The 7 Deadly Sins of Running a Ministry (and how - - PowerPoint PPT Presentation

¡

The ¡7 ¡Deadly ¡Sins ¡ ¡

• f ¡Running ¡a ¡Ministry ¡

¡

(and ¡how ¡not ¡to ¡let ¡your ¡human ¡nature ¡throw ¡your ¡call ¡from ¡God ¡down ¡the ¡toilet…) ¡ presented ¡by: ¡

Debra ¡Thompson, ¡ President ¡& ¡CEO ¡ ¡www.getstrategy.com ¡ ¡ ¡ ¡

Strategy Solut

• lutions

ions exis xists to

• cr

crea eate e healt healthy hy communit communities ies. .

Healthy C y Communities

Wealth Creating Companies Government Workforce Development (including Education) Economic Development Community and Faith Based Nonprofits Healthcare

Healthy Or y Organizations

Product Development Manufacturing or Service Delivery Product Development Manufacturing or Service Delivery Financial Management Access to Capital Fundraising Marketing IT / HR Back Office Operations

We ca catalyz yze p potential for s sustainable g growth

We h help o

• ur cl

clients “unlock ck t their p potential” by p y providing t three t things:

• Strategic P

c Planning

• Market R

Research ch

• Project

ct m management to support implementation of key initiatives

The ¡Objec:ves ¡of ¡the ¡Workshop: ¡ ¡

Objec:ves ¡for ¡this ¡Session: ¡

• Understand ¡the ¡elements ¡of ¡the ¡strategic ¡development ¡process ¡for ¡the ¡

nonprofit, ¡the ¡steps ¡in ¡the ¡process ¡and ¡how ¡to ¡evaluate ¡the ¡need ¡for ¡a ¡ “transformaBonal” ¡vision ¡and ¡plan ¡for ¡their ¡organizaBon ¡ ¡

• Learn ¡the ¡elements ¡of ¡creaBng ¡a ¡“sustainable ¡business ¡model” ¡and ¡how ¡to ¡

idenBfy ¡and ¡implement ¡the ¡best ¡combinaBon ¡of ¡programs, ¡services, ¡ staffing ¡and ¡funding ¡strategies ¡to ¡ensure ¡success ¡ ¡

• IdenBfy ¡the ¡“7 ¡Deadly ¡Sins” ¡that ¡plague ¡nonprofits ¡and ¡create ¡barriers ¡to ¡

success ¡and ¡oGen ¡“thwart” ¡the ¡best ¡intenBoned ¡efforts ¡to ¡achieve ¡your ¡ mission ¡ ¡

• Provide ¡some ¡“Bps ¡& ¡tricks” ¡to ¡make ¡your ¡organizaBon’s ¡capacity ¡

building ¡and ¡development ¡efforts ¡more ¡effecBve ¡ ¡

• Receive ¡“take ¡home” ¡tools ¡for ¡use ¡in ¡your ¡organizaBon. ¡

The ¡7 ¡Deadly ¡Sins ¡

• 1. Fear ¡of ¡the ¡cash ¡flow ¡ ¡
• 2. Asking ¡“What ¡can ¡we ¡afford?” ¡versus ¡“What ¡do ¡we ¡

need?” ¡ ¡

• 3. Viewing ¡the ¡board ¡members ¡as ¡volunteer ¡staff ¡ ¡
• 4. Staffing ¡the ¡management ¡(and ¡governance) ¡

funcBons ¡of ¡the ¡organizaBon ¡with ¡(who ¡shows ¡up) ¡ volunteers ¡ ¡

• 5. Underpaying ¡staff ¡and ¡resources ¡ ¡
• 6. Failure ¡to ¡“align” ¡the ¡“right” ¡resources ¡to ¡the ¡job ¡
• 7. Failure ¡to ¡“let ¡go” ¡and ¡“trust” ¡

• 1. ¡Fear ¡of ¡the ¡Cash ¡Flow ¡
• The ¡organizaBon ¡does ¡not ¡have ¡adequate ¡cash ¡flow ¡to ¡

manage/sustain ¡growth. ¡ ¡

• Leaders ¡are ¡“worried” ¡about ¡where ¡the ¡money ¡is ¡going ¡

to ¡come ¡from ¡and ¡oGen ¡make ¡“penny ¡wise ¡and ¡pound ¡ foolish” ¡decisions ¡as ¡a ¡result. ¡ ¡

• Leaders ¡do ¡not ¡take ¡intenBonal ¡steps ¡to ¡do ¡something ¡

about ¡their ¡need ¡for ¡resources ¡(fundraising). ¡

Solu:ons/Best ¡Prac:ce ¡

• Develop ¡a ¡fundraising ¡plan ¡and ¡EXECUTE ¡it; ¡ ¡
• ArBculate ¡the ¡“cause” ¡of ¡the ¡organizaBon ¡and ¡market ¡it ¡

to ¡potenBal ¡donors; ¡

• Build ¡a ¡“case ¡for ¡support” ¡for ¡the ¡“cause”; ¡
• Build ¡“programs” ¡that ¡are ¡fundable ¡from ¡some ¡source. ¡ ¡

