State Informa,on Session Retirement Online Update June 1, 2017 - - PowerPoint PPT Presentation

Office of the New York State Comptroller

Thomas P. DiNapoli

State ¡Informa,on ¡Session ¡

Retirement Online Update

June 1, 2017

¡

Presented by: New York State & Local Retirement System

Agenda ¡

¡ Start ¡Time ¡ End ¡Time ¡ Agenda ¡Topic ¡ 10:00am ¡ 10:25am ¡ Welcome ¡& ¡Re#rement ¡Online ¡Overview ¡ ¡ 10:25am ¡ 10:40am ¡ Re#rement ¡Online ¡for ¡Employers ¡2017 ¡ 10:40am ¡ 10:45am ¡ Ques=ons: ¡Re#rement ¡Online ¡for ¡ Employers ¡2017 ¡(Release ¡1) ¡ 10:45am ¡ 11:40am ¡

• Re#rement ¡Online ¡for ¡Employers ¡

2018 ¡(Release ¡2) ¡

• Impact ¡to ¡Agencies ¡
• Next ¡Steps ¡

11:40am ¡ 12:00pm ¡ Panel ¡Q&A ¡Session ¡

Our ¡Vision ¡for ¡the ¡New ¡ Re,rement ¡Online ¡

Re,rement ¡Online ¡ Overview ¡

Placeholder ¡for ¡Telestra=on ¡ ¡

NYSLRS ¡Redesign ¡Project ¡Roadmap ¡

Journey ¡from ¡Technology ¡Renewal ¡to ¡Digital ¡Transforma,on ¡

2017 2018 2019

Release ¡1: ¡Self-­‑Service ¡Portal ¡ Release ¡2: ¡Member ¡and ¡Employer ¡Processes ¡ Release ¡3: ¡Re=ree ¡Processes ¡(Pension ¡Payroll) ¡

Agenda ¡

¡ Start ¡Time ¡ End ¡Time ¡ Agenda ¡Topic ¡ 10:00am ¡ 10:25am ¡ Welcome ¡& ¡Re#rement ¡Online ¡Overview ¡ ¡ 10:25am ¡ 10:40am ¡ Re#rement ¡Online ¡for ¡Employers ¡2017 ¡ 10:40am ¡ 10:45am ¡ Ques=ons: ¡Re#rement ¡Online ¡for ¡ Employers ¡2017 ¡(Release ¡1) ¡ 10:45am ¡ 11:40am ¡

• Re#rement ¡Online ¡for ¡Employers ¡

2018 ¡(Release ¡2) ¡

• Impact ¡to ¡Agencies ¡
• Next ¡Steps ¡

11:40am ¡ 12:00pm ¡ Panel ¡Q&A ¡Session ¡

RETIREMENT ¡ONLINE ¡FOR ¡ EMPLOYERS ¡2017 ¡ (RELEASE ¡1) ¡

Re,rement ¡Online ¡for ¡ Employers ¡2017 ¡

Roles ¡& ¡Responsibili,es ¡

• Employer ¡Contact ¡Administrators ¡
• Maintains ¡Employer ¡Contact ¡Informa=on ¡
• Completes ¡periodic ¡reviews ¡and ¡updates ¡to ¡

employer ¡contacts ¡ ¡

• Employer ¡Security ¡Administrators ¡
• Requests ¡Re=rement ¡Online ¡system ¡access ¡for ¡their ¡

loca=on ¡code ¡for ¡users ¡who ¡need ¡it ¡to ¡do ¡business ¡ with ¡NYSLRS ¡

• Monitors ¡for ¡fraud ¡or ¡suspicious ¡ac=vity ¡
• Reports ¡unusual ¡ac=vity ¡to ¡NYSLRS ¡for ¡follow ¡up ¡
• Remove ¡access ¡when ¡necessary ¡

Contact ¡Admins ¡and ¡Security ¡Admins ¡ ¡

Re,rement ¡Online ¡Authoriza,on ¡

Employer ¡Contact ¡ Admin ¡or ¡Security ¡ Admin Account ¡Creation

User ¡ID

Registered ¡ User

Password

User ¡Verification User ¡verification ¡and ¡creation ¡activities ¡will ¡be ¡ completed ¡by ¡NYSLRS ¡administrator Fills ¡Out ¡ Authorization ¡Form, ¡ Acknowledges ¡Roles ¡ & ¡Responsibilities Authorizer ¡for ¡ Agency ¡ Signs ¡Form Authorization Form ¡Sent ¡to ¡ NYSLRS

