UPCS-V Summer 2016 What is UPCS-V? Replacement - - PowerPoint PPT Presentation

UPCS-­‑V ¡

Summer ¡2016 ¡

What ¡is ¡UPCS-­‑V? ¡

• Replacement ¡standard ¡for ¡HCV ¡program, ¡while: ¡

– Retaining ¡the ¡core ¡concepts ¡of ¡a ¡Voucher ¡Inspec?on ¡ ¡ – Giving ¡tenants ¡and ¡owners ¡access ¡to ¡more ¡detailed ¡informa?on ¡ about ¡their ¡home ¡ – Address ¡shortcomings ¡of ¡HQS ¡

• More ¡consistent ¡way ¡to ¡describe ¡and ¡exchange ¡informa?on ¡

about ¡the ¡quality ¡of ¡units ¡through: ¡

– A ¡fully-­‑electronic ¡data ¡capturing ¡tool ¡ ¡ – Decision ¡Trees ¡ – A ¡Quan?ta?ve ¡method ¡to ¡describe ¡quality ¡of ¡voucher ¡units ¡(UCI) ¡

• Training, ¡guidance, ¡and ¡oversight ¡for ¡consistent ¡and ¡accurate ¡

results ¡

A ¡Li9le ¡Background ¡of ¡HQS… ¡

¡

• Outdated ¡protocol ¡(1970) ¡with ¡infrequent ¡updates ¡
• Highly ¡subjec?ve ¡and ¡inconsistent ¡
• Not ¡reflec?ve ¡of ¡current ¡health ¡and ¡safety ¡standards ¡
• Not ¡technology ¡enabling ¡(mobile ¡movement) ¡
• No ¡way ¡to ¡describe ¡the ¡quality ¡of ¡a ¡Voucher ¡unit ¡

3 ¡

The ¡Need ¡for ¡a ¡New ¡Standard ¡

• 2008 ¡OIG ¡finding: ¡HUD ¡lacked ¡controls ¡and ¡oversight ¡of ¡the ¡

HCV ¡inspec?on ¡process ¡

¡

• 2014 ¡REAC ¡completed ¡27,000 ¡quality ¡control ¡inspec?ons: ¡

– Inconsistency ¡pervasive ¡throughout ¡the ¡HQS ¡process ¡ – QC ¡under ¡HQS ¡is ¡resource ¡intensive; ¡unable ¡to ¡realize ¡ efficiencies ¡of ¡scale ¡or ¡technology ¡ – HQS ¡not ¡accommoda?ng ¡of ¡an ¡electronic ¡data ¡model ¡

¡

• 2016 ¡Senate ¡Appropria?ons ¡Explanatory ¡Statement: ¡“…

directs ¡HUD ¡to ¡implement ¡a ¡single ¡inspec5on ¡protocol ¡for ¡ public ¡housing ¡and ¡voucher ¡units ¡in ¡FY2016.” ¡ ¡

4 ¡

Sample ¡HQS ¡InspecMon ¡

5 ¡

Which ¡one? ¡ What’s ¡the ¡security ¡impact? ¡

Sample ¡HQS ¡InspecMon ¡

6 ¡

• Why ¡are ¡window ¡blinds ¡a ¡fail? ¡
• Is ¡window ¡condi?on ¡appropriate ¡category? ¡
• Unclear ¡how ¡to ¡resolve ¡wall ¡failure. ¡

Sample ¡HQS ¡InspecMon ¡

7 ¡

Unclear ¡who ¡has ¡ responsibility ¡to ¡ make ¡repairs ¡ Repairs ¡mandated ¡vs. ¡ deficiencies ¡cited ¡

Sample ¡HQS ¡InspecMon ¡

8 ¡

Only ¡Inspector ¡understand ¡comments ¡

HCV ¡Physical ¡InspecMon ¡and ¡Oversight ¡Program ¡

9 ¡

Current ¡State: ¡ Future ¡State: ¡

HQS ¡ Inspec?on ¡ Standards ¡

¡

New ¡Inspec?on ¡ Standard ¡& ¡ Protocol ¡ IT ¡Solu?on ¡ Unit ¡Condi?on ¡ Index ¡(Scoring) ¡ QA ¡& ¡QC ¡ Program ¡

UPCS-­‑ ¡V ¡ Process ¡

Provides ¡objec?vely ¡measured ¡condi?on ¡of ¡the ¡unit ¡based ¡on ¡a ¡ standardized ¡criteria ¡to ¡describe ¡quality ¡of ¡a ¡Voucher ¡unit. ¡

¡

• Deficiencies ¡would ¡be ¡classified ¡on ¡an ¡escala?ng ¡scale: ¡

– From ¡minor ¡(L1) ¡to ¡significant ¡(L3), ¡and ¡ ¡ – Cri?cal ¡deficiencies ¡may ¡be ¡further ¡classified ¡as ¡life ¡threatening ¡(LT) ¡or ¡emergency ¡(E). ¡

