UPCS-‑V ¡ Summer ¡2016 ¡
What ¡is ¡UPCS-‑V? ¡ • Replacement ¡standard ¡for ¡HCV ¡program, ¡while: ¡ – Retaining ¡the ¡core ¡concepts ¡of ¡a ¡Voucher ¡Inspec?on ¡ ¡ – Giving ¡tenants ¡and ¡owners ¡access ¡to ¡more ¡detailed ¡informa?on ¡ about ¡their ¡home ¡ – Address ¡shortcomings ¡of ¡HQS ¡ • More ¡consistent ¡way ¡to ¡describe ¡and ¡exchange ¡informa?on ¡ about ¡the ¡quality ¡of ¡units ¡through: ¡ – A ¡fully-‑electronic ¡data ¡capturing ¡tool ¡ ¡ – Decision ¡Trees ¡ – A ¡Quan?ta?ve ¡method ¡to ¡describe ¡quality ¡of ¡voucher ¡units ¡(UCI) ¡ • Training, ¡guidance, ¡and ¡oversight ¡for ¡consistent ¡and ¡accurate ¡ results ¡
A ¡Li9le ¡Background ¡of ¡HQS… ¡ ¡ • Outdated ¡protocol ¡(1970) ¡with ¡infrequent ¡updates ¡ • Highly ¡subjec?ve ¡and ¡inconsistent ¡ • Not ¡reflec?ve ¡of ¡current ¡health ¡and ¡safety ¡standards ¡ • Not ¡technology ¡enabling ¡(mobile ¡movement) ¡ • No ¡way ¡to ¡describe ¡the ¡quality ¡of ¡a ¡Voucher ¡unit ¡ 3 ¡
The ¡Need ¡for ¡a ¡New ¡Standard ¡ • 2008 ¡OIG ¡finding: ¡HUD ¡lacked ¡controls ¡and ¡oversight ¡of ¡the ¡ HCV ¡inspec?on ¡process ¡ ¡ • 2014 ¡ REAC ¡completed ¡27,000 ¡quality ¡control ¡inspec?ons: ¡ – Inconsistency ¡pervasive ¡throughout ¡the ¡HQS ¡process ¡ – QC ¡under ¡HQS ¡is ¡resource ¡intensive; ¡unable ¡to ¡realize ¡ efficiencies ¡of ¡scale ¡or ¡technology ¡ – HQS ¡not ¡accommoda?ng ¡of ¡an ¡electronic ¡data ¡model ¡ ¡ • 2016 ¡Senate ¡Appropria?ons ¡Explanatory ¡Statement: ¡ “… directs ¡HUD ¡to ¡implement ¡a ¡single ¡inspec5on ¡protocol ¡for ¡ public ¡housing ¡and ¡voucher ¡units ¡in ¡FY2016.” ¡ ¡ 4 ¡
Sample ¡HQS ¡InspecMon ¡ Which ¡one? ¡ What’s ¡the ¡security ¡impact? ¡ 5 ¡
Sample ¡HQS ¡InspecMon ¡ Why ¡are ¡window ¡blinds ¡a ¡fail? ¡ • Is ¡window ¡condi?on ¡appropriate ¡category? ¡ • Unclear ¡how ¡to ¡resolve ¡wall ¡failure. ¡ • 6 ¡
Sample ¡HQS ¡InspecMon ¡ Unclear ¡who ¡has ¡ responsibility ¡to ¡ Repairs ¡mandated ¡vs. ¡ make ¡repairs ¡ deficiencies ¡cited ¡ 7 ¡
Sample ¡HQS ¡InspecMon ¡ Only ¡Inspector ¡understand ¡comments ¡ 8 ¡
