Preview of the GTF survey of SMEs responses to risk - - PowerPoint PPT Presentation

Preview ¡of ¡the ¡GTF ¡survey ¡of ¡SMEs ¡responses ¡to ¡risk ¡ management ¡in ¡market ¡and ¡producer ¡countries. ¡

¡ How ¡do ¡SMEs ¡manage ¡the ¡risk ¡of ¡purchasing ¡illegal ¡9mber ¡products? ¡ ¡ Using ¡two ¡similar ¡ques9onnaires ¡and ¡ra9ng ¡systems, ¡we ¡interviewed: ¡ ¡

• 1. SME ¡importers ¡in ¡Europe ¡
• 2. SME ¡producers ¡in ¡Africa ¡& ¡Vietnam ¡

In ¡September ¡2015 ¡we ¡will ¡produce ¡simple ¡guidance ¡for ¡traders ¡and ¡ producers ¡based ¡on ¡the ¡best ¡examples ¡we ¡have ¡seen. ¡ ¡

Based ¡on ¡our ¡own ¡knowledge ¡and ¡experience ¡we ¡broke ¡down ¡Due ¡Diligence ¡in ¡to ¡its ¡ simplest ¡components. ¡ ¡

• Staff ¡and ¡systems ¡– ¡having ¡the ¡right ¡people ¡in ¡place ¡following ¡some ¡simple ¡

policies ¡

• Knowledge ¡of ¡the ¡regulator ¡– ¡talking ¡is ¡beLer ¡than ¡ignorance ¡
• Keeping ¡good ¡records ¡– ¡know ¡what ¡you ¡have ¡bought ¡
• Assessing ¡the ¡risk ¡– ¡what ¡should ¡I ¡know? ¡
• MiGgaGng ¡the ¡risk ¡– ¡what ¡can ¡I ¡do ¡about ¡it? ¡
• Monitoring ¡– ¡does ¡the ¡system ¡works ¡consistently? ¡
• We ¡also ¡wanted ¡to ¡find ¡out ¡how ¡they ¡set ¡up ¡their ¡systems ¡and ¡where ¡did ¡they ¡get ¡

the ¡informaGon ¡and ¡support ¡to ¡help ¡them ¡ ¡

European ¡SMEs ¡

¡ The ¡survey ¡so ¡far ¡has ¡covered ¡23 ¡companies ¡in ¡Germany, ¡ Netherlands, ¡Italy, ¡UK ¡and ¡France. ¡ ¡ The ¡survey ¡was ¡focused ¡on ¡their ¡ability ¡to ¡comply ¡with ¡the ¡EU ¡ Timber ¡Regula9on ¡as ¡“Operators” ¡ ¡ We ¡wanted ¡to ¡see ¡how ¡they ¡were ¡performing ¡and ¡see ¡what ¡ advice ¡they ¡had ¡for ¡others. ¡ ¡

• Product ¡types ¡include: ¡hardwood, ¡soZwood, ¡joinery ¡& ¡

sheet ¡materials ¡

• Source ¡countries ¡includes: ¡Congo ¡Basin, ¡La9n ¡America, ¡

China, ¡SE ¡Asia, ¡Russia ¡and ¡10+ ¡others ¡

• Turnover ¡ranged ¡from ¡1 ¡to ¡80 ¡m ¡Euro ¡– ¡average ¡was ¡27 ¡m ¡

Euro ¡

• Employees ¡ranged ¡from ¡1 ¡to ¡240 ¡– ¡average ¡of ¡25 ¡people ¡

¡

EU ¡SME ¡– ¡overall ¡performance ¡

0 ¡ 10 ¡ 20 ¡ 30 ¡ 40 ¡ 50 ¡ 60 ¡ 70 ¡ 80 ¡ 90 ¡ 100 ¡ Maximum ¡ FR1 ¡ FR2 ¡ FR3 ¡ FR4 ¡ FR5 ¡ FR6 ¡ FR7 ¡ UK1 ¡ UK2 ¡ UK3 ¡ UK4 ¡ UK5 ¡ UK6 ¡ UK7 ¡ UK8 ¡ NL1 ¡ NL2 ¡ DE1 ¡ DE2 ¡ DE3 ¡ IT1 ¡ IT2 ¡ IT3 ¡

