ICD-‑10 ¡Presenta/on ¡#1 ¡ for ¡Revolu/onEHR ¡Users ¡ June ¡3, ¡2015 ¡ ¡ ScoA ¡Jens, ¡OD, ¡FAAO ¡ CEO, ¡Revolu/onEHR ¡
Discussion ¡Points ¡ • Overview ¡of ¡ICD ¡ • Anatomy ¡of ¡ICD-‑10 ¡ • Choosing ¡ICD-‑10 ¡Codes ¡ • Summarizing ¡Steps ¡You ¡Will ¡Experience ¡as ¡a ¡ Revolu/onEHR ¡user ¡ ¡
Overview ¡of ¡ICD ¡ • Interna/onal ¡Classifica/on ¡of ¡Diseases ¡ • World ¡Health ¡Organiza/on ¡(WHO) ¡ • Started ¡in ¡1900 ¡with ¡ICD-‑1 ¡ • ICD-‑9 ¡is ¡the ¡disease/problem/condi/on ¡code ¡for ¡ US ¡provider ¡claims ¡through ¡September ¡30, ¡2015 ¡ • ICD-‑10 ¡is ¡the ¡updated ¡coding ¡& ¡documenta/on ¡ system ¡that ¡will ¡be ¡used ¡for ¡US ¡provider ¡claims ¡ on ¡October ¡1, ¡2015 ¡ ¡
ICD-‑9 ¡ • Almost ¡14,000 ¡codes ¡ • Used ¡in ¡US ¡since ¡1979 ¡ • No ¡documenta/on ¡ • Laterality ¡ • Per/nent ¡nega/ves ¡ • Context ¡ • 3-‑5 ¡characters ¡ • Always ¡three ¡characters ¡minimum, ¡with ¡two ¡op/onal ¡ a\er ¡decimal ¡ ¡
ICD-‑10 ¡ • Over ¡68,000 ¡diagnosis ¡codes ¡ ¡ • ICD-‑10-‑CM ¡(Clinical ¡Modifica/on) ¡has ¡21 ¡chapters, ¡about ¡10 ¡have ¡codes ¡ that ¡relate ¡to ¡eye ¡care ¡delivery ¡ • Up ¡to ¡7 ¡characters, ¡3-‑7 ¡alpha-‑numeric ¡ • First ¡character ¡alpha, ¡2 nd ¡numeric, ¡not ¡case ¡sensi/ve ¡ • Documenta/on ¡of: ¡ ¡ • Laterality ¡(key ¡excep/ons: ¡ ¡AMD, ¡POAG, ¡DM ¡Ret, ¡Presbyopia) ¡ • Per/nent ¡nega/ves ¡ • Context ¡(e.g. ¡MVA, ¡on ¡a ¡residen/al ¡street, ¡tex/ng ¡while ¡driving, ¡ figh/ng ¡with ¡in-‑laws) ¡ • State ¡of ¡care ¡(ini/al, ¡subsequent, ¡sequela) ¡ ¡
ICD-‑11, ¡up ¡next… ¡ • WHO ¡undertaking ¡development ¡with ¡plan ¡for ¡ final ¡endorsement ¡in ¡2015 ¡and ¡release ¡in ¡2017 ¡ • Will ¡align ¡with ¡SNOMED ¡coding ¡ • Expanded ¡mul/linguality ¡ • Enhanced ¡“Content ¡Model” ¡will ¡guide ¡users ¡ ¡ • Each ¡disease ¡will ¡have ¡defini/ons ¡that ¡give ¡key ¡ descrip/ons ¡and ¡guidance ¡on ¡the ¡meaning ¡of ¡the ¡ code ¡in ¡human ¡readable ¡terms ¡ ¡
ICD-‑10 ¡Peculiarity ¡ • 39,000 ¡codes ¡for ¡injury ¡and ¡poisoning ¡ • Mul/ple ¡codes ¡due ¡to ¡laterality ¡ • NOTE: ¡ ¡some ¡codes ¡do ¡not ¡have ¡laterality ¡ • AMD, ¡POAG, ¡Diabe/c ¡Re/nopathy, ¡Presbyopia ¡ • O ¡is ¡only ¡in ¡the ¡first ¡posi/on ¡ • All ¡other ¡round ¡figures ¡are ¡zeroes ¡ • X ¡is ¡a ¡placeholder ¡or ¡allows ¡for ¡future ¡expansion ¡ • 7 th ¡posi/on ¡codes ¡for ¡trauma ¡ • A ¡= ¡Ini/al ¡encounter ¡ • D ¡= ¡Subsequent ¡encounter ¡ • S ¡= ¡Sequela ¡(resul/ng ¡from) ¡
