Larry Lawman, RHU Kathy Hargreaves, CPA/CFP/CPC Melanie J. Hancock - - PowerPoint PPT Presentation

Larry Lawman, RHU

Principal Lawman Benefits Consulting

Kathy Hargreaves, CPA/CFP/CPC

Shareholder Kerkering, Barberio & Co.

Melanie J. Hancock

Partner Hill Ward Henderson

SEMINAR SERIES

Employers Employers Providers Providers Individuals Individuals & Families & Families Insurance Insurance Companies Companies Pharma & Pharma & Medical Device Medical Device Manufacturers Manufacturers

On March 23, 2010, the Patient Protection and Affordable Care Act (ACA) and the Health Care and Education Affordability Reconciliation Act of 2010 were signed into law. Who does it effect?

SEMINAR SERIES

• Large employers

Large employers that do not offer affordable coverage that has a required minimum value to full-time employees (and their dependents) may be subject to a penalty

• Small employers

Small employers may be able to qualify for certain tax subsidies

• All employers

All employers are subject to new rules and prohibitions

• Individuals

Individuals who are not covered by a Qualified Health Plan may be subject to a tax penalty Law does not require employers to offer health coverage nor for individuals be covered

SEMINAR SERIES

IT/Systems IT/Systems Legal Legal Human Human Resources Resources Finance Finance Tax Tax Payroll/Time Payroll/Time Unknown Unknown Benefits Benefits

A closer look at the impact on all employers all employers...

SEMINAR SERIES

Waiting Periods Non-discrimination A closer look at the impact on all employers all employers... Reimbursing Individual Premiums Standardized Benefits Notice of Exchange Premium and Cost Increases

SEMINAR SERIES

Wai$ng ¡Periods ¡

Wai$ng ¡Periods ¡cannot ¡exceed ¡90 ¡days, ¡Effec$ve ¡as ¡of ¡plan ¡years ¡ beginning ¡on ¡or ¡a<er ¡January ¡1, ¡2014 ¡

• The ¡$me ¡that ¡must ¡pass ¡before ¡coverage ¡for ¡an ¡individual ¡who ¡is ¡
• therwise ¡eligible ¡to ¡enroll ¡in ¡a ¡health ¡plan ¡becomes ¡effec$ve ¡
• If ¡an ¡individual ¡enrolls ¡as ¡a ¡late ¡enrollee ¡or ¡special ¡enrollee, ¡any ¡

$me ¡before ¡such ¡late ¡or ¡special ¡enrollment ¡is ¡not ¡a ¡wai$ng ¡period ¡ ¡

SEMINAR ¡SERIES ¡

• All ¡calendar ¡days ¡are ¡counted ¡beginning ¡on ¡the ¡enrollment ¡date, ¡

including ¡weekends ¡and ¡holidays ¡

• 90 ¡days ¡does ¡not ¡equal ¡3 ¡months! ¡
• Compliance ¡does ¡not ¡mean ¡the ¡“1st ¡of ¡the ¡month ¡following ¡90 ¡

days” ¡

• Plan ¡will ¡not ¡have ¡violated ¡the ¡wai$ng ¡period ¡rules ¡merely ¡because ¡

individuals ¡may ¡take ¡addi$onal ¡$me ¡(beyond ¡the ¡end ¡of ¡the ¡wai$ng ¡ period) ¡to ¡elect ¡coverage ¡

• Benefit-­‑specific ¡wai$ng ¡periods ¡may ¡be ¡permiWed, ¡subject ¡to ¡an ¡

“an$-­‑abuse ¡rule” ¡

Wai$ng ¡Periods ¡

SEMINAR ¡SERIES ¡

• If ¡eligibility ¡is ¡based ¡on ¡a ¡cumula$ve ¡hrs ¡of ¡service, ¡the ¡hrs-­‑of-­‑service ¡

requirement ¡cannot ¡exceed ¡1,200 ¡hrs ¡ – The ¡plan’s ¡wai$ng ¡period ¡must ¡begin ¡on ¡the ¡first ¡day ¡a<er ¡the ¡ employee ¡sa$sfies ¡the ¡cumula$ve ¡hrs-­‑of-­‑service ¡requirement ¡and ¡ may ¡not ¡exceed ¡90 ¡days ¡ – This ¡is ¡a ¡one-­‑$me ¡eligibility ¡requirement ¡only; ¡ ¡re-­‑applica$on ¡of ¡such ¡ a ¡requirement ¡to ¡the ¡same ¡individual ¡each ¡year ¡is ¡not ¡permiWed ¡ ¡ – Plan ¡provisions ¡that ¡base ¡eligibility ¡on ¡whether ¡an ¡employee ¡is, ¡for ¡ example, ¡mee$ng ¡certain ¡sales ¡goals ¡or ¡earning ¡a ¡certain ¡level ¡of ¡ commission, ¡are ¡generally ¡substan$ve ¡eligibility ¡provisions ¡that ¡ would ¡not ¡trigger ¡the ¡90-­‑day ¡wai$ng ¡period ¡limita$on ¡ ¡

Wai$ng ¡Periods ¡

SEMINAR ¡SERIES ¡

Wai$ng ¡period ¡starts ¡when ¡an ¡employee ¡is ¡“otherwise ¡eligible ¡to ¡enroll” ¡ in ¡a ¡plan ¡ ¡ – met ¡the ¡plan’s ¡substan$ve ¡eligibility ¡condi$ons ¡

• eligible ¡job ¡classifica$on ¡
• achieving ¡job-­‑related ¡licensure ¡requirements ¡specified ¡in ¡the ¡

plan’s ¡terms ¡

• sa$sfac$on ¡of ¡a ¡reasonable ¡and ¡bona ¡fide ¡employment-­‑based ¡
• rienta$on ¡period ¡

– One ¡month ¡is ¡maximum ¡length ¡ – Employer ¡should ¡undertake ¡an ¡evalua$on ¡process ¡rela$ng ¡to ¡ the ¡employment ¡situa$on ¡during ¡the ¡orienta$on ¡period ¡ ¡and ¡ document ¡any ¡orienta$on ¡and ¡training ¡processes ¡ ¡

Wai$ng ¡Periods ¡

SEMINAR ¡SERIES ¡

• Example: ¡ ¡Company’s ¡group ¡health ¡plan ¡provides ¡that ¡only ¡

employees ¡who ¡have ¡completed ¡specified ¡training ¡and ¡achieved ¡ specified ¡cer$fica$ons ¡are ¡eligible ¡for ¡coverage ¡under ¡the ¡plan. ¡ ¡ Paul ¡is ¡hired ¡on ¡May ¡3 ¡and ¡meets ¡the ¡plan’s ¡eligibility ¡criteria ¡on ¡ September ¡22. ¡ – In ¡this ¡example, ¡Paul ¡becomes ¡eligible ¡for ¡coverage ¡on ¡ September ¡22, ¡but ¡for ¡the ¡wai$ng ¡period. ¡ ¡Any ¡wai$ng ¡period ¡ for ¡Paul ¡would ¡begin ¡on ¡September ¡22 ¡and ¡may ¡not ¡exceed ¡90 ¡ days; ¡therefore, ¡coverage ¡under ¡Company’s ¡plan ¡must ¡become ¡ effec$ve ¡no ¡later ¡than ¡December ¡21. ¡ ¡