Monitoring ¡ Risk ¡miGgaGon ¡ Risk ¡assessment ¡ Record ¡keeping ¡ RelaGonship ¡ with ¡Competent ¡ Authority ¡ Staff ¡& ¡systems ¡

These ¡ones ¡probably ¡have ¡a ¡fairly ¡robust ¡DD ¡system ¡

EU ¡SME ¡– ¡variances ¡between ¡countries ¡ 69,4 ¡ 76,8 ¡ 87,5 ¡ 87,5 ¡ 71,3 ¡

0 ¡ 10 ¡ 20 ¡ 30 ¡ 40 ¡ 50 ¡ 60 ¡ 70 ¡ 80 ¡ 90 ¡ 100 ¡

France ¡ UK ¡ Netherlands ¡ Germany ¡ Italy ¡

EU ¡SME ¡– ¡does ¡size ¡affect ¡performance ¡of ¡the ¡DD ¡system? ¡

0 ¡ 10 ¡ 20 ¡ 30 ¡ 40 ¡ 50 ¡ 60 ¡ 70 ¡ 80 ¡ 90 ¡ 100 ¡ FR1 ¡ FR2 ¡ FR3 ¡ FR4 ¡ FR5 ¡ FR6 ¡ FR7 ¡ UK1 ¡ UK2 ¡ UK3 ¡ UK4 ¡ UK5 ¡ UK6 ¡ UK7 ¡ UK8 ¡ NL1 ¡ NL2 ¡ DE1 ¡ DE2 ¡ DE3 ¡ IT1 ¡ IT2 ¡ IT3 ¡

Turnover ¡ (Million ¡ Euro) ¡ Score ¡

Some ¡rela9onship ¡between ¡T/O ¡and ¡performance ¡but: ¡

• Large ¡companies ¡do ¡not ¡always ¡perform ¡beLer ¡
• Small ¡companies ¡can ¡prac9ce ¡DD ¡

The ¡cost ¡of ¡a ¡due ¡diligence ¡system ¡-­‑ ¡EU ¡ 4,7 ¡ 4,1 ¡ 35,0 ¡

0 ¡ 10 ¡ 20 ¡ 30 ¡ 40 ¡

Management ¡9me ¡spent ¡on ¡ legal ¡compliance ¡(hours ¡/ ¡ week) ¡ Management ¡9me ¡spent ¡on ¡ enviornmental ¡compliance ¡ (hours ¡/ ¡week) ¡ Es9mated ¡cost ¡of ¡Due ¡Diligence ¡ system ¡(Euro ¡x ¡1000 ¡/ ¡yr) ¡

Please ¡note ¡only ¡half ¡of ¡respondents ¡could ¡answer ¡these ¡ques9ons. ¡

• The ¡average ¡cost ¡of ¡managing ¡the ¡Due ¡Diligence ¡system ¡was ¡35k ¡Euro ¡per ¡year ¡
• This ¡represented ¡0.13% ¡of ¡turnover ¡

Producer ¡SMEs ¡

¡ The ¡survey ¡so ¡far ¡has ¡covered ¡15 ¡companies ¡in ¡Cameroon, ¡DR ¡ Congo, ¡Gabon, ¡Ghana, ¡Liberia ¡and ¡Vietnam. ¡ ¡ The ¡survey ¡was ¡focused ¡on ¡the ¡companies’ ¡ability ¡to ¡comply ¡ with ¡their ¡own ¡legisla9on ¡and ¡that ¡of ¡export ¡markets. ¡ ¡ We ¡wanted ¡to ¡see ¡how ¡they ¡were ¡performing ¡and ¡see ¡what ¡ advice ¡they ¡had ¡for ¡others. ¡ ¡ African ¡companies ¡-­‑primarily ¡forest ¡managers ¡with ¡their ¡own ¡

