FROM TRIAGE TO TRIUMPH The duality of Academic Advising for at-risk - - PowerPoint PPT Presentation

FROM TRIAGE TO TRIUMPH

The duality of Academic Advising for at-risk students. Chris Hibbs Academic Advisor, First Year Success Memorial University of Newfoundland, Canada

ACADEMIC ADVISING – FIRST YEAR SUCCESS

PREMISE

ACADEMIC ADVISING – FIRST YEAR SUCCESS

• Role of the Advisor
• Time limitations and case load restraints
• At-risk students
• A different model
• Strategic, proactive and engaging

1) Context

• Newfoundland & Labrador
• Memorial University
• Mission, Values

2) First Year Success (FYS)

• Background
• Aims
• Structure
• Roles
• Students
• Assessment

3) Academic Advising

• At Memorial
• FYS Model
• Differences
• Assessment

4) Conclusion

OVERVIEW

ACADEMIC ADVISING – FIRST YEAR SUCCESS

ACADEMIC ADVISING – FIRST YEAR SUCCESS

CONTEXT: NEWFOUNDLAND & LABRADOR

Memorial ¡University ¡of ¡ Newfoundland ¡

ACADEMIC ADVISING – FIRST YEAR SUCCESS

CONTEXT: MEMORIAL UNIVERSITY

• 18,000 ¡students ¡(approx.) ¡
• 3 ¡campuses ¡(+1) ¡
• Provincial, ¡public ¡university ¡
• Only ¡university ¡in ¡province ¡
• 100+ ¡degree ¡op@ons ¡
• 12 ¡Facul@es ¡& ¡Schools ¡
• 14,000+ ¡undergrad ¡(12k ¡STJ) ¡
• 2200 ¡first-­‑year ¡(St. ¡John’s)
• 70% ¡minimum ¡admissions ¡

ACADEMIC ADVISING – FIRST YEAR SUCCESS

CONTEXT: MISSION, VALUES

Memorial University is an inclusive community dedicated to innovation and excellence in teaching and learning, research, scholarship, creative activity, service and public engagement. Memorial welcomes and supports students and scholars from all over the world and contributes knowledge and expertise locally, nationally and internationally.

MARKETING & COMMUNICATIONS

CONTEXT: MISSION, VALUES

• Responsibility to place:

– Valuing and fulfilling the special obligation to the people of Newfoundland and Labrador by supporting and building capacity for excellence that:

• addresses needs and opportunities for Newfoundland and

Labrador;

• Responsibility to learners:

– Recognizing students as a first priority and providing the environment and support to ensure their academic and personal success.

ACADEMIC ADVISING – FIRST YEAR SUCCESS

FIRST YEAR SUCCESS: BACKGROUND

• The teaching and learning framework
• The 70-75% - those “at risk”

– 30% fail rate 1st semester – 35% degree completion / 7 years – 15% of the entering population

• An holistic approach to first year
• Pilot program (2+1+2)
• NL demographic, specifically

ACADEMIC ADVISING – FIRST YEAR SUCCESS

FIRST YEAR SUCCESS: AIMS

• easing ¡the ¡transi@on ¡from ¡high ¡school ¡
• ensuring ¡that ¡adequate ¡space ¡was ¡alloRed ¡for ¡

classes ¡(small ¡class ¡sizes ¡to ¡encourage ¡student ¡ and ¡faculty/professor ¡interac@on) ¡

• developing ¡a ¡mandatory ¡orienta@on ¡
• advoca@ng ¡for ¡and ¡promo@ng ¡a ¡community ¡of ¡

supports ¡ ¡

Developing ¡an ¡effec.ve ¡first ¡year ¡experience ¡for ¡students ¡with ¡academic ¡challenges ¡ A ¡proposal ¡for ¡a ¡pilot ¡program ¡

ACADEMIC ADVISING – FIRST YEAR SUCCESS

FIRST YEAR SUCCESS: STRUCTURE

Specialized Academic Courses (x3) Supplemental Instruction & Tutorials Small Class Size Cohort Classes & Community Structured Academic and Career Advising

STUDENT

ACADEMIC ADVISING – FIRST YEAR SUCCESS

FIRST YEAR SUCCESS: ROLES

Structured Academic and Career Advising

Recruitment Promotion Registration Advising Evaluation

ACADEMIC ADVISING – FIRST YEAR SUCCESS

FIRST YEAR SUCCESS: STUDENTS

First Year Success Students speak about the transition to university and their first year experience (youtube). https://www.youtube.com/watch?v=dzBh5puu96E

ACADEMIC ADVISING – FIRST YEAR SUCCESS

Matched ¡Comparison ¡Group:

• Gender
• Admission ¡Type
• Admission ¡Average
• Postal ¡Code
• Campus ¡
• Course ¡Load

¡ First ¡Year ¡Success ¡Program: ¡Evalua@on ¡Report ¡of ¡Student ¡Success ¡Measures CIAP, ¡May ¡2014 ¡

FIRST YEAR SUCCESS: ASSESSMENT

ACADEMIC ADVISING – FIRST YEAR SUCCESS

The ¡Numbers, ¡overall ¡

Source: ¡CIAP ¡Student ¡Success ¡ Measures ¡ ¡

FIRST YEAR SUCCESS: ASSESSMENT

ACADEMIC ADVISING – FIRST YEAR SUCCESS

The ¡Numbers, ¡overall ¡

Source: ¡CIAP ¡Student ¡Success ¡ Measures ¡ ¡

FIRST YEAR SUCCESS: ASSESSMENT

ACADEMIC ADVISING – FIRST YEAR SUCCESS

The ¡Numbers, ¡overall ¡

Source: ¡CIAP ¡Student ¡Success ¡ Measures ¡ ¡

FIRST YEAR SUCCESS: ASSESSMENT

ACADEMIC ADVISING – FIRST YEAR SUCCESS

ACADEMIC ADVISING @ MEMORIAL

The ¡Academic ¡ Advising ¡ Centre ¡

• 6 ¡Advisors: ¡
• 2 ¡First ¡Year ¡Success ¡
• 2 ¡w/ ¡faculty-­‑specific ¡
• bliga@ons ¡
• 2 ¡dedicated ¡
• Mandate: ¡
• New ¡/ ¡1st ¡year ¡
• Undeclared, ¡undecided ¡
• Arts ¡/ ¡science ¡no ¡major ¡
• Changing ¡programs ¡
• Returning ¡acer ¡leave ¡
• Referrals ¡

ACADEMIC ADVISING – FIRST YEAR SUCCESS

ACADEMIC ADVISING @ MEMORIAL

HS ¡Gradua@on ¡ 1st ¡year ¡

u n d e c l a r e d ¡ p r e

• ­‑

p r

• g

r a m ¡ ¡ Registra@on ¡ Spring ¡ Advising ¡

Applica@on ¡

Phone ¡/ ¡ Email ¡(x3) ¡ Phone ¡/ ¡ Email ¡ ¡ Informa@on ¡ Presenta@on ¡ Declared ¡ The ¡Academic ¡ Advising ¡ Centre ¡ Academic ¡ Program ¡ Manager ¡ ¡ (dept., ¡faculty, ¡ school) ¡ declare ¡ change ¡

Beyond ¡first ¡year ¡

ACADEMIC ADVISING – FIRST YEAR SUCCESS

HS ¡Gradua@on ¡ 1st ¡year ¡

Registra@on ¡ Spring ¡ Advising ¡

Applica@on ¡

Phone ¡/ ¡ Email ¡(x3) ¡ Phone ¡/ ¡ Email ¡ ¡ Declared ¡ The ¡Academic ¡ Advising ¡ Centre ¡ Academic ¡ Program ¡ Manager ¡ ¡ (dept., ¡faculty, ¡ school) ¡ declare ¡ change ¡

Beyond ¡first ¡year ¡

Phone, email, direct connect Direct assistance Classroom Presentation 1-on-1 appt. 1-on-1 appt. Classroom capstone Early alert u n d e c l a r e d ¡ p r e

• ­‑

p r

• g

r a m ¡ ¡

Informa@on ¡ Presenta@on ¡

ACADEMIC ADVISING: FYS MODEL

ACADEMIC ADVISING – FIRST YEAR SUCCESS

First ¡Year ¡Success ¡

• Strategic ¡
• Planned ¡
• Preventa@ve ¡ ¡
• Proac@ve ¡
• Frequent
• Accessible ¡
• Thorough ¡

ACADEMIC ADVISING: FYS MODEL

First ¡Year ¡Success ¡

• Strategic ¡
• Planned ¡
• Preventa@ve ¡ ¡
• Proac@ve ¡
• Frequent
• Accessible ¡
• Thorough ¡

ACADEMIC ADVISING – FIRST YEAR SUCCESS

• Strategic ¡

1-­‑on-­‑1 ¡Appointment: ¡Mid-­‑Oct. ¡

• High ¡school ¡vs. ¡university ¡so ¡

far

• What ¡can ¡a ¡student ¡do ¡to ¡ease ¡

the ¡transi@on? ¡

• What ¡academic ¡challenges ¡did ¡

you ¡an@cipate? ¡Have ¡you ¡ encountered ¡them? ¡

• How ¡does ¡your ¡learning ¡style ¡

impact ¡your ¡study ¡and ¡work ¡ habits? ¡

• Planning ¡for ¡next ¡semester ¡

ACADEMIC ADVISING: FYS MODEL

First ¡Year ¡Success ¡

• Strategic ¡
• Planned ¡
• Preventa@ve ¡ ¡
• Proac@ve ¡
• Frequent
• Accessible ¡
• Thorough ¡

ACADEMIC ADVISING – FIRST YEAR SUCCESS

• Preventa@ve ¡ ¡

Early ¡Alert ¡System ¡

• Traffic ¡lights ¡
• Academic ¡

performance ¡ & ¡workload ¡ submission ¡

• benchmarks ¡
• Up ¡to ¡4 ¡

courses ¡

ACADEMIC ADVISING: FYS MODEL

First ¡Year ¡Success ¡

• Strategic ¡
• Planned ¡
• Preventa@ve ¡ ¡
• Proac@ve ¡
• Frequent
• Accessible ¡
• Thorough ¡

ACADEMIC ADVISING – FIRST YEAR SUCCESS

• Proac@ve ¡

CASE ¡STUDY ¡5: ¡Tiffany ¡is ¡in ¡first-­‑ year ¡taking ¡4 ¡courses ¡towards ¡her ¡ biology ¡degree ¡– ¡English, ¡math, ¡ biology ¡and ¡chem. ¡ ¡She ¡has ¡student ¡ loans ¡but ¡is ¡also ¡working ¡part-­‑@me ¡ for ¡20-­‑25 ¡hours ¡per ¡week. ¡ ¡The ¡ drop ¡deadline ¡is ¡fast ¡approaching ¡ and ¡she ¡is ¡thinking ¡of ¡dropping ¡ down ¡to ¡3 ¡courses, ¡thinking ¡she ¡can ¡ pick ¡up ¡the ¡course ¡that ¡she ¡drops ¡in ¡ the ¡Spring ¡semester. ¡

ACADEMIC ADVISING: FYS MODEL

ACADEMIC ADVISING – FIRST YEAR SUCCESS

ACADEMIC ADVISING: ASSESSMENT

But ¡does ¡it ¡work? ¡ ¡

ACADEMIC ADVISING – FIRST YEAR SUCCESS

ACADEMIC ADVISING: ASSESSMENT

Perhaps*, ¡but ¡first, ¡several ¡grains ¡of ¡salt: ¡

• Numbers, ¡numbers, ¡numbers ¡

¡

• The ¡moving ¡(dodging) ¡target ¡

¡

¡

• Holis@c ¡approach ¡
• Not ¡compulsory ¡

ACADEMIC ADVISING – FIRST YEAR SUCCESS

ACADEMIC ADVISING: ASSESSMENT

The ¡meaning ¡of ¡Advising ¡

“Academic ¡Advising: ¡In ¡each ¡focus ¡group ¡students ¡saw ¡the ¡value ¡of ¡ academic ¡advising, ¡indica@ng ¡it ¡was ¡“extremely ¡useful ¡and ¡they ¡ visited ¡the ¡advisors ¡quite ¡ocen” ¡(Interim ¡Report ¡to ¡Senate, ¡2013, ¡ 52). ¡The ¡second ¡cohort ¡aRested ¡to ¡the ¡usefulness ¡of ¡the ¡group ¡ advising ¡session ¡early ¡in ¡the ¡first ¡semester ¡in ¡the ¡classroom ¡and ¡said ¡ that ¡acerward ¡they ¡were ¡more ¡inclined ¡to ¡avail ¡of ¡advising ¡services” ¡ ¡

CIAP ¡Student ¡Success ¡Measures, ¡A-­‑3 ¡

ACADEMIC ADVISING – FIRST YEAR SUCCESS

ACADEMIC ADVISING: ASSESSMENT

ACADEMIC ADVISING – FIRST YEAR SUCCESS

ACADEMIC ADVISING: ASSESSMENT

ACADEMIC ADVISING – FIRST YEAR SUCCESS

ACADEMIC ADVISING: ASSESSMENT

Other ¡Aspects: ¡

• Community ¡
• Collegiality ¡with ¡academic ¡

& ¡administra@ve ¡units ¡

• Longitudinal ¡advising ¡
• Larger ¡stakes ¡in ¡

performance ¡goals ¡& ¡

• utcomes ¡

THE END

QUESTIONS, COMMENTS, QUERIES?

CHRIS HIBBS CHIBBS@MUN.CA