Description Many Lean or Kaizen ini-a-ves are focused on - - PowerPoint PPT Presentation

Description

• Many ¡Lean ¡or ¡Kaizen ¡ini-a-ves ¡are ¡focused ¡on ¡ge5ng ¡front-­‑line ¡employees ¡to ¡iden-fy ¡problems ¡or ¡opportuni-es ¡for ¡improvement, ¡along ¡with ¡

a ¡poten-al ¡idea ¡or ¡countermeasure. ¡Some ¡managers, ¡unfortunately, ¡think ¡their ¡employees ¡won't ¡have ¡many ¡good ¡ideas. ¡This ¡is ¡hardly ¡ever ¡ the ¡case! ¡Your ¡employees ¡have ¡a ¡lot ¡of ¡great ¡ideas. ¡

• So ¡let's ¡say ¡you've ¡started ¡to ¡solicit ¡ideas ¡and ¡you're ¡now ¡overwhelmed. ¡In ¡this ¡webinar, ¡KaiNexus ¡VP ¡of ¡Innova-on ¡and ¡Improvement ¡Services ¡

Mark ¡Graban ¡and ¡Co-­‑Founder ¡and ¡Chief ¡Product ¡Officer ¡Dr. ¡Greg ¡Jacobson ¡will ¡share ¡stories ¡and ¡-ps ¡on ¡how ¡to ¡cope ¡with ¡this ¡situa-on ¡and ¡to ¡ thrive, ¡based ¡on ¡their ¡own ¡experiences. ¡

This ¡webinar ¡will ¡cover ¡topics ¡such ¡as ¡how ¡to: ¡ ¡

• 1. Discuss ¡ideas ¡construc-vely ¡with ¡employees ¡
• 2. Priori-ze ¡ideas ¡(and ¡if ¡that's ¡even ¡necessary) ¡
• 3. Assign ¡responsibility ¡for ¡improvement ¡work ¡
• 4. Create ¡-me ¡for ¡improvement ¡
• 5. Track ¡improvements ¡

Mark Graban

VP of Innovation & Improvement Services mark@kainexus.com

Congratulations, You Have Lots

• f Employee Ideas! Now What?
• Dr. Gregory Jacobson

Chief Product Officer greg@KaiNexus.com

Housekeeping

• Ques-ons/Polls ¡

– Please ¡ask ¡them! ¡ – Use ¡Webinar ¡Panel ¡Ques-on ¡Box, ¡or ¡ – Email ¡to ¡ron@gembaacademy.com ¡

• Slides ¡& ¡Audio ¡

– Enlarge ¡screen ¡as ¡desired ¡ – Master ¡volume ¡on ¡computer ¡

• Recorded ¡Version ¡

– This ¡webinar ¡will ¡be ¡available ¡online ¡within ¡3 ¡days ¡ – Presenta-on ¡notes ¡will ¡be ¡shared ¡in ¡PDF ¡format ¡ – An ¡email ¡will ¡be ¡sent ¡once ¡it’s ¡ready ¡

About Gemba Academy

• Producers ¡of ¡Online ¡& ¡DVD ¡Based ¡

Lean ¡& ¡Six ¡Sigma ¡Training ¡

• 500+ ¡Videos ¡(and ¡growing) ¡
• Subscrip-ons ¡available ¡for ¡

Individuals ¡& ¡Organiza-ons ¡ ¡

Mark Graban

VP of Customer Success mark@kainexus.com

Congratulations, You Have Lots

• f Employee Ideas! Now What?
• Dr. Gregory Jacobson

Chief Product Officer greg@KaiNexus.com

Don’t Let This… A Flood of Ideas

… Turn Into This

Or is this our starting point?

Can we turn it into this?

Or, better yet, this?

And then prevent this?

Starting This Journey

• … ¡toward ¡a ¡culture ¡of ¡con-nuous ¡improvement ¡
• It ¡will ¡not ¡happen ¡overnight ¡(or ¡in ¡a ¡month) ¡
• It ¡takes ¡discipline ¡and ¡consistent ¡leadership ¡
• If ¡you ¡do ¡it ¡right, ¡you’ll ¡get ¡a ¡flood ¡of ¡ideas ¡

– Nice ¡problem ¡to ¡have! ¡

Characteristics of a Culture of Innovation & Improvement

Effective Leadership Systematic Methodology Enabling Technology

The Right Amount of “P”

This is Not a Cycle

• Strive ¡for ¡perfec-on ¡over ¡-me ¡
• Get ¡beier ¡over ¡-me ¡
• Don’t ¡expect ¡to ¡start ¡perfectly. ¡ ¡Don’t. ¡

Plan ¡ Plan ¡ Plan ¡ Plan ¡ Plan ¡

In the beginning…

(Manufacturing)

(Healthcare)

Wave River Desert

Your Employees WILL Ask

“How ¡do ¡we ¡know ¡our ¡ leaders ¡won’t ¡get ¡bored ¡ with ¡this?” ¡

Preventing an Idea Drought

• 1. Discuss ¡ideas ¡construc-vely ¡with ¡employees ¡
• 2. Priori-ze ¡ideas ¡(and ¡if ¡that's ¡even ¡necessary) ¡
• 3. Assign ¡responsibility ¡for ¡improvement ¡work ¡
• 4. Create ¡-me ¡for ¡improvement ¡
• 5. Track ¡improvements ¡

Discuss

Ask – In the Right Way

• Engage ¡and ¡inspire ¡people ¡
• Don’t ¡just ¡demand ¡improvement ¡
• Don’t ¡set ¡quotas ¡or ¡targets ¡
• Don’t ¡just ¡ask ¡for ¡cost ¡reduc-ons ¡

Audience Questions

What’s ¡the ¡way ¡to ¡mo-vate ¡the ¡people ¡to ¡do ¡a ¡ Kaizen ¡idea? ¡ ¡ ¡ How ¡do ¡you ¡approach ¡or ¡manage ¡the ¡employee ¡ WIIFM ¡factor? ¡(i.e., ¡What ¡is ¡In ¡it ¡For ¡Me?) ¡

Problem and Idea

Be Collaborative

• Don’t ¡just ¡accept ¡or ¡reject ¡
• Make ¡sure ¡the ¡right ¡problem ¡is ¡understood ¡
• Discuss ¡the ¡proposed ¡countermeasure ¡
• Brainstorm ¡alterna-ve ¡countermeasures ¡
• Coach, ¡don’t ¡nitpick ¡

Positive Cycles

Discussing ¡ Ideas ¡ Implemen-ng ¡ Ideas ¡ Genera-ng ¡ Ideas ¡

What to Do with “Bad Ideas”

• 1. “Blow ¡off” ¡the ¡idea ¡and ¡don’t ¡talk ¡about ¡it ¡
• 2. Just ¡tell ¡the ¡employee ¡idea ¡is ¡rejected ¡
• 3. Talk ¡about ¡why ¡it’s ¡not ¡being ¡done ¡now ¡
• 4. Implement ¡something ¡that ¡at ¡least ¡par-ally ¡

addresses ¡the ¡underlying ¡problem ¡

Worse Better

Key Point

• Communicate, ¡communicate, ¡communicate ¡

– Face ¡to ¡face ¡ – In ¡team ¡huddles ¡ – Electronically ¡

Prioritize

Why Prioritize?

• What ¡is ¡the ¡problem ¡statement? ¡
• We ¡have ¡too ¡many ¡ideas, ¡so ¡we ¡have ¡to ¡choose: ¡

– The ¡most ¡impacqul? ¡ – The ¡biggest ¡cost ¡savers? ¡ – The ¡easiest? ¡ – Those ¡that ¡help ¡us ¡achieve ¡this ¡year’s ¡goals? ¡

¡

Low Effort High Effort High Impact Low Impact

Kibosh Possible Implement Challenge

The Problem With PICK

• If ¡something ¡is ¡“high ¡effort,” ¡do ¡we: ¡
• 1. Put ¡it ¡on ¡hold? ¡ ¡Cast ¡it ¡aside? ¡ ¡Kibosh ¡it? ¡

¡ ¡ ¡ ¡ ¡ ¡ ¡ ¡OR ¡

• 2. Find ¡an ¡alterna-ve ¡that’s ¡less ¡effort? ¡

Key Point

• If ¡we: ¡

– Distribute ¡the ¡improvement ¡workload ¡more ¡and ¡ – Find ¡smaller, ¡simpler ¡things ¡to ¡implement ¡

• Then: ¡

– We ¡don’t ¡have ¡to ¡priori-ze ¡as ¡much ¡

Assign

Shift the Model

Manager Implements Them All Everybody Implements One

Shift the Model

• Or, ¡at ¡least, ¡many ¡people ¡implement ¡a ¡few ¡each ¡

Manager Implements Them All Everybody Implements One

Assigning Improvement Work

• Who ¡can: ¡

– Inves-gate? ¡ – Collect ¡data? ¡ – Brainstorm ¡countermeasures? ¡ – Get ¡input ¡from ¡others? ¡ – Test ¡countermeasures? ¡ – Evaluate ¡countermeasures? ¡ ¡

But I’m Scared…

• What ¡if ¡all ¡of ¡my ¡people ¡aren’t ¡capable? ¡
• It’s ¡the ¡manager’s ¡job ¡to ¡develop ¡them ¡
• They ¡can ¡likely ¡do ¡more ¡than ¡you ¡think ¡
• Recognize ¡differing ¡capabili-es ¡in ¡your ¡team ¡

Key Point

• Don’t ¡let ¡the ¡manager ¡be ¡the ¡boileneck ¡
• Don’t ¡let ¡a ¡key ¡staff ¡member ¡be ¡the ¡boileneck ¡

Create Time

From Excuse to Problem

• “We ¡don’t ¡have ¡-me ¡for ¡improvement” ¡
• Is ¡that ¡an ¡excuse? ¡à ¡Stop ¡and ¡give ¡up ¡
• Is ¡it ¡a ¡problem? ¡à ¡Figure ¡out ¡how ¡to ¡solve ¡

Intentionally Create Time

• “Nobody ¡will ¡be ¡cri-cized ¡for ¡taking ¡20 ¡

minutes ¡away ¡from ¡their ¡regular ¡work ¡to ¡work ¡

• n ¡improvement ¡work. ¡ ¡I ¡assure ¡you ¡of ¡that.” ¡

– Transplant ¡Ins+tute ¡Chair ¡

Toyota’s Answer

• “If ¡we ¡have ¡an ¡idea ¡and ¡our ¡leader ¡thinks ¡it’s ¡worth ¡

working ¡on, ¡they’ll ¡approve ¡over-me ¡for ¡us.” ¡ – TMMTX ¡Tour ¡Guide ¡(Hourly ¡Employee) ¡

Key Point

• It’s ¡oren ¡easier ¡to ¡create ¡a ¡liile ¡bit ¡of ¡-me ¡for ¡

many ¡people ¡than ¡it ¡is ¡to ¡create ¡a ¡big ¡block ¡of ¡

• me ¡for ¡one ¡person ¡

Audience Question

• How ¡do ¡you ¡balance ¡“do ¡the ¡work” ¡and ¡

“improve ¡the ¡work?” ¡ ¡ ¡

• Right ¡now ¡there ¡is ¡a ¡sense ¡in ¡our ¡environment ¡

with ¡KaiNexus ¡that ¡OIs ¡must ¡be ¡worked ¡on, ¡ but ¡we ¡also ¡have ¡to ¡“do ¡the ¡work” ¡each ¡day… ¡

Track

Track Ideas

• “Our ¡biggest ¡problem ¡is ¡we ¡ ¡

forget ¡to ¡follow ¡up ¡on ¡ideas.” ¡

– We ¡can’t ¡worry ¡about ¡sustainment ¡ ¡ un-l ¡we ¡get ¡implementa-on ¡

Audience Question

• How ¡do ¡you ¡ensure ¡that ¡the ¡project ¡champion ¡makes ¡it ¡

a ¡priority ¡to ¡implement ¡& ¡complete ¡the ¡project? ¡

• We ¡have ¡implemented ¡a ¡employee ¡sugges-on ¡

program ¡for ¡the ¡past ¡six ¡months, ¡and ¡have ¡been ¡ successful, ¡however ¡the ¡"struggle" ¡has ¡been ¡to ¡get ¡the ¡ designated ¡project ¡champion ¡to ¡ensure ¡that ¡the ¡ project ¡is ¡completed. ¡

Track Results

• Categorize ¡and ¡Quan-fy ¡

– Safety ¡ – Quality ¡ – Customer ¡(Pa-ent) ¡Sa-sfac-on ¡ – Employee ¡Sa-sfac-on ¡ – Cost ¡/ ¡Revenue ¡ – Time ¡Savings ¡

Audience Question

We ¡have ¡successfully ¡implemented ¡a ¡Quick ¡and ¡Easy ¡Kaizen ¡program. ¡ ¡The ¡problem ¡I ¡run ¡into ¡is ¡in ¡the ¡submi5ng ¡the ¡problem ¡and ¡tracking ¡ the ¡savings. ¡ ¡Is ¡it ¡common ¡for ¡employees ¡to ¡say ¡how ¡much ¡-me ¡they ¡ save ¡for ¡each ¡of ¡their ¡ideas? ¡ ¡ And ¡do ¡organiza-ons ¡oren ¡-e ¡a ¡dollar ¡to ¡the ¡-me ¡savings? ¡ ¡Are ¡their ¡ piqalls ¡I ¡should ¡be ¡aware ¡of? ¡ ¡ ¡(example: ¡Sally ¡makes ¡$12.00 ¡an ¡hour. ¡ ¡ She ¡improved ¡her ¡process ¡by ¡one ¡hour ¡a ¡day, ¡so ¡the ¡total ¡-me ¡savings ¡ is ¡$12.00 ¡an ¡hour ¡with ¡an ¡annual ¡savings ¡of ¡$12.00 ¡x ¡number ¡of ¡work ¡ days ¡ler ¡in ¡the ¡year.) ¡ ¡Are ¡their ¡different ¡ways ¡to ¡calculate ¡the ¡savings? ¡

Key Point

• You ¡must ¡show ¡progress ¡at ¡first ¡& ¡over ¡-me ¡
• More ¡improvement, ¡more ¡quickly ¡= ¡more ¡impact ¡
• Progress ¡= ¡more ¡ideas ¡= ¡more ¡improvement ¡

(Manufacturing 1st 60 days)

(Manufacturing 6 months)

(Manufacturing 9 months)

360

150 “lost” OIs x $620 per OI = $93,000

(Healthcare 60 days)

(Healthcare 180 days)

Make ideas flow like a river

Q&A with Greg & Mark

• Web: ¡

– www.KaiNexus.com ¡ – Blog.KaiNexus.com ¡ ¡

• Webinars: ¡

– www.KaiNexus.com/webinar ¡

• Social ¡media: ¡

– www.twiier.com/KaiNexus ¡ – www.linkedin.com/KaiNexus ¡ – www.facebook.com/KaiNexus ¡

• Email: ¡

– greg@KaiNexus.com ¡ – mark@KaiNexus.com ¡ ¡

Mark Graban

VP of Customer Success mark@kainexus.com

• Dr. Gregory Jacobson

Chief Product Officer greg@KaiNexus.com