Wai$ng ¡Periods ¡

SEMINAR ¡SERIES ¡

Highly ¡compensated ¡individuals ¡may ¡not ¡receive ¡a ¡beWer ¡benefit ¡in ¡terms ¡

• f ¡eligibility ¡or ¡benefit ¡

Eligibility: ¡ ¡ ¡A ¡plan ¡generally ¡must ¡benefit ¡at ¡least ¡70% ¡of ¡all ¡employees ¡ Benefit: ¡ ¡ ¡A ¡plan ¡must ¡provide ¡the ¡same ¡benefits ¡to ¡non-­‑highly ¡ compensated ¡par$cipants ¡that ¡are ¡provided ¡to ¡highly ¡ compensated ¡individuals ¡(HCI’s) ¡

What ¡is ¡Non-­‑discriminaCon? ¡

Non-­‑Discrimina$on ¡

SEMINAR ¡SERIES ¡

PenalCes ¡ ¡

• Excise ¡tax ¡of ¡$100 ¡for ¡each ¡day ¡in ¡the ¡

noncompliance ¡period ¡for ¡each ¡individual ¡to ¡whom ¡ such ¡failure ¡relates ¡

• $100 ¡for ¡each ¡day ¡per ¡individual ¡for ¡each ¡day ¡that ¡

the ¡plan ¡does ¡not ¡comply ¡with ¡the ¡requirement ¡

• Ability ¡for ¡a ¡civil ¡ac$on ¡
• Enforcement ¡is ¡suspended ¡pending ¡further ¡
• guidance. ¡

Non-­‑Discrimina$on ¡

SEMINAR ¡SERIES ¡

QUALIFIED ¡PLAN ¡LEVELS ¡ Details ¡on ¡Actuarial ¡Value ¡

More ¡than ¡just ¡coinsurance ¡

PLATINUM: ¡ ¡90% ¡of ¡cost ¡ GOLD: ¡ ¡80% ¡of ¡cost ¡ SILVER: ¡ ¡70% ¡of ¡cost ¡ BRONZE: ¡ ¡60% ¡of ¡cost ¡ Catastrophic ¡(Individual ¡Only) ¡ Up ¡to ¡age ¡30 ¡/ ¡exempt ¡from ¡mandate ¡

Standardized ¡Benefits ¡

SEMINAR ¡SERIES ¡

Standardized ¡Benefits ¡

What ¡Is ¡It? ¡

• Uniform ¡descrip$on ¡of ¡the ¡coverage ¡(all ¡cost ¡

share ¡items, ¡such ¡as, ¡copays, ¡deduc$bles, ¡ coinsurance) ¡

• Must ¡follow ¡specific ¡format ¡
• May ¡not ¡be ¡longer ¡than ¡4 ¡pages, ¡double-­‑side, ¡

12 ¡point ¡font. ¡

Summary ¡of ¡Benefits ¡and ¡Coverage ¡(SBC) ¡

SEMINAR ¡SERIES ¡

When/How ¡Are ¡They ¡Delivered? ¡

• Employer ¡responsibility ¡to ¡ensure ¡all ¡employees ¡and ¡beneficiaries ¡

receive ¡them ¡

• Distribute ¡at ¡ini$al ¡and ¡open ¡enrollment, ¡and ¡no ¡later ¡than ¡7 ¡days ¡

when ¡request ¡by ¡a ¡plan ¡par$cipant ¡

• Deliver ¡to ¡HIPAA ¡special ¡enrollees ¡within ¡7 ¡days ¡upon ¡request ¡for ¡

enrollment ¡

• May ¡be ¡delivered ¡in ¡paper ¡format ¡or ¡electronic, ¡if ¡electronic ¡

delivery ¡rules ¡are ¡met ¡(safe ¡harbor) ¡

Standardized ¡Benefits ¡

Summary ¡of ¡Benefits ¡and ¡Coverage ¡(SBC) ¡

SEMINAR ¡SERIES ¡

Penalty ¡For ¡Non-­‑Compliance ¡

• A ¡health ¡plan ¡that ¡willingly ¡fails ¡to ¡provide ¡an ¡SBC ¡

will ¡be ¡subject ¡to ¡a ¡fine ¡of ¡up ¡to ¡$1,000 ¡for ¡each ¡ failure ¡

• A ¡failure ¡with ¡respect ¡to ¡each ¡par$cipant ¡and ¡

beneficiary ¡is ¡a ¡separate ¡offense ¡

Standardized ¡Benefits ¡

Summary ¡of ¡Benefits ¡and ¡Coverage ¡(SBC) ¡

SEMINAR ¡SERIES ¡

The ¡Marketplace ¡(aka ¡Exchange) ¡

Types ¡of ¡Exchanges: ¡

• 1. State-­‑owned ¡and ¡Operated ¡
• 2. State-­‑Federal ¡Partnership ¡
• 3. Federal ¡(Healthcare.gov) ¡
• 4. Private ¡ ¡

SEMINAR ¡SERIES ¡

The ¡Marketplace ¡(aka ¡Exchange) ¡

What ¡are ¡the ¡funcCons ¡of ¡Exchanges? ¡

• Offer ¡a ¡choice ¡of ¡health ¡plans ¡ ¡
• Assign ¡quality ¡and ¡price ¡ra$ngs ¡
• Create ¡assessment ¡tools ¡for ¡consumers ¡
• Operate ¡a ¡website ¡and ¡call ¡center ¡to ¡provide ¡compara$ve ¡

informa$on ¡and ¡allow ¡individuals ¡to ¡purchase ¡coverage ¡

• Serve ¡as ¡a ¡neutral ¡party ¡that ¡can ¡offer ¡consumer ¡assistance ¡

in ¡enrollment, ¡informa$on ¡and ¡subsidy ¡determina$on ¡

SEMINAR ¡SERIES ¡

No$ce ¡of ¡Exchange ¡

NoCfy ¡Employees ¡of ¡Exchanges ¡

• Must ¡be ¡given ¡to ¡all ¡current ¡employees ¡prior ¡to ¡October ¡2014. ¡
• WriWen ¡into ¡the ¡Fair ¡Labor ¡Standards ¡Act ¡(FLSA). ¡
• For ¡2015, ¡the ¡Department ¡will ¡consider ¡a ¡no$ce ¡to ¡be ¡provided ¡

at ¡the ¡$me ¡of ¡hiring ¡if ¡the ¡no$ce ¡is ¡provided ¡within ¡14 ¡days ¡of ¡ an ¡employee’s ¡start ¡date. ¡

• To ¡no$fy ¡employees ¡of ¡the ¡existence ¡of ¡the ¡Marketplace. ¡That ¡

federal ¡subsidies ¡may ¡be ¡available. ¡That ¡an ¡employee ¡could ¡lose ¡ their ¡employer’s ¡contribu$on, ¡if ¡any, ¡toward ¡their ¡cost ¡of ¡

• coverage. ¡

SEMINAR ¡SERIES ¡

• 1. Health ¡Insurer ¡Fee ¡(HIF) ¡
• 2. ComparaCve ¡EffecCveness ¡Research ¡Fee ¡
• 3. Reinsurance ¡Fee ¡
• 4. Medical ¡Device ¡and ¡PharmaceuCcal ¡Taxes ¡
• 5. Fair ¡Health ¡Insurance ¡Premiums ¡

