David Luther Director of Communications #COA15 Poll Everywhere - PowerPoint PPT Presentation

David Luther Director of Communications #COA15 ¡

Poll ¡Everywhere ¡ ¡ Text ¡DAVIDLUTHER617 ¡to ¡22333 ¡once ¡ to ¡join ¡

• Did ¡some ¡of ¡those ¡ques.ons ¡ resonate ¡with ¡you? ¡ • What ¡expecta.ons ¡do ¡you ¡have ¡ today? ¡ ¡

The ¡Big ¡Picture ¡ • Importance ¡of ¡two-­‑way ¡ communica.ons ¡ • When ¡things ¡don’t ¡go ¡well: ¡ ¡ frustra.on, ¡mistrust, ¡lack ¡of ¡ confidence ¡ • When ¡things ¡go ¡well: ¡ ¡support, ¡trust, ¡ confidence ¡ ¡

• Communica.on ¡within ¡the ¡central ¡ office ¡ • Communica.ons ¡between ¡CO ¡and ¡ principals/building ¡leaders ¡ • Direct ¡communica.on ¡with ¡staff ¡ ¡ We ¡won’t ¡cover ¡Board ¡Communica3ons ¡or ¡ External ¡Communica3ons ¡in ¡this ¡session. ¡

• No ¡real ¡revelaGons ¡in ¡ communicaGons, ¡but… ¡ • Be ¡inten.onal ¡in ¡listening ¡ • Work ¡towards ¡two-­‑way ¡ communica.ons ¡ • Circle ¡back ¡to ¡make ¡sure ¡the ¡ message ¡was ¡heard ¡and ¡ understood ¡ ¡ ¡

• At ¡your ¡next ¡central ¡office ¡and ¡ administra.ve/principal ¡staff ¡mee.ngs, ¡have ¡ a ¡conversa.on ¡about ¡the ¡effec.veness ¡of ¡ communica.on ¡ • Begin ¡developing ¡a ¡simple ¡communica.on ¡ plan ¡(use ¡the ¡grid). ¡ • Hold ¡(and ¡be ¡held) ¡accountable ¡ • Evaluate ¡ ¡ We’ll ¡revisit ¡this ¡as ¡we ¡conclude. ¡ ¡

• What ¡tools ¡do ¡you ¡have ¡in ¡place ¡for ¡ communica.on? ¡ • How ¡are ¡you ¡using ¡these ¡tools? ¡ • Always ¡ask: ¡ ¡Who ¡will ¡this ¡affect? ¡ ¡Who ¡ needs ¡to ¡know? ¡

Full ¡administra.ve ¡mee.ngs ¡ (for ¡today’s ¡ discussion ¡we’ll ¡assume ¡a ¡mee:ng ¡is ¡needed.) ¡ • How ¡frequently? ¡ • How ¡long? ¡ • Set ¡it ¡and ¡make ¡it ¡a ¡priority ¡ ¡ • The ¡impact ¡of ¡cancelling ¡or ¡moving ¡the ¡ mee.ng ¡(Some ¡flexibility ¡makes ¡sense) ¡ • Plan ¡B: ¡ ¡Superintendent ¡can’t ¡make ¡the ¡ mee.ng ¡

Full ¡administra.ve ¡mee.ngs ¡ • Superintendent ¡sets ¡the ¡agenda ¡ • Every ¡administrator ¡has ¡a ¡role ¡and ¡ should ¡be ¡prepared ¡to ¡share ¡key ¡issues ¡ • Provide ¡important ¡documents ¡in ¡ advance ¡when ¡possible ¡ • Determine ¡if ¡smaller ¡mee.ngs/ discussions ¡are ¡needed ¡