Authoriza,on ¡Forms ¡ ¡

Re,rement ¡Online ¡Homepage ¡

Employer ¡Contacts ¡can ¡access ¡all ¡required ¡ func=onality ¡from ¡their ¡Account ¡Homepage. ¡ ¡

Re,rement ¡Online ¡for ¡ Employers ¡2017 ¡

¡

• Allows ¡greater ¡access ¡to ¡informa=on, ¡on ¡

your ¡own ¡schedule ¡

• Employer ¡Contact ¡Administrators ¡can ¡

update ¡Employer ¡Contacts ¡directly, ¡ avoiding ¡the ¡need ¡to ¡call ¡or ¡email ¡NYSLRS ¡

• Prepares ¡Agencies ¡to ¡use ¡new ¡

func=onality ¡in ¡Release ¡2 ¡ ¡

¡

QUESTIONS ¡ON ¡ RETIREMENT ¡ONLINE ¡FOR ¡ EMPLOYERS ¡2017? ¡

Agenda ¡

¡ Start ¡Time ¡ End ¡Time ¡ Agenda ¡Topic ¡ 10:00am ¡ 10:25am ¡ Welcome ¡& ¡Re#rement ¡Online ¡Overview ¡ ¡ 10:25am ¡ 10:40am ¡ Re#rement ¡Online ¡for ¡Employers ¡2017 ¡ 10:40am ¡ 10:45am ¡ Ques=ons: ¡Re#rement ¡Online ¡for ¡ Employers ¡2017 ¡(Release ¡1) ¡ 10:45am ¡ 11:40am ¡

• Re#rement ¡Online ¡for ¡Employers ¡

2018 ¡(Release ¡2) ¡

• Impact ¡to ¡Agencies ¡
• Next ¡Steps ¡

11:40am ¡ 12:00pm ¡ Panel ¡Q&A ¡Session ¡

RETIREMENT ¡ONLINE ¡FOR ¡ EMPLOYERS ¡2018 ¡ (RELEASE ¡2) ¡

Re,rement ¡Online ¡for ¡ Employers ¡2018 ¡

Changing ¡the ¡Way ¡Agencies ¡Conduct ¡Business ¡with ¡the ¡ Re=rement ¡System ¡through: ¡

• Member ¡Enrollment ¡
• Loans ¡and ¡Service ¡Credit ¡Payments ¡Starts, ¡Stops, ¡and ¡

Changes ¡

• Access ¡to ¡Reported ¡Data ¡
• Real ¡Time ¡Communica=ons ¡

Member ¡Enrollment ¡ Today ¡

• Agencies ¡need ¡to ¡call ¡or ¡send ¡a ¡paper ¡form ¡to ¡ini=ate ¡

registra=on ¡

• Delays ¡in ¡entering ¡Registra=on ¡Number ¡and ¡Contribu=on ¡

Rate ¡in ¡PayServ ¡

• NYSLRS ¡does ¡not ¡receive ¡data ¡for ¡a ¡person ¡un=l ¡they ¡have ¡

a ¡Registra=on ¡Number ¡in ¡PayServ ¡

• Agencies ¡submit ¡paper ¡adjustment ¡forms ¡to ¡NYSLRS ¡for ¡

Earnings ¡and ¡Days ¡

Member ¡Enrollment ¡ Release ¡2 ¡

• PayServ ¡will ¡provide ¡data ¡for ¡a ¡broader ¡group ¡of ¡

employees ¡

• NYSLRS ¡evaluates ¡if ¡a ¡person ¡is ¡‘Mandatory’ ¡and ¡processes ¡

enrollment ¡automa=cally ¡ ¡

• Enrollment ¡informa=on ¡returned ¡to ¡PayServ ¡
• Agencies ¡can ¡enroll ¡a ¡member ¡through ¡Re=rement ¡Online ¡
• View ¡Registra=on ¡Number, ¡Tier, ¡and ¡Contribu=on ¡Rate ¡