HCV ¡Physical ¡InspecMon ¡and ¡Oversight ¡Program ¡ Future ¡State: ¡ Current ¡State: ¡ New ¡Inspec?on ¡ Standard ¡& ¡ Protocol ¡ HQS ¡ Inspec?on ¡ Standards ¡ ¡ QA ¡& ¡QC ¡ UPCS-‑ ¡V ¡ IT ¡Solu?on ¡ Program ¡ Process ¡ Unit ¡Condi?on ¡ Index ¡(Scoring) ¡ 9 ¡
Unit ¡CondiMon ¡Index ¡ Provides ¡objec?vely ¡measured ¡condi?on ¡of ¡the ¡unit ¡based ¡on ¡a ¡ standardized ¡criteria ¡to ¡describe ¡quality ¡of ¡a ¡Voucher ¡unit. ¡ L1 ¡ L2 ¡ L3 ¡ E ¡ LT ¡ ¡ Deficiencies ¡would ¡be ¡classified ¡on ¡an ¡escala?ng ¡scale: ¡ • – From ¡minor ¡(L1) ¡to ¡significant ¡(L3), ¡and ¡ ¡ – Cri?cal ¡deficiencies ¡may ¡be ¡further ¡classified ¡as ¡life ¡threatening ¡(LT) ¡or ¡emergency ¡(E). ¡ Score ¡does ¡not ¡decide ¡if ¡a ¡unit ¡passes ¡or ¡fails, ¡this ¡is ¡management ¡tool ¡for ¡PHAs. ¡ ¡ • It ¡is ¡used ¡only ¡to ¡inform ¡on ¡the ¡condi?on ¡of ¡the ¡unit. ¡Only ¡the ¡deficiencies ¡that ¡will ¡ • directly ¡impact ¡habitability ¡will ¡fail ¡the ¡inspec?on. ¡ ¡ ¡ ¡ 10 ¡ ¡
UPCS-‑V ¡Deficiencies ¡ HQS ¡ UPCS-‑V ¡ Fail: ¡ Fail: ¡ • 24 ¡Hour ¡Fail ¡ • 24 ¡Hour ¡Fail ¡ Deficiencies: ¡ • Regular ¡(30 ¡day) ¡Fail ¡ • Life ¡Threatening ¡ Fail ¡condi?ons ¡that ¡must ¡be ¡ ¡ • Emergency ¡ fixed ¡or ¡addressed ¡ • Regular ¡(30 ¡day) ¡Fail ¡ ¡ Pass: ¡ Pass: ¡ • No ¡Comment ¡ • No ¡Defects ¡ ObservaMons: ¡ • Inspector ¡Discre?on ¡ • L1 ¡Minor ¡Defect ¡ Items ¡noted, ¡but ¡pass ¡the ¡ • Comment ¡Per ¡ • L2 ¡Major ¡Defect ¡ inspec?on ¡ Guidance ¡ • L3 ¡Significant ¡Defect ¡ ¡ ¡ Punch ¡list ¡between ¡ Detailed ¡record ¡to ¡share ¡with ¡ landlord ¡and ¡PHA ¡ tenants ¡and ¡landlords ¡ 11 ¡
Sample ¡UPCS-‑V ¡InspecMon ¡Report ¡ Item ¡ LocaMon ¡ Result ¡ Decision ¡ Healthy ¡ Photo ¡# ¡ Homes ¡# ¡ Deficiency ¡ Toilet ¡ Bath1 ¡ Fail ¡ -‑The ¡shut-‑off ¡valve ¡ 1,18 ¡ 1 ¡ Floor1 ¡ L3 ¡ of ¡supply ¡line ¡leaks ¡ ¡ ¡ Emergency ¡ -‑A ¡steady ¡leak ¡ (Owner) ¡ -‑Unable ¡to ¡control ¡ the ¡flow ¡of ¡water ¡ ¡ ObservaMon ¡ Windows ¡ BR1 ¡ Pass ¡ -‑Caulking, ¡Seals, ¡or ¡ 2, ¡3 ¡ n/a ¡ Floor2 ¡ L3 ¡ Glazing ¡Compound ¡ ¡ LjFrnt ¡ (Owner) ¡ -‑There ¡is ¡ condensa?on ¡or ¡ discolora?on ¡ between ¡the ¡glass ¡ panes ¡of ¡a ¡thermal ¡ pane ¡ ¡ 12 ¡
