An Annual Report Doesnt Have to Be Boring! Associa7on - - PowerPoint PPT Presentation

An ¡Annual ¡Report ¡Doesn’t ¡ ¡ Have ¡to ¡Be ¡Boring! ¡

Associa7on ¡of ¡Fundraising ¡Professionals ¡ October ¡16, ¡2012 ¡

¡

Time ¡is ¡running ¡out ¡

Why ¡publish ¡an ¡Annual ¡Report? ¡

• To ¡communicate ¡your ¡organiza7on’s ¡

accomplishments ¡

• To ¡aJract ¡new ¡donors ¡
• To ¡show ¡exis7ng ¡donors ¡their ¡money ¡is ¡being ¡

well ¡spent ¡

• To ¡raise ¡awareness ¡in ¡the ¡community ¡about ¡

your ¡work ¡

Why ¡publish ¡an ¡Annual ¡Report? ¡

• To ¡recognize ¡donors, ¡volunteers, ¡staff, ¡

supporters ¡

• To ¡address ¡challenges ¡or ¡problems ¡
• To ¡serve ¡as ¡an ¡historical ¡record ¡
• To ¡raise ¡awareness ¡in ¡the ¡community ¡about ¡

your ¡work ¡

What ¡should ¡I ¡include? ¡

Execu7ve ¡Director’s ¡Message ¡

• Sets ¡the ¡tone, ¡establishes ¡a ¡theme ¡
• Introduce ¡major ¡accomplishments ¡
• Address ¡problems ¡
• One ¡page ¡– ¡one ¡message ¡
• ED ¡doesn’t ¡have ¡to ¡write ¡it ¡

Mission ¡

• Always ¡include ¡
• Can ¡be ¡a ¡sidebar ¡or ¡callout ¡

Accomplishments ¡& ¡Highlights ¡

• Not ¡ac7vi7es ¡
• How ¡have ¡you ¡made ¡an ¡impact? ¡
• 3-­‑4 ¡highlights, ¡tops! ¡
• Strong ¡graphics ¡
• By ¡the ¡numbers ¡

Case ¡Studies ¡& ¡Client ¡Profiles ¡

• Real ¡words ¡from ¡real ¡people ¡
• Tells ¡your ¡story ¡without ¡you ¡bragging ¡
• Don’t ¡get ¡bogged ¡down ¡in ¡bio ¡detail ¡
• Shoot ¡photos ¡
• Shoot ¡video, ¡if ¡budget ¡allows ¡

Financial ¡Informa7on ¡

• Not ¡a ¡requirement, ¡but ¡provides ¡credibility ¡
• Keep ¡it ¡as ¡simple ¡as ¡situa7on ¡allows ¡
• Provide ¡a ¡condensed ¡P&L ¡
• Clean, ¡colorful ¡pie ¡charts ¡
• Short, ¡descrip7ve ¡paragraph ¡

Donor ¡Lists ¡

• O_en ¡the ¡first ¡sec7on ¡read ¡
• Try ¡to ¡make ¡the ¡page ¡interes7ng ¡
• Proof ¡it! ¡
• Also ¡include ¡Board ¡and ¡Staff ¡lis7ngs ¡where ¡

appropriate ¡

Annual ¡Report ¡Theme ¡Ideas ¡

• People ¡
• Ideas ¡into ¡Ac7on ¡
• Embracing ¡the ¡Community ¡
• Transforming/Transforma7on ¡

Annual ¡Report ¡Theme ¡Ideas ¡

• Best ¡
• A ¡Day ¡in ¡the ¡Life ¡
• The ¡Power ¡of ¡One ¡

Annual ¡Report ¡Theme ¡Ideas ¡

• Sources ¡of ¡Strength ¡
• Growing, ¡Learning, ¡Sharing, ¡Leading ¡
• Ten ¡Ways ¡We’re ¡Working ¡for ¡You… ¡
• Doing ¡the ¡Right ¡Thing ¡

The ¡New ¡Face ¡of ¡the ¡Annual ¡Report ¡

• Online ¡Annual ¡Reports ¡

– Saves ¡prin7ng ¡costs ¡ – Link ¡to ¡other ¡areas ¡on ¡your ¡website ¡ – PDF, ¡PPT, ¡Issuu ¡ – Need ¡to ¡draw ¡people ¡to ¡the ¡report ¡

The ¡New ¡Face ¡of ¡the ¡Annual ¡Report ¡

• Smaller ¡Print ¡Pieces ¡

– More ¡like ¡a ¡brochure ¡ – Need ¡to ¡be ¡a ¡tough ¡editor ¡ – People ¡may ¡actually ¡read ¡it! ¡

The ¡New ¡Face ¡of ¡the ¡Annual ¡Report ¡

• Video ¡Annual ¡Report ¡

– Short ¡documentary ¡style ¡– ¡4-­‑5 ¡minutes ¡tops ¡ – Include ¡sta7s7cal ¡info ¡graphically ¡ – Downside ¡= ¡cost ¡ – Upside ¡= ¡strong ¡emo7onal ¡impact ¡and ¡can ¡be ¡ used ¡in ¡many ¡ways ¡

The ¡New ¡Face ¡of ¡the ¡Annual ¡Report ¡

• Mini ¡Website ¡

– Can ¡be ¡cost ¡effec7ve ¡ – Include ¡videos, ¡pdfs, ¡direct ¡link ¡to ¡donate ¡ – hJp://popula7onac7on.org/annual-­‑report/ ¡

Produc7on ¡Timeline ¡

• 2 ¡weeks ¡thinking, ¡organizing ¡
• 4 ¡weeks ¡interview, ¡write, ¡copy ¡changes ¡
• 4 ¡weeks ¡to ¡final ¡design ¡
• 2 ¡weeks ¡for ¡prin7ng ¡
• 1 ¡week ¡in ¡the ¡mail ¡

Resource ¡

• Check ¡out: ¡

hJp://nonprofitannualreports.wikispaces.com ¡ ¡ Examples ¡of ¡different ¡websites, ¡templates ¡for ¡ small ¡format ¡brochures, ¡etc. ¡ ¡

¡Many ¡thanks ¡to ¡the ¡wri7ngs ¡of ¡Kiki ¡Leroux ¡Miller, ¡that ¡helped ¡with ¡the ¡ development ¡of ¡this ¡presenta7on. ¡

¡

Thanks ¡for ¡your ¡7me ¡ ¡ and ¡aJen7on! ¡

Kathy ¡Velasco ¡ 815-­‑397-­‑6052 ¡ kathy@marke7ngv2.com ¡

¡