integrity ¡Data ¡

80 ¡ 82 ¡ 84 ¡ 86 ¡ 88 ¡ 90 ¡ 92 ¡ 94 ¡ 96 ¡ July ¡ August ¡ September ¡ October ¡ November ¡

RTR ¡QUIC ¡Data ¡as ¡% ¡2014 ¡

PBS ¡at ¡RTR ¡1-­‑yr. ¡later ¡

Notes ¡on ¡Treatment ¡Integrity ¡Data ¡

• It ¡has ¡taken ¡us ¡longer ¡than ¡an9cipated ¡to ¡get ¡this ¡

data ¡taken ¡in ¡a ¡consistent, ¡reliable ¡manner. ¡

• This ¡data ¡is ¡only ¡reflec9ve ¡of ¡PBS ¡ac9vi9es ¡in ¡our ¡

day ¡programs. ¡ ¡We ¡do ¡not ¡yet ¡have ¡any ¡reliable ¡ data ¡from ¡our ¡residen9al ¡programs, ¡where ¡data ¡ collec9on ¡challenges ¡are ¡more ¡difficult ¡to ¡

• surmount. ¡
• This ¡remains ¡a ¡work ¡in ¡progress… ¡Concerns ¡include ¡

inadequate ¡9me ¡sampling ¡of ¡data, ¡need ¡to ¡get ¡ more ¡people ¡trained ¡to ¡take ¡this ¡data; ¡establishing ¡ data ¡collec9on ¡in ¡this ¡area ¡as ¡part ¡of ¡the ¡rou9ne ¡ and ¡incorpora9on ¡into ¡Employee ¡feedback ¡

• processes. ¡

PBS ¡at ¡RTR ¡1-­‑yr. ¡later ¡

PBS ¡Coaching ¡Development ¡and ¡Func9on ¡

• We ¡have ¡sent ¡24-­‑Employees ¡(all ¡Program ¡Manager ¡
• r ¡Director-­‑level) ¡through ¡PBS ¡Coach ¡training ¡
• ffered ¡through ¡QBS, ¡Inc. ¡
• We ¡have ¡another ¡cohort ¡of ¡15 ¡Employees ¡who ¡will ¡

complete ¡this ¡training ¡by ¡the ¡end ¡of ¡November. ¡

• Key ¡characteris9cs: ¡mo9vated/enthusias9c ¡

around ¡PBS, ¡in ¡leadership ¡posi9ons ¡and ¡present ¡in ¡ programs ¡frequently ¡as ¡part ¡of ¡their ¡jobs. ¡

• Role: ¡Cheer-­‑lead, ¡teach, ¡praise/correct ¡behavior ¡of ¡

staff ¡and ¡role ¡model ¡ ¡

PBS ¡at ¡RTR ¡1-­‑yr. ¡later ¡

Role ¡of ¡Teams ¡and ¡Interac9ons ¡Between ¡PBS ¡Teams ¡

• Leadership ¡Team ¡oversees ¡overall ¡implementa9on ¡
• process. ¡
• Star9ng ¡process ¡where ¡Employees ¡from ¡programs ¡

where ¡PBS ¡is ¡being ¡introduced ¡will ¡aiend ¡ Leadership ¡Team ¡mee9ngs ¡during ¡ini9al ¡months. ¡

• Universal ¡Teams ¡share ¡informa9on, ¡generate ¡

enthusiasm ¡and ¡ideas ¡for ¡implementa9on, ¡use ¡ peer-­‑to-­‑peer ¡instruc9on ¡to ¡improve ¡ implementa9on, ¡review ¡data ¡and ¡iden9fy ¡ Individuals ¡for ¡whom ¡Universal ¡Supports ¡appear ¡

• inadequate. ¡ ¡Using ¡naturally-­‑occurring ¡mee9ng ¡

9mes ¡for ¡these ¡to ¡occur ¡without ¡adding ¡to ¡work-­‑

• loads. ¡

¡

PBS ¡at ¡RTR ¡1-­‑yr. ¡later ¡

Interac9on ¡of ¡Teams ¡

• If ¡Universal ¡Interven9ons ¡do ¡not ¡appear ¡to ¡be ¡

sufficient ¡for ¡a ¡given ¡Individual, ¡the ¡Program ¡ Manager/Director ¡is ¡informed, ¡data ¡shared ¡and ¡ further ¡consulta9on ¡sought. ¡

