We can call it outreach, cause marke2ng, adver2sing or - - PDF document

We ¡can ¡call ¡it ¡outreach, ¡cause ¡marke2ng, ¡adver2sing ¡or ¡even ¡branding ¡– ¡but ¡for ¡ today ¡we ¡are ¡packaging ¡all ¡these ¡elements ¡into ¡one: ¡your ¡WOW ¡factor. ¡As ¡a ¡nonprofit ¡ leader, ¡you ¡wear ¡many ¡hats ¡so ¡it’s ¡important ¡to ¡give ¡you ¡the ¡tools ¡to ¡effec2vely ¡and ¡ efficiently ¡combine ¡communica2on ¡strategies ¡that ¡help ¡you ¡get ¡the ¡job ¡done. ¡ PaFy ¡Chavez ¡| ¡Community ¡Engagement ¡ ¡ ¡ ¡ ¡ ¡ ¡ PC ¡& ¡Associates ¡ 1 ¡

Before ¡we ¡begin ¡– ¡there ¡are ¡elements ¡that ¡are ¡essen2al. ¡You ¡need ¡to ¡know ¡who ¡you ¡ are, ¡what ¡you ¡are, ¡what ¡you ¡need. ¡ ¡ ¡ WHO: ¡CYT ¡Mission ¡Statement ¡– ¡founda2on ¡of ¡who ¡you ¡are. ¡It ¡is ¡the ¡driving ¡force ¡of ¡ all ¡you ¡do. ¡Your ¡mission ¡remains ¡constant. ¡ WHAT ¡YOU ¡NEED: ¡To ¡con2nue ¡the ¡mission, ¡to ¡grow ¡and ¡sustain ¡– ¡you ¡need ¡support ¡ whether ¡monetary, ¡in-­‑kind ¡or ¡in-­‑2me. ¡ Your ¡WOW ¡is ¡your ¡mission ¡driven ¡goal ¡achieving ¡‘ac2on’ ¡. ¡If ¡no ¡one ¡knows ¡about ¡you, ¡ then ¡you ¡can’t ¡grow ¡or ¡sustain ¡your ¡program. ¡ ¡ PaFy ¡Chavez ¡| ¡Community ¡Engagement ¡ ¡ ¡ ¡ ¡ ¡ ¡ PC ¡& ¡Associates ¡ 2 ¡

But ¡for ¡a ¡non ¡profit ¡sharing ¡who ¡you ¡are ¡is ¡more ¡than ¡just ¡marke2ng/adver2sing/ public ¡rela2ons ¡= ¡communica2on ¡ In ¡basic ¡terms: ¡ Marke2ng ¡is ¡about ¡the ¡who ¡and ¡what ¡in ¡numbers ¡ ¡

• Ex. ¡-­‑ ¡50% ¡of ¡2cket ¡sales ¡are ¡parent ¡driven ¡

¡Adver2sing ¡is ¡about ¡an ¡immediate ¡grab ¡

• Ex ¡– ¡2 ¡for ¡1 ¡2ckets ¡sale; ¡glossy ¡show ¡posters ¡

Public ¡Rela2ons ¡is ¡about ¡the ¡feeling ¡and ¡people ¡and ¡how ¡you ¡use ¡your ¡words. ¡

• Ex ¡– ¡news ¡release ¡to ¡schools ¡or ¡press; ¡ ¡

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As ¡a ¡non-­‑profit ¡you ¡are ¡held ¡to ¡ ¡ Higher ¡expecta-ons: ¡You ¡are ¡accountable ¡to ¡parents, ¡donors ¡and ¡community. ¡ ¡ Represent ¡a ¡stonger ¡promise ¡-­‑ ¡You’re ¡not ¡just ¡a ¡theater ¡organiza2on ¡but ¡one ¡that ¡ works ¡with ¡youth ¡in ¡developing ¡character. ¡ ¡ Rely ¡more ¡on ¡a ¡brand-­‑customer ¡rela-onship: ¡your ¡interac2on ¡with ¡patrons, ¡parents, ¡ donors ¡ More ¡accountability: ¡Parents ¡and ¡donors ¡want ¡to ¡see ¡their ¡dollars ¡to ¡good ¡use. ¡Civic ¡ leaders ¡want ¡to ¡back ¡something ¡that ¡is ¡good ¡for ¡community. ¡ ¡Parents ¡want ¡to ¡be ¡part ¡