Six ¡Steps ¡to ¡Running ¡the ¡Most ¡Effec.ve ¡Mee.ng ¡ Possible ¡ 1. Make ¡your ¡objec.ve ¡clear. ¡ ¡ 2. S.ck ¡to ¡your ¡schedule. ¡ ¡ 3. Don’t ¡allow ¡monopolizing. ¡ ¡ 4. Start ¡on ¡.me, ¡end ¡on ¡.me. ¡ ¡ 5. Ban ¡technology ¡(??) ¡ 6. Follow ¡up. ¡ ¡

• Naturally ¡there ¡will ¡be ¡other ¡smaller ¡CO ¡ mee.ngs/discussions ¡that ¡allow ¡working ¡ through ¡mutually ¡relevant ¡issues ¡ • All ¡hands ¡on ¡deck: ¡ ¡Full ¡central ¡office ¡ employee ¡mee.ngs ¡(as ¡needed) ¡ • Finally, ¡don’t ¡have ¡a ¡mee.ng ¡unless ¡it ¡is ¡ truly ¡needed ¡

• Effec.ve/ineffec.ve ¡use ¡of ¡email ¡ • Be ¡sure ¡the ¡message ¡is ¡clear ¡(test ¡it) ¡ • Sending ¡a ¡message ¡ ¡ • Pick ¡up ¡the ¡phone! ¡ ¡Walk ¡down ¡the ¡hall! ¡ What ¡“best ¡prac3ces” ¡do ¡you ¡ have ¡to ¡share? ¡

• What ¡tools ¡do ¡you ¡have ¡in ¡place ¡for ¡ communica.on? ¡ • How ¡are ¡you ¡using ¡these ¡tools? ¡ • Always ¡ask: ¡ ¡Who ¡will ¡this ¡affect? ¡ ¡Who ¡ needs ¡to ¡know? ¡

Full ¡administra.ve ¡mee.ngs ¡ ¡(CO, ¡Principals ¡and ¡building ¡leaders) ¡ • How ¡frequently? ¡ • How ¡long? ¡ ¡(Concerns ¡about ¡having ¡ principals ¡out ¡of ¡their ¡buildings) ¡ • Is ¡it ¡an ¡informa.ve ¡mee.ng? ¡ ¡A ¡.me ¡to ¡ tackle ¡a ¡specific ¡issue? ¡ ¡Both? ¡

Full ¡administra.ve ¡mee.ngs ¡ ¡(CO, ¡Principals ¡and ¡building ¡leaders) ¡ • How ¡frequently? ¡ • How ¡long? ¡ ¡(Concerns ¡about ¡having ¡ principals ¡out ¡of ¡their ¡buildings) ¡ • Is ¡it ¡an ¡informa.ve ¡mee.ng? ¡ ¡A ¡.me ¡to ¡ tackle ¡a ¡specific ¡issue? ¡ ¡Both? ¡

• Effec.ve ¡use ¡of ¡email ¡ • When ¡is ¡hard ¡copy ¡necessary? ¡ • Auto-­‑call? ¡ • Texts? ¡ • Repe..on ¡of ¡informa.on ¡vs. ¡overkill ¡ • Dialogue ¡(two-­‑way ¡communica.ons ¡when ¡ needed) ¡ • Value ¡the ¡voices ¡of ¡those ¡“in ¡the ¡trenches” ¡

• What ¡tools ¡do ¡you ¡have ¡in ¡place ¡for ¡ communica.on? ¡ • How ¡are ¡you ¡using ¡these ¡tools? ¡ • Always ¡ask: ¡ ¡Who ¡will ¡this ¡affect? ¡ ¡Who ¡ needs ¡to ¡know? ¡

• Effec.ve ¡use ¡of ¡email ¡ • When ¡is ¡hard ¡copy ¡necessary? ¡ • Auto-­‑call ¡ • Texts ¡ • Repe..on ¡of ¡informa.on ¡vs. ¡overkill ¡ • Dialogue ¡(two-­‑way ¡communica.ons ¡when ¡ needed) ¡ • Value ¡the ¡voices ¡of ¡those ¡“in ¡the ¡trenches” ¡