• 2. ¡Asking ¡“What ¡can ¡we ¡afford?” ¡ ¡

Versus ¡“What ¡do ¡we ¡need?” ¡ ¡

• Good ¡planning ¡in ¡an ¡organizaBon ¡is ¡
• Gen ¡“tanked” ¡because ¡people ¡are ¡

limited ¡by ¡what ¡they ¡perceive ¡to ¡be ¡ the ¡resources ¡at ¡hand. ¡ ¡

Solu:ons/Best ¡Prac:ce ¡

• Brainstorm ¡all ¡of ¡your ¡ideas ¡and ¡EVALUATE ¡them ¡for ¡the ¡

acBon ¡steps ¡that ¡will ¡REALLY ¡help ¡you ¡accomplish ¡your ¡

• goal. ¡
• IdenBfy ¡the ¡human, ¡capital ¡and ¡operaBng ¡resources ¡that ¡

you ¡REALLY ¡need ¡to ¡make ¡it ¡happen. ¡

• Add ¡up ¡the ¡costs ¡and ¡ask ¡the ¡quesBon ¡“where ¡can ¡we ¡

get ¡the ¡resources ¡we ¡need ¡to ¡make ¡this ¡happen?” ¡

• ArBculate ¡a ¡“case ¡for ¡support” ¡for ¡your ¡program/
• rganizaBon ¡and ¡take ¡acBon ¡(be ¡intenBonal ¡about ¡

seeking ¡resources). ¡

• 3. ¡Viewing ¡the ¡“board ¡members” ¡as ¡

volunteer ¡staff ¡ ¡

• This ¡is ¡a ¡common ¡problem ¡in ¡nonprofits ¡

(especially ¡the ¡small ¡ones) ¡and ¡many ¡never ¡ get ¡bigger ¡because ¡the ¡board ¡members ¡don’t ¡ have ¡the ¡Bme ¡and ¡(more ¡importantly) ¡the ¡ experBse ¡that ¡the ¡organizaBon ¡needs ¡to ¡grow ¡ and ¡be ¡successful. ¡ ¡

Solu:ons/Best ¡Prac:ce ¡

• Board ¡members ¡should ¡GOVERN ¡the ¡organizaBon. ¡
• Be ¡acBve ¡in ¡fundraising ¡to ¡help ¡the ¡organizaBon ¡get ¡

the ¡resources ¡it ¡needs ¡to ¡achieve ¡its ¡mission. ¡ ¡

Board ¡Development ¡

• Evaluate ¡board ¡leadership ¡capacity ¡and ¡structure ¡

(and ¡compliance ¡with ¡emerging ¡nonprofit ¡standards) ¡

• Educate ¡board ¡members ¡regarding ¡their ¡

“appropriate” ¡roles ¡in ¡planning, ¡leadership ¡

• Create ¡commitment, ¡alignment ¡and ¡support ¡for ¡

strategic ¡plan ¡implementaBon ¡

• Recruit ¡new ¡board ¡members ¡who ¡can ¡assist ¡with ¡the ¡

“next ¡phase” ¡of ¡development ¡

Governance ¡Stages ¡

• Stage ¡1 ¡Organizing ¡Board: ¡ ¡Board ¡is ¡either ¡“follow ¡the ¡

leader” ¡(friends ¡of ¡the ¡founder, ¡cheerleader, ¡rubber ¡stamper) ¡

• r ¡strong ¡volunteers ¡who ¡share ¡board/ ¡management ¡

funcBons ¡

• Stage ¡2 ¡Volunteer ¡Governing ¡Board: ¡ ¡Power ¡and ¡authority ¡is ¡

shared ¡between ¡board ¡and ¡staff ¡ ¡

• Stage ¡3 ¡InsHtuHonal ¡and ¡Fundraising ¡Board: ¡ ¡Board ¡roles ¡are ¡

disBnct ¡from ¡management; ¡board ¡sets ¡policy ¡and ¡supports ¡ fundraising ¡

What ¡governance ¡stage ¡are ¡we ¡in? ¡

• OpBonFinder ¡quesBon ¡

Ten ¡Basic ¡Responsibili:es ¡ ¡

• f ¡a ¡Non-­‑Profit ¡Board ¡
• 1. Determine the organization’s mission & purpose
• 2. Select the chief executive
• 3. Support the chief executive and assess his or her performance
• 4. Ensure effective organizational planning
• 5. Ensure adequate resources
• 6. Exercise fiduciary responsibility & oversight
• 7. Determine, monitor and strengthen the organization’s programs & services
• 8. Enhance the organization’s public standing
• 9. Ensure legal and ethical integrity and maintain accountability
• 10. Recruit and orient new board members & assess board performance

Adapted from Ten Basic Responsibilities of Nonprofit Boards by Richard T. Ingram. Published by BoardSource, formerly the National Center for Nonprofit Boards, used with permission

What ¡is ¡the ¡board’s ¡role? ¡

• Create ¡clear ¡expectaBons ¡for ¡the ¡board ¡(annual ¡work ¡plan ¡and ¡

commicee ¡expectaBons) ¡

• Create ¡clear ¡expectaBons ¡for ¡the ¡CEO ¡
• Structure ¡meeBngs ¡to ¡direct ¡the ¡board’s ¡acenBon ¡to ¡macers ¡
• f ¡policy ¡and ¡strategy ¡
• Collect ¡feedback ¡on ¡the ¡board’s ¡performance ¡

