Development of a modified TRANSLATE assessment tool for the - - PowerPoint PPT Presentation

Development of a modified TRANSLATE assessment tool for the TRANSLATE-CKD Study

Vanessa Nguyen, MPH Kris Neuhaus, MD, MPH North American Primary Care Research Group, PBRN Conference 2015 Monday, June 29, 2015

Original TRANSLATE rubric

§ Derived by Dr. Kevin Peterson for a study to improve diabetes care in multiple primary practices § Purpose: provide a framework for evaluating practice transformation using the chronic care model

Target ¡high ¡risk ¡ pa-ents ¡ Registry ¡ Administra-on ¡ No-fy ¡and ¡remind ¡ Site ¡coordinator ¡ Local ¡physician ¡ champion ¡ Audit ¡and ¡feedback ¡ Track ¡performance ¡ Educa-on ¡

Scoring ¡ ¡ 1 ¡point ¡ ¡ 2 ¡points ¡ ¡ 3 ¡points ¡ ¡ 4 ¡points ¡ ¡

Target ¡measures ¡

No ¡targets ¡set ¡ ¡ Vague ¡or ¡non-­‑measurable ¡ targets ¡ ¡ Clear, ¡measurable, ¡but ¡ not ¡feasible ¡targets ¡ ¡ Clear, ¡measurable ¡and ¡ feasible ¡targets ¡ ¡

Reminders ¡ ¡

No ¡Reminders ¡ available ¡ ¡ Reminders ¡available ¡but ¡ never ¡used ¡ ¡ Reminders ¡available ¡but ¡ used ¡infrequently ¡ ¡ Reminders ¡rou-nely ¡ used ¡ ¡

Administra-ve ¡buy-­‑in ¡ ¡

Leadership ¡ ¡ resistant ¡ ¡ Leadership ¡agreeable, ¡but ¡ unwilling ¡to ¡commit ¡ resources ¡ ¡ Leadership ¡willing, ¡but ¡ limited ¡resources ¡ ¡ Leadership ¡commits ¡all ¡ ¡ necessary ¡resources ¡ ¡

Network ¡Informa-on ¡ Systems ¡ ¡(registry) ¡

Unable ¡to ¡create ¡ registries ¡ ¡ Able ¡to ¡create ¡registries, ¡ but ¡none ¡created ¡ ¡ Registries ¡used ¡for ¡fewer ¡ than ¡3 ¡condi-ons ¡ ¡ Registries ¡used ¡for ¡3 ¡

• r ¡more ¡condi-ons ¡ ¡

Site ¡Coordinator ¡ ¡

No ¡site ¡coordinator ¡ iden-fied ¡ ¡ Site ¡coordinator ¡has ¡no ¡

• me ¡for ¡QI ¡ac-vi-es ¡ ¡

Site ¡coordinator ¡has ¡ limited ¡-me ¡to ¡do ¡QI ¡ ¡ Site ¡coordinator ¡with ¡ clear ¡mission, ¡ resources ¡and ¡ personnel ¡ ¡

Local ¡Physician ¡ Champion ¡ ¡

Not ¡iden-fied ¡ ¡ Iden-fied ¡but ¡uninvolved ¡ ¡ Lukewarm ¡support ¡ ¡ Enthusias-c ¡support ¡ ¡

Audit ¡and ¡Feedback ¡ ¡

Never ¡done ¡ ¡ Reports ¡available ¡but ¡not ¡ disseminated ¡ ¡ Reports ¡disseminated ¡less ¡ than ¡twice ¡per ¡year ¡ ¡ Reports ¡disseminated ¡ more ¡than ¡twice ¡per ¡ year ¡ ¡

Team ¡approach ¡ ¡

No ¡teams ¡formed ¡ ¡ Limited ¡teams, ¡using ¡a ¡ top-­‑down ¡approach ¡ ¡ Limited ¡teams, ¡with ¡input ¡ from ¡only ¡a ¡few ¡ ¡ Non-­‑hierarchical, ¡ broadly-­‑based ¡teams ¡ ¡

Educa-on ¡ ¡

No ¡opportuni-es ¡for ¡ educa-on ¡ ¡ Rare ¡educa-onal ¡

• pportuni-es ¡ ¡

Occasional ¡educa-onal ¡

• pportuni-es ¡ ¡

Frequent ¡educa-onal ¡

• pportuni-es ¡ ¡

Standardized Care for CKD

• ¡Select protocol for managing patient care (CKD flow sheet)
• ¡Modify protocol for office environment (Vitamin D standard, no

annual hormone w/o indications, etc.)

