Data Driven Annual Giving Strategies F . N I C H O L A S S O L L O - PDF document

7/19/18 Data Driven Annual Giving Strategies F . N I C H O L A S S O L L O G I I I F O U N D E R & C E O T H E S O L L O G G R O U P , L L C About Me — Experience — Consulting Practice — Professional Service 1

7/19/18 2

7/19/18 3

7/19/18 Outline — Annual Giving 101 — Know Your Data — Segmentation — Tracking — Wealth Screening Annual Giving 101 4

7/19/18 Definitions — Annual Giving vs. Annual Fund — Size vs. Designation — 20-80 rule Know Your Data 5

7/19/18 Base Line Information — Total Records — Solicitable Records — Do Your Records Have??? ¡ Complete Mailing Address ¡ Phone Number ¡ E-mail Address Giving History — All Time — This FY — Last FY — 2 FYAgo — Last 5 FY — 3 FY Ago — Last 10 FY 6

7/19/18 Donor Definition Types — CURYEARS ¡ Current Year Donors — LYBUNTS ¡ Last Year But Unfortunately Not This Year — SYBUNTS ¡ Some Years But Unfortunately Not This Year — FUTURES ÷ Never Givers or 5+ past year donors Total Giving Per Year Fiscal Total $ Total # Donors Year 17-18 $1,356,724 4,726 16-17 $1,268,912 5,264 15-16 $1,481,672 4,845 14-15 $1,752,052 6,981 13-14 $882,634 1,794 7

7/19/18 Segmentation The Plan — Staff/Volunteer Roles — Financial Goals — Types — Budget ¡ Mail — Stewardship ¡ Phone ¡ E-mail/Online ¡ Acknowledgements ¡ Face-to-Face ¡ Donor Recognition ¡ Special Events — Schedule 8

7/19/18 Things to Consider — Historical Data — Current Data — Organizational Goals & Priorities — Bandwidth Segmentation — What is it? — The Basics — Sub-segments 9

7/19/18 Ask Amounts — Percentage Increase — Recognition Levels — Average Gift — Acquisition Asks — Variable Data Printing Segmentation Exercise 10

7/19/18 Communications — Schedule/Timeline — Audiences — Methods ¡ Brochures ¡ Website ¡ Events ¡ Newsletters Stewardship Gift Level Method Timing Signature Follow-up ALL Letter 48hrs CEO/ED Annual Report $1-99 Phone Call 1wk AGO Quarterly Gift- in-Action $100-$249 Phone Call 1wk AGO Quarterly Gift- in-Action $250-$499 Hand-written 1wk DOD Invite to a Note group lunch $500-$999 Hand-written 1wk DOD Phone Call Note from CEO/ED $1,000-$2,499 Hand-written 2wks CEO/ED Note from Note Board Member $2,500+ Phone Call Immediately CEO/ED Note + Visit/ Tour 11

7/19/18 Tracking Metrics — Contact Rate ¡ # of Contacts / # solicited ÷ 6,000 / 7,500 = 80% — Participation Rate ¡ # of Pledges(Gifts) / # solicited ÷ 2,500 / 7,500 = 33.3% — Average Gift ¡ # of $ / # of donors ÷ $750,000 / 2,500 = $300 12

7/19/18 Donor Retention — What is it? — Why is it important? — Other Types ¡ Re-capture Rate ¡ Consecutive Years 2017 Fundraising Effectiveness Survey Results 13

7/19/18 Annual Giving Report — Pledged vs. Paid ¡ Dollars ¡ Donors — Solicitations ¡ # Solicited ¡ Contacts & Contact Rates ¡ Pledges/Gifts & Rates — Donor Engagement — Segment Results — Consecutive Year Donor Counts Wealth Screening 14

7/19/18 What is it? Wealth screening is a subset of prospect research focused on wealth indicators such as real estate ownership, stock holdings in public companies, business affiliations, and known philanthropy... Why is it Important? — Capacity — Likelihood Score — Segmentation Strategies — Giving Amounts — New Prospects 15

7/19/18 Vendors DS Rating System ���������� ��������������������������������������������������������������������������������������������������� ������� ���������������������������������������������������������������������������������������������������� ������������������������������������������������������������� �������������������������������������� ������ ������������������������������������������������� ����� ����������������������������������������������������������������������������������������������� ������������������������������������������������������������������������������������ ������������������������������������������������������������������������������������������������ ����� ����������������������������������������������������������������������������������������������� �������������������������������������������� ������ �������������������������������������������������������������������������������������� ����� ������������������������������������������������������������������������������������������������ ���������������������� ������ ��������������������������������������������������������������������������� ����� ���������������������������������������������������������������������������������������������������� ����� ������������������������������������������������������������������������������������� ��� ����������������������������������������������������������� 16 ��� ����������������������������������������������������������������� ��� ������������������� ������������ �� ��������������������