Member ¡Enrollment ¡ Release ¡2 ¡

• ‘Enroll ¡a ¡Member’ ¡screen ¡examples ¡in ¡your ¡packet ¡
• User ¡can ¡select ¡the ¡‘Enroll ¡a ¡Member’ ¡link ¡from ¡

Re=rement ¡Online ¡

• Enter ¡Employer ¡Informa=on ¡and ¡Employee ¡Details ¡
• Ability ¡to ¡upload ¡an ¡Op=onal ¡Membership ¡Form ¡
• A`er ¡submission, ¡registra=on ¡informa=on ¡is ¡generated ¡

Loans ¡& ¡Service ¡Credit ¡Payments ¡

Starts, ¡Stops, ¡Changes ¡

Today ¡

• Member ¡takes ¡a ¡loan ¡and/or ¡opts ¡to ¡purchase ¡service ¡
• NYSLRS ¡no=fies ¡the ¡agency ¡of ¡any ¡starts, ¡stops, ¡or ¡changes ¡

by ¡mail ¡

• Agencies ¡enter ¡Loan ¡and ¡Service ¡Credit ¡Purchase ¡

deduc=ons ¡into ¡PayServ ¡

• Timing ¡issues, ¡improper ¡deduc=ons, ¡and ¡refunds ¡
• Balances ¡can ¡become ¡out ¡of ¡date ¡

Loans ¡& ¡Service ¡Credit ¡Payments ¡

Starts, ¡Stops, ¡Changes ¡

Release ¡2 ¡

• NYSLRS ¡to ¡provide ¡a ¡file ¡to ¡State ¡Payroll ¡with ¡Start, ¡Stop, ¡

and ¡Change ¡informa=on ¡

• Agencies ¡and ¡members ¡will ¡also ¡be ¡no=fied ¡
• Goal ¡balances, ¡deduc=on ¡amount, ¡and ¡changes ¡in ¡goal ¡

balances ¡

• Business ¡valida=ons ¡on ¡the ¡State ¡report ¡to ¡iden=fy ¡

improper ¡withholdings ¡immediately, ¡including ¡ contribu=ons ¡

• Agencies ¡no ¡longer ¡need ¡to ¡enter ¡or ¡update ¡informa=on ¡in ¡

PayServ ¡

Changes ¡to ¡Repor,ng ¡Data ¡

• The ¡current ¡repor=ng ¡file ¡will ¡be ¡expanded ¡to ¡include: ¡
• Details ¡on ¡Reported ¡Earnings ¡
• Change ¡in ¡Status ¡for ¡an ¡Employee ¡
• Days ¡& ¡Earnings ¡Informa=on ¡for ¡Op=onal ¡Members ¡
• Benefits ¡of ¡Collec=ng ¡Addi=onal ¡Data: ¡
• Reduces ¡=me ¡that ¡employers ¡need ¡to ¡spend ¡providing ¡

historical ¡informa=on ¡to ¡NYSLRS ¡

• Detailed ¡informa=on ¡to ¡support ¡benefit ¡calcula=ons ¡
• Collec=on ¡of ¡data ¡to ¡calculate ¡Service ¡Credit ¡Purchase ¡costs ¡

for ¡op=onal ¡members ¡

Access ¡to ¡Reported ¡Data ¡ Today ¡

• Cannot ¡view ¡data ¡reported ¡from ¡PayServ ¡to ¡NYSLRS ¡
• Need ¡to ¡contact ¡NYSLRS ¡directly ¡for: ¡
• Ques=ons ¡on ¡employee ¡deduc=ons ¡
• Informa=on ¡on ¡historical ¡repor=ng ¡data ¡
• To ¡determine ¡if ¡an ¡adjustment ¡form ¡needs ¡to ¡be ¡submided ¡