• sawmills. ¡Most ¡did ¡not ¡have ¡what ¡they ¡considered ¡a ¡DD ¡system. ¡

Vietnamese ¡companies ¡-­‑ ¡ ¡primarily ¡manufacturers ¡using ¡ imported ¡and ¡domes9c ¡9mber. ¡ ¡

• Product ¡types ¡include ¡logs, ¡sawnwood, ¡plywood, ¡moulding, ¡

joinery ¡& ¡furniture ¡

• Turnover ¡ranged ¡from ¡0.4 ¡to ¡20 ¡m ¡Euro ¡– ¡average ¡was ¡5.9 ¡m ¡
• Euro. ¡
• Employees ¡ranged ¡from ¡9 ¡to ¡2350 ¡– ¡average ¡of ¡320 ¡people ¡

0 ¡ 25 ¡ 50 ¡ 75 ¡ 100 ¡

• Max. ¡ Cam1 ¡ Cam2 ¡ DRC1 ¡ Gab1 ¡ Gab2 ¡

Gh1 ¡ Gh2 ¡ Gh3 ¡ Gh4 ¡ Lib1 ¡ VN1 ¡ VN2 ¡ VN3 ¡ VN4 ¡ VN5 ¡

Awareness ¡of ¡ legisla9on ¡ Risk ¡ mi9ga9on ¡ Risk ¡ assessment ¡ Record ¡ keeping ¡ Staff ¡& ¡ systems ¡

Producer ¡SME ¡– ¡overall ¡performance ¡ These ¡are ¡all ¡forest ¡managers ¡-­‑ ¡ ¡a ¡due ¡diligence ¡system ¡ for ¡them ¡= ¡legal ¡9tle ¡and ¡legal ¡harves9ng ¡

0 ¡ 10 ¡ 20 ¡ 30 ¡ 40 ¡ 50 ¡ 60 ¡ 70 ¡ 80 ¡ 90 ¡ 100 ¡ Cam1 ¡ Cam2 ¡ DRC1 ¡ Gab1 ¡ Gab2 ¡ Gh1 ¡ Gh2 ¡ Gh3 ¡ Gh4 ¡ Lib1 ¡ VN1 ¡ VN2 ¡ VN3 ¡ VN4 ¡ VN5 ¡

Turnover ¡ (annual ¡ sales) ¡-­‑ ¡ Euros ¡ Millions ¡ Score ¡

Producer ¡SME ¡– ¡does ¡size ¡affect ¡performance ¡of ¡the ¡DD ¡system? ¡ Some ¡rela9onship ¡between ¡T/O ¡and ¡performance ¡but: ¡

• Large ¡companies ¡do ¡not ¡always ¡perform ¡beLer ¡
• Small ¡companies ¡can ¡prac9ce ¡DD ¡

17 ¡ 5 ¡ 33,1 ¡

0 ¡ 5 ¡ 10 ¡ 15 ¡ 20 ¡ 25 ¡ 30 ¡ 35 ¡

Management ¡9me ¡spent ¡on ¡ legal ¡compliance ¡(hours ¡/ ¡week) ¡ Management ¡9me ¡spent ¡on ¡ enviornmental ¡compliance ¡ (hours ¡/ ¡week) ¡ Es9mated ¡cost ¡of ¡Due ¡Diligence ¡ system ¡(Euro ¡x ¡1000 ¡/ ¡yr) ¡