• Score ¡does ¡not ¡decide ¡if ¡a ¡unit ¡passes ¡or ¡fails, ¡this ¡is ¡management ¡tool ¡for ¡PHAs. ¡ ¡
• It ¡is ¡used ¡only ¡to ¡inform ¡on ¡the ¡condi?on ¡of ¡the ¡unit. ¡Only ¡the ¡deficiencies ¡that ¡will ¡

directly ¡impact ¡habitability ¡will ¡fail ¡the ¡inspec?on. ¡

¡ ¡ ¡ ¡

L1 ¡ L2 ¡ L3 ¡ E ¡ LT ¡

10 ¡

Unit ¡CondiMon ¡Index ¡

UPCS-­‑V ¡Deficiencies ¡

11 ¡

Deficiencies: ¡

Fail ¡condi?ons ¡that ¡must ¡be ¡ fixed ¡or ¡addressed ¡

ObservaMons: ¡

Items ¡noted, ¡but ¡pass ¡the ¡ inspec?on ¡

HQS ¡ UPCS-­‑V ¡

Fail: ¡

• 24 ¡Hour ¡Fail ¡
• Regular ¡(30 ¡day) ¡Fail ¡

¡

Fail: ¡

• 24 ¡Hour ¡Fail ¡
• Life ¡Threatening ¡
• Emergency ¡
• Regular ¡(30 ¡day) ¡Fail ¡

¡

Pass: ¡

• No ¡Comment ¡
• Inspector ¡Discre?on ¡
• Comment ¡Per ¡

Guidance ¡

¡

Pass: ¡

• No ¡Defects ¡
• L1 ¡Minor ¡Defect ¡
• L2 ¡Major ¡Defect ¡
• L3 ¡Significant ¡Defect ¡

¡

Punch ¡list ¡between ¡ landlord ¡and ¡PHA ¡ Detailed ¡record ¡to ¡share ¡with ¡ tenants ¡and ¡landlords ¡

Sample ¡UPCS-­‑V ¡InspecMon ¡Report ¡

Item ¡ LocaMon ¡ Result ¡ Decision ¡ Healthy ¡ Homes ¡# ¡ Photo ¡# ¡

Deficiency ¡

Toilet ¡ Bath1 ¡ Floor1 ¡ Fail ¡ L3 ¡ Emergency ¡ (Owner) ¡

• ­‑The ¡shut-­‑off ¡valve ¡
• f ¡supply ¡line ¡leaks ¡
• ­‑A ¡steady ¡leak ¡
• ­‑Unable ¡to ¡control ¡

the ¡flow ¡of ¡water ¡ ¡ 1,18 ¡ ¡ 1 ¡ ¡

ObservaMon ¡

Windows ¡ BR1 ¡ Floor2 ¡ LjFrnt ¡ Pass ¡ L3 ¡ (Owner) ¡

• ­‑Caulking, ¡Seals, ¡or ¡

Glazing ¡Compound ¡

• ­‑There ¡is ¡

condensa?on ¡or ¡ discolora?on ¡ between ¡the ¡glass ¡ panes ¡of ¡a ¡thermal ¡ pane ¡ ¡ 2, ¡3 ¡ n/a ¡ ¡

12 ¡

Sample ¡Decision ¡Tree ¡

13 ¡ Unit ¡ Walls ¡ ¡ Larger ¡than ¡ a ¡sheet ¡of ¡ paper ¡

¡

Between ¡

• ne ¡square ¡

inch ¡and ¡up ¡ to ¡a ¡sheet ¡of ¡ paper ¡

PASS ¡ ¡ FAIL ¡

Regardless ¡of ¡ size, ¡you ¡can ¡ see ¡through ¡ the ¡wall ¡into ¡ the ¡adjoining ¡ room ¡

¡ Damaged ¡

UPCS-­‑V ¡Enhancements ¡

• Clear ¡deficiency ¡criteria ¡and ¡beler ¡defined ¡protocol. ¡

– More ¡objec?ve ¡based ¡through ¡decision ¡trees ¡ – 24 ¡hour ¡life ¡threatening ¡and ¡emergency ¡items ¡ – Healthy ¡Home ¡Ra?ng ¡System ¡(HHRS) ¡Indicators ¡

• Fully ¡Electronic ¡Inspec?on ¡& ¡Data ¡Sharing ¡Capabili?es ¡

– Self-­‑genera?ng ¡comments ¡for ¡shorter ¡inspector ¡notes ¡ – Ci?ng ¡deficiencies ¡as ¡inspector ¡sees ¡them ¡(no ¡punch ¡list) ¡

• Risk ¡Modeling ¡

– Increased ¡oversight ¡on ¡PHA ¡resource ¡alloca?on ¡ – Ability ¡to ¡iden?fy ¡trends ¡ – Ability ¡to ¡quan?fy ¡the ¡quality ¡of ¡Voucher ¡units ¡

