Larry Lawman, RHU Kathy Hargreaves, CPA/CFP/CPC Melanie J. Hancock - PowerPoint PPT Presentation

Larry Lawman, RHU � Kathy Hargreaves, CPA/CFP/CPC � Melanie J. Hancock � Principal � Shareholder � Partner � Lawman Benefits Consulting � Kerkering, Barberio & Co. � Hill Ward Henderson �

SEMINAR SERIES � On March 23, 2010, the Patient Protection and Affordable Care Act (ACA) and the Health Care and Education Affordability Reconciliation Act of 2010 were signed into law. � Who does it effect? � Pharma & Pharma & Individuals Individuals Insurance Insurance Employers Employers � Providers � Providers Medical Device Medical Device & Families � & Families Companies � Companies Manufacturers Manufacturers �

SEMINAR SERIES � Law does not require employers to offer health coverage nor for individuals be covered � • Large employers Large employers that do not offer affordable coverage that has a required minimum value to full-time employees (and their dependents) may be subject to a penalty � • Small employers Small employers may be able to qualify for certain tax subsidies � • All employers All employers are subject to new rules and prohibitions � • Individuals Individuals who are not covered by a Qualified Health Plan may be subject to a tax penalty �

SEMINAR SERIES � A closer look at the impact on all employers all employers ... � IT/Systems � IT/Systems Benefits Benefits � Legal Legal � Unknown Unknown � Human Human Payroll/Time Payroll/Time � Resources Resources � Tax � Tax Finance Finance �

SEMINAR SERIES � A closer look at the impact on all employers all employers ... � Waiting Periods � Non-discrimination � Reimbursing Individual Premiums � Standardized Benefits � Premium and Cost Increases � Notice of Exchange �

Wai$ng ¡Periods ¡ SEMINAR SERIES � Wai$ng ¡Periods ¡cannot ¡exceed ¡90 ¡days, ¡Effec$ve ¡as ¡of ¡plan ¡years ¡ beginning ¡on ¡or ¡a<er ¡January ¡1, ¡2014 ¡ • The ¡$me ¡that ¡must ¡pass ¡before ¡coverage ¡for ¡an ¡individual ¡who ¡is ¡ otherwise ¡eligible ¡to ¡enroll ¡in ¡a ¡health ¡plan ¡becomes ¡effec$ve ¡ • If ¡an ¡individual ¡enrolls ¡as ¡a ¡late ¡enrollee ¡or ¡special ¡enrollee, ¡any ¡ $me ¡before ¡such ¡late ¡or ¡special ¡enrollment ¡is ¡not ¡a ¡wai$ng ¡period ¡ ¡

Wai$ng ¡Periods ¡ SEMINAR ¡SERIES ¡ • All ¡calendar ¡days ¡are ¡counted ¡beginning ¡on ¡the ¡enrollment ¡date, ¡ including ¡weekends ¡and ¡holidays ¡ • 90 ¡days ¡ does ¡not ¡ equal ¡3 ¡months! ¡ • Compliance ¡ does ¡not ¡ mean ¡the ¡ “1 st ¡of ¡the ¡month ¡following ¡90 ¡ days” ¡ • Plan ¡will ¡not ¡have ¡violated ¡the ¡wai$ng ¡period ¡rules ¡merely ¡because ¡ individuals ¡may ¡take ¡addi$onal ¡$me ¡(beyond ¡the ¡end ¡of ¡the ¡wai$ng ¡ period) ¡to ¡elect ¡coverage ¡ • Benefit-­‑specific ¡wai$ng ¡periods ¡may ¡be ¡permiWed, ¡subject ¡to ¡an ¡ “an$-­‑abuse ¡rule” ¡