• ¡Set up standing orders
• ¡Determine workflow for supporting protocol including standing
• rders and reflexive lab testing
• ¡Use protocol at every patient visit
• ¡Monitor use of protocol, standing orders, & reflexive lab testing

Outcomes Change Concepts Key Drivers

PROCESS OUTCOMES Documentation of CKD in problem list Calculated eGFR in lab reports Addition of appropriate meds: * ACE/ARB * Aspirin (consider) * Vitamin D (consider) Avoidance of unsafe meds: If GFR 30-60 avoid regular use of * NSAIDS and COX-2 inhibitors If GFR <30 discontinue use of * NSAIDS/COX-2 inhibitors * Bisphosphonates * Metformin * Allopurinol Caution with IV contrast, especially gadolinium Lab tests: GFR < 60 (do every 6 months): * A1c * Lipid Panel GFR < 60 (do annually): * Urinalysis * Urine microalbumin or UACR * Calcium and Phosphorus * PTH (intact molecule) * 25-Hydroxy Vitamin D * CBC * Iron/TIBC (if Hgb < 12.0) Prevention: * Annual flu vaccine * Pneumococcal vaccine: once before and

• nce after age 65

* Smoking cessation counseling * Patient education * Vein preservation CLINICAL OUTCOMES  BP < 140/90  A1c < 7.0  LDL < 100  Stable GFR  Completed nephrology referral if GFR < 30  Improved flu shot compliance  Improved pneumovax compliance  Improved vein preservation Baseline Data

• ¡Assess practice level data

Use of Registry to Manage Patient Population

• ¡Identify ¡each ¡affected ¡patient ¡

every visit

• ¡Identify ¡needed ¡services ¡
• ¡Recall ¡patients ¡for ¡follow-up

Use Data to Guide & Monitor Change 1) Create system for monthly audit and feedback 2) Create workflow for audit and feedback 3) Maintain audit and feedback 4) Use audit and feedback to guide change Standardized Care

• ¡Practice-wide guidelines

implemented for CKD Self-Management Support

• ¡Realized ¡patient-care team

partnership Referrals for CKD

• ¡Effective ¡referrals ¡and ¡

consultation with Nephrologist Point of Care Decision Support

• ¡Data Refreshes nightly into data repository
• ¡Front office prints Point of Care reports
• ¡Nurse/MA reviews with patient and completes any standing
• rders
• ¡Provider utilizes report to facilitate patient encounter
• ¡Upon exit: report given to patient for home use OR report placed

in confidential recycle bin Create CKD Monitoring System

• ¡Designate ¡the ¡“CKD ¡champion” ¡at ¡practice ¡who ¡will ¡be ¡

responsible for monitoring quality

• ¡Create monthly CKD monitoring report template
• ¡Create workflow for report generation and use
• ¡Use report to guide practice change

Use Registry to Manage CKD Patient Population

• ¡Determine staff workflow to manage registry
• ¡Populate registry
• ¡Maintain registry
• ¡Use registry to manage patient care and support population

management Self-Management Support (SMS) for CKD

• ¡Obtain patient education materials
• ¡Determine staff workflow to support SMS
• ¡Provide training to staff in SMS
• ¡Collaboratively set patient goals (e.g. healthy diet, increased

exercise, medication compliance)

• ¡Document and monitor progress towards goals
• ¡Refer to community resources

Community Linkages – Referrals for CKD

• ¡Identify referral options
• ¡Create workflow for making and monitoring referrals

Planned Care

• ¡Care ¡team ¡aware ¡of ¡patient ¡needs ¡

and works together to ensure all indicated services are provided

Our purposes for the revision

“360o tool”

§ Research evaluation – compare with performance § Practice facilitation – more operationalized goals § Practice site self-management – tracking status

Guiding models:

§ Normalization Process Theory (NPT) § Re-AIM framework § [Precaution Adoption Process (PAPM)]

Normalization Process Theory (NPT)*

*http://www.slideshare.net/CarlRMay/new-introduction-to-npt2

Beyond our scope to cross-walk the full NPT model into TRANSLATE

§ Targets ¡ § Registry ¡reminders ¡ § Administra-ve ¡buy-­‑in ¡ § Network ¡informa-on ¡systems ¡ § Site ¡Coordinator ¡ § Local ¡physician ¡champion ¡ § Audit ¡& ¡feedback ¡ § Team ¡approach ¡ § Educa-on ¡

§ People/roles ¡

§ Admin ¡buy-­‑in ¡ § Lead ¡clinician ¡ § Site ¡coordinator ¡

§ Objects ¡

§ Targets ¡ § Registry ¡ § Network ¡informa-on ¡systems ¡ § Audit ¡& ¡feedback ¡

§ Context ¡

§ Team ¡approach ¡ § Educa-on ¡

PAPM stages of readiness

http://www.psandman.com/articles/PAPM.pdf

“The Precaution Adoption Process Model” by Neil D. Weinstein, Peter M. Sandman, and Susan J. Blalock, in Karen Glanz, Barbara K. Rimer, and K. Viswanath (eds.), Health Behavior and Health Education, 4th. ed. (San Francisco: Jossey-Bass, 2008), pp. 123–147.

Re-AIM influence on rubric scoring

TRANSLATE- CKD survey tool

§ Excel worksheet § 9 domains § 5 conditions for each domain:

§ specific items deemed most important to effective facilitation § balanced number for easy analysis (no need to weight)

Conclusion and next steps

§ Further refine (based on feedback from practices, facilitators, mentors/researchers) § Standardized administration of the rubric and scoring § Validate the tool?

• specific to study, so “less generalizable” by

design

Pros and cons of “score”

§ Focus on “score” may detract from the component tasks – consider using stage acronyms, then convert to number once the tool is familiar § Naturally competitive “So, how much did my score go up?”

“Joining Mensa means you are a genius… That's the kind of person they're after.... I worried about the arbitrary 132 cutoff point, until I met someone with an I.Q. of 131 and, honestly, he was a bit slow on the uptake.”

• Steve Martin

New Yorker Magazine

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