The ¡cost ¡of ¡a ¡due ¡diligence ¡system ¡– ¡Producer ¡countries ¡

• The ¡average ¡cost ¡of ¡managing ¡the ¡Due ¡Diligence ¡system ¡(or ¡complying ¡with ¡

forest ¡laws) ¡was ¡33k ¡Euro ¡per ¡year ¡

• This ¡represented ¡0.57% ¡of ¡turnover ¡

Preliminary ¡findings ¡-­‑ ¡1 ¡

• 1. Companies ¡with ¡1 ¡or ¡50 ¡million ¡Euro ¡turnover ¡can ¡effec9vely ¡prac9ce ¡Due ¡Diligence ¡
• 2. Companies ¡with ¡1 ¡or ¡50 ¡million ¡Euro ¡turnover ¡can ¡ineffec&vely ¡prac9ce ¡Due ¡Diligence! ¡
• 3. Many ¡organisa9ons ¡ ¡are ¡trying ¡to ¡help ¡– ¡some ¡beLer ¡than ¡others ¡
• 4. Any ¡9mber ¡company ¡opera9ng ¡anywhere ¡can ¡implement ¡a ¡basic ¡system ¡that ¡will ¡

reduce ¡their ¡risk ¡and ¡demonstrate ¡due ¡diligence ¡to ¡customers ¡and ¡regulators ¡

• 5. In ¡the ¡producer ¡countries ¡– ¡it’s ¡very ¡clear ¡that ¡those ¡who ¡have ¡sought ¡outside ¡help ¡are ¡

beLer ¡equipped ¡– ¡cer9fica9on, ¡capacity ¡building, ¡support ¡programmes ¡etc ¡

• 6. The ¡producer ¡country ¡companies ¡spend ¡far ¡more ¡9me ¡on ¡legal ¡(17 ¡hours) ¡& ¡

environmental ¡compliance ¡(4 ¡hours) ¡ ¡per ¡week. ¡The ¡European ¡SEMs ¡spend ¡4 ¡-­‑ ¡5 ¡hours ¡

• n ¡each. ¡
• 7. DD ¡system ¡running ¡costs ¡are ¡higher ¡for ¡producers ¡than ¡EU ¡companies ¡– ¡the ¡propor9on ¡
• f ¡turnover ¡is ¡0.6% ¡to ¡0.13% ¡

• 8. ¡Demand ¡for ¡legal ¡(and ¡sustainable) ¡9mber ¡is ¡strong ¡from ¡EU, ¡less ¡strong ¡from ¡US ¡

and ¡absent ¡from ¡China. ¡ ¡

• 9. ¡Most ¡producers ¡have ¡not ¡switched ¡export ¡markets ¡– ¡they ¡tend ¡to ¡stay ¡with ¡where ¡

they ¡know ¡and ¡learn ¡how ¡to ¡keep ¡the ¡customer ¡happy. ¡ ¡ ¡

• 9. ¡European ¡SMEs ¡want ¡more ¡informa9on ¡– ¡“where ¡are ¡the ¡problems, ¡what ¡are ¡the ¡

problems, ¡how ¡are ¡laws ¡broken, ¡who ¡has ¡been ¡convicted, ¡what ¡are ¡others ¡doing…” ¡ ¡

• 10. ¡22 ¡out ¡of ¡23 ¡Europen ¡companies ¡wlecomed ¡the ¡EUTR ¡in ¡principle ¡– ¡their ¡main ¡

concern ¡is ¡that ¡it ¡is ¡not ¡implemented ¡evenly. ¡ ¡ Some ¡of ¡the ¡respondents’ ¡advice: ¡ ¡“Document ¡everything” ¡ ¡ ¡“Talk ¡to ¡your ¡customers ¡– ¡they ¡know ¡the ¡laws ¡in ¡their ¡countries” ¡ “Talk ¡to ¡your ¡suppliers ¡– ¡they ¡know ¡the ¡laws ¡in ¡their ¡countries” ¡ ¡“Exporters ¡wil ¡face ¡more ¡regulaAons ¡– ¡you ¡have ¡to ¡have ¡a ¡good ¡system ¡in ¡ place ¡to ¡cope ¡with ¡this” ¡ ¡ ¡ ¡ ¡ ¡“Use ¡experts ¡and ¡outside ¡help” ¡ Preliminary ¡findings ¡-­‑ ¡2 ¡