Access ¡to ¡Reported ¡Data ¡ Release ¡2 ¡

• Access ¡to ¡view ¡your ¡reported ¡data ¡for ¡current ¡and ¡prior ¡

payroll ¡periods ¡

• Provides ¡greater ¡visibility ¡to ¡data ¡reported ¡to ¡the ¡

Re=rement ¡System ¡

• Determine ¡if ¡an ¡Adjustment ¡Form ¡(RS2050) ¡needs ¡to ¡be ¡

submided ¡

Access ¡to ¡Reported ¡Data ¡ Release ¡2 ¡

• Reported ¡Data ¡screen ¡examples ¡in ¡your ¡packet ¡
• Employer ¡Repor=ng ¡Dashboard ¡
• Report ¡Summary ¡
• Report ¡Details ¡
• New ¡Hire ¡Summary ¡
• Improper ¡Withholdings ¡
• Employer ¡View ¡of ¡Member ¡Contribu=ons ¡

Communica,ons ¡with ¡Employers ¡ Today ¡

• NYSLRS’ ¡primary ¡communica=on ¡channel ¡is ¡mail ¡
• Lag ¡for ¡employers ¡to ¡receive ¡informa=on ¡and ¡requests ¡
• Can ¡lead ¡to ¡delays ¡in ¡processing ¡requests ¡and ¡impact ¡

quality ¡of ¡service ¡to ¡members ¡

Communica,ons ¡with ¡Employers ¡ Release ¡2 ¡

• No=fica=ons ¡generated ¡and ¡available ¡through ¡Re#rement ¡

Online ¡

• No=fica=ons ¡are ¡generated ¡to: ¡
• Provide ¡Informa=on ¡
• Request ¡Informa=on ¡
• Correspondence ¡can ¡be ¡received ¡by ¡mail ¡or ¡viewed ¡

electronically ¡

Re,rement ¡Online ¡for ¡ Employers ¡2018 ¡

Changing ¡the ¡Way ¡Agencies ¡Conduct ¡Business ¡with ¡the ¡ Re=rement ¡System ¡through: ¡

• Automated ¡& ¡Online ¡Member ¡Enrollment ¡
• Loans ¡and ¡Service ¡Credit ¡Payments ¡Starts, ¡Stops, ¡and ¡

Changes ¡

• Access ¡to ¡Reported ¡Data ¡and ¡Contribu=on ¡Rates ¡
• Real ¡Time ¡Communica=ons ¡& ¡Access ¡to ¡Documents ¡
• Establishing ¡Employer ¡Contacts ¡to ¡support ¡Security ¡

Provisioning ¡

Key ¡Takeaways ¡

¡

• Complete ¡the ¡Authoriza=on ¡Process ¡
• Receive ¡Creden=als ¡
• Log ¡in ¡to ¡Re#rement ¡Online ¡
• Update ¡Contacts ¡as ¡needed ¡

¡

What’s ¡Next ¡

• Upcoming ¡Fall ¡Workshop ¡
• Employer ¡Cer=fica=on ¡for ¡Release ¡2 ¡
• Transi=on ¡Group ¡Informa=on ¡
• Release ¡2 ¡& ¡Cer=fica=on ¡Timelines ¡

¡

Re,rement ¡Online ¡Help ¡Desk ¡for ¡ Employers ¡and ¡Business ¡Partners ¡ ¡ ¡ ¡ ¡

1-844-619-9614

• Calls ¡regarding ¡the ¡use ¡of ¡the ¡new ¡Re=rement ¡Online ¡

func=onality ¡from ¡par=cipa=ng ¡employers ¡and ¡business ¡partners ¡

• Report ¡any ¡issues ¡or ¡problems ¡regarding ¡the ¡func=onality ¡of ¡

Re=rement ¡Online ¡

• Please ¡contact ¡the ¡Re=rement ¡Online ¡Help ¡Desk ¡at ¡

1-­‑844-­‑619-­‑9614 ¡or ¡email ¡us ¡at ¡ Re=rementHelpDesk@osc.state.ny.us ¡or ¡use ¡the ¡Online ¡Contact ¡ Form ¡on ¡the ¡NYSLRS ¡webpage ¡

Q&A ¡Panel ¡

• Beth ¡Wicks ¡ ¡
• Margaret ¡Barbaresi ¡
• Robin ¡Rabii ¡
• Laurie ¡Papa ¡
• Jessica ¡S,enstra ¡

¡

¡

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Thomas P. DiNapoli

THANK ¡YOU ¡