• Our ¡exis9ng ¡Peer ¡Review ¡Team ¡is ¡currently ¡

being ¡used ¡as ¡a ¡primary ¡consulta9on ¡team ¡as ¡ well ¡as ¡both ¡the ¡Targeted ¡Interven9on ¡and ¡ Individual ¡Intensive ¡Supports ¡team. ¡ ¡

PBS ¡at ¡RTR ¡1-­‑yr. ¡later ¡

Challenges ¡and ¡Mistakes ¡

• Residen9al ¡implementa9on ¡is ¡much ¡more ¡difficult ¡

than ¡an9cipated ¡(and ¡we ¡expected ¡it ¡would ¡be ¡ hard!). ¡

• Turnover: ¡ ¡for ¡example, ¡one ¡of ¡the ¡programs ¡

included ¡in ¡the ¡ini9al ¡PBS ¡pilot ¡program ¡has ¡ experienced ¡nearly ¡100% ¡turnover ¡of ¡the ¡direct ¡care ¡ staff ¡in ¡the ¡past ¡2-­‑yrs.! ¡

• Can’t ¡assume ¡people ¡“get ¡it” ¡through ¡their ¡verbal ¡

behavior… ¡need ¡to ¡regularly ¡look ¡at ¡data ¡and ¡make ¡

• bserva9ons! ¡
• Did ¡I ¡men9on ¡QE/Licensing ¡reviews ¡and ¡CARF ¡

Accredita9on ¡inspec9ons?! ¡

PBS ¡at ¡RTR ¡1-­‑yr. ¡later ¡

Surprises ¡and ¡Successes ¡

• We ¡regularly ¡sample ¡Employee ¡Sa9sfac9on. ¡ ¡

From ¡2013 ¡to ¡2014, ¡Employee ¡sa9sfac9on ¡ scores ¡for ¡the ¡programs ¡where ¡we ¡have ¡ implemented ¡PBS ¡have ¡increased ¡by ¡1.4 ¡points ¡ (using ¡a ¡5-­‑pt. ¡Likert ¡Scale ¡making ¡this ¡shin ¡ highly ¡significant!). ¡

• We ¡con9nue ¡to ¡get ¡anecdotal ¡reports, ¡

unsolicited, ¡from ¡Employees ¡who ¡have ¡ embraced ¡PBS ¡sta9ng ¡that ¡the ¡skills ¡they ¡are ¡ learning ¡through ¡this ¡are ¡helping ¡them ¡in ¡their ¡ personal ¡lives! ¡

PBS ¡at ¡RTR ¡1-­‑yr. ¡later ¡

Surprises ¡and ¡Successes ¡

• Some9mes ¡the ¡Individuals ¡“get ¡it” ¡before ¡the ¡

Employees ¡do ¡at ¡first… ¡I’ll ¡explain. ¡

• We ¡have ¡only ¡11 ¡Level ¡2 ¡behavior ¡plans ¡in ¡

place ¡across ¡the ¡organiza9on… ¡we ¡had ¡goien ¡ as ¡low ¡as ¡8 ¡at ¡the ¡end ¡of ¡2013 ¡but ¡have ¡had ¡to ¡ add ¡3 ¡this ¡year ¡to ¡meet ¡the ¡needs ¡of ¡new ¡ Individuals ¡to ¡our ¡programs. ¡

• Some ¡of ¡our ¡best ¡ideas ¡come ¡from ¡Direct ¡Care ¡
• staff. ¡

PBS ¡at ¡RTR ¡1-­‑yr. ¡later ¡

Lessons ¡Learned ¡

• Be ¡pa9ent… ¡this ¡is ¡a ¡con9nuous, ¡non-­‑linear ¡

process ¡in ¡many ¡respects… ¡culture ¡change ¡takes ¡ a ¡long ¡9me. ¡

• Don’t ¡get ¡hung ¡up ¡on ¡training ¡everyone… ¡it ¡is ¡

really ¡important ¡but ¡Employees ¡will ¡learn ¡more ¡ from ¡doing ¡it ¡than ¡reading ¡about ¡it. ¡

• Stay ¡posi9ve, ¡have ¡a ¡big ¡“tent” ¡for ¡involvement ¡
• f ¡all ¡who ¡want ¡to ¡help! ¡
• Mo9va9on ¡means ¡more ¡than ¡academic ¡training ¡

in ¡many ¡respects. ¡