• f ¡an ¡organiza2on ¡that ¡benefits ¡child. ¡ ¡

¡ PaFy ¡Chavez ¡| ¡Community ¡Engagement ¡ ¡ ¡ ¡ ¡ ¡ ¡ PC ¡& ¡Associates ¡ 4 ¡

By ¡including ¡those ¡elements ¡into ¡the ¡various ¡modes ¡of ¡communica2on ¡– ¡you ¡can ¡ create ¡a ¡WOW ¡factor. ¡A ¡behavior ¡change. ¡An ¡emo2on. ¡A ¡response ¡by ¡parents, ¡ donors, ¡businesses, ¡and ¡community ¡in ¡every ¡aspect ¡of ¡what ¡you ¡are ¡doing. ¡ PaFy ¡Chavez ¡| ¡Community ¡Engagement ¡ ¡ ¡ ¡ ¡ ¡ ¡ PC ¡& ¡Associates ¡ 5 ¡

¡So ¡even ¡when ¡anyone ¡sees ¡the ¡CYT ¡logo ¡– ¡it ¡will ¡elicit ¡a ¡response. ¡ ¡ PaFy ¡Chavez ¡| ¡Community ¡Engagement ¡ ¡ ¡ ¡ ¡ ¡ ¡ PC ¡& ¡Associates ¡ 6 ¡

How ¡to ¡get ¡there ¡… ¡every ¡day ¡we ¡are ¡exposed ¡to ¡messages, ¡ads, ¡call ¡to ¡ac2ons ¡all ¡day ¡

• long. ¡There ¡are ¡more ¡ads ¡in ¡one ¡year ¡than ¡people ¡50 ¡years ¡ago ¡saw ¡in ¡a ¡life2me. ¡And ¡

now ¡we ¡want ¡instant ¡gra2fica2on. ¡Add ¡to ¡that ¡environment ¡or ¡economy ¡– ¡it ¡can ¡ create ¡challenges ¡in ¡gefng ¡your ¡WOW ¡factor ¡to ¡stand ¡out ¡among ¡the ¡rest. ¡But ¡there ¡ is ¡a ¡way ¡to ¡trick ¡the ¡brain ¡and ¡get ¡audience ¡to ¡focus. ¡ PaFy ¡Chavez ¡| ¡Community ¡Engagement ¡ ¡ ¡ ¡ ¡ ¡ ¡ PC ¡& ¡Associates ¡ 7 ¡

Before ¡you ¡think ¡of ¡those ¡bright ¡new ¡ideas ¡and ¡strategies ¡to ¡get ¡patrons ¡and ¡donors ¡ to ¡act ¡– ¡You ¡need ¡to ¡unlock ¡what’s ¡inside ¡the ¡box. ¡ ¡If ¡you ¡can ¡get ¡your ¡parents, ¡donors ¡ and ¡community ¡to ¡think ¡of ¡you ¡in ¡a ¡different ¡way ¡– ¡regardless ¡of ¡distrac2ons ¡in ¡their ¡ brain ¡– ¡you ¡can ¡bring ¡about ¡a ¡behavior ¡change. ¡You ¡grab ¡them ¡with ¡your ¡wow ¡factor. ¡ PaFy ¡Chavez ¡| ¡Community ¡Engagement ¡ ¡ ¡ ¡ ¡ ¡ ¡ PC ¡& ¡Associates ¡ 8 ¡

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Exercise: ¡ What ¡makes ¡these ¡shampoos ¡different? ¡How ¡did ¡your ¡shampoo ¡make ¡you ¡pick ¡it ¡and ¡ not ¡the ¡others? ¡How ¡… ¡These ¡shampoos ¡are ¡not ¡really ¡shampoos ¡– ¡PerkPlus ¡– ¡is ¡a ¡ shampoo ¡& ¡condi2oner. ¡Head ¡and ¡Shoulders ¡is ¡for ¡a ¡ ¡dandruff ¡free ¡life. ¡Fruc2s ¡is ¡ advanced ¡fruit ¡science. ¡ ¡They ¡created ¡a ¡niche. ¡ ¡ ¡ ¡ To ¡be ¡all ¡things ¡to ¡all ¡people ¡is ¡most ¡dangerous. ¡ PaFy ¡Chavez ¡| ¡Community ¡Engagement ¡ ¡ ¡ ¡ ¡ ¡ ¡ PC ¡& ¡Associates ¡ 10 ¡