Adapted from How to Help Your Board Govern More and Manage Less by Richard P. Chait Published by BoardSource

The ¡Execu:ve’s ¡Role ¡

• ArBculate ¡an ¡insBtuBonal ¡strategy ¡for ¡careful, ¡periodic ¡review ¡

by ¡the ¡board ¡

• Structure ¡board ¡materials ¡to ¡direct ¡trustees’ ¡careful ¡acenBon ¡

to ¡issues ¡of ¡policy ¡and ¡strategy ¡

• Structure ¡board ¡meeBngs ¡to ¡direct ¡trustees’ ¡acenBon ¡to ¡

issues ¡of ¡policy ¡and ¡strategy ¡

• Equip ¡trustees ¡with ¡the ¡capacity ¡to ¡monitor ¡organizaBonal ¡

performance ¡and ¡progress ¡

Adapted from How to Help Your Board Govern More and Manage Less by Richard P. Chait. Published by BoardSource

ED/CEO ¡Performance ¡Evalua:on ¡

• Should ¡be ¡Bed ¡to ¡strategic ¡plan ¡accomplishment ¡
• Should ¡include ¡key ¡‘metrics’ ¡that ¡indicate ¡
• rganizaBonal ¡and ¡strategic ¡plan ¡performance ¡
• Performance ¡targets ¡should ¡be ¡set ¡in ¡ADVANCE ¡

(along ¡with ¡the ¡budget) ¡

General ¡Expecta:ons: ¡ ¡

Board ¡Member’s ¡Individual ¡Responsibili:es ¡

• Know ¡the ¡organizaBon’s ¡mission, ¡purposes, ¡goals, ¡

policies, ¡programs, ¡services, ¡strengths ¡and ¡needs ¡

• Perform ¡duBes ¡of ¡board ¡membership ¡responsibility ¡

and ¡follow ¡the ¡“duBes” ¡

• Suggest ¡possible ¡nominees ¡to ¡the ¡board ¡who ¡are ¡

clearly ¡men ¡and ¡women ¡of ¡disBncBon ¡who ¡can ¡make ¡ significant ¡contribuBons ¡to ¡the ¡work ¡of ¡the ¡board ¡

Adapted from Ten Basic Responsibilities of Nonprofit Boards by Richard T. Ingram. Published by BoardSource

• Serve ¡in ¡leadership ¡posiBons ¡and ¡undertake ¡special ¡

assignments ¡willingly ¡and ¡enthusiasBcally ¡

• Avoid ¡prejudiced ¡judgments ¡on ¡the ¡basis ¡of ¡

informaBon ¡received ¡from ¡individuals ¡and ¡urge ¡those ¡ with ¡grievances ¡to ¡follow ¡policies ¡and ¡procedures ¡

• Follow ¡trends ¡in ¡the ¡field/industry ¡
• Bring ¡good ¡will ¡and ¡a ¡sense ¡of ¡humor ¡to ¡board ¡work ¡

Adapted from Ten Basic Responsibilities of Nonprofit Boards by Richard T. Ingram. Published by BoardSource

General ¡Expecta:ons: ¡ ¡

Board ¡Member’s ¡Individual ¡Responsibili:es ¡

Board ¡Roles ¡

• Governance ¡
• Fundraising ¡
• Management ¡Volunteer ¡
• Direct ¡Service ¡Volunteer ¡

Source: BoardSource

Board ¡Role ¡-­‑ ¡Governance ¡

• CollecBve ¡role: ¡ ¡control ¡and ¡direct ¡the ¡formaHon ¡

and ¡administraHon ¡of ¡policy ¡maMers ¡such ¡as ¡ budgeHng ¡and ¡strategic ¡planning, ¡board/staff ¡ relaHonships, ¡approving ¡the ¡annual ¡budget ¡or ¡the ¡ board’s ¡own ¡processes ¡

• Individual ¡role: ¡With ¡the ¡excepHon ¡of ¡individual ¡

commiMee ¡assignments, ¡there ¡is ¡not ¡one ¡

Adapted from Creeating Strong Board-Staff Partnerships by Karen Simmons and Gary J. Stern. Published by BoardSource, formerly the National Center for Nonprofit Boards

Board ¡Role ¡-­‑ ¡Fundraising ¡

• CollecBve ¡role: ¡ ¡Determine ¡policies ¡on ¡goals, ¡

fundraising ¡mix, ¡commiMee ¡responsibiliHes ¡and ¡ restricHons ¡related ¡to ¡fundraising. ¡

• Individual ¡role: ¡Implement ¡plans ¡as ¡part ¡of ¡board-­‑staff-­‑

volunteer ¡commiMees; ¡assist ¡management ¡in ¡carrying ¡out ¡ fundraising ¡strategies ¡such ¡as ¡donor ¡raHng, ¡culHvaHon, ¡and ¡ solicitaHons; ¡donor ¡research, ¡individual ¡prospecHng ¡and ¡ soliciHng ¡board ¡contribuHons ¡

Adapted from Creeating Strong Board-Staff Partnerships by Karen Simmons and Gary J. Stern. Published by BoardSource, formerly the National Center for Nonprofit Boards