Premium ¡& ¡Cost ¡Impact ¡

SEMINAR ¡SERIES ¡

Premium ¡& ¡Cost ¡Impact ¡

SEMINAR ¡SERIES ¡

Ages ¡30 ¡-­‑ ¡54 ¡ Males ¡ Females ¡ Blue ¡Op$ons ¡plan ¡before ¡the ¡ACA ¡ $235 ¡ $254 ¡ Por$on ¡of ¡Monthly ¡Health ¡Plan ¡Cost ¡due ¡to ¡the ¡ACA ¡ Cost ¡of ¡new ¡benefits ¡that ¡must ¡be ¡covered ¡

• ­‑$43 ¡
• ­‑$21 ¡

Cost ¡to ¡cover ¡pre-­‑exis$ng ¡condi$ons ¡ $143 ¡ $134 ¡ New ¡fees ¡and ¡taxes ¡the ¡carrier ¡must ¡pay ¡ $22 ¡ $22 ¡ Change ¡to ¡3 ¡: ¡1 ¡ra$o ¡for ¡age ¡ $10 ¡

• ­‑$23 ¡

Dollar ¡Difference ¡in ¡Health ¡Plan ¡Costs ¡ $132 ¡ $113 ¡ Percentage ¡Difference ¡in ¡Health ¡Plan ¡Costs ¡ 56.3% ¡ 44.4% ¡ Blue ¡Op$ons ¡plan ¡a3er ¡the ¡ACA ¡ $367 ¡ $366 ¡

Premium ¡& ¡Cost ¡Impact ¡

SEMINAR ¡SERIES ¡

Large ¡Employers ¡

SEMINAR ¡SERIES ¡

Large ¡Employers ¡

Who ¡is ¡an ¡Applicable ¡Large ¡Employer ¡(ALE)? ¡

• For-­‑profit, ¡non-­‑profit, ¡governmental ¡employers ¡that ¡

employed, ¡on ¡average, ¡50 ¡FTEs ¡(full ¡$me ¡equivalents) ¡during ¡ the ¡preceding ¡calendar ¡year ¡

• Full ¡$me ¡is ¡stated ¡at ¡30 ¡hours ¡per ¡week ¡
• Part ¡$me ¡employees ¡must ¡be ¡added ¡to ¡determine ¡FTEs ¡

SEMINAR ¡SERIES ¡

ACA ¡defines ¡a ¡large ¡employer ¡is ¡an ¡employer ¡who ¡has ¡50 ¡or ¡more ¡full-­‑ $me ¡employees ¡or ¡full-­‑$me ¡equivalents ¡for ¡preceding ¡year: ¡

• Full-­‑$me ¡employees: ¡those ¡that ¡work ¡30 ¡or ¡more ¡hours ¡a ¡week ¡

calculated ¡on ¡a ¡monthly ¡basis ¡

• Full-­‑$me ¡equivalents ¡(total ¡hours/120) ¡
• If ¡workforce ¡exceeded ¡50 ¡FT ¡employees ¡for ¡120 ¡days ¡or ¡fewer ¡and ¡

the ¡excess ¡was ¡seasonal ¡employees ¡then ¡not ¡a ¡large ¡employer ¡

Large ¡Employers ¡

SEMINAR ¡SERIES ¡

Large ¡Employers ¡

• ABC ¡Company ¡has ¡45 ¡employees ¡who ¡work ¡30 ¡hours ¡per ¡week ¡
• r ¡more. ¡They ¡also ¡employ ¡7 ¡part ¡$me ¡employees. ¡
• The ¡full ¡$me ¡equivalency ¡of ¡the ¡7 ¡part ¡$me ¡employees ¡must ¡be ¡

added ¡to ¡the ¡45 ¡full ¡$me ¡employees. ¡

• Add ¡the ¡total ¡number ¡of ¡part ¡$me ¡hours ¡worked ¡in ¡a ¡month ¡and ¡

divide ¡by ¡120. ¡

• Example: ¡Each ¡part ¡$me ¡employee ¡worked ¡80 ¡hours ¡in ¡the ¡

month ¡of ¡January. ¡80 ¡x ¡7 ¡= ¡560 ¡/ ¡120 ¡= ¡4.66 ¡(truncate) ¡ ¡

• ABC ¡Company ¡has ¡49 ¡FTEs ¡for ¡the ¡month ¡of ¡January ¡

SEMINAR ¡SERIES ¡

• 1. Current ¡or ¡incoming ¡employees ¡who ¡are ¡paid ¡at ¡least ¡30 ¡

hours ¡per ¡week ¡

• 2. Current ¡or ¡incoming ¡employees ¡who ¡are ¡paid ¡below ¡30 ¡hours ¡

in ¡a ¡week ¡

• 3. Ongoing ¡or ¡incoming ¡variable-­‑hour ¡employees ¡whose ¡hours ¡of ¡

work ¡fluctuate ¡above ¡and ¡below ¡30 ¡hours ¡per ¡week ¡

Large ¡Employers ¡

Types ¡of ¡Employees ¡

SEMINAR ¡SERIES ¡

• Coun$ng ¡hours ¡of ¡service ¡ ¡-­‑ ¡actual ¡hours ¡paid ¡

– Equivalency ¡methods ¡if ¡not ¡paid ¡hourly ¡– ¡8 ¡hour ¡days ¡or ¡40 ¡ hours ¡per ¡week, ¡unless ¡this ¡would ¡substan$ally ¡understate ¡ hours ¡ ¡

• Employers ¡must ¡assume ¡new ¡variable-­‑hour ¡employees ¡will ¡work ¡for ¡

en$re ¡ini$al ¡measurement ¡period, ¡star$ng ¡in ¡2015 ¡ ¡

Large ¡Employers ¡

SEMINAR ¡SERIES ¡

• The ¡regula$ons ¡imply ¡that ¡the ¡determina$on ¡be ¡made ¡monthly ¡
• Monthly ¡approach ¡imprac$cal ¡
• IRS ¡released ¡safe ¡harbor ¡to ¡determine ¡full-­‑$me ¡employees ¡

– Apply ¡“measurement ¡periods” ¡where ¡$me ¡is ¡counted, ¡and ¡ the ¡determina$on ¡of ¡status ¡during ¡that ¡measurement ¡ period ¡will ¡hold ¡for ¡“stability ¡period” ¡

Large ¡Employers ¡

SEMINAR ¡SERIES ¡

• Common ¡law ¡employees ¡
• The ¡penalty ¡only ¡applies ¡with ¡respect ¡to ¡full-­‑$me ¡employees ¡

working ¡30 ¡hours ¡per ¡week ¡and ¡130 ¡hours ¡per ¡month, ¡not ¡full-­‑$me ¡ equivalents ¡

• Hours ¡“paid ¡or ¡en$tled ¡to ¡payment” ¡

– Bona ¡Fide ¡Volunteer ¡hours ¡not ¡counted ¡ – Students ¡in ¡federal ¡work-­‑study ¡programs ¡excluded ¡ – Adjunct ¡faculty: ¡ ¡can ¡use ¡2.25 ¡hrs ¡for ¡each ¡hr ¡teaching ¡ – On ¡call ¡hrs: ¡if ¡paid ¡for ¡them, ¡probably ¡have ¡to ¡count ¡