Sample ¡Decision ¡Tree ¡ Between ¡ one ¡square ¡ PASS ¡ ¡ inch ¡and ¡up ¡ to ¡a ¡sheet ¡of ¡ paper ¡ ¡ Larger ¡than ¡ a ¡sheet ¡of ¡ Unit ¡ Walls ¡ Damaged ¡ paper ¡ ¡ Regardless ¡of ¡ size, ¡you ¡can ¡ see ¡through ¡ FAIL ¡ the ¡wall ¡into ¡ the ¡adjoining ¡ room ¡ ¡ 13 ¡
UPCS-‑V ¡Enhancements ¡ • Clear ¡deficiency ¡criteria ¡and ¡beler ¡defined ¡protocol. ¡ – More ¡objec?ve ¡based ¡through ¡decision ¡trees ¡ – 24 ¡hour ¡life ¡threatening ¡and ¡emergency ¡items ¡ – Healthy ¡Home ¡Ra?ng ¡System ¡(HHRS) ¡Indicators ¡ • Fully ¡Electronic ¡Inspec?on ¡& ¡Data ¡Sharing ¡Capabili?es ¡ – Self-‑genera?ng ¡comments ¡for ¡shorter ¡inspector ¡notes ¡ – Ci?ng ¡deficiencies ¡as ¡inspector ¡sees ¡them ¡(no ¡punch ¡list) ¡ • Risk ¡Modeling ¡ – Increased ¡oversight ¡on ¡PHA ¡resource ¡alloca?on ¡ – Ability ¡to ¡iden?fy ¡trends ¡ – Ability ¡to ¡quan?fy ¡the ¡quality ¡of ¡Voucher ¡units ¡ 14 ¡
Unit ¡CondiMon ¡Index ¡ Lease ¡Rent ¡vs. ¡ Average ¡Rent ¡ LTEs ¡and ¡ Deficiencies ¡by ¡ Category ¡ Scores ¡ Most ¡ and ¡ Common ¡ Fails ¡ Fails ¡for ¡ Last ¡7 ¡ same ¡ Days ¡ Housing ¡ Types ¡ Deficiencies ¡ HHRS ¡ by ¡Category ¡ Defects ¡ 15 ¡
Benefits ¡ PHA ¡ Landlord ¡ Tenant ¡ • Clearer ¡understanding ¡of ¡ • Predictable ¡and ¡ • Increased ¡knowledge ¡of ¡ Pass/Fail ¡Items ¡ consistent ¡inspec?on ¡ poten?al ¡health ¡and ¡ requirements ¡ safety ¡issues ¡ • More ¡accurate ¡ inspec?ons ¡with ¡ • Detailed ¡record ¡of ¡the ¡ • Ability ¡to ¡make ¡a ¡more ¡ consistent ¡results ¡ units’ ¡condi?on ¡ informed ¡housing ¡ decision ¡ • Improved ¡informa?on ¡on ¡ • Confidence ¡that ¡different ¡ where ¡to ¡allocate ¡ inspectors ¡will ¡iden?fy ¡ • Informa?on ¡how ¡unit ¡ resources ¡(Biennials) ¡ the ¡same ¡deficiencies ¡ compares ¡to ¡other ¡units ¡ the ¡same ¡way ¡ within ¡same ¡geographic ¡ • Increased ¡ability ¡to ¡ region ¡ perform ¡QC ¡and ¡ • Informa?on ¡how ¡unit ¡ oversight ¡ compares ¡to ¡other ¡units ¡ within ¡same ¡geographic ¡ • Standardized ¡no-‑cost ¡to ¡ region ¡ PHA ¡training ¡ ¡ 16 ¡
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