Board ¡Role ¡– ¡Management ¡Volunteer ¡

• CollecBve ¡role: ¡ ¡Determine ¡policies ¡about ¡board ¡assistance ¡in ¡
• peraHonal ¡acHviHes, ¡ ¡especially ¡those ¡relaHng ¡to ¡conflicts ¡
• f ¡interest ¡
• Individual ¡role: ¡work ¡with ¡staff ¡on ¡specifically ¡defined ¡

management ¡issues ¡and ¡acHviHes; ¡reporHng ¡to ¡staff ¡as ¡ designated ¡staff ¡members ¡as ¡individuals ¡who ¡just ¡happen ¡to ¡ be ¡board ¡members ¡(note ¡and ¡cauHon: ¡ ¡this ¡is ¡something ¡that ¡ you ¡need ¡to ¡be ¡asked ¡by ¡management ¡to ¡do ¡and ¡is ¡usually ¡ related ¡to ¡specific ¡areas ¡of ¡experHse; ¡usually ¡done ¡in ¡small ¡

• rganizaHons ¡only) ¡

Adapted from Creeating Strong Board-Staff Partnerships by Karen Simmons and Gary J. Stern. Published by BoardSource, formerly the National Center for Nonprofit Boards

Board ¡Role ¡– ¡Direct ¡Service ¡Volunteer ¡

• CollecBve ¡role: ¡Determine ¡policies ¡about ¡board ¡

assistance ¡in ¡operaHonal ¡acHviHes, ¡especially ¡those ¡ related ¡to ¡conflict ¡of ¡interest ¡

• Individual ¡role: ¡Assist ¡in ¡direct ¡service ¡projects ¡

under ¡the ¡direcHon ¡of ¡the ¡volunteer ¡coordinator ¡ and ¡other ¡staff ¡as ¡individuals ¡who ¡just ¡happen ¡to ¡be ¡ board ¡members ¡

Adapted from Creeating Strong Board-Staff Partnerships by Karen Simmons and Gary J. Stern. Published by BoardSource, formerly the National Center for Nonprofit Boards

• 4. ¡Staffing ¡the ¡management ¡(and ¡governance) ¡funcHons ¡of ¡

the ¡organizaHon ¡with ¡(who ¡shows ¡up) ¡volunteers ¡

• Running ¡a ¡business ¡(or ¡a ¡nonprofit) ¡requires ¡

very ¡specific ¡management ¡and ¡technical ¡ competencies ¡that ¡only ¡(rare) ¡volunteers ¡

• have. ¡ ¡In ¡many ¡cases, ¡the ¡skill ¡sets ¡of ¡the ¡

volunteers ¡are ¡“adequate” ¡but ¡not ¡ “excellent.” ¡ ¡

• A ¡vision ¡for ¡excellence ¡has ¡it’s ¡own ¡demands; ¡

invariably ¡it ¡will ¡not ¡be ¡born ¡of ¡the ¡exisBng ¡ mediocre ¡“take ¡what ¡I ¡can ¡get” ¡volunteer ¡ paradigm ¡that ¡plagues ¡many ¡nonprofits ¡

• today. ¡ ¡ ¡

Staffing ¡the ¡management ¡(and ¡governance) ¡func:ons ¡

• f ¡the ¡organiza:on ¡with ¡(who ¡shows ¡up) ¡volunteers ¡
• Running ¡a ¡business ¡(or ¡a ¡nonprofit) ¡requires ¡very ¡

specific ¡management ¡and ¡technical ¡competencies ¡ that ¡only ¡(rare) ¡volunteers ¡have. ¡ ¡In ¡many ¡cases, ¡the ¡ skill ¡sets ¡of ¡the ¡volunteers ¡are ¡“adequate” ¡but ¡not ¡ “excellent.” ¡ ¡

• A ¡vision ¡for ¡excellence ¡has ¡it’s ¡own ¡demands; ¡

invariably ¡it ¡will ¡not ¡be ¡born ¡of ¡the ¡exisBng ¡mediocre ¡ “take ¡what ¡I ¡can ¡get” ¡volunteer ¡paradigm ¡that ¡ plagues ¡many ¡nonprofits ¡today. ¡ ¡ ¡

Technical ¡Capaci:es ¡

• Program ¡Development ¡Planning ¡(Fast, ¡EffecBve ¡and ¡AdapBve) ¡
• Program ¡OperaBons ¡(standardizaBon) ¡
• Outcomes ¡Measurement, ¡Management ¡AND ¡Program ¡

EvaluaBon ¡

• InformaBon ¡Technology ¡
• Finance ¡(including ¡access ¡to ¡capital) ¡
• Fundraising ¡
• MarkeBng ¡
• Human ¡Resources ¡
• Other(s)….. ¡

Which of these DON’T you have?