Large ¡Employers ¡

SEMINAR ¡SERIES ¡

• A ¡“seasonal ¡employee” ¡is ¡an ¡employee ¡in ¡a ¡posi$on ¡for ¡which ¡the ¡

customary ¡annual ¡employment ¡is ¡six ¡months ¡or ¡less ¡ – Customary ¡length ¡of ¡the ¡posi$on ¡not ¡the ¡$me ¡for ¡which ¡the ¡ person ¡is ¡hired ¡ – Treated ¡like ¡a ¡variable ¡hour ¡employee, ¡even ¡if ¡works ¡more ¡than ¡ 30 ¡hrs/wk ¡when ¡hired ¡

• If ¡your ¡seasonal ¡employee ¡does ¡not ¡meet ¡the ¡defini$on ¡of ¡

“seasonal”, ¡are ¡they ¡a ¡variable ¡hour ¡employee ¡or ¡full-­‑$me ¡ employee ¡ ¡

Large ¡Employers ¡

SEMINAR ¡SERIES ¡

Temporary ¡staffing ¡or ¡PEO ¡– ¡Who ¡is ¡the ¡employer? ¡

• Depends ¡on ¡rela$onship ¡between ¡staffing ¡agency, ¡worker ¡and ¡client ¡

employer ¡ ¡

• If ¡employee ¡is ¡a ¡common ¡law ¡employee ¡of ¡the ¡agency’s ¡client, ¡but ¡

the ¡staffing ¡agency ¡offers ¡coverage ¡on ¡behalf ¡of ¡its ¡client, ¡it ¡will ¡be ¡ considered ¡an ¡offer ¡of ¡coverage ¡by ¡the ¡client ¡ – To ¡evidence ¡this, ¡client ¡must ¡pay ¡an ¡extra ¡amount ¡to ¡the ¡staffing ¡ agency ¡for ¡employees ¡enrolling ¡in ¡the ¡agency’s ¡coverage ¡ ¡

Large ¡Employers ¡

SEMINAR ¡SERIES ¡

Measurement ¡Period ¡(“Look ¡back ¡period”): ¡Employers ¡can ¡select ¡a ¡fixed ¡3 ¡to ¡ 12-­‑month ¡period ¡to ¡determine ¡weather ¡an ¡employee ¡has ¡worked ¡an ¡ average ¡of ¡30 ¡hours ¡per ¡week ¡ Stability ¡Period ¡(“coverage ¡period”): ¡If ¡an ¡employee ¡averages ¡30 ¡hours ¡a ¡week ¡in ¡ the ¡measurement ¡period ¡they ¡must ¡be ¡treated ¡as ¡full ¡$me ¡(regardless ¡of ¡the ¡ actual ¡hours ¡worked) ¡during ¡this ¡period. ¡Cannot ¡be ¡shorter ¡than ¡6 ¡months ¡or ¡ shorter ¡than ¡the ¡measurement ¡period. ¡ AdministraCve ¡Period ¡(OpConal): ¡Up ¡to ¡a ¡90-­‑day ¡period ¡between ¡measurement ¡ and ¡stability ¡periods ¡for ¡employers ¡to ¡decide ¡which ¡employees ¡must ¡be ¡offered ¡ coverage ¡

Large ¡Employers ¡

SEMINAR ¡SERIES ¡

• Measurement ¡period ¡must ¡be ¡uniform ¡for ¡employees ¡in ¡same ¡

category ¡ – Collec$ve ¡bargaining ¡agreements ¡ – Non-­‑collec$vely ¡bargained ¡ – Salaried ¡ – Hourly ¡ – Primary ¡place ¡of ¡employment ¡in ¡different ¡states ¡

• Change ¡in ¡hours ¡during ¡the ¡year ¡does ¡not ¡effect ¡status ¡throughout ¡

stability ¡period, ¡but ¡change ¡in ¡employment ¡status ¡to ¡non-­‑variable ¡ does ¡

Large ¡Employers ¡

SEMINAR ¡SERIES ¡

Safe ¡harbor ¡for ¡new ¡variable ¡and ¡seasonal ¡employees: ¡ ¡

• Apply ¡an ¡ini$al ¡measurement ¡period ¡(IMP) ¡of ¡3 ¡to ¡12 ¡months ¡
• IMP ¡plus ¡administra$ve ¡period ¡cannot ¡extend ¡more ¡than ¡13 ¡

months ¡from ¡hire ¡

• Stability ¡period ¡must ¡be ¡at ¡least ¡6 ¡consecu$ve ¡months, ¡not ¡be ¡

shorter ¡than ¡the ¡IMP ¡and ¡begin ¡a<er ¡the ¡IMP ¡

Large ¡Employers ¡

SEMINAR ¡SERIES ¡

Special ¡rules ¡rela$ng ¡to ¡rehires ¡

• A. An ¡employee ¡will ¡be ¡considered ¡to ¡have ¡terminated ¡employment ¡(and ¡

may ¡be ¡treated ¡as ¡a ¡new ¡employee ¡upon ¡return) ¡if ¡the ¡employee ¡has ¡a ¡ period ¡of ¡13 ¡consecu$ve ¡weeks ¡during ¡which ¡the ¡employee ¡is ¡not ¡ credited ¡with ¡an ¡hour ¡of ¡service ¡(26 ¡weeks ¡for ¡educa$onal ¡ ins$tu$ons) ¡

• B. Op$onal ¡rule ¡of ¡parity ¡(must ¡be ¡at ¡least ¡4 ¡weeks): ¡For ¡example, ¡if ¡a ¡4-­‑

wk ¡rule ¡of ¡parity ¡is ¡applied, ¡an ¡employee ¡who ¡works ¡for ¡five ¡weeks ¡ and ¡then ¡has ¡no ¡credited ¡hours ¡for ¡six ¡weeks ¡may ¡be ¡treated ¡as ¡a ¡new ¡

• employee. ¡This ¡allows ¡an ¡employer ¡to ¡treat ¡an ¡employee ¡as ¡

terminated ¡following ¡absences ¡shorter ¡than ¡13 ¡weeks ¡(or ¡26 ¡weeks ¡ for ¡educa$onal ¡organiza$ons). ¡

Large ¡Employers ¡

SEMINAR ¡SERIES ¡

Can ¡we ¡simply ¡reduce ¡an ¡employees ¡hours ¡to ¡part ¡$me ¡and ¡avoid ¡the ¡ ACA ¡issues? ¡ ¡What ¡about ¡changing ¡status ¡from ¡employees ¡to ¡ independent ¡contractors? ¡

• Poten$al ¡issues ¡

– ERISA ¡510 ¡Claims ¡ – Misclassifica$on ¡of ¡employees ¡

Large ¡Employers ¡

SEMINAR ¡SERIES ¡

Large ¡Employers ¡

• Large ¡employers ¡(with ¡50 ¡FTEs ¡or ¡greater) ¡are ¡required ¡to ¡either: ¡
• 1. Offer ¡minimum ¡essen$al ¡coverage ¡that ¡is ¡affordable ¡and ¡

provide ¡minimum ¡value ¡to ¡full ¡$me ¡employees ¡and ¡their ¡ dependents, ¡or ¡