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Mission ¡is ¡to ¡inspire ¡and ¡nurture ¡the ¡human ¡spirit ¡– ¡one ¡person, ¡one ¡cup ¡and ¡one ¡ neighborhood ¡at ¡a ¡2me. ¡ ¡ They ¡are ¡responsive ¡to ¡their ¡neighborhoods. ¡They ¡didn’t ¡tear ¡down ¡building ¡to ¡put ¡up ¡ a ¡unique ¡building ¡… ¡they ¡worked ¡with ¡the ¡community ¡ From ¡knowing ¡a ¡customers ¡name ¡– ¡to ¡their ¡favorite ¡drink ¡.. ¡Quality ¡is ¡built ¡within ¡ every ¡aspect ¡driven ¡by ¡their ¡mission. ¡They ¡provide ¡more ¡than ¡just ¡coffee. ¡ ¡ How ¡do ¡they ¡adver2se? ¡ PaFy ¡Chavez ¡| ¡Community ¡Engagement ¡ ¡ ¡ ¡ ¡ ¡ ¡ PC ¡& ¡Associates ¡ 12 ¡

Now ¡how ¡to ¡do ¡this ¡… ¡how ¡to ¡build ¡a ¡successful ¡wow ¡factor. ¡ ¡ Unique ¡.. ¡Can’t ¡be ¡replicated. ¡Go ¡back ¡to ¡the ¡shampoos ¡… ¡head ¡and ¡shoulders ¡ Now ¡look ¡at ¡your ¡CYT ¡… ¡as ¡a ¡non ¡profit ¡we ¡discussed ¡the ¡accountability ¡factor. ¡The ¡ Wow ¡factor ¡is ¡that ¡ac2on ¡that ¡includes ¡all ¡these ¡elements. ¡ PaFy ¡Chavez ¡| ¡Community ¡Engagement ¡ ¡ ¡ ¡ ¡ ¡ ¡ PC ¡& ¡Associates ¡ 13 ¡

We ¡are ¡Theater ¡.. ¡Youth ¡theater ¡… ¡a ¡professional ¡theater ¡… ¡Chris2an ¡based ¡… ¡building ¡ character ¡… ¡ BUT ¡what ¡does ¡that ¡mean/what ¡does ¡it ¡look ¡like, ¡feel ¡like, ¡sound ¡like ¡for ¡your ¡ families, ¡community ¡and ¡donors? ¡How ¡is ¡it ¡unique ¡to ¡your ¡community ¡– ¡to ¡your ¡

• niche. ¡ ¡

¡ Let ¡me ¡share ¡South ¡County ¡San ¡Diego’s ¡Wow ¡Factor ¡.. ¡ ¡ PaFy ¡Chavez ¡| ¡Community ¡Engagement ¡ ¡ ¡ ¡ ¡ ¡ ¡ PC ¡& ¡Associates ¡ 14 ¡

Our ¡students ¡are ¡poised ¡and ¡ready ¡for ¡the ¡future. ¡ ¡ That ¡theater ¡is ¡just ¡not ¡about ¡expressing ¡their ¡crea2ve ¡talents ¡… ¡it ¡about ¡giving ¡them ¡ life ¡skills ¡to ¡succeed ¡in ¡life. ¡ ¡Par2cipa2on, ¡patronage ¡and ¡dona2on ¡is ¡inves2ng ¡in ¡the ¡ life ¡of ¡this ¡child ¡and ¡there ¡is ¡success ¡… ¡it ¡con2nues ¡to ¡give ¡…it ¡invests. ¡ ¡ PaFy ¡Chavez ¡| ¡Community ¡Engagement ¡ ¡ ¡ ¡ ¡ ¡ ¡ PC ¡& ¡Associates ¡ 15 ¡

We ¡live ¡our ¡mission ¡– ¡ ¡ Together ¡as ¡a ¡family ¡we ¡can ¡overcome ¡and ¡succeed. ¡ PaFy ¡Chavez ¡| ¡Community ¡Engagement ¡ ¡ ¡ ¡ ¡ ¡ ¡ PC ¡& ¡Associates ¡ 16 ¡