Solu:ons/Best ¡Prac:ce ¡

• Leaders ¡need ¡to ¡“let ¡go ¡of ¡the ¡past” ¡regarding ¡how ¡nonprofits ¡

are ¡led ¡and ¡embrace ¡a ¡paradigm ¡of ¡excellence… ¡and ¡in ¡fact ¡ invite ¡all ¡those ¡around ¡them ¡to ¡embrace ¡this ¡paradigm. ¡

• Leaders ¡must ¡be ¡very ¡clear ¡about ¡the ¡work ¡to ¡be ¡done ¡and ¡the ¡

skill ¡sets ¡required ¡to ¡do ¡it ¡and ¡find ¡those ¡skill ¡sets ¡through ¡a ¡ combinaBon ¡of ¡staff, ¡consultants ¡and ¡volunteers. ¡

• Recognize ¡that ¡there ¡are ¡experts ¡that ¡do ¡what ¡they ¡do ¡

excellently, ¡and ¡provide ¡for ¡the ¡necessary ¡structures ¡and ¡ personnel ¡to ¡make ¡that ¡happen. ¡ ¡ ¡

• Recognize ¡that ¡governance ¡is ¡difference ¡than ¡management ¡and ¡

recruit ¡board ¡members ¡that ¡can ¡govern. ¡

• 5. ¡Underpaying ¡Staff ¡and ¡Resources ¡
• The ¡market ¡knows ¡the ¡cost ¡of ¡excellence; ¡but ¡few ¡people ¡in ¡

today’s ¡society ¡have ¡the ¡ability ¡to ¡work ¡for ¡free ¡or ¡the ¡“next ¡ to ¡nothing” ¡salaries ¡that ¡nonprofits ¡(oGen) ¡pay. ¡ ¡ ¡ ¡ ¡

• The ¡nonprofit ¡sector ¡is ¡recognizing ¡that ¡this ¡is ¡not ¡sustainable, ¡

that ¡organizaBons ¡will ¡grow, ¡reach ¡a ¡certain ¡level ¡and ¡die ¡ quickly ¡due ¡to ¡lack ¡of ¡sustainable ¡structure ¡and ¡funcBons. ¡ ¡

Solu:ons/Best ¡Prac:ce ¡

• OrganizaBons ¡that ¡are ¡truly ¡outstanding, ¡that ¡are ¡

making ¡a ¡mark ¡on ¡the ¡world, ¡pay ¡the ¡market ¡price ¡ when ¡they ¡need ¡to—because ¡they’re ¡focused ¡on ¡the ¡ vision/value ¡because ¡the ¡return ¡on ¡investment ¡will ¡ drive ¡ever-­‑expanding ¡mission ¡programs ¡and ¡cash ¡

• flow. ¡
• IdenBfy ¡the ¡cost ¡of ¡“market ¡rate” ¡salaries ¡and ¡build ¡it ¡

into ¡the ¡financial ¡model. ¡

• Leaders/directors ¡invest ¡in ¡fundraising ¡to ¡ensure ¡the ¡

adequate ¡resources ¡to ¡appropriately ¡pay ¡staff ¡market ¡ rate ¡salaries ¡for ¡their ¡efforts. ¡

• 6. ¡Failure ¡to ¡align ¡the ¡“right” ¡resources ¡to ¡the ¡job ¡
• Leadership ¡of ¡today’s ¡organizaBons ¡require ¡a ¡

complex ¡combinaBon ¡of ¡skills, ¡talents ¡and ¡execuBon ¡ that ¡one ¡person ¡or ¡a ¡small ¡group ¡of ¡people ¡cannot ¡ possibly ¡have ¡them ¡all ¡or ¡be ¡able ¡to ¡do ¡them ¡all. ¡ ¡ ¡

• Leaders ¡oGen ¡have ¡a ¡“vision” ¡in ¡their ¡mind ¡of ¡what ¡

needs ¡to ¡be ¡done, ¡but ¡the ¡“how” ¡takes ¡them ¡so ¡

• utside ¡their ¡personal ¡skill ¡set ¡that ¡they ¡lack ¡the ¡

confidence ¡and ¡the ¡ability ¡to ¡even ¡allow ¡those ¡ acBviBes ¡to ¡happen ¡because ¡“they ¡can’t ¡do ¡them”. ¡ ¡ ¡

• It ¡is ¡a ¡challenge ¡for ¡leaders ¡to ¡change ¡their ¡thinking ¡

regarding ¡how ¡to ¡lead/manage ¡AND ¡for ¡board ¡ members ¡to ¡support ¡fundraising ¡to ¡ask ¡for ¡the ¡(real) ¡ resources ¡that ¡an ¡organizaBon ¡needs ¡to ¡get ¡off ¡the ¡

• ground. ¡ ¡

Solu:ons/Best ¡Prac:ce ¡

• Excellence ¡hinges ¡on ¡discrimina8ng ¡selecBon, ¡

investment ¡and ¡empowerment ¡of ¡people ¡as ¡part ¡of ¡a ¡ vision, ¡especially ¡people ¡who ¡have ¡experBse ¡that ¡a ¡ leader ¡may ¡not ¡understand. ¡

• Be ¡intenBonal ¡in ¡planning ¡for ¡the ¡human, ¡capital ¡and ¡
• peraBng ¡resource ¡needs ¡of ¡the ¡organizaBon ¡and ¡in ¡
• fundraising. ¡ ¡
• Find ¡people ¡and ¡resources ¡who ¡have ¡the ¡relevant ¡

technical ¡skills ¡to ¡implement ¡“best ¡pracBces” ¡to ¡ meet ¡the ¡specific ¡need ¡(and ¡don’t ¡hire ¡people ¡that ¡ can ¡“learn ¡it” ¡when ¡there ¡is ¡no ¡one ¡to ¡teach ¡them). ¡