• 2. Pay ¡an ¡Excise ¡Tax ¡if ¡at ¡least ¡one ¡full ¡$me ¡employee ¡receives ¡

federal ¡assistance ¡to ¡purchase ¡health ¡coverage ¡on ¡an ¡

• Exchange. ¡
• No ¡Excise ¡Tax ¡applies ¡if ¡the ¡minimum ¡essen$al ¡coverage ¡offered ¡is ¡

affordable ¡and ¡provides ¡minimum ¡value. ¡

Shared ¡Responsibility ¡Rules: ¡ ¡Mandates ¡

SEMINAR ¡SERIES ¡

Employer ¡Mandate ¡PenalCes ¡

• If ¡at ¡least ¡95% ¡(70% ¡for ¡2015) ¡of ¡all ¡full ¡$me ¡employees ¡

(and ¡their ¡dependents) ¡are ¡NOT ¡offered ¡coverage ¡and ¡

• ne ¡full ¡$me ¡employee ¡obtains ¡coverage ¡through ¡the ¡

exchange ¡and ¡receives ¡Federal ¡assistance: ¡ ¡ – Penalty ¡per ¡month ¡is ¡1/12 ¡of ¡$2,000 ¡(indexed) ¡ mul$plied ¡by ¡the ¡number ¡of ¡full-­‑$me ¡employees ¡not ¡ taking ¡into ¡account ¡the ¡first ¡30 ¡(80 ¡for ¡2015) ¡

IRC ¡4980H(a) ¡

Large ¡Employers ¡

SEMINAR ¡SERIES ¡

• If ¡at ¡least ¡95% ¡(70% ¡for ¡2015) ¡of ¡all ¡full ¡$me ¡employees ¡

(and ¡their ¡dependents) ¡are ¡offered ¡coverage ¡and ¡one ¡full ¡ $me ¡employee ¡not ¡offered ¡coverage ¡obtains ¡coverage ¡ through ¡the ¡exchange ¡and ¡receives ¡Federal ¡assistance: ¡ ¡ – Penalty ¡per ¡month ¡is ¡1/12 ¡of ¡$3,000 ¡(indexed) ¡ mul$plied ¡by ¡the ¡number ¡of ¡full-­‑$me ¡employees ¡ receiving ¡assistance ¡on ¡exchange ¡ – Cannot ¡exceed ¡no ¡coverage ¡penalty ¡

Employer ¡Mandate ¡PenalCes ¡ IRC ¡4980H(b) ¡

Large ¡Employers ¡

SEMINAR ¡SERIES ¡

• $3000 ¡penalty ¡also ¡applies ¡if ¡the ¡health ¡coverage ¡offered ¡

is ¡deemed ¡not ¡affordable ¡or ¡pays ¡for ¡less ¡than ¡60% ¡of ¡ covered ¡health ¡care ¡expenses ¡

• IRS ¡safe ¡harbor ¡– ¡“affordable” ¡if ¡premium ¡contribu$on ¡

for ¡single ¡coverage ¡does ¡not ¡exceed: ¡ – 9.5% ¡of ¡employee’s ¡W-­‑2 ¡wages ¡(9.56% ¡for ¡2015) ¡ – 9.5% ¡of ¡federal ¡poverty ¡limit ¡ – 9.5% ¡of ¡the ¡computed ¡monthly ¡rate ¡of ¡pay ¡

Employer ¡Mandate ¡PenalCes ¡ IRC ¡4980H(b) ¡

Large ¡Employers ¡

SEMINAR ¡SERIES ¡

Employer ¡Mandate ¡TransiCon ¡Relief ¡for ¡2015 ¡

Employers ¡with ¡50-­‑99 ¡full-­‑$me ¡employees ¡and ¡full-­‑$me ¡equivalents ¡ during ¡2014 ¡will ¡not ¡be ¡subject ¡to ¡the ¡employer ¡mandate ¡for ¡any ¡ calendar ¡month ¡during ¡2015 ¡or ¡any ¡calendar ¡month ¡during ¡the ¡por$on ¡

• f ¡the ¡2015 ¡plan ¡year ¡that ¡falls ¡in ¡2016 ¡if: ¡

Large ¡Employers ¡

• A. During ¡the ¡period ¡beginning ¡on ¡2/9/14 ¡and ¡ending ¡on ¡12/31/14, ¡

the ¡employer ¡does ¡not ¡ ¡ – Reduce ¡the ¡size ¡of ¡its ¡workforce ¡or ¡ ¡ – Reduce ¡the ¡overall ¡hours ¡of ¡service ¡of ¡its ¡employees ¡in ¡order ¡ to ¡sa$sfy ¡the ¡workforce ¡size ¡condi$on ¡ – Bona ¡fide ¡reasons ¡OK ¡ ¡

SEMINAR ¡SERIES ¡

• B. During ¡the ¡period ¡2/9/14 ¡-­‑ ¡12/31/14: ¡ ¡
• Employer ¡does ¡not ¡eliminate ¡or ¡materially ¡reduce ¡health ¡coverage ¡
• ¡employer ¡contribu$on ¡to ¡coverage ¡that ¡is ¡at ¡least ¡95% ¡of ¡the ¡

dollar ¡amount ¡of ¡the ¡contribu$on ¡on ¡2/9/14 ¡or ¡

• Is ¡the ¡same ¡or ¡a ¡higher ¡percentage ¡of ¡the ¡cost ¡of ¡coverage ¡

that ¡the ¡employer ¡was ¡offering ¡to ¡contribute ¡on ¡2/9/14 ¡

• If ¡benefits ¡change ¡under ¡employee-­‑only ¡coverage, ¡coverage ¡

provides ¡minimum ¡value ¡a<er ¡the ¡change; ¡AND ¡employer ¡does ¡not ¡ alter ¡plan ¡to ¡narrow ¡classes ¡of ¡employees ¡or ¡dependents ¡offered ¡ coverage ¡ ¡ ¡ ¡ ¡

Employer ¡Mandate ¡TransiCon ¡Relief ¡for ¡2015 ¡

Large ¡Employers ¡

SEMINAR ¡SERIES ¡

• Example: ¡ ¡On ¡February ¡9, ¡2014, ¡employer ¡contributed ¡$300/mo ¡for ¡

coverage ¡that ¡costs ¡$400/mo. ¡for ¡employee-­‑only. ¡ ¡Cost ¡increases ¡to ¡ $425 ¡ – Employer ¡con$nues ¡to ¡contribute ¡$300/mo. ¡= ¡OK ¡

• Employer ¡must ¡cer$fy ¡it ¡met ¡requirements ¡as ¡part ¡of ¡its ¡repor$ng ¡

Employer ¡Mandate ¡TransiCon ¡Relief ¡for ¡2015 ¡

Large ¡Employers ¡

SEMINAR ¡SERIES ¡

• One ¡year ¡delay ¡in ¡requirement ¡to ¡offer ¡coverage ¡to ¡full-­‑$me ¡

employees’ ¡dependents ¡ ¡ – Employers ¡that ¡did ¡not ¡previously ¡offer ¡dependent ¡coverage ¡but ¡ are ¡taking ¡steps ¡to ¡arrange ¡for ¡such ¡coverage ¡to ¡begin ¡in ¡2016 ¡ – Also ¡applies ¡to ¡dependent ¡coverage ¡that ¡does ¡not ¡cons$tute ¡ minimum ¡essen$al ¡coverage ¡or ¡dependent ¡coverage ¡offered ¡for ¡

