Discussion Points Overview of ICD Anatomy of ICD-10 - - PowerPoint PPT Presentation

ICD-­‑10 ¡Presenta/on ¡#1 ¡

for ¡Revolu/onEHR ¡Users ¡ June ¡3, ¡2015 ¡

¡ ScoA ¡Jens, ¡OD, ¡FAAO ¡

CEO, ¡Revolu/onEHR ¡

Discussion ¡Points ¡

• Overview ¡of ¡ICD ¡
• Anatomy ¡of ¡ICD-­‑10 ¡
• Choosing ¡ICD-­‑10 ¡Codes ¡
• Summarizing ¡Steps ¡You ¡Will ¡Experience ¡as ¡a ¡

Revolu/onEHR ¡user ¡ ¡

Overview ¡of ¡ICD ¡

• Interna/onal ¡Classifica/on ¡of ¡Diseases ¡
• World ¡Health ¡Organiza/on ¡(WHO) ¡
• Started ¡in ¡1900 ¡with ¡ICD-­‑1 ¡
• ICD-­‑9 ¡is ¡the ¡disease/problem/condi/on ¡code ¡for ¡

US ¡provider ¡claims ¡through ¡September ¡30, ¡2015 ¡

• ICD-­‑10 ¡is ¡the ¡updated ¡coding ¡& ¡documenta/on ¡

system ¡that ¡will ¡be ¡used ¡for ¡US ¡provider ¡claims ¡

• n ¡October ¡1, ¡2015 ¡

¡

ICD-­‑9 ¡

• Almost ¡14,000 ¡codes ¡
• Used ¡in ¡US ¡since ¡1979 ¡
• No ¡documenta/on ¡
• Laterality ¡
• Per/nent ¡nega/ves ¡
• Context ¡
• 3-­‑5 ¡characters ¡
• Always ¡three ¡characters ¡minimum, ¡with ¡two ¡op/onal ¡

a\er ¡decimal ¡

¡

ICD-­‑10 ¡

• Over ¡68,000 ¡diagnosis ¡codes ¡ ¡
• ICD-­‑10-­‑CM ¡(Clinical ¡Modifica/on) ¡has ¡21 ¡chapters, ¡about ¡10 ¡have ¡codes ¡

that ¡relate ¡to ¡eye ¡care ¡delivery ¡

• Up ¡to ¡7 ¡characters, ¡3-­‑7 ¡alpha-­‑numeric ¡
• First ¡character ¡alpha, ¡2nd ¡numeric, ¡not ¡case ¡sensi/ve ¡
• Documenta/on ¡of: ¡ ¡
• Laterality ¡(key ¡excep/ons: ¡ ¡AMD, ¡POAG, ¡DM ¡Ret, ¡Presbyopia) ¡
• Per/nent ¡nega/ves ¡
• Context ¡(e.g. ¡MVA, ¡on ¡a ¡residen/al ¡street, ¡tex/ng ¡while ¡driving, ¡

figh/ng ¡with ¡in-­‑laws) ¡

• State ¡of ¡care ¡(ini/al, ¡subsequent, ¡sequela) ¡

¡

ICD-­‑11, ¡up ¡next… ¡

• WHO ¡undertaking ¡development ¡with ¡plan ¡for ¡

final ¡endorsement ¡in ¡2015 ¡and ¡release ¡in ¡2017 ¡

• Will ¡align ¡with ¡SNOMED ¡coding ¡
• Expanded ¡mul/linguality ¡
• Enhanced ¡“Content ¡Model” ¡will ¡guide ¡users ¡ ¡
• Each ¡disease ¡will ¡have ¡defini/ons ¡that ¡give ¡key ¡

descrip/ons ¡and ¡guidance ¡on ¡the ¡meaning ¡of ¡the ¡ code ¡in ¡human ¡readable ¡terms ¡

¡

ICD-­‑10 ¡Peculiarity ¡

• 39,000 ¡codes ¡for ¡injury ¡and ¡poisoning ¡
• Mul/ple ¡codes ¡due ¡to ¡laterality ¡
• NOTE: ¡ ¡some ¡codes ¡do ¡not ¡have ¡laterality ¡
• AMD, ¡POAG, ¡Diabe/c ¡Re/nopathy, ¡Presbyopia ¡
• O ¡is ¡only ¡in ¡the ¡first ¡posi/on ¡
• All ¡other ¡round ¡figures ¡are ¡zeroes ¡
• X ¡is ¡a ¡placeholder ¡or ¡allows ¡for ¡future ¡expansion ¡
• 7th ¡posi/on ¡codes ¡for ¡trauma ¡
• A ¡= ¡Ini/al ¡encounter ¡
• D ¡= ¡Subsequent ¡encounter ¡
• S ¡= ¡Sequela ¡(resul/ng ¡from) ¡

Crosswalking ¡

• Called ¡General ¡Equivalence ¡Mapping ¡(GEM) ¡
• Iden/fies ¡the ¡1-­‑to-­‑n ¡mapping ¡from ¡ICD-­‑9 ¡to ¡-­‑10 ¡
• No ¡match: ¡ ¡3% ¡
• 1-­‑to-­‑1 ¡match: ¡ ¡24% ¡
• 1-­‑to-­‑1 ¡approximate ¡match ¡with ¡1 ¡choice: ¡ ¡49% ¡
• 1-­‑to-­‑1 ¡approximate ¡match ¡with ¡Mult ¡choices: ¡ ¡19% ¡
• 1-­‑to-­‑many ¡match ¡with ¡1 ¡or ¡many ¡scenarios: ¡ ¡5% ¡

Anatomy ¡of ¡ICD-­‑10 ¡

• 3-­‑7 ¡alpha-­‑numeric ¡
• First ¡character ¡alpha ¡(not ¡case ¡sensi/ve) ¡
• Second ¡character ¡numeric ¡
• Truly ¡considered ¡clinical ¡documenta/on ¡ ¡
• Example: ¡ ¡Primary ¡Open ¡Angle ¡Glaucoma ¡

H40.11X1

Glaucoma Open Angle Primary Placeholder Mild Stage

Choosing ¡ICD-­‑10 ¡in ¡Clinical ¡Care ¡

• Iden/fy ¡the ¡disease ¡and ¡consider ¡the ¡context ¡
• Laterality ¡when ¡appropriate: ¡
• 1 ¡in ¡the ¡last ¡posi/on ¡= ¡Right ¡Eye ¡
• 2 ¡in ¡the ¡last ¡posi/on ¡= ¡Le\ ¡Eye ¡
• 3 ¡in ¡the ¡last ¡posi/on ¡= ¡Bilateral ¡
• Per/nent ¡nega/ve, ¡with/without: ¡

– 1 ¡in ¡the ¡sixth ¡posi/on ¡means ¡“with”: ¡ ¡E11.321 ¡– ¡T2D, ¡mild ¡NPDR, ¡with ¡DME ¡ – 9 ¡in ¡the ¡sixth ¡posi/on ¡“without”: ¡ ¡E11.329 ¡– ¡T2D, ¡mild ¡NPDR, ¡without ¡DME ¡

ICD-­‑10 ¡for ¡Eyes ¡

• H00-­‑H59: ¡ ¡Diseases ¡of ¡eye ¡and ¡adnexa ¡
• H00-­‑H05 ¡ ¡Eyelid, ¡lacrimal ¡system, ¡orbit ¡
• H10-­‑H11 ¡ ¡Conjunc/va ¡
• H15-­‑H22 ¡ ¡Sclera, ¡cornea, ¡iris, ¡ciliary ¡body ¡
• H25-­‑H28 ¡ ¡Crystalline ¡lens ¡
• H30-­‑H36 ¡ ¡Choroid, ¡re/na ¡
• H40-­‑H42 ¡ ¡Glaucoma ¡
• H43-­‑H44 ¡ ¡Vitreous ¡body, ¡globe ¡

¡

ICD-­‑10 ¡for ¡Eyes ¡

• H00-­‑H59: ¡ ¡Diseases ¡of ¡eye ¡and ¡adnexa ¡
• H46-­‑H47 ¡ ¡Op/c ¡nerve, ¡visual ¡pathways ¡
• H49-­‑H52 ¡ ¡Muscles, ¡binocular ¡movement, ¡

accommoda/on, ¡refrac/ve ¡error ¡

• H53-­‑H54 ¡ ¡Visual ¡disturbances, ¡blindness ¡
• H55-­‑H57 ¡ ¡Nystagmus, ¡Other ¡disorders ¡
• H59 ¡ ¡ ¡Intraopera/ve ¡and ¡post-­‑procedural ¡

complica/ons/disorders ¡of ¡eye ¡and ¡adnexa, ¡not ¡ elsewhere ¡classified ¡

¡

Preparing ¡for ¡October ¡1: ¡ Clearinghouses ¡

• If ¡you ¡are ¡not ¡using ¡an ¡electronic ¡clearinghouse, ¡

review ¡CMS ¡resources ¡to ¡par/cipate ¡in ¡tes/ng ¡ claim ¡submission ¡from ¡EHR ¡to ¡CMS ¡

• If ¡you ¡use ¡an ¡electronic ¡clearinghouse: ¡
• They ¡test ¡submission ¡from ¡clearinghouse ¡to ¡CMS ¡

(back-­‑end ¡tes/ng) ¡

• TrizeAo/Gateway ¡has ¡passed ¡their ¡back-­‑end ¡tes/ng ¡
• Apex ¡has ¡passed ¡their ¡back-­‑end ¡tes/ng ¡

Preparing ¡for ¡October ¡1: ¡ ¡RevEHR ¡ Tes/ng ¡with ¡Clearinghouses ¡

• You ¡do ¡not ¡need ¡to ¡test ¡with ¡clearinghouses ¡or ¡

CMS ¡(it’s ¡your ¡discre/on) ¡ ¡

• Our ¡tes/ng ¡with ¡TrizeAo ¡and ¡Apex ¡has ¡been ¡

done ¡successfully ¡

• Files ¡syntac/cally ¡correct ¡
• 3-­‑7 ¡characters ¡including ¡“X” ¡placeholder ¡
• Up ¡to ¡12 ¡diagnosis ¡codes ¡on ¡a ¡claim ¡
• Up ¡to ¡4 ¡pointers ¡per ¡service ¡line ¡item ¡

Preparing ¡for ¡October ¡1: ¡Coding ¡

• EHR ¡will ¡likely ¡dictate ¡coding ¡that ¡can ¡be ¡applied ¡

to ¡claims ¡based ¡upon ¡the ¡Oct. ¡1 ¡date ¡

– ICD-­‑9 ¡only ¡paid ¡through ¡Sept. ¡30 ¡ – ICD-­‑10 ¡required ¡for ¡payment ¡on/a\er ¡Oct. ¡1 ¡

• Filters ¡at ¡the ¡clearinghouse ¡may ¡help ¡iden/fy ¡

mistakes ¡on ¡claims ¡

– Consider ¡use ¡of ¡RevCycle ¡outsourcing ¡for ¡claims ¡filing ¡ and ¡processing ¡

Preparing ¡for ¡October ¡1: ¡Team ¡

• Billing ¡team ¡and ¡doctor ¡must ¡manage: ¡

– Master ¡Problem ¡(Diagnosis) ¡List ¡ – Same-­‑day ¡Encounter ¡Coding ¡

• If ¡you ¡have ¡filtered ¡down ¡to ¡limited ¡ICD-­‑9 ¡codes, ¡

you ¡will ¡have ¡more ¡effort ¡to ¡deal ¡with ¡the ¡ specificity ¡of ¡ICD-­‑10 ¡

– Unspecified ¡codes ¡in ¡ICD-­‑10 ¡will ¡be ¡targets ¡for ¡ rejec/ons ¡

Revolu/onEHR’s ¡Path ¡to ¡ICD-­‑10 ¡

• ICD-­‑10 ¡Codes ¡were ¡loaded ¡in ¡2014 ¡
• Common ¡ICD-­‑10 ¡Diagnosis ¡List ¡

– Being ¡delivered ¡in ¡release ¡6.2.9 ¡(end ¡June) ¡

þ ☐

Revolu/onEHR’s ¡Commitments ¡

• The ¡Diagnoses ¡listed ¡in ¡the ¡Dx ¡History ¡

component, ¡in ¡the ¡Assessment ¡screen ¡of ¡the ¡ pa/ent ¡encounter, ¡and ¡in ¡the ¡RFV ¡screen’s ¡Dx/ CPI ¡History ¡lookup ¡will ¡all ¡be ¡updated ¡when ¡the ¡ pa/ent’s ¡codes ¡are ¡transi/oned ¡to ¡ICD-­‑10 ¡

• Invoice ¡Dx ¡code ¡lookups ¡will ¡allow ¡views ¡of ¡both ¡

ICD-­‑9 ¡and ¡ICD-­‑10 ¡

Revolu/onEHR’s ¡Commitments ¡

• Each ¡diagnosis ¡code ¡will ¡have ¡its ¡own ¡line ¡with ¡

clear ¡indica/on ¡of ¡ICD-­‑9 ¡or ¡ICD-­‑10 ¡

• The ¡list ¡can ¡be ¡filtered ¡and ¡may ¡be ¡automa/cally ¡

filtered ¡to ¡a ¡default ¡view ¡of ¡only ¡ICD-­‑10 ¡– ¡TBD ¡

• If ¡you ¡aAempt ¡to ¡apply ¡an ¡ICD-­‑10 ¡code ¡to ¡a ¡CPT ¡

Service ¡code, ¡a ¡Warning ¡message ¡will ¡ask ¡you ¡if ¡ you ¡intend ¡to ¡proceed ¡

– This ¡needs ¡to ¡be ¡allowed ¡for ¡any ¡test ¡submissions ¡ through ¡Sept. ¡30 ¡

Revolu/onEHR’s ¡Commitments ¡

• Any ¡pre-­‑Sept. ¡30 ¡claim ¡that ¡contains ¡an ¡ICD-­‑10 ¡

code ¡will ¡have ¡that ¡code ¡stripped ¡off ¡so ¡the ¡claim ¡ can ¡proceed ¡to ¡payment ¡

– Serng ¡available ¡in ¡6.2.7 ¡release ¡to ¡dictate ¡primary ¡ codes ¡on ¡claims ¡

• Revolu/onEHR ¡is ¡compliant ¡with ¡the ¡5010 ¡(837) ¡/ ¡

CMS ¡1500 ¡form ¡format ¡and ¡all ¡claim ¡genera/on ¡ requirements ¡for ¡ICD-­‑10 ¡

Revolu/onEHR’s ¡Conversion ¡Tools ¡

• ICD-­‑9 ¡codes ¡that ¡map ¡1-­‑to-­‑1 ¡(24%) ¡and ¡1-­‑to-­‑

approximately-­‑1 ¡(49%) ¡will ¡be ¡automa/cally ¡ converted ¡into ¡a ¡new ¡ICD-­‑10 ¡lis/ng ¡in ¡the ¡MPL ¡

• ICD-­‑9 ¡codes ¡that ¡cannot ¡be ¡converted ¡will ¡be ¡

marked ¡with ¡an ¡icon ¡sugges/ng ¡the ¡need ¡to ¡ manually ¡convert ¡the ¡code ¡

Revolu/onEHR’s ¡Conversion ¡Tools ¡

• The ¡“Convert” ¡buAon ¡allows ¡any ¡ICD-­‑9 ¡code ¡to ¡

undergo ¡General ¡Equivalence ¡Mapping ¡

– Full-­‑screen ¡pop-­‑up ¡will ¡show ¡all ¡GEM ¡op/ons ¡ – Some ¡cases ¡will ¡demand ¡selec/ons ¡for ¡laterality ¡

• ICD-­‑9 ¡codes ¡that ¡are ¡automa/cally ¡converted ¡to ¡

non-­‑preferred ¡ICD-­‑10 ¡codes ¡can ¡undergo ¡Manual ¡ Conversion ¡

– The ¡automa/cally-­‑selected ¡ini/al ¡ICD-­‑10 ¡will ¡need ¡to ¡ be ¡resolved, ¡it ¡cannot ¡be ¡deleted ¡

Revolu/onEHR’s ¡Conversion ¡Tools ¡

• Revolu/onEHR ¡will ¡include ¡rules ¡for ¡mapping ¡of ¡

codes ¡where ¡2 ¡or ¡more ¡ICD-­‑9 ¡codes ¡will ¡lead ¡to ¡

• ne ¡ICD-­‑10 ¡code ¡

– Some ¡manual ¡selec/on ¡s/ll ¡needed ¡in ¡many ¡cases ¡

• While ¡mapping ¡will ¡be ¡done ¡1-­‑to-­‑1 ¡or ¡2-­‑or-­‑more-­‑

to-­‑1, ¡Revolu/onEHR ¡will ¡not ¡support ¡1-­‑to-­‑2 ¡ conversions ¡

– New ¡ICD-­‑10 ¡lookups ¡will ¡need ¡to ¡be ¡done ¡as ¡needed ¡

Revolu/onEHR’s ¡CPI ¡Process ¡

• When ¡the ¡ICD-­‑10 ¡codes ¡are ¡fully ¡listed, ¡any ¡that ¡

came ¡from ¡an ¡ICD-­‑9 ¡conversion ¡will ¡show ¡all ¡ historical ¡Care ¡Plan ¡Items ¡(CPIs) ¡

– If ¡more ¡than ¡one ¡ICD-­‑9 ¡was ¡used ¡to ¡build ¡an ¡ICD-­‑10, ¡ all ¡of ¡the ¡combined ¡CPIs ¡will ¡be ¡listed ¡with ¡the ¡ICD-­‑10 ¡

• When ¡an ¡ICD-­‑10 ¡code ¡has ¡come ¡from ¡an ¡ICD-­‑9 ¡

conversion, ¡the ¡original ¡Dx ¡Date ¡will ¡be ¡ transferred ¡to ¡the ¡ICD-­‑10 ¡code ¡

– CPIs ¡will ¡s/ll ¡carry ¡their ¡original, ¡historic ¡da/ng ¡

Revolu/onEHR’s ¡Big ¡Step ¡

• Examina/on ¡findings ¡will ¡be ¡mapped ¡into ¡an ¡

“Auto-­‑Findings” ¡lis/ng ¡

– Refrac/ve ¡Codes ¡from ¡Final ¡Refrac/on ¡with ¡Prism ¡ – Medical ¡Dx ¡Codes ¡from ¡Slit ¡Lamp, ¡Fundus, ¡Op/c ¡ Nerve ¡

• Click ¡it, ¡Assess ¡it, ¡Diagnose ¡it! ¡

Auto-Findings

Example ¡Pa/ent ¡1: ¡ICD-­‑9 ¡MPL ¡

Pa/ent ¡1: ¡Conversion ¡View ¡

Pa/ent ¡1: ¡Vitreous ¡Lookup ¡View ¡

Pa/ent ¡1: ¡ ¡ICD-­‑10 ¡MPL ¡

Example ¡Pa/ent ¡2: ¡ICD-­‑9 ¡MPL ¡

Pa/ent ¡2: ¡Conversion ¡View ¡

Pa/ent ¡2: ¡ ¡ICD-­‑10 ¡MPL ¡

Conclusions ¡

• Revolu/onEHR ¡is ¡suppor/ng ¡claim ¡crea/on ¡

requirements ¡and ¡front-­‑end ¡tes/ng ¡ ¡

• Revolu/onEHR ¡users ¡will ¡be ¡receiving ¡rhythmic ¡

enhancements ¡to ¡make ¡Oct. ¡1 ¡as ¡easy ¡as ¡possible ¡

• Every ¡prac/ce ¡must ¡be ¡prepared ¡for ¡effort ¡on ¡

each ¡pa/ent ¡to ¡be ¡certain ¡that ¡the ¡transi/on ¡to ¡ ICD-­‑10 ¡is ¡successful ¡

Contact ¡Informa/on ¡& ¡Resources ¡

sjens@revolu/onehr.com ¡ customersupport@revolu/onehr.com ¡ ¡ ¡

CMS: ¡ ¡hAp://www.cms.gov/Medicare/Coding/ICD10/ProviderResources.html ¡ ¡ MGMA: ¡ ¡hAp://www.mgma.com/icd-­‑10-­‑5010-­‑implementa/on ¡ ¡