• 7. ¡Failure ¡to ¡“let ¡go” ¡and ¡“trust” ¡ ¡

¡

• Some ¡people ¡simply ¡refuse ¡to ¡give ¡up ¡
• control. ¡

¡

Solu:ons/Best ¡Prac:ce ¡

• Let ¡go ¡and ¡Trust. ¡

¡ ¡

• Empower ¡the ¡people ¡and ¡resources ¡that ¡you ¡have ¡to ¡

achieve ¡results. ¡

~Communicate ¡expectaBons ¡and ¡HOLD ¡PEOPLE ¡ ACCOUNTABLE ¡for ¡results. ¡ ~“Hire ¡slow, ¡but ¡fire ¡fast”. ¡

• Recognize ¡that ¡the ¡resources ¡will ¡oGen ¡be ¡like ¡the ¡

“loaves ¡and ¡the ¡fishes”. ¡ ¡

~The ¡“power ¡of ¡posiBve ¡thinking”. ¡ ¡ ~Recognize ¡that ¡the ¡basic ¡principles ¡of ¡quantum ¡physics ¡do ¡

• apply. ¡

How ¡Do ¡We ¡Get ¡There ¡From ¡Here? ¡

• Recognize ¡the ¡dynamics ¡of ¡what ¡is ¡“really ¡going ¡
• n” ¡(the ¡model). ¡
• Facilitate ¡a ¡strategic ¡organizaBonal ¡development ¡

process ¡that ¡is ¡based ¡on ¡the ¡life ¡cycle ¡stage ¡and ¡ “real” ¡capacity ¡needs ¡of ¡the ¡organizaBon. ¡

Key ¡Strategic ¡Ques:ons: ¡

• Where ¡are ¡we ¡now? ¡

– “State ¡of ¡the ¡OrganizaBon” ¡

• Where ¡do ¡we ¡want ¡to ¡be? ¡

– What ¡is ¡the ¡vision ¡of ¡our ¡organizaBon? ¡ – What ¡is ¡the ¡mission ¡and ¡our ¡community ¡needs? ¡

• How ¡will ¡we ¡get ¡there? ¡

– How ¡do ¡we ¡“transform” ¡our ¡thinking, ¡our ¡systems ¡and ¡our ¡ structures? ¡

• Who ¡will ¡do ¡what? ¡

– What ¡are ¡the ¡resources ¡we ¡need ¡and ¡what ¡will ¡it ¡cost? ¡

• How ¡are ¡we ¡doing? ¡

– How ¡do ¡we ¡ensure ¡that ¡we ¡don’t ¡let ¡the ¡“7 ¡deadly ¡sins” ¡get ¡ in ¡our ¡way? ¡

Two ¡Types ¡of ¡Planning ¡

• 1. ¡Quick ¡& ¡Effec:ve: ¡

¡

• Conduct ¡“self ¡assessment” ¡using ¡internal ¡informaBon ¡a ¡

month ¡or ¡so ¡before ¡starBng ¡your ¡budget ¡process. ¡

• Set ¡goals ¡& ¡objecBves ¡for ¡the ¡next ¡couple ¡of ¡years. ¡
• Make ¡sure ¡the ¡key ¡strategic ¡investments ¡are ¡in ¡your ¡
• budget. ¡
• Make ¡assignments ¡and ¡keep ¡doing ¡what ¡you ¡are ¡doing. ¡

Two ¡Types ¡of ¡Planning ¡

• 2. Transforma:onal: ¡

¡

• Begin ¡the ¡process ¡at ¡the ¡beginning ¡of ¡the ¡fiscal ¡year ¡
• Collect ¡external ¡market ¡needs ¡and ¡stakeholder ¡needs ¡data ¡to ¡

inform ¡your ¡‘case ¡for ¡support’ ¡(and ¡be ¡able ¡to ¡show ¡hard ¡ data ¡to ¡funders) ¡

• ArBculate ¡your ¡new ¡vision ¡& ¡build ¡consensus ¡around ¡it ¡
• IdenBfy ¡new ¡(or ¡exisBng) ¡program ¡development ¡requirements ¡

to ¡meet ¡new ¡(and/or ¡growing) ¡community ¡needs ¡

• IdenBfy ¡your ¡“capacity ¡building” ¡needs ¡(leadership, ¡adapBve, ¡

technical ¡and ¡management) ¡

Two ¡Types ¡of ¡Planning ¡

Transforma:onal ¡Con:nued: ¡

¡

• IdenBfy ¡the ¡human, ¡capital ¡and ¡operaBng ¡resources ¡required ¡ ¡
• IdenBfy ¡the ¡“ideal” ¡operaBng ¡model ¡and ¡the ¡resources ¡required ¡to ¡

implement ¡the ¡model ¡

• IdenBfy ¡the ¡necessary ¡“strategic ¡investment ¡budget” ¡required ¡to ¡implement ¡

the ¡model ¡AND ¡accomplish ¡the ¡organizaBon’s ¡programmaBc ¡goals ¡

• PrioriBze ¡and ¡SEQUENCE ¡necessary ¡investments ¡
• ArBculate ¡a ¡“case ¡for ¡support” ¡for ¡the ¡funding ¡
• Commit ¡to ¡raising ¡the ¡money ¡& ¡capacity ¡investments ¡required ¡
• Hold ¡board ¡staff ¡accountable ¡for ¡implemenBng ¡plan ¡