That ¡we’re ¡professional ¡on ¡stage ¡and ¡outside. ¡We ¡provide ¡skills ¡that ¡will ¡carry ¡into ¡

• adulthood. ¡

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18 ¡ Your ¡investment, ¡your ¡parent’s ¡investment, ¡your ¡donors ¡and ¡your ¡community ¡will ¡ feel, ¡see, ¡hear ¡it ¡ ¡… ¡this ¡creates ¡a ¡behavior ¡response. ¡To ¡take ¡ac2on. ¡ ¡ Even ¡if ¡maybe ¡that ¡one ¡show ¡didn’t ¡turn ¡out ¡the ¡way ¡you ¡expected ¡… ¡people ¡will ¡ return ¡not ¡just ¡because ¡we’re ¡good ¡but ¡because ¡they ¡believe ¡in ¡this ¡investment. ¡ ¡

So ¡you ¡have ¡your ¡wow ¡factor ¡and ¡you ¡know ¡you’re ¡wow ¡factor ¡… ¡but ¡if ¡no ¡one ¡knows ¡

• it. ¡Then ¡what ¡good ¡is ¡it! ¡Now ¡let’s ¡take ¡these ¡into ¡prac2ce. ¡

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Like ¡most ¡non ¡profits ¡– ¡there ¡is ¡just ¡not ¡enough ¡money ¡in ¡the ¡budget ¡to ¡saturate ¡the ¡ community ¡with ¡tradi2onal ¡modes ¡of ¡communica2on ¡(print, ¡radio, ¡tv). ¡Wow ¡factor ¡ can ¡help ¡saturate ¡with ¡a ¡small ¡or ¡non ¡budget ¡and ¡take ¡on ¡non-­‑tradi2onal ¡methods ¡

• effec2vely. ¡ ¡

¡ ¡ By ¡living ¡your ¡Wow ¡Factor ¡you ¡can ¡tell ¡it. ¡ ¡ ¡ Two ¡strategies: ¡Internal ¡and ¡External ¡ ¡ In ¡South ¡County ¡we ¡know ¡that ¡part ¡of ¡our ¡Wow ¡factor ¡are ¡our ¡parents. ¡They ¡are ¡our ¡ number ¡one ¡ambassadors ¡and ¡the ¡greatest ¡source ¡of ¡adver2sing. ¡Word ¡of ¡mouth ¡is ¡

• golden. ¡They ¡feel ¡ownership ¡in ¡CYT ¡and ¡want ¡to ¡see ¡it ¡grow ¡and ¡flourish. ¡By ¡living ¡it, ¡

every ¡interac2on ¡can ¡create ¡a ¡behavior ¡change ¡that ¡supports ¡your ¡goals. ¡ ¡ ¡ Examples: ¡ The ¡Lobby ¡ ¡ The ¡Intermission ¡Address ¡ ¡ ¡ ¡ ¡ PaFy ¡Chavez ¡| ¡Community ¡Engagement ¡ ¡ ¡ ¡ ¡ ¡ ¡ PC ¡& ¡Associates ¡ 20 ¡

Time ¡and ¡funds ¡are ¡factors. ¡Quick ¡strategy ¡to ¡u2lize ¡your ¡Wow ¡factor ¡into ¡meaningful ¡ac2on ¡driven ¡ac2vi2es. ¡ ¡ ¡ Define ¡your ¡niche ¡– ¡you ¡found ¡what ¡kind ¡of ¡shampoo ¡you ¡are ¡… ¡now ¡who ¡are ¡you ¡going ¡to ¡sell ¡that ¡too? ¡ ¡ Define ¡how ¡you’re ¡going ¡to ¡start. ¡What’s ¡your ¡niche. ¡Try ¡to ¡be ¡as ¡specific ¡as ¡possible. ¡When ¡you ¡saturate ¡one ¡niche ¡it ¡will ¡grow ¡ and ¡help ¡you ¡saturate ¡to ¡the ¡next. ¡ ¡

• Examples: ¡community ¡organiza2ons, ¡a ¡school ¡district, ¡faith ¡based ¡community, ¡business ¡leaders ¡