14 ¡

Lease ¡Rent ¡vs. ¡ Average ¡Rent ¡ Scores ¡ and ¡ Fails ¡ Last ¡7 ¡ Days ¡ LTEs ¡and ¡ Deficiencies ¡by ¡ Category ¡ Most ¡ Common ¡ Fails ¡for ¡ same ¡ Housing ¡ Types ¡ Deficiencies ¡ by ¡Category ¡

Unit ¡CondiMon ¡Index ¡

15 ¡

HHRS ¡ Defects ¡

Benefits ¡

16 ¡

PHA ¡ Landlord ¡ Tenant ¡

• Clearer ¡understanding ¡of ¡

Pass/Fail ¡Items ¡

• More ¡accurate ¡

inspec?ons ¡with ¡ consistent ¡results ¡

• Improved ¡informa?on ¡on ¡

where ¡to ¡allocate ¡ resources ¡(Biennials) ¡

• Increased ¡ability ¡to ¡

perform ¡QC ¡and ¡

• versight ¡
• Standardized ¡no-­‑cost ¡to ¡

PHA ¡training ¡

• Predictable ¡and ¡

consistent ¡inspec?on ¡ requirements ¡

• Detailed ¡record ¡of ¡the ¡

units’ ¡condi?on ¡

• Confidence ¡that ¡different ¡

inspectors ¡will ¡iden?fy ¡ the ¡same ¡deficiencies ¡ the ¡same ¡way ¡

• Informa?on ¡how ¡unit ¡

compares ¡to ¡other ¡units ¡ within ¡same ¡geographic ¡ region ¡

¡

• Increased ¡knowledge ¡of ¡

poten?al ¡health ¡and ¡ safety ¡issues ¡

• Ability ¡to ¡make ¡a ¡more ¡

informed ¡housing ¡ decision ¡

• Informa?on ¡how ¡unit ¡

compares ¡to ¡other ¡units ¡ within ¡same ¡geographic ¡ region ¡

Stakeholder ¡Benefits ¡

PHA ¡ Landlord ¡ Tenant ¡

• Clearer ¡understanding ¡
• f ¡Pass/Fail ¡Items ¡
• More ¡accurate ¡

inspec?ons ¡with ¡ consistent ¡results ¡

• Improved ¡informa?on ¡
• n ¡where ¡to ¡allocate ¡

resources ¡(i.e. ¡ Biennials) ¡

• Increased ¡ability ¡to ¡

perform ¡QC ¡and ¡

• versight ¡
• Standardized ¡no-­‑cost ¡

to ¡PHA ¡training ¡

• Predictable ¡and ¡

consistent ¡inspec?on ¡ requirements ¡

• Detailed ¡record ¡of ¡the ¡

units’ ¡condi?on ¡

• Confidence ¡that ¡

different ¡inspectors ¡ will ¡iden?fy ¡the ¡same ¡ deficiencies ¡the ¡same ¡ way ¡

¡

• Increased ¡knowledge ¡
• f ¡poten?al ¡health ¡and ¡

safety ¡issues ¡ ¡

• Ability ¡to ¡make ¡a ¡more ¡

informed ¡housing ¡ decision ¡

Where ¡are ¡we ¡now? ¡

18 ¡

• Federal ¡Registry ¡No?ce ¡closed ¡on ¡July ¡5th, ¡now ¡entering ¡tes?ng ¡period ¡

(Demonstra?on) ¡that ¡can ¡last ¡1-­‑3 ¡years ¡

• Data ¡collected ¡from ¡Demonstra?on ¡will ¡be ¡used ¡to ¡refine ¡UPCS-­‑V ¡
• PHAs ¡have ¡volunteered ¡from ¡all ¡HUD ¡regions, ¡with ¡diverse ¡demographics: ¡

sizes ¡vary ¡from ¡Extra ¡Large ¡to ¡Very ¡Small ¡

• OED ¡star?ng ¡internal ¡valida?on ¡tes?ng ¡with ¡PHAs ¡August ¡1st ¡ ¡
• Will ¡start ¡to ¡train ¡PHAs ¡on ¡UPCS-­‑V ¡September ¡1st ¡ ¡

¡

The ¡Next ¡Steps ¡

19 ¡

Components ¡of ¡the ¡ UPCS-­‑V ¡Demonstra?on: ¡

Consistency ¡of ¡ inspec?ons ¡ Effec?veness ¡of ¡ Training ¡ IT ¡Systems ¡ Feasibility ¡of ¡ Implementa?on ¡

QuesMons? ¡

20 ¡

For ¡further ¡informaMon, ¡quesMons ¡or ¡ concerns ¡please ¡contact: ¡

HUD ¡/ ¡REAC ¡ Oversight ¡and ¡Evalua?on ¡Division ¡(OED) ¡

¡

¡ ¡ ¡ ¡ ¡ ¡Email: ¡ ¡OED@hud.gov ¡

¡