Customizing Data for Corporate Efficiencies and Comparative - - PowerPoint PPT Presentation

Personal Responsibility In Delivering Excellence

Customizing Data for Corporate Efficiencies and Comparative Analyses

2017

Personal Responsibility In Delivering Excellence

Beacon Communities Portfolio

• Diverse ¡and ¡complex ¡with ¡significant ¡growth ¡

through ¡portfolio ¡acquisitions

Mixed; ¡ 3,102 Affordable; ¡ 6,459 Market; ¡ 2,325

Affordability ¡of ¡Properties

MA; ¡8,429 PA; ¡911 CT; ¡1,420

Composition ¡of ¡Locations

MA PA RI VA MD CT NY ME

Personal Responsibility In Delivering Excellence

Weekly Portfolio Snapshot

Original ¡Process

Users ¡received ¡113 ¡pages ¡of ¡ portfolio ¡data ¡on ¡5 ¡different ¡ reports Users ¡sifted ¡through ¡the ¡ data ¡to ¡find ¡property ¡data ¡ that ¡pertained ¡to ¡them ¡ Analysis

Current ¡Process

Users ¡receive ¡an ¡integrated ¡ excel ¡report ¡which ¡allows ¡ them ¡to ¡view ¡snapshot ¡of ¡ region ¡and/or ¡single ¡site Analysis

Personal Responsibility In Delivering Excellence

Weekly Portfolio Snapshot

Personal Responsibility In Delivering Excellence

Budget Process

Original ¡Process

Significant ¡ manual ¡data ¡ entry ¡process Lack ¡of ¡ integration ¡of ¡ source ¡material Significant ¡time ¡ spent ¡at ¡detailed ¡ account ¡level Excessive ¡time ¡ spent ¡on ¡the ¡ review ¡process Budgets ¡ evaluated ¡ individually

Current ¡Process

Minimal ¡data ¡entry Reduced ¡sources ¡ materials ¡at ¡site ¡ level ¡by ¡90% Trending ¡and ¡ integration ¡reduced ¡ site’s ¡time ¡by ¡70% Reduced ¡questions, ¡ changes, ¡and ¡

• verall ¡review ¡time

Portfolio ¡wide ¡ analysis ¡and ¡ comparisons Increased ¡Asset ¡ Management’s ¡ Involvement

Personal Responsibility In Delivering Excellence

Budget Template

Personal Responsibility In Delivering Excellence

Budget Template

• Annual ¡Budget ¡/ ¡Current ¡Year ¡Re-­‑Projections

– 4 ¡Years ¡of ¡Historical ¡Data – 2018 ¡Asset ¡Management ¡Expectations – Site ¡Level ¡Adjustments

• Monthly ¡Spread
• Capital
• Rent ¡Schedule
• Optional ¡Detailed ¡Accounts
• Executive ¡Summary
• Interface ¡with ¡Yardi

Personal Responsibility In Delivering Excellence

Integratec – “BIC”

• “Beacon ¡Information ¡Central”
• Centralized ¡document ¡management ¡system
• Custom ¡reports
• Portfolio ¡wide ¡analysis

– Capital ¡needs ¡assessments – Risk ¡management ¡/ ¡Watch ¡List – Investor ¡Reporting

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Contact Information Contact Information

Beacon ¡Communities ¡LLC. 2 ¡Center ¡Plaza Boston, ¡MA ¡02210 www.beaconcommunitiesllc.com Eric ¡Callinan Director ¡of ¡Asset ¡Management 617-­‑574-­‑1100 ¡(etc. ¡129) ECallinan@BeaconCommunitiesLLC.com Kara ¡Binning Associate ¡Asset ¡Manager 617-­‑574-­‑1100 ¡(etc. ¡139) Kbinning@BeaconCommunitiesLLC.com Beacon ¡Communities ¡LLC. 2 ¡Center ¡Plaza Boston, ¡MA ¡02210 www.beaconcommunitiesllc.com Eric ¡Callinan Director ¡of ¡Asset ¡Management 617-­‑574-­‑1100 ¡(etc. ¡129) ECallinan@BeaconCommunitiesLLC.com Kara ¡Binning Associate ¡Asset ¡Manager 617-­‑574-­‑1100 ¡(etc. ¡139) Kbinning@BeaconCommunitiesLLC.com