COMMUNICATION Skills Margaret Considine CEO EQuita - - PowerPoint PPT Presentation

Margaret ¡Considine ¡

CEO ¡EQuita ¡Consulting

MA[Conflict ¡& ¡Mediation], MSc[Mgmt.OB], ¡ H.Dip, ¡ BA[Mgmt], ¡ MMII ¡

COMMUNICATION ¡ Skills

EASY AS 1 2 3 4 5

Part ¡ONE: CLARITY ¡ Part ¡Two: SENDER ¡RECEIVER Part ¡Three: CHANNELS Part ¡Four: KEYS ¡TO ¡PERSUASION Part ¡Five: FUNCTIONS ¡

Communication ¡defined

Is ¡the ¡process ¡by ¡which ¡we ¡attempt ¡to ¡share ¡meaning ¡via ¡the ¡ transmission ¡of ¡symbolic ¡message

Barriers ¡to ¡Effective ¡Communication

• Inarticulateness
• Hidden ¡Agendas
• Status
• Environment
• Emotions
• Differences ¡in ¡backgrounds
• Poor ¡timing
• Personality ¡Conflicts
• Arrogance ¡and ¡Superiority
• Defensiveness
• Misinterpretation
• Evaluation ¡of ¡sender
• Projecting
• Stereotyping

“Creativity comes from a conflict of ideas.” ~

Donatella Versace

The ¡5 functions ¡of ¡communication ¡are:

1.To ¡Inform 2.To ¡Control 3.To ¡Develop ¡Empathy 4.To ¡Motivate 5.To ¡Influence

To ¡Be ¡Considered ¡Influential ¡????

• iNSIGHT
• iNITIATIVE
• iNFLUENCE
• iMPACT
• iNTEGRITY

5 ¡i

“We are what we repeatedly do. Excellence, therefore, is not an act but a habit.” ~ Aristotle

4 ¡ 4 ¡Keys ¡ ¡to ¡ ¡Persuasion

Get ¡the ¡basics ¡right Develop ¡a ¡Tool ¡Box Maximise ¡the ¡12 ¡words ¡of ¡extraordinary ¡persuasion ¡in ¡the ¡ English ¡language Leverage ¡the ¡9 ¡Connectors

Get ¡the ¡basic ¡Right

1. Demonstrate ¡Confidence 2. Be ¡Optimistic ¡ 3. Be ¡Authentic 4. Be ¡prepared 5. Use ¡Good ¡Attending ¡Skills 6. Tailor ¡your ¡message ¡to ¡your ¡audience 7. Build ¡a ¡persuasive ¡case 8. Find ¡Alignment 9. Demonstrate ¡adaptability

• 10. Attend ¡to ¡the ¡relationship

Develop ¡a ¡Tool ¡Box

1. Persuasive ¡Reasoning 2. Charismatic ¡Persuasion 3. Use ¡the ¡six ¡Universal ¡principles ¡of ¡Persuasion ¡to ¡maximise ¡your ¡efforts

i. Reciprocity: ii. Liking:

• iii. Social ¡Proof
• iv. Consistency

v. Authority

• vi. Scarcity

Use ¡these ¡six ¡principles ¡to ¡improve ¡your ¡ability ¡to ¡persuade ¡people ¡to ¡move ¡in ¡your ¡ direction ¡– combine ¡them ¡to ¡increase ¡impact. ¡ ¡

1)

Principle ¡of ¡Liking ………People ¡like ¡those ¡who ¡like ¡them

2)

Principle ¡of ¡Reciprocity …………….People ¡repay ¡in ¡kind

3)

Principle ¡of ¡Social ¡Proof .........People ¡follow ¡the ¡lead ¡of ¡similar ¡others

4)

Principle ¡of ¡Consistency … ¡People ¡align ¡with ¡their ¡clear ¡commitments

5)

Principle ¡of ¡Authority …………………..People ¡defer ¡to ¡experts

6)

Principle ¡of ¡Scarcity …..People ¡want ¡more ¡of ¡that ¡they ¡have ¡less ¡of

• Prof. ¡Robert ¡Cialdini.

Six Six ¡ ¡Princ inciple iples ¡ ¡of ¡ ¡Effectiv ive ¡ ¡Persuas uasio ion

14

12 ¡Words ¡of ¡Extraordinary ¡Persuasion

You Free Save Guarantee Easy New Help Discovery Results Money Love Proven

The most important thing in communication is hearing what isn’t said.~ Peter F. Drucker

Communication ¡Channels

We ¡all ¡have ¡a ¡preferred ¡channel ¡of ¡communication ¡

• Visual:
• Likes ¡graphs ¡& ¡Charts, ¡
• Will ¡say ¡I’ll ¡see ¡you ¡next ¡week, ¡show ¡me ¡that, ¡I ¡see ¡what ¡you ¡mean, ¡I ¡can’t ¡visualise ¡

that

• Hearing: Auditory
• Likes ¡to ¡be ¡told, ¡phone ¡is ¡favourite ¡medium, ¡
• Will ¡say ¡that ¡doesn’t ¡sound ¡right ¡to ¡me, ¡ tell ¡me ¡that ¡again, ¡I’ll ¡give ¡you ¡a ¡ring ¡next ¡

week.

• Feeling: ¡Kinaesthetic
• Likes ¡to ¡be ¡involved, ¡likes ¡stories. ¡ ¡
• Will ¡say ¡this ¡doesn’t ¡feel ¡right ¡to ¡me, ¡I’ll ¡be ¡in ¡touch

Positive ¡Influencing

Present ¡ your ¡ideas

SELL

Propose ¡ solutions Give ¡reasons Find ¡common Ground Create ¡a ¡ common ¡ purpose

INVOLVE

Disclose ¡ information Facilitate ¡the ¡ discussion ¡on ¡

• ptions

Support ¡them ¡ in ¡making ¡ decisions State ¡your Expectations

TELL

Identify ¡the ¡ necessary ¡ steps Identify ¡the ¡ consequences ¡

• f ¡failure

Reward ¡or ¡ Penalise

Mehrabian ¡Conclusions

There ¡are ¡basically ¡three ¡elements ¡in ¡any ¡face-­‑to-­‑face ¡ communication:

• Words ¡ ¡ ¡ ¡ ¡ ¡ ¡ ¡ ¡ ¡ ¡ ¡ ¡ ¡ ¡ ¡ ¡ ¡ ¡ ¡7% ¡ ¡ ¡ ¡Verbal ¡
• Tone ¡of ¡Voice ¡ ¡ ¡ ¡ ¡ ¡ ¡ ¡38% ¡ ¡ ¡Vocal
• Non ¡Verbal ¡ ¡ ¡ ¡ ¡ ¡ ¡ ¡ ¡ ¡ ¡ ¡55% ¡ ¡ ¡Visual

In ¡Person

Word Voice ¡ Body

MED MEDIUM ¡ M ¡: ¡ ¡ ¡ ¡Stru ructure ¡ ¡your ¡ r ¡Me Messa ssage

T ¡1

• Tell ¡Them ¡ ¡what ¡you ¡are ¡going ¡

to ¡tell ¡them ¡ T ¡2

• Tell ¡them ¡and ¡prove ¡it

T ¡3 ¡

• Tell ¡them ¡what ¡you ¡have ¡told ¡

them ¡

• Primacy ¡

Effect ¡

• Resonate
• Recency

Effect ¡

10% 80% 10%

“Character may almost be called the most effective means of persuasion.” ~ Aristotle

Sender ¡Receiver ¡Model

• Sender
• Initiates ¡a ¡thought ¡or ¡feeling
• Encodes ¡it ¡into ¡words
• Transmits ¡it
• Receiver
• Decodes ¡the ¡message
• Assigns ¡thoughts/feelings ¡to ¡a ¡response
• Encodes ¡a ¡response
• Sends ¡a ¡message ¡back

“You leave a little bit of you in everything you do, make sure it is what you intended.”

Any ¡questions

Thank ¡you!

Margaret ¡Considine ¡

MA[Conflict ¡& ¡Mediation], ¡MSc[Mgmt], ¡H.Dip.[Mediation], ¡BA ¡ [Mgmt], ¡MAAT, ¡MMII, ¡CEDR ¡