Common ¡Failures ¡ ¡ (that ¡contribute ¡to ¡the ¡sins) ¡

• Lack ¡of ¡awareness ¡
• Some ¡“process” ¡step ¡is ¡missing ¡and ¡we ¡have ¡no ¡idea ¡“what ¡

is ¡going ¡on” ¡

• If ¡any ¡element ¡of ¡the ¡model ¡is ¡“missing” ¡you ¡may ¡end ¡up ¡

with ¡one ¡of ¡the ¡sins ¡

• Lack ¡of ¡process ¡“altogether” ¡
• We ¡keep ¡doing ¡what ¡we ¡have ¡been ¡doing ¡and ¡expect ¡a ¡

different ¡result ¡

• We ¡use ¡the ¡“wrong” ¡process ¡for ¡the ¡need ¡ ¡
• A ¡quick ¡and ¡effecBve ¡process ¡when ¡transformaBon ¡is ¡

required ¡

• Inappropriate ¡“assessment” ¡of ¡the ¡life ¡cycle ¡stage ¡and ¡

capacity ¡requirements ¡will ¡result ¡in ¡the ¡“wrong” ¡plan ¡

¡

How ¡Do ¡We ¡Ensure ¡Success? ¡

• Understand ¡current ¡needs, ¡product ¡and ¡life ¡cycle ¡stage ¡BEFORE ¡

starBng ¡your ¡strategic ¡planning ¡process. ¡

• Design ¡your ¡strategic ¡planning ¡process ¡to ¡meet ¡your ¡life-­‑cycle ¡

stage ¡needs. ¡

• Really ¡“vision” ¡for ¡your ¡organizaBon ¡what ¡a ¡successful ¡future ¡is ¡

and ¡what ¡it ¡means ¡and ¡inspire ¡passion ¡& ¡commitment ¡for ¡the ¡

• vision. ¡
• Have ¡an ¡“ugly ¡honest” ¡discussion ¡with ¡yourself ¡and ¡your ¡board ¡

regarding ¡the ¡long ¡term ¡sustainability ¡of ¡your ¡organizaBon ¡(and ¡ your ¡fiduciary ¡responsibility) ¡if ¡you ¡think ¡“we ¡can’t ¡do ¡this”. ¡

• Don’t ¡be ¡afraid ¡to ¡make ¡the ¡“tough” ¡decisions. ¡
• Monitor ¡& ¡evaluate ¡your ¡results! ¡

BOARD OF DIRECTORS BOARD PRESIDENT EXECUTIVE COMMITTEE FINANCE COMMITTEE PROGRAM COMMITTEE DEVELOPMENT COMMITTEE GOVERNANCE COMMITTEE

Recommended Board Organizational Chart

BUILDING AND GROUNDS COMMITTEE

Vision ¡

• Self-­‑sustaining ¡
• ConBnue ¡the ¡lines ¡of ¡business ¡we ¡have ¡now ¡in ¡

a ¡self-­‑sustaining ¡compeBBve ¡manner ¡

• Leader ¡/ ¡role ¡model ¡ ¡

Commicee ¡Job ¡DescripBons ¡

• ExecuBve ¡
• Governance ¡
• Finance ¡
• Development ¡
• Program ¡ ¡
• Building ¡and ¡Grounds ¡

ExecuBve ¡Commicee ¡

• 1. ¡ ¡Perform ¡policy ¡work ¡

¡ ¡

• 2. ¡ ¡ ¡Act ¡as ¡liaison ¡to ¡the ¡chief ¡execuBve ¡

¡ ¡

• 3. ¡ ¡ ¡Help ¡develop ¡a ¡strategic ¡plan ¡

¡ ¡

• 4. ¡ ¡ ¡Conduct ¡execuBve ¡searches ¡

¡ ¡

• 5. ¡ ¡ ¡Handle ¡urgent ¡issues ¡

¡ ¡

• 6. ¡Ensure ¡an ¡annual ¡agenda ¡of ¡board ¡work ¡is ¡completed ¡in ¡line ¡with ¡the ¡
• rganizaBon’s ¡strategic ¡objecBves. ¡

¡ ¡

Governance ¡Commicee ¡

• 1. ¡ ¡ ¡ ¡Help ¡create ¡board ¡roles ¡and ¡responsibiliBes ¡
• 2. ¡ ¡ ¡ ¡Pay ¡acenBon ¡to ¡board ¡composiBon ¡
• 3. ¡ ¡ ¡ ¡Encourage ¡board ¡development ¡
• 4. ¡ ¡ ¡ ¡Assess ¡board ¡effecBveness ¡
• 5. ¡ ¡ ¡ ¡Prepare ¡board ¡leadership ¡
• 6. ¡ ¡ ¡ ¡Review ¡and ¡Revise ¡bylaws ¡as ¡necessary ¡ ¡

¡

Finance ¡Commicee ¡

1. Ensure ¡that ¡accurate ¡and ¡complete ¡financial ¡records ¡are ¡maintained ¡

¡

2. Ensure ¡that ¡accurate, ¡Bmely, ¡and ¡meaningful ¡financial ¡statements ¡ are ¡prepared ¡and ¡presented ¡to ¡the ¡board ¡

¡

3. Oversee ¡budget ¡preparaBon ¡and ¡financial ¡planning ¡

¡

4. Safeguard ¡the ¡organizaBon’s ¡assets ¡

¡

5. Help ¡the ¡full ¡board ¡understand ¡the ¡organizaBon’s ¡financial ¡affairs ¡

¡

6. Ensure ¡compliance ¡with ¡federal, ¡state, ¡and ¡other ¡requirements ¡ related ¡to ¡the ¡organizaBon’s ¡finances ¡ ¡ ¡

Development ¡Commicee ¡

1. Involve ¡and ¡moBvate ¡other ¡board ¡members ¡and ¡volunteers ¡in ¡culBvaBon ¡ and ¡solicitaBon ¡of ¡giGs ¡ 2. Help ¡to ¡develop ¡policies ¡for ¡board ¡and ¡staff ¡acBon ¡related ¡to ¡giG ¡ solicitaBon ¡and ¡recogniBon ¡ 3. Ensure ¡that ¡the ¡case ¡for ¡support ¡is ¡strong, ¡current ¡and ¡based ¡on ¡the ¡

• rganizaBon’s ¡mission ¡and ¡goals ¡

4. Help ¡to ¡develop ¡strategies ¡to ¡idenBfy ¡and ¡culBvate ¡major ¡giG ¡prospects ¡ 5. Provide ¡informaBon ¡on ¡environmental ¡factors ¡affecBng ¡fundraising ¡ among ¡the ¡organizaBons’ ¡consBtuencies ¡ 6. Help ¡to ¡evaluate ¡potenBal ¡prospects ¡for ¡increased ¡contribuBons ¡ 7. Help ¡to ¡develop ¡expectaBons ¡for ¡financial ¡contribuBons ¡from ¡the ¡board, ¡ and ¡providing ¡leadership ¡by ¡making ¡their ¡own ¡giGs ¡ 8. Solicit ¡giGs ¡at ¡levels ¡required ¡for ¡annual, ¡special ¡and ¡planned ¡giving ¡ programs ¡including ¡sending ¡personal ¡thank ¡you ¡lecers ¡ 9. ParBcipate ¡acBvely ¡in ¡special ¡events ¡and ¡providing ¡leadership ¡for ¡capital ¡ campaigns ¡

• 10. Work ¡with ¡special ¡event ¡& ¡project ¡subcommicees ¡

Program ¡Commicee ¡

1. Advise ¡the ¡board ¡on ¡industry ¡trends ¡and ¡strategic ¡challenges ¡ relaBng ¡to ¡the ¡mission ¡of ¡the ¡organizaBon, ¡and ¡assess ¡community ¡ need ¡for ¡programs ¡and ¡services. ¡ ¡ ¡ ¡ 2. Ensure ¡that ¡programs ¡are ¡developed ¡and ¡implemented ¡that ¡meet ¡ the ¡needs ¡of ¡the ¡community ¡and ¡achieve ¡desired ¡outcomes ¡ ¡ 3. IdenBfy ¡key ¡indicators ¡for ¡measuring ¡the ¡quality ¡and ¡success ¡of ¡ programs ¡ ¡ 4. Track ¡program ¡indicators ¡ ¡ 5. Plan ¡and ¡implement ¡strategies ¡to ¡increase ¡awareness ¡and ¡ parBcipaBon ¡in ¡programs ¡ ¡

Building ¡and ¡Grounds ¡Commicee ¡

1. Evaluate ¡strategic ¡locaBons ¡for ¡buildings, ¡programs ¡and ¡services ¡ based ¡on ¡community ¡need ¡and ¡ensure ¡that ¡a ¡long ¡range ¡facility ¡ master ¡plan ¡for ¡the ¡interpreBve ¡focus ¡of ¡buildings/grounds ¡is ¡ created ¡and ¡periodically ¡updated. ¡ ¡ ¡ ¡ 2. Ensure ¡that ¡a ¡preventaBve ¡maintenance ¡program ¡is ¡developed ¡ and ¡implemented ¡to ¡ensure ¡that ¡faciliBes ¡and ¡equipment ¡are ¡ adequate ¡and ¡appropriately ¡maintained. ¡ ¡ 3. Provide ¡input ¡and ¡direcBon ¡regarding ¡capital ¡budget ¡expenditures ¡ for ¡major ¡building ¡and ¡maintenance ¡requirements ¡for ¡the ¡

• rganizaBon. ¡

¡ 4. Monitor ¡the ¡capital ¡and ¡operaBng ¡expenditures ¡related ¡to ¡ building ¡projects ¡and ¡outcomes. ¡

And ¡remember… ¡

¡ “Never ¡doubt ¡that ¡a ¡small ¡group ¡of ¡commi>ed ¡ ci8zens ¡can ¡change ¡the ¡world, ¡because, ¡ indeed, ¡it ¡is ¡the ¡only ¡thing ¡that ¡ever ¡has.” ¡

~Margaret ¡Mead ¡

Ques:ons/Discussion ¡ ¡