Crosswalking ¡ • Called ¡General ¡Equivalence ¡Mapping ¡(GEM) ¡ • Iden/fies ¡the ¡1-‑to-‑n ¡mapping ¡from ¡ICD-‑9 ¡to ¡-‑10 ¡ • No ¡match: ¡ ¡3% ¡ • 1-‑to-‑1 ¡match: ¡ ¡24% ¡ • 1-‑to-‑1 ¡approximate ¡match ¡with ¡1 ¡choice: ¡ ¡49% ¡ • 1-‑to-‑1 ¡approximate ¡match ¡with ¡Mult ¡choices: ¡ ¡19% ¡ • 1-‑to-‑many ¡match ¡with ¡1 ¡or ¡many ¡scenarios: ¡ ¡5% ¡
Anatomy ¡of ¡ICD-‑10 ¡ • 3-‑7 ¡alpha-‑numeric ¡ • First ¡character ¡alpha ¡(not ¡case ¡sensi/ve) ¡ • Second ¡character ¡numeric ¡ • Truly ¡considered ¡clinical ¡documenta/on ¡ ¡ • Example: ¡ ¡Primary ¡Open ¡Angle ¡Glaucoma ¡ H40.11X1 Glaucoma Mild Stage Open Angle Primary Placeholder
Choosing ¡ICD-‑10 ¡in ¡Clinical ¡Care ¡ • Iden/fy ¡the ¡disease ¡and ¡consider ¡the ¡context ¡ • Laterality ¡when ¡appropriate: ¡ • 1 ¡in ¡the ¡last ¡posi/on ¡= ¡Right ¡Eye ¡ • 2 ¡in ¡the ¡last ¡posi/on ¡= ¡Le\ ¡Eye ¡ • 3 ¡in ¡the ¡last ¡posi/on ¡= ¡Bilateral ¡ • Per/nent ¡nega/ve, ¡with/without: ¡ – 1 ¡in ¡the ¡sixth ¡posi/on ¡means ¡“with”: ¡ ¡E11.321 ¡– ¡T2D, ¡mild ¡NPDR, ¡with ¡DME ¡ – 9 ¡in ¡the ¡sixth ¡posi/on ¡“without”: ¡ ¡E11.329 ¡– ¡T2D, ¡mild ¡NPDR, ¡ without ¡DME ¡
ICD-‑10 ¡for ¡Eyes ¡ • H00-‑H59: ¡ ¡Diseases ¡of ¡eye ¡and ¡adnexa ¡ • H00-‑H05 ¡ ¡Eyelid, ¡lacrimal ¡system, ¡orbit ¡ • H10-‑H11 ¡ ¡Conjunc/va ¡ • H15-‑H22 ¡ ¡Sclera, ¡cornea, ¡iris, ¡ciliary ¡body ¡ • H25-‑H28 ¡ ¡Crystalline ¡lens ¡ • H30-‑H36 ¡ ¡Choroid, ¡re/na ¡ • H40-‑H42 ¡ ¡Glaucoma ¡ • H43-‑H44 ¡ ¡Vitreous ¡body, ¡globe ¡ ¡
ICD-‑10 ¡for ¡Eyes ¡ • H00-‑H59: ¡ ¡Diseases ¡of ¡eye ¡and ¡adnexa ¡ • H46-‑H47 ¡ ¡Op/c ¡nerve, ¡visual ¡pathways ¡ • H49-‑H52 ¡ ¡Muscles, ¡binocular ¡movement, ¡ accommoda/on, ¡refrac/ve ¡error ¡ • H53-‑H54 ¡ ¡Visual ¡disturbances, ¡blindness ¡ • H55-‑H57 ¡ ¡Nystagmus, ¡Other ¡disorders ¡ • H59 ¡ ¡ ¡Intraopera/ve ¡and ¡post-‑procedural ¡ complica/ons/disorders ¡of ¡eye ¡and ¡adnexa, ¡not ¡ elsewhere ¡classified ¡ ¡
Preparing ¡for ¡October ¡1: ