Description Many Lean or Kaizen ini-a-ves are focused on - PowerPoint PPT Presentation

Description • Many ¡Lean ¡or ¡Kaizen ¡ini-a-ves ¡are ¡focused ¡on ¡ge5ng ¡front-­‑line ¡employees ¡to ¡iden-fy ¡problems ¡or ¡opportuni-es ¡for ¡improvement, ¡along ¡with ¡ a ¡poten-al ¡idea ¡or ¡countermeasure. ¡Some ¡managers, ¡unfortunately, ¡think ¡their ¡employees ¡won't ¡have ¡many ¡good ¡ideas. ¡This ¡is ¡hardly ¡ever ¡ the ¡case! ¡Your ¡employees ¡have ¡a ¡lot ¡of ¡great ¡ideas. ¡ So ¡let's ¡say ¡you've ¡started ¡to ¡solicit ¡ideas ¡and ¡you're ¡now ¡overwhelmed. ¡In ¡this ¡webinar, ¡KaiNexus ¡VP ¡of ¡Innova-on ¡and ¡Improvement ¡Services ¡ • Mark ¡Graban ¡and ¡Co-­‑Founder ¡and ¡Chief ¡Product ¡Officer ¡Dr. ¡Greg ¡Jacobson ¡will ¡share ¡stories ¡and ¡-ps ¡on ¡how ¡to ¡cope ¡with ¡this ¡situa-on ¡and ¡to ¡ thrive, ¡based ¡on ¡their ¡own ¡experiences. ¡ This ¡webinar ¡will ¡cover ¡topics ¡such ¡as ¡how ¡to: ¡ ¡ 1. Discuss ¡ideas ¡construc-vely ¡with ¡employees ¡ 2. Priori-ze ¡ideas ¡(and ¡if ¡that's ¡even ¡necessary) ¡ 3. Assign ¡responsibility ¡for ¡improvement ¡work ¡ 4. Create ¡-me ¡for ¡improvement ¡ 5. Track ¡improvements ¡

Congratulations, You Have Lots of Employee Ideas! Now What? Mark Graban Dr. Gregory Jacobson VP of Innovation & Improvement Services Chief Product Officer mark@kainexus.com greg@KaiNexus.com

Housekeeping Ques-ons/Polls ¡ • – Please ¡ask ¡them! ¡ – Use ¡Webinar ¡Panel ¡Ques-on ¡Box, ¡or ¡ – Email ¡to ¡ron@gembaacademy.com ¡ Slides ¡& ¡Audio ¡ • – Enlarge ¡screen ¡as ¡desired ¡ – Master ¡volume ¡on ¡computer ¡ Recorded ¡Version ¡ • – This ¡webinar ¡will ¡be ¡available ¡online ¡within ¡3 ¡days ¡ – Presenta-on ¡notes ¡will ¡be ¡shared ¡in ¡PDF ¡format ¡ – An ¡email ¡will ¡be ¡sent ¡once ¡it’s ¡ready ¡

About Gemba Academy • Producers ¡of ¡Online ¡& ¡DVD ¡Based ¡ Lean ¡& ¡Six ¡Sigma ¡Training ¡ • 500+ ¡Videos ¡(and ¡growing) ¡ • Subscrip-ons ¡available ¡for ¡ Individuals ¡& ¡Organiza-ons ¡ ¡

Congratulations, You Have Lots of Employee Ideas! Now What? Mark Graban Dr. Gregory Jacobson VP of Customer Success Chief Product Officer mark@kainexus.com greg@KaiNexus.com

A Flood of Ideas Don’t Let This …

… Turn Into This

Or is this our starting point?

Can we turn it into this?

Or, better yet, this?

And then prevent this?

Starting This Journey • … ¡toward ¡a ¡culture ¡of ¡con-nuous ¡improvement ¡ • It ¡will ¡not ¡happen ¡overnight ¡(or ¡in ¡a ¡month) ¡ • It ¡takes ¡discipline ¡and ¡consistent ¡leadership ¡ • If ¡you ¡do ¡it ¡right, ¡you’ll ¡get ¡a ¡flood ¡of ¡ideas ¡ – Nice ¡problem ¡to ¡have! ¡

Characteristics of a Culture of Innovation & Improvement Effective Leadership Systematic Enabling Methodology Technology

The Right Amount of “P”

This is Not a Cycle Plan ¡ Plan ¡ Plan ¡ Plan ¡ Plan ¡ • Strive ¡for ¡perfec-on ¡over ¡-me ¡ • Get ¡beier ¡over ¡-me ¡ • Don’t ¡expect ¡to ¡start ¡perfectly. ¡ ¡Don’t. ¡

In the beginning …

(Manufacturing)

(Healthcare) River Desert Wave

Your Employees WILL Ask “How ¡do ¡we ¡know ¡our ¡ leaders ¡won’t ¡get ¡bored ¡ with ¡this?” ¡

Preventing an Idea Drought 1. Discuss ¡ideas ¡construc-vely ¡with ¡employees ¡ 2. Priori-ze ¡ideas ¡(and ¡if ¡that's ¡even ¡necessary) ¡ 3. Assign ¡responsibility ¡for ¡improvement ¡work ¡ 4. Create ¡-me ¡for ¡improvement ¡ 5. Track ¡improvements ¡

Discuss

Ask – In the Right Way • Engage ¡and ¡inspire ¡people ¡ • Don’t ¡just ¡demand ¡improvement ¡ • Don’t ¡set ¡quotas ¡or ¡targets ¡ • Don’t ¡just ¡ask ¡for ¡cost ¡reduc-ons ¡

Audience Questions What’s ¡the ¡way ¡to ¡mo-vate ¡the ¡people ¡to ¡do ¡a ¡ Kaizen ¡idea? ¡ ¡ ¡ How ¡do ¡you ¡approach ¡or ¡manage ¡the ¡employee ¡ WIIFM ¡factor? ¡(i.e., ¡What ¡is ¡In ¡it ¡For ¡Me?) ¡

Problem and Idea

Be Collaborative • Don’t ¡just ¡accept ¡or ¡reject ¡ • Make ¡sure ¡the ¡right ¡problem ¡is ¡understood ¡ • Discuss ¡the ¡proposed ¡countermeasure ¡ • Brainstorm ¡alterna-ve ¡countermeasures ¡ • Coach, ¡don’t ¡nitpick ¡

Positive Cycles Discussing ¡ Ideas ¡ Genera-ng ¡ Implemen-ng ¡ Ideas ¡ Ideas ¡

What to Do with “Bad Ideas” Worse 1. “Blow ¡off” ¡the ¡idea ¡and ¡don’t ¡talk ¡about ¡it ¡ 2. Just ¡tell ¡the ¡employee ¡idea ¡is ¡rejected ¡ 3. Talk ¡about ¡why ¡it’s ¡not ¡being ¡done ¡now ¡ 4. Implement ¡something ¡that ¡at ¡least ¡par-ally ¡ addresses ¡the ¡underlying ¡problem ¡ Better

Key Point • Communicate, ¡communicate, ¡communicate ¡ – Face ¡to ¡face ¡ – In ¡team ¡huddles ¡ – Electronically ¡

Prioritize

Why Prioritize? • What ¡is ¡the ¡problem ¡statement? ¡ • We ¡have ¡too ¡many ¡ideas, ¡so ¡we ¡have ¡to ¡choose: ¡ – The ¡most ¡impacqul? ¡ – The ¡biggest ¡cost ¡savers? ¡ – The ¡easiest? ¡ – Those ¡that ¡help ¡us ¡achieve ¡this ¡year’s ¡goals? ¡ ¡

High Impact Implement Challenge Possible Kibosh Low Impact High Effort Low Effort

The Problem With PICK • If ¡something ¡is ¡“high ¡effort,” ¡do ¡we: ¡ 1. Put ¡it ¡on ¡hold? ¡ ¡Cast ¡it ¡aside? ¡ ¡Kibosh ¡it? ¡ ¡ ¡ ¡ ¡ ¡ ¡ ¡ ¡ OR ¡ 2. Find ¡an ¡alterna-ve ¡that’s ¡less ¡effort? ¡

Key Point • If ¡we: ¡ – Distribute ¡the ¡improvement ¡workload ¡more ¡and ¡ – Find ¡smaller, ¡simpler ¡things ¡to ¡implement ¡ • Then: ¡ – We ¡don’t ¡have ¡to ¡priori-ze ¡as ¡much ¡

Assign

Shift the Model Manager Everybody Implements Implements Them All One

Shift the Model Manager Everybody Implements Implements Them All One • Or, ¡at ¡least, ¡many ¡people ¡implement ¡a ¡few ¡each ¡

Assigning Improvement Work • Who ¡can: ¡ – Inves-gate? ¡ – Collect ¡data? ¡ – Brainstorm ¡countermeasures? ¡ – Get ¡input ¡from ¡others? ¡ – Test ¡countermeasures? ¡ – Evaluate ¡countermeasures? ¡ ¡

But I’m Scared … • What ¡if ¡all ¡of ¡my ¡people ¡aren’t ¡capable? ¡ • It’s ¡the ¡manager’s ¡job ¡to ¡develop ¡them ¡ • They ¡can ¡likely ¡do ¡more ¡than ¡you ¡think ¡ • Recognize ¡differing ¡capabili-es ¡in ¡your ¡team ¡

Key Point • Don’t ¡let ¡the ¡manager ¡be ¡the ¡boileneck ¡ • Don’t ¡let ¡a ¡key ¡staff ¡member ¡be ¡the ¡boileneck ¡

Create Time

From Excuse to Problem • “We ¡don’t ¡have ¡-me ¡for ¡improvement” ¡ • Is ¡that ¡an ¡excuse? ¡ à ¡Stop ¡and ¡give ¡up ¡ • Is ¡it ¡a ¡problem? ¡ à ¡Figure ¡out ¡how ¡to ¡solve ¡

Intentionally Create Time • “Nobody ¡will ¡be ¡cri-cized ¡for ¡taking ¡20 ¡ minutes ¡away ¡from ¡their ¡regular ¡work ¡to ¡work ¡ on ¡improvement ¡work. ¡ ¡I ¡assure ¡you ¡of ¡that.” ¡ – Transplant ¡Ins+tute ¡Chair ¡

Toyota’s Answer • “If ¡we ¡have ¡an ¡idea ¡and ¡our ¡leader ¡thinks ¡it’s ¡worth ¡ working ¡on, ¡they’ll ¡approve ¡over-me ¡for ¡us.” ¡ – TMMTX ¡Tour ¡Guide ¡(Hourly ¡Employee) ¡

Key Point • It’s ¡oren ¡easier ¡to ¡create ¡a ¡liile ¡bit ¡of ¡-me ¡for ¡ many ¡people ¡than ¡it ¡is ¡to ¡create ¡a ¡big ¡block ¡of ¡ -me ¡for ¡one ¡person ¡