¡ Plan ¡– ¡per ¡show ¡or ¡per ¡season ¡and ¡focus ¡on ¡the ¡best ¡value ¡for ¡your ¡2me ¡and ¡funds. ¡ ¡ ¡ Ac-vi-es ¡– ¡ ¡ Social ¡Media ¡– ¡facebook, ¡twiFer ¡ Presenta2ons ¡– ¡mall, ¡organiza2ons, ¡schools, ¡re2rement ¡homes ¡ Collateral ¡– ¡posters, ¡flyers, ¡postcards, ¡ ¡ Public ¡Rela2ons ¡– ¡unique ¡human ¡interest ¡stories ¡ Media ¡Rela2ons ¡– ¡community ¡paper, ¡mom ¡blog, ¡news ¡sta2on ¡interested ¡in ¡unique ¡story. ¡Something ¡that ¡benefits ¡their ¡ readership ¡& ¡business ¡as ¡much ¡as ¡it ¡benefits ¡your ¡produc2on. ¡Cinderella ¡love ¡story ¡during ¡Valen2nes ¡holiday. ¡HONK’s ¡message ¡ is ¡needed ¡in ¡2me ¡when ¡bullying ¡con2nues ¡to ¡be ¡an ¡epidemic ¡in ¡schools. ¡ ¡ Tours ¡– ¡invite ¡to ¡your ¡home ¡(aka ¡theater) ¡ Lobby ¡– ¡Branded ¡not ¡just ¡for ¡the ¡show ¡but ¡to ¡grab ¡your ¡niche. ¡ Visuals ¡– ¡slide ¡show, ¡poster ¡boards, ¡facebook, ¡Pinterest, ¡ ¡ ¡ ¡ Although ¡some2mes ¡it’s ¡needed ¡-­‑ ¡If ¡you ¡can ¡-­‑ ¡ ¡avoid ¡quick ¡gimmicks. ¡If ¡you’re ¡passing ¡out ¡discount ¡coupons ¡– ¡market ¡to ¡a ¡niche ¡ that ¡is ¡of ¡value ¡not ¡only ¡for ¡the ¡current ¡shows ¡but ¡for ¡future. ¡ ¡Ex. ¡2 ¡for ¡1 ¡is ¡especially ¡designed ¡for ¡your ¡local ¡girl ¡scouts, ¡veterans ¡

• group. ¡ ¡

You ¡want ¡your ¡patrons ¡to ¡return ¡and ¡your ¡donors ¡to ¡con2nue ¡giving. ¡ ¡ Celebrate ¡and ¡Thank ¡You ¡ Celebrate ¡even ¡the ¡smallest ¡of ¡success ¡with ¡your ¡families ¡and ¡staff. ¡What ¡was ¡the ¡success ¡and ¡why? ¡Example: ¡100 ¡more ¡2cket ¡ sales ¡helped ¡provide ¡$ ¡of ¡tui2on ¡discounts. ¡ Thank ¡volunteers ¡and ¡donors. ¡They ¡donate ¡money ¡and ¡2me ¡and ¡brought ¡more ¡patrons. ¡Thank ¡you ¡goes ¡a ¡long ¡way. ¡LeFer ¡may ¡ celebrate ¡your ¡success ¡and ¡share ¡a ¡short ¡individual ¡story ¡and ¡share ¡how ¡their ¡investment ¡helped ¡students ¡and ¡community. ¡ ¡ ¡ ¡ ¡

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So ¡when ¡your ¡community ¡sees ¡this ¡logo ¡– ¡they ¡will ¡not ¡just ¡see ¡the ¡organiza2on ¡but ¡ also ¡themselves. ¡Think ¡of ¡that ¡‘good ¡housekeeping ¡seal’. ¡The ¡feeling ¡and ¡that ¡trust ¡ was ¡built ¡through ¡every ¡ac2on ¡to ¡help ¡develop ¡sustainable ¡outcomes. ¡ ¡ ¡ ¡ At ¡the ¡end ¡– ¡it’s ¡going ¡to ¡be ¡their ¡Wow ¡Factor ¡too. ¡ ¡ PaFy ¡Chavez ¡| ¡Community ¡Engagement ¡ ¡ ¡ ¡ ¡ ¡ ¡ PC ¡& ¡Associates ¡ 22 ¡