Manchester City Council Sustainable Procurement Workshop 15 th - - PowerPoint PPT Presentation

Manchester ¡City ¡Council ¡ Sustainable ¡Procurement ¡Workshop ¡

15th ¡March ¡2012 ¡

Vicki ¡O’Kelly ¡

Agenda ¡

14.00 - 14.20 Introductions, purpose of the workshop and ‘Ice-Breaker’ 14.20 - 14.40 What is Sustainable Procurement and why is it important 14.40 - 14.55 Manchester City Council Sustainable Procurement Policy and the city’s Climate Change Action Plan - MACF 14.55 – 15.15 ‘Risks and Prioritising Action’ Break 15.30- 15.45 Case Study – Manchester Christmas Markets 15.45 – 15.55 Whole Life Costing and the Sustainable Procurement Process 15.55 Questions 16.00 Close

IntroducDons ¡/ ¡Ice ¡breaker ¡

Group ¡Exercise: ¡

• How ¡does ¡your ¡role ¡relate ¡to ¡procurement? ¡
• How ¡does ¡your ¡role ¡impact ¡on ¡the ¡environment? ¡

Please introduce yourselves: Who are you? What is your role? What is the 1 thing you would like to get out of today’s workshop?

Where ¡does ¡procurement ¡fit ¡in? ¡

Source: Defra 2006

Sustainability ¡Issues ¡– ¡Food ¡Supply ¡Chain ¡

Group ¡Exercise ¡

In ¡groups ¡of ¡3 ¡or ¡4 ¡– ¡discuss ¡some ¡of ¡ the ¡key ¡sustainability ¡issues ¡ around ¡the ¡food ¡supply ¡chain ¡

• Food ¡waste ¡
• Transport ¡ ¡-­‑ ¡food ¡miles ¡ ¡
• Water ¡Usage ¡-­‑ ¡agriculture ¡
• Biodiversity ¡– ¡loss ¡of ¡habitats ¡
• Labour ¡– ¡fair ¡labour ¡pracDces ¡
• Health ¡– ¡healthy ¡food ¡iniDaDves ¡
• Animal ¡Welfare ¡ ¡
• Socio-­‑Cultural ¡ ¡-­‑ ¡halal ¡
• Seasonal ¡Produce ¡– ¡local ¡vs ¡global ¡
• ­‑ ¡ ¡Impact ¡on ¡Climate ¡Change ¡

Manchester ¡City ¡Council’s ¡Sustainable ¡ Procurement ¡Policy ¡and ¡Climate ¡Change ¡ AcDon ¡Plan ¡

Managing ¡and ¡PrioriDsing ¡Risks ¡

• Sustainable ¡procurement ¡should ¡be ¡seen ¡as ¡part ¡of ¡the ¡process ¡of ¡

managing ¡business ¡risk ¡

• PrioriDsaDon ¡techniques ¡allowed ¡effort ¡to ¡be ¡targeted ¡at ¡contracts ¡where ¡

the ¡maximum ¡benefit ¡can ¡be ¡achieved. ¡ ¡

• Focus ¡resources ¡in ¡areas ¡with ¡greatest ¡potenDal ¡to ¡improve ¡sustainability ¡– ¡

not ¡just ¡easy ¡wins ¡

• PrioriDsing ¡Risk ¡-­‑ ¡Methodology ¡

Break ¡

Sustainable ¡Procurement ¡Policy ¡Drivers ¡

5 broad areas for action.

• • Policy and Communications
• • People
• • Procurement Process
• • Engaging Suppliers
• • Measurement and Results

ExisDng ¡Good ¡PracDce ¡

• Case ¡Study ¡Example: ¡Manchester ¡Christmas ¡Markets ¡

– Waste ¡diverted ¡from ¡landfill ¡ – Energy ¡/ ¡Fuel ¡reducDon ¡ – Transport ¡ – CommunicaDon ¡ – Local ¡Sourcing ¡ – Economies ¡of ¡Scale ¡

Group Exercise What other areas of environmental good practice are you currently involved with/aware of?

Whole ¡Life ¡CosDng ¡

PRICE QUALITY SERVICE DELIVERY MAINTENANCE DISPOSAL / END OF LIFE

THE PRICEBERG

Sustainable ¡Procurement ¡Process ¡

EU ¡Legal ¡Frameworks

Treaty of the European Union

►

The following principles must always be respected for any public procurement action regardless of value: – Free movement of goods – Freedom to provide services – Non-discrimination – Equal treatment – Transparency – Proportionality – Mutual recognition – Best value for money

The procurement laws define the process “HOW” to procure (including defining your requirements) but not WHAT to buy.

IdenDfy ¡Need ¡

• Challenge ¡needs ¡vs ¡wants ¡
• Who ¡needs ¡to ¡be ¡involved? ¡
• Consider ¡shiaing ¡from ¡products ¡to ¡services ¡
• Define ¡clearly ¡what ¡you ¡want ¡to ¡buy. ¡You ¡can ¡address ¡

sustainability ¡in ¡the ¡Dtle/subject ¡macer! ¡

¡ ¡i.e. ¡Sustainable ¡workplace ¡management ¡

PQQ ¡Stage ¡

Proposed ¡New ¡MCC ¡PQQ ¡QuesDons ¡

• Limited ¡to ¡5 ¡core ¡quesDons: ¡
• 1 ¡quesDon ¡on ¡EMS ¡system ¡and ¡good ¡pracDce ¡environmental ¡processes ¡
• 1 ¡quesDon ¡on ¡Employee ¡training ¡-­‑ ¡linked ¡to ¡environmental ¡issues ¡of ¡

relevance ¡to ¡the ¡contract ¡

• 1 ¡quesDon ¡on ¡supply ¡chain ¡engagement ¡on ¡sustainability ¡issues ¡
• 1 ¡quesDon ¡on ¡carbon ¡reducDon/GHG ¡reporDng ¡– ¡linked ¡to ¡Manchester’s ¡

Climate ¡Change ¡AcDon ¡Plan ¡

• 1 ¡quesDon ¡linked ¡to ¡MCC’s ¡Sustainable ¡Procurement ¡Policy ¡(under ¡review) ¡
• 1 ¡opDonal ¡quesDon ¡on ¡breach ¡of ¡environmental ¡legislaDon ¡– ¡where ¡

relevant ¡to ¡contract ¡

ITT ¡Stage

¡

You ¡can ¡request ¡the ¡following: ¡

• Requirement ¡to ¡meet ¡certain ¡standards ¡(or ¡equivalent) ¡as ¡a ¡minimum ¡
• The ¡type ¡of ¡materials ¡to ¡be ¡contained ¡in ¡a ¡product ¡(e.g. ¡wood/recycled ¡

materials) ¡

• Avoidance ¡of ¡certain ¡materials ¡contained ¡in ¡or ¡on ¡a ¡product ¡
• Methodology ¡and ¡processes ¡through ¡which ¡the ¡product ¡was ¡produced ¡
• Running ¡costs ¡and ¡waste ¡associated ¡with ¡the ¡product’s ¡lifeDme/service ¡
• TransportaDon ¡costs ¡associated ¡with ¡deliveries ¡and ¡local ¡supply ¡
• Disposal ¡methods ¡and ¡waste ¡costs ¡associated ¡with ¡the ¡lifeDme ¡of ¡the ¡

product ¡

• Prescribe ¡that ¡products ¡must ¡meet ¡eco-­‑label ¡criteria ¡-­‑ ¡but ¡must ¡accept ¡other ¡

forms ¡of ¡proof ¡

• Specify ¡the ¡funcDon ¡rather ¡than ¡defining ¡the ¡exact ¡technical ¡characterisDcs ¡

Contract ¡Stage

¡

Example ¡Low ¡Carbon ¡Contract ¡Clauses ¡

 a ¡requirement ¡to ¡take ¡back ¡packaging ¡  delivery ¡/ ¡packaging ¡of ¡goods ¡in ¡bulk ¡  delivery ¡of ¡goods ¡in ¡re-­‑usable ¡containers ¡  recovery, ¡recycling ¡or ¡re-­‑use ¡of ¡waste ¡ ¡-­‑ ¡by ¡the ¡supplier ¡  transport ¡and ¡delivery ¡of ¡chemicals ¡(like ¡cleaning ¡products) ¡in ¡concentrate ¡ and ¡diluDon ¡at ¡the ¡place ¡of ¡use ¡  a ¡mode ¡of ¡environmentally ¡sound ¡transport ¡(if ¡it ¡does ¡not ¡lead ¡to ¡ discriminaDon) ¡  deliveries ¡made ¡outside ¡of ¡peak ¡traffic ¡Dmes ¡  development ¡of ¡a ¡sustainable ¡improvement ¡plan ¡  environmental ¡performance ¡indicators ¡

Key ¡Messages ¡

• Promote ¡awareness ¡amongst ¡suppliers ¡and ¡ensure ¡they ¡are ¡

aware ¡of ¡the ¡Council’s ¡Sustainable ¡Procurement ¡Policy ¡

• Encourage ¡suppliers ¡to ¡introduce ¡more ¡sustainable ¡goods ¡and ¡

services ¡at ¡compeDDve ¡prices ¡

• Encourage ¡suppliers ¡to ¡bring ¡forward ¡innovaDve ¡soluDons ¡to ¡

environmental ¡and ¡social ¡problems ¡

• Encourage ¡the ¡purchase ¡of ¡products ¡where ¡evidence ¡that ¡

producers ¡are ¡fairly ¡paid ¡and ¡work ¡in ¡reasonable ¡condiDons ¡is ¡ provided, ¡parDcularly ¡where ¡the ¡products ¡originate ¡from ¡ sources ¡overseas ¡ ¡

Useful ¡Sources ¡of ¡InformaDon ¡

¡Sustainable ¡Procurement ¡intranet ¡pages: ¡ ¡ hcp://intranet.mcc.local/neighbourhood/ envStrat/Pages/Sustainable %20Procurement.aspx ¡ ¡ Sustainable ¡Procurement ¡Policy ¡ ¡ hcp://www.manchester.gov.uk/info/ 200095/tenders_and_contracts/2612/ business_opportuniDes_with_manchester_ city_council/15 ¡ ¡ MACF: ¡Climate ¡Change ¡AcDon ¡Plan ¡ ¡ WWW.manchesterclimate.com ¡ ¡ www.acDonsustainability.com ¡ www.bitc.org.uk ¡ www.business-­‑business.co.uk ¡ www.cips.org ¡ www.environment-­‑agency.gov.uk ¡ www.envirowise.gov.uk ¡ www.forumforthefuture.org ¡ www.iema.net ¡ www.londonremade.com ¡ www.netregs.gov.uk/netregs ¡ www.carbontrust.co.uk ¡ www.sustainable-­‑ ¡development.gov.uk ¡ ¡ www.wrap.org ¡

Thank ¡You ¡

Vicki ¡O’Kelly ¡ vicki@greenblueskies.co.uk ¡ 07952 ¡781156 ¡