• “Knowledge ¡is ¡power.” ¡ ¡Not ¡sharing ¡ important ¡informa.on ¡within ¡the ¡ administra.ve ¡team ¡is ¡a ¡sure-­‑fire ¡way ¡to ¡lose ¡ the ¡confidence ¡of ¡others. ¡ • Assuming ¡others ¡know ¡about ¡an ¡issue. ¡ • Or… ¡assuming ¡that ¡an ¡issue ¡is ¡specific ¡only ¡to ¡ your ¡department ¡ ¡

We ¡don’t ¡share ¡the ¡victories ¡and ¡successes ¡ enough. ¡ ¡Make ¡this ¡inten.onal ¡in ¡your ¡ communica.ons ¡processes. ¡ ¡ Examples: ¡ • Food ¡Service ¡or ¡Custodial ¡Awards ¡ • Specific ¡district ¡program ¡working ¡well ¡(Did ¡ the ¡one-­‑to-­‑one ¡roll ¡out ¡go ¡well? ¡ ¡Has ¡the ¡ new ¡PD ¡schedule ¡been ¡a ¡success?) ¡ • Personal ¡awards ¡

Staff ¡must ¡be ¡informed ¡of ¡issues ¡that ¡affect ¡ them ¡ first. ¡ ¡ ¡ • Builds ¡trust ¡ • “When ¡the ¡eagles ¡are ¡silent ¡the ¡parrots ¡will ¡jabber.” ¡(Knocks ¡ down ¡rumors ¡) ¡ • Your ¡best ¡PR ¡team ¡is ¡your ¡staff ¡ ¡

• Collaborate: ¡ ¡Don’t ¡work ¡in ¡a ¡vacuum ¡ • Inves.gate ¡best ¡prac.ces ¡ • Don’t ¡fall ¡into ¡the ¡“we’ve ¡always ¡done ¡it ¡this ¡ way” ¡mode ¡(although ¡some.mes ¡there’s ¡a ¡ reason ¡for ¡it) ¡

Develop ¡a ¡communica.on ¡grid ¡ Message ¡ Internal ¡ Comm ¡Tools ¡ Person/s ¡ EvaluaGon ¡ Audiences ¡ Responsible ¡ Change ¡in ¡5 th ¡ Superintendent; ¡ Group ¡ Director ¡of ¡ Follow-­‑up ¡ grade ¡math ¡ Director ¡of ¡ discussions ¡ Curriculum; ¡ discussions; ¡ curriculum ¡ Curriculum ¡(and ¡ (commihee ¡ Director ¡of ¡ survey ¡of ¡ staff); ¡Director ¡of ¡ and ¡ Elementary ¡ staff ¡ Elementary ¡Ed.; ¡ principals); ¡ Educa.on; ¡ Curriculum ¡ email; ¡hard ¡ Communica.ons ¡ Commihee; ¡ copy ¡ Director ¡(?) ¡ elementary ¡ principals; ¡ elementary ¡staff; ¡ others(?) ¡

• Follow-­‑Up ¡Conversa.ons ¡with ¡key ¡audiences ¡ (with ¡specific ¡ques.ons) ¡ • Quick ¡“Poll ¡Everywhere”-­‑type ¡surveys ¡(non-­‑ threatening/anonymous ¡ • Online ¡surveys ¡(We ¡already ¡tend ¡to ¡over-­‑ survey, ¡so ¡be ¡cognizant ¡of ¡this) ¡ ¡

• At ¡your ¡next ¡central ¡office ¡and ¡ administra.ve/principal ¡staff ¡mee.ngs, ¡have ¡ a ¡conversa.on ¡about ¡the ¡effec.veness ¡of ¡ communica.on ¡ • Begin ¡developing ¡a ¡simple ¡communica.on ¡ plan ¡(use ¡the ¡grid). ¡ • Hold ¡(and ¡be ¡held) ¡accountable ¡ • Evaluate ¡ ¡

David Luther Director of Communications