• nly ¡some ¡dependents ¡

– Not ¡available ¡to ¡the ¡extent ¡dependent ¡coverage ¡had ¡been ¡

• ffered ¡during ¡either ¡the ¡2013 ¡or ¡2014 ¡plan ¡year ¡and ¡coverage ¡
• ffer ¡was ¡subsequently ¡dropped ¡ ¡

Employer ¡Mandate ¡TransiCon ¡Relief ¡for ¡2015 ¡

Large ¡Employers ¡

SEMINAR ¡SERIES ¡

Special ¡ConsideraCons ¡Related ¡Employers ¡

• Controlled ¡Group/Affiliated ¡Service ¡Group ¡and ¡determina$on ¡of ¡

“large” ¡employer ¡ ¡

• Applica$on ¡of ¡Penal$es: ¡

– Penal$es ¡are ¡applied ¡separately ¡to ¡each ¡related ¡en$ty ¡but ¡the ¡ exclusion ¡of ¡the ¡first ¡30 ¡employees ¡(or ¡80 ¡for ¡employers ¡with ¡ 100 ¡or ¡more ¡employees ¡in ¡2015) ¡is ¡prorated ¡

• Different ¡controlled ¡group ¡members ¡can ¡use ¡different ¡measurement ¡

periods ¡

Large ¡Employers ¡

SEMINAR ¡SERIES ¡

Plan ¡ReporCng ¡under ¡ACA; ¡Sec. ¡6056 ¡

• Repor$ng ¡is ¡required ¡beginning ¡in ¡early ¡2016 ¡to ¡report ¡coverage ¡

provided ¡in ¡2015 ¡

• Employers ¡must ¡prepare ¡separate ¡returns ¡for ¡individuals, ¡furnish ¡the ¡

individuals ¡with ¡copies ¡of ¡the ¡returns ¡and ¡use ¡a ¡single ¡transmiWal ¡ form ¡to ¡file ¡the ¡individual ¡informa$on ¡returns ¡with ¡the ¡IRS ¡ ¡

• Timing ¡of ¡repor$ng ¡is ¡similar ¡to ¡Form ¡W-­‑2 ¡ ¡ ¡ ¡
• For ¡filing ¡the ¡return ¡and ¡transmiWal ¡with ¡the ¡IRS, ¡the ¡deadline ¡is ¡2/28 ¡

(3/31 ¡if ¡filed ¡electronically) ¡of ¡the ¡following ¡year ¡ ¡

• Those ¡subject ¡to ¡transi$on ¡rules ¡get ¡relief ¡for ¡2015 ¡
• Penal$es ¡for ¡non-­‑repor$ng ¡

Large ¡Employers ¡

SEMINAR ¡SERIES ¡

• If ¡provide ¡minimum ¡essen$al ¡coverage ¡ ¡to ¡an ¡individual ¡during ¡a ¡

calendar ¡year, ¡must ¡ ¡report ¡certain ¡health ¡insurance ¡coverage ¡ informa$on ¡to ¡the ¡IRS ¡

• Must ¡also ¡provide ¡a ¡wriWen ¡statement ¡to ¡the ¡covered ¡individual ¡
• Insurer ¡Is ¡Repor$ng ¡ ¡En$ty ¡for ¡Employer-­‑Sponsored ¡Insured ¡Group ¡

Health ¡Plans ¡ ¡

• A. Form ¡1094-­‑C ¡– ¡Employer ¡transmiWal ¡
• B. Form ¡1095-­‑C ¡– ¡Employee ¡statements ¡

Plan ¡ReporCng ¡under ¡ACA; ¡Sec. ¡6055 ¡

Large ¡Employers ¡

SEMINAR ¡SERIES ¡

Pay ¡or ¡Play: ¡Economic ¡ConsideraCons ¡

• Cost ¡to ¡provide ¡coverage ¡vs. ¡cost ¡of ¡penalty ¡

a) Number ¡of ¡employees ¡ b) Cost ¡of ¡current ¡insurance ¡ c) Cadillac ¡tax ¡

• Increase ¡in ¡the ¡penal$es ¡over ¡$me ¡for ¡employers ¡and ¡individuals ¡
• Effect ¡on ¡workers ¡compensa$on ¡
• Cost ¡of ¡coverage ¡through ¡the ¡Exchange ¡
• Loss ¡of ¡premium ¡deduc$bility ¡

Large ¡Employers ¡

SEMINAR ¡SERIES ¡

Pay ¡or ¡Play: ¡Noneconomic ¡ConsideraCons ¡

• Company ¡culture ¡
• Employee ¡expecta$ons ¡
• Industry ¡standards ¡and ¡compe$$on ¡
• Unions ¡
• Types ¡of ¡coverage ¡op$ons ¡available ¡through ¡the ¡Exchange ¡
• Demographics ¡of ¡workforce ¡
• Individual ¡shared ¡responsibility ¡penal$es ¡

Large ¡Employers ¡

SEMINAR ¡SERIES ¡

Small ¡Employers ¡ Individuals ¡& ¡Families ¡

SEMINAR ¡SERIES ¡

• The ¡employer ¡has ¡no ¡more ¡than ¡25 ¡full ¡$me ¡equivalent ¡employees ¡

for ¡the ¡tax ¡year ¡

• FTEs ¡average ¡annual ¡wages ¡cannot ¡exceed ¡$50,000 ¡for ¡tax ¡years ¡
• The ¡employer’s ¡non-­‑elec$ve ¡contribu$on ¡arrangement ¡must ¡meet ¡

the ¡requirements ¡of ¡Code ¡45R ¡

• Transi$onal ¡rules ¡for ¡2014 ¡
• 50% ¡tax ¡credit ¡

3 ¡requirements ¡an ¡employer ¡must ¡sa$sfy: ¡

Small ¡Employers ¡

Small ¡Business ¡Health ¡OpCons ¡Program ¡(SHOP) ¡

SEMINAR ¡SERIES ¡

• Only ¡available ¡as ¡a ¡stand ¡alone ¡plan ¡if ¡there ¡is ¡only ¡one ¡employee ¡
• Can ¡be ¡combined ¡with ¡group ¡health ¡insurance ¡if ¡more ¡than ¡one ¡

employee ¡

Sec ¡105 ¡Medical ¡Reimbursement ¡Plan ¡

Reimbursing ¡Individual ¡ Premiums ¡

Premium ¡Payment ¡Plans ¡(PPP) ¡ Premium ¡Reimbursement ¡Arrangement ¡(PRA) ¡ Premium ¡Funding ¡Plan ¡(PFP) ¡

SEMINAR ¡SERIES ¡

Reimbursing ¡Individual ¡ Premiums ¡

SEMINAR ¡SERIES ¡

What ¡if ¡an ¡employer ¡reimburses ¡employees ¡for ¡premiums ¡they ¡pay ¡for ¡ health ¡insurance ¡either ¡through ¡a ¡qualified ¡plan ¡or ¡through ¡the ¡ Marketplace? ¡ Per ¡IRS ¡No$ce ¡2013-­‑54, ¡these ¡employer ¡payment ¡plans ¡are ¡considered ¡to ¡be ¡ group ¡health ¡plans ¡subject ¡to ¡the ¡market ¡reforms, ¡including ¡the ¡prohibi$on ¡on ¡ annual ¡limits ¡for ¡essen$al ¡health ¡benefits ¡and ¡the ¡requirement ¡to ¡provide ¡ certain ¡preven$ve ¡care ¡without ¡cost ¡sharing. ¡ ¡ ¡ Such ¡arrangements ¡cannot ¡be ¡integrated ¡with ¡individual ¡policies ¡to ¡sa$sfy ¡the ¡ market ¡reforms. ¡ ¡Consequently, ¡such ¡an ¡arrangement ¡fails ¡to ¡sa$sfy ¡the ¡ market ¡reforms. ¡

Reimbursing ¡Individual ¡ Premiums ¡

SEMINAR ¡SERIES ¡

May ¡be ¡subject ¡to ¡a ¡$100/day ¡excise ¡tax ¡per ¡ applicable ¡employee ¡(which ¡is ¡$36,500 ¡per ¡year, ¡ per ¡employee) ¡under ¡sec$on ¡4980D ¡of ¡the ¡ Internal ¡Revenue ¡Code. ¡

PenalCes ¡ ¡

Reimbursing ¡Individual ¡ Premiums ¡

SEMINAR ¡SERIES ¡

Individuals ¡& ¡Families ¡

2014: ¡ ¡$95 ¡per ¡person ¡(capped ¡at ¡$285 ¡per ¡family) ¡or ¡1% ¡of ¡income ¡over ¡the ¡ tax ¡filing ¡threshold ¡ 2015: ¡ ¡$325 ¡per ¡person ¡(capped ¡at ¡$975 ¡per ¡family) ¡or ¡2% ¡of ¡income ¡over ¡the ¡ tax ¡filing ¡threshold ¡ 2016: ¡ ¡$695 ¡per ¡person ¡(capped ¡at ¡$2085 ¡per ¡family) ¡or ¡2.5% ¡of ¡income ¡over ¡ the ¡tax ¡filing ¡threshold ¡ Assessed ¡penalty ¡for ¡dependents ¡is ¡half ¡the ¡individual ¡rate ¡

Individuals ¡must ¡be ¡enrolled ¡in ¡a ¡qualified ¡plan ¡or ¡pay ¡an ¡excise ¡ tax; ¡pay ¡greater ¡of ¡

SEMINAR ¡SERIES ¡

Medicare ¡Part ¡A, ¡Medicaid, ¡Tricare ¡ Insurance ¡purchased ¡through ¡an ¡Exchange, ¡on ¡the ¡individual ¡market ¡ ¡ CHIP ¡ Employer-­‑sponsored ¡coverage ¡ Certain ¡types ¡of ¡Veterans ¡health ¡coverage ¡

Minimum ¡essenCal ¡coverage ¡includes: ¡

Individuals ¡& ¡Families ¡

SEMINAR ¡SERIES ¡

CalculaCng ¡the ¡Penalty ¡

• A. Lesser ¡of ¡the ¡monthly ¡penalty ¡amount ¡
• r ¡ ¡
• B. Sum ¡of ¡the ¡monthly ¡na$onal ¡average ¡premium ¡

for ¡bronze ¡level ¡qualified ¡plans ¡that ¡provide ¡ coverage ¡

Individuals ¡& ¡Families ¡

SEMINAR ¡SERIES ¡

Example ¡

Kathy ¡and ¡John ¡have ¡household ¡income ¡of ¡$100,000, ¡and ¡they ¡have ¡

• ne ¡son, ¡Jeff, ¡age ¡13 ¡

Household ¡income ¡is ¡$100,000 ¡ Threshold ¡filing ¡requirement ¡is ¡$20,300 ¡ Excess ¡income ¡is ¡$100,000-­‑$20,300=$79,700 ¡* ¡.01=797.7 ¡ The ¡Hargreaves ¡will ¡pay ¡a ¡penalty ¡of ¡(95x2)=190 ¡+ ¡47.50=257.50 ¡ ¡or ¡ Penalty ¡is ¡$797.7 ¡(greater ¡of ¡) ¡

Individuals ¡& ¡Families ¡

SEMINAR ¡SERIES ¡

ExempCons ¡from ¡paying ¡the ¡penalty ¡

1. You’re ¡uninsured ¡for ¡less ¡than ¡3 ¡months ¡of ¡the ¡year ¡ 2. The ¡lowest-­‑priced ¡coverage ¡available ¡to ¡you ¡would ¡cost ¡more ¡than ¡8% ¡of ¡ your ¡household ¡income ¡ 3. You ¡don’t ¡have ¡to ¡file ¡a ¡tax ¡return ¡because ¡your ¡income ¡is ¡too ¡low ¡ 4. You’re ¡a ¡member ¡of ¡a ¡federally ¡recognized ¡tribe ¡or ¡eligible ¡for ¡services ¡ through ¡an ¡Indian ¡Health ¡Services ¡provider ¡ 5. You’re ¡a ¡member ¡of ¡a ¡recognized ¡health ¡care ¡sharing ¡ministry ¡ 6. You’re ¡a ¡member ¡of ¡a ¡recognized ¡religious ¡sect ¡with ¡religious ¡objec$ons ¡ to ¡insurance, ¡including ¡Social ¡Security ¡and ¡Medicare ¡ 7. You’re ¡incarcerated ¡and ¡not ¡being ¡held ¡pending ¡disposi$on ¡of ¡charges ¡ 8. You’re ¡not ¡lawfully ¡present ¡in ¡the ¡U.S. ¡

Individuals ¡& ¡Families ¡

SEMINAR ¡SERIES ¡

Hardship ¡ExempCons ¡(not ¡inclusive) ¡

Individuals ¡& ¡Families ¡

1. You ¡were ¡homeless. ¡ 2. You ¡were ¡evicted ¡in ¡the ¡past ¡6 ¡months ¡or ¡were ¡facing ¡evic$on ¡or ¡foreclosure. ¡ 3. You ¡received ¡a ¡shut-­‑off ¡no$ce ¡from ¡a ¡u$lity ¡company. ¡ 4. You ¡recently ¡experienced ¡domes$c ¡violence. ¡ 5. You ¡recently ¡experienced ¡the ¡death ¡of ¡a ¡close ¡family ¡member. ¡ 6. You ¡experienced ¡a ¡fire, ¡flood, ¡or ¡other ¡natural ¡or ¡human-­‑caused ¡disaster ¡that ¡ caused ¡substan$al ¡damage ¡to ¡your ¡property. ¡ 7. You ¡filed ¡for ¡bankruptcy ¡in ¡the ¡last ¡6 ¡months. ¡ 8. You ¡experienced ¡unexpected ¡increases ¡in ¡necessary ¡expenses ¡due ¡to ¡caring ¡ for ¡an ¡ill, ¡disabled, ¡or ¡aging ¡family ¡member. ¡ 9. Your ¡individual ¡insurance ¡plan ¡was ¡cancelled ¡and ¡you ¡believe ¡other ¡ Marketplace ¡plans ¡are ¡unaffordable. ¡

SEMINAR ¡SERIES ¡

Premium ¡Assistance ¡Credit ¡(Refundable ¡Credit) ¡

Eligibility ¡

• Proof ¡that ¡individual ¡does ¡not ¡have ¡access ¡to ¡affordable ¡

employer-­‑sponsored ¡health ¡insurance ¡coverage ¡of ¡a ¡ minimum ¡value ¡(9.5% ¡of ¡household ¡income) ¡

• Don’t ¡confuse ¡with ¡the ¡8% ¡test ¡for ¡individual ¡penalty ¡

Individuals ¡& ¡Families ¡

SEMINAR ¡SERIES ¡

AGI ¡+ ¡ ¡Exclusions ¡like ¡tax ¡exempt ¡interest, ¡nontaxable ¡social ¡

security ¡benefits ¡= ¡ Household ¡Income ¡

Individuals ¡& ¡Families ¡

SEMINAR ¡SERIES ¡

Assistance ¡for ¡Eligible ¡individuals ¡

Premium ¡assistance ¡credit: ¡ ¡Income ¡is ¡100% ¡but ¡not ¡more ¡than ¡400% ¡

• f ¡the ¡Federal ¡Poverty ¡Level ¡“FPL” ¡
• Computed ¡based ¡on ¡the ¡premium ¡cost ¡for ¡a ¡benchmark ¡plan ¡

(second ¡lowest ¡cost ¡silver ¡plan) ¡

• Delivered ¡as ¡a ¡credit ¡in ¡advance ¡by ¡paying ¡the ¡premium ¡

Cost ¡sharing ¡reducCon ¡subsidy: ¡ ¡Addi$onal-­‑ ¡For ¡individuals ¡and ¡ families ¡who ¡make ¡<250% ¡of ¡the ¡FPL ¡and ¡enroll ¡a ¡in ¡silver-­‑level ¡plan ¡ Coverage ¡is ¡considered ¡affordable ¡for ¡this ¡purpose ¡if ¡the ¡premium ¡for ¡ self ¡only ¡coverage ¡does ¡not ¡exceed ¡9.5% ¡

Individuals ¡& ¡Families ¡

SEMINAR ¡SERIES ¡

Eligible ¡ ¡for ¡ ¡ Tax ¡Subsidy ¡

Employee ¡Premium ¡as ¡% ¡W2 ¡Wages ¡Box ¡1 ¡ 0% ¡-­‑ ¡138% ¡FPL ¡ 139 ¡% ¡-­‑ ¡400% ¡FPL ¡ 400% ¡FPL ¡+ ¡

Under ¡ 9.5% ¡

400% ¡OF ¡FPL ¡= ¡$94,200 ¡IN ¡2013 ¡HOUSEHOLD ¡INCOME ¡FOR ¡A ¡FAMILY ¡OF ¡4 ¡ 400% ¡OF ¡FPL ¡= ¡$45,960 ¡IN ¡2013 ¡HOUSEHOLD ¡INCOME ¡FOR ¡AN ¡INDIVIDUAL ¡ ¡

Eligible ¡ ¡for ¡ ¡ Tax ¡Subsidy ¡

SEMINAR ¡SERIES ¡

Household Size ¡ 100% ¡ 133% ¡ 150% ¡ 200% ¡ 300% ¡ 400% ¡ 1 ¡ $11,490 ¡ $15,282 ¡ $17,235 ¡ $22,980 ¡ $34,470 ¡ $45,960 ¡ 2 ¡ 15,510 ¡ 20,628 ¡ 23,265 ¡ 31,020 ¡ 46,530 ¡ 62,040 ¡ 3 ¡ 19,530 ¡ 25,975 ¡ 29,295 ¡ 39,060 ¡ 58,590 ¡ 78,120 ¡ 4 ¡ 23,550 ¡ 31,322 ¡ 35,325 ¡ 47,100 ¡ 70,650 ¡ 94,200 ¡ 5 ¡ 27,570 ¡ 36,668 ¡ 41,355 ¡ 55,140 ¡ 82,710 ¡ 110,280 ¡ 6 ¡ 31,590 ¡ 42,015 ¡ 47,385 ¡ 63,180 ¡ 94,770 ¡ 126,360 ¡ 7 ¡ 35,610 ¡ 47,361 ¡ 53,415 ¡ 71,220 ¡ 106,830 ¡ 142,440 ¡ 8 ¡ 39,630 ¡ 52,708 ¡ 59,445 ¡ 79,260 ¡ 118,890 ¡ 158,520 ¡

For each additional person, add ¡

$4,020 ¡ $5,347 ¡ $6,030 ¡ $8,040 ¡ $12,060 ¡ $16,080 ¡

2013/2014 ¡Annual ¡Federal ¡Poverty ¡Guidelines ¡

Individuals ¡& ¡Families ¡

SEMINAR ¡SERIES ¡

Individuals ¡& ¡Families ¡

SEMINAR ¡SERIES ¡

Example ¡

Kathy ¡and ¡John ¡have ¡household ¡income ¡of ¡$100,000, ¡and ¡they ¡are ¡ each ¡employed ¡

• Household ¡income ¡is ¡$100,000 ¡
• Health ¡insurance ¡for ¡Kathy ¡is ¡$5,000 ¡ ¡
• Health ¡insurance ¡John ¡is ¡$5,000 ¡
• Neither ¡Kathy ¡or ¡John ¡will ¡qualify ¡for ¡an ¡unaffordable ¡exemp$on ¡

because ¡each ¡health ¡insurance ¡premium ¡is ¡affordable ¡(100,000*. 08=8,000) ¡ ¡May ¡qualify ¡for ¡hardship ¡

Individuals ¡& ¡Families ¡

SEMINAR ¡SERIES ¡

Summary/Next ¡Steps ¡

SEMINAR ¡SERIES ¡

Summary/Next ¡Steps ¡

• Determine ¡poten$al ¡impacts ¡of ¡penal$es ¡
• Establish ¡procedures ¡for ¡determining ¡and ¡documen$ng ¡full-­‑$me ¡

employees ¡

• Iden$fy ¡whether ¡plans ¡are ¡affordable ¡and ¡offer ¡minimum ¡coverage ¡
• Amend ¡plans ¡to ¡address ¡your ¡decisions ¡regarding ¡compliance ¡

a) Eligibility ¡provisions ¡ b) Wai$ng ¡periods ¡ c) Measurement ¡periods ¡

SEMINAR ¡SERIES ¡

Special ¡Considera$ons: ¡ Advisor ¡/ ¡Consultant ¡Rela$onships ¡

• Appoint ¡an ¡internal ¡team ¡to ¡review ¡and ¡make ¡decisions ¡regarding ¡the ¡

ACA ¡requirements ¡

• Look ¡back ¡and ¡stability ¡periods ¡
• Review ¡employee ¡demographics, ¡i.e. ¡Seasonal, ¡Temporary, ¡Variable ¡
• Evaluate ¡the ¡pay ¡or ¡play ¡rules ¡
• Hire ¡the ¡necessary ¡consultants ¡ ¡
• Determine ¡the ¡length ¡of ¡the ¡“season” ¡to ¡see ¡if ¡you ¡have ¡seasonal ¡

employees ¡ ¡

• Review ¡any ¡temporary ¡staffing ¡agreement ¡

SEMINAR ¡SERIES ¡

Ques$ons ¡