Wai$ng ¡Periods ¡ SEMINAR ¡SERIES ¡ • If ¡eligibility ¡is ¡based ¡on ¡a ¡cumula$ve ¡hrs ¡of ¡service, ¡the ¡hrs-­‑of-­‑service ¡ requirement ¡cannot ¡exceed ¡1,200 ¡hrs ¡ – The ¡plan’s ¡wai$ng ¡period ¡must ¡begin ¡on ¡the ¡first ¡day ¡a<er ¡the ¡ employee ¡sa$sfies ¡the ¡cumula$ve ¡hrs-­‑of-­‑service ¡requirement ¡and ¡ may ¡not ¡exceed ¡90 ¡days ¡ – This ¡is ¡a ¡one-­‑$me ¡eligibility ¡requirement ¡only; ¡ ¡re-­‑applica$on ¡of ¡such ¡ a ¡requirement ¡to ¡the ¡same ¡individual ¡each ¡year ¡is ¡not ¡permiWed ¡ ¡ – Plan ¡provisions ¡that ¡base ¡eligibility ¡on ¡whether ¡an ¡employee ¡is, ¡for ¡ example, ¡mee$ng ¡certain ¡sales ¡goals ¡or ¡earning ¡a ¡certain ¡level ¡of ¡ commission, ¡are ¡generally ¡substan$ve ¡eligibility ¡provisions ¡that ¡ would ¡not ¡trigger ¡the ¡90-­‑day ¡wai$ng ¡period ¡limita$on ¡ ¡

Wai$ng ¡Periods ¡ SEMINAR ¡SERIES ¡ Wai$ng ¡period ¡starts ¡when ¡an ¡employee ¡is ¡“otherwise ¡eligible ¡to ¡enroll” ¡ in ¡a ¡plan ¡ ¡ – met ¡the ¡plan’s ¡substan$ve ¡eligibility ¡condi$ons ¡ eligible ¡job ¡classifica$on ¡ • achieving ¡job-­‑related ¡licensure ¡requirements ¡specified ¡in ¡the ¡ • plan’s ¡terms ¡ sa$sfac$on ¡of ¡a ¡reasonable ¡and ¡bona ¡fide ¡employment-­‑based ¡ • orienta$on ¡period ¡ One ¡month ¡is ¡maximum ¡length ¡ – Employer ¡should ¡undertake ¡an ¡evalua$on ¡process ¡rela$ng ¡to ¡ – the ¡employment ¡situa$on ¡during ¡the ¡orienta$on ¡period ¡ ¡and ¡ document ¡any ¡orienta$on ¡and ¡training ¡processes ¡ ¡

Wai$ng ¡Periods ¡ SEMINAR ¡SERIES ¡ • Example: ¡ ¡Company’s ¡group ¡health ¡plan ¡provides ¡that ¡only ¡ employees ¡who ¡have ¡completed ¡specified ¡training ¡and ¡achieved ¡ specified ¡cer$fica$ons ¡are ¡eligible ¡for ¡coverage ¡under ¡the ¡plan. ¡ ¡ Paul ¡is ¡hired ¡on ¡May ¡3 ¡and ¡meets ¡the ¡plan’s ¡eligibility ¡criteria ¡on ¡ September ¡22. ¡ – In ¡this ¡example, ¡Paul ¡becomes ¡eligible ¡for ¡coverage ¡on ¡ September ¡22, ¡but ¡for ¡the ¡wai$ng ¡period. ¡ ¡Any ¡wai$ng ¡period ¡ for ¡Paul ¡would ¡begin ¡on ¡September ¡22 ¡and ¡may ¡not ¡exceed ¡90 ¡ days; ¡therefore, ¡coverage ¡under ¡Company’s ¡plan ¡must ¡become ¡ effec$ve ¡no ¡later ¡than ¡December ¡21. ¡ ¡

Non-­‑Discrimina$on ¡ SEMINAR ¡SERIES ¡ What ¡is ¡Non-­‑discriminaCon? ¡ Highly ¡compensated ¡individuals ¡may ¡not ¡receive ¡a ¡beWer ¡benefit ¡in ¡terms ¡ of ¡ eligibility ¡or ¡ benefit ¡ Eligibility: ¡ ¡ ¡A ¡plan ¡generally ¡must ¡benefit ¡at ¡least ¡70% ¡of ¡all ¡employees ¡ Benefit: ¡ ¡ ¡A ¡plan ¡must ¡provide ¡the ¡same ¡benefits ¡to ¡non-­‑highly ¡ compensated ¡par$cipants ¡that ¡are ¡provided ¡to ¡highly ¡ compensated ¡individuals ¡(HCI’s) ¡

Non-­‑Discrimina$on ¡ SEMINAR ¡SERIES ¡ PenalCes ¡ ¡ Excise ¡tax ¡of ¡$100 ¡for ¡each ¡day ¡in ¡the ¡ • noncompliance ¡period ¡for ¡each ¡individual ¡to ¡whom ¡ such ¡failure ¡relates ¡ $100 ¡for ¡each ¡day ¡per ¡individual ¡for ¡each ¡day ¡that ¡ • the ¡plan ¡does ¡not ¡comply ¡with ¡the ¡requirement ¡ Ability ¡for ¡a ¡civil ¡ac$on ¡ • Enforcement ¡is ¡suspended ¡pending ¡further ¡ • guidance. ¡

Standardized ¡Benefits ¡ SEMINAR ¡SERIES ¡ QUALIFIED ¡PLAN ¡LEVELS ¡ Details ¡on ¡Actuarial ¡Value ¡ More ¡than ¡just ¡coinsurance ¡ PLATINUM: ¡ ¡90% ¡of ¡cost ¡ GOLD: ¡ ¡80% ¡of ¡cost ¡ SILVER: ¡ ¡70% ¡of ¡cost ¡ BRONZE: ¡ ¡60% ¡of ¡cost ¡ Catastrophic ¡(Individual ¡Only) ¡ Up ¡to ¡age ¡30 ¡/ ¡exempt ¡from ¡mandate ¡

Standardized ¡Benefits ¡ SEMINAR ¡SERIES ¡ Summary ¡of ¡Benefits ¡and ¡Coverage ¡(SBC) ¡ What ¡Is ¡It? ¡ • Uniform ¡descrip$on ¡of ¡the ¡coverage ¡(all ¡cost ¡ share ¡items, ¡such ¡as, ¡copays, ¡deduc$bles, ¡ coinsurance) ¡ • Must ¡follow ¡specific ¡format ¡ • May ¡not ¡be ¡longer ¡than ¡4 ¡pages, ¡double-­‑side, ¡ 12 ¡point ¡font. ¡

Standardized ¡Benefits ¡ SEMINAR ¡SERIES ¡ Summary ¡of ¡Benefits ¡and ¡Coverage ¡(SBC) ¡ When/How ¡Are ¡They ¡Delivered? ¡ • Employer ¡responsibility ¡to ¡ensure ¡all ¡employees ¡and ¡beneficiaries ¡ receive ¡them ¡ • Distribute ¡at ¡ini$al ¡and ¡open ¡enrollment, ¡and ¡no ¡later ¡than ¡7 ¡days ¡ when ¡request ¡by ¡a ¡plan ¡par$cipant ¡ • Deliver ¡to ¡HIPAA ¡special ¡enrollees ¡within ¡7 ¡days ¡upon ¡request ¡for ¡ enrollment ¡ • May ¡be ¡delivered ¡in ¡paper ¡format ¡or ¡electronic, ¡if ¡electronic ¡ delivery ¡rules ¡are ¡met ¡ (safe ¡harbor) ¡

Standardized ¡Benefits ¡ SEMINAR ¡SERIES ¡ Summary ¡of ¡Benefits ¡and ¡Coverage ¡(SBC) ¡ Penalty ¡For ¡Non-­‑Compliance ¡ • A ¡health ¡plan ¡that ¡willingly ¡fails ¡to ¡provide ¡an ¡SBC ¡ will ¡be ¡subject ¡to ¡a ¡fine ¡of ¡up ¡to ¡$1,000 ¡for ¡each ¡ failure ¡ • A ¡failure ¡with ¡respect ¡to ¡each ¡par$cipant ¡and ¡ beneficiary ¡is ¡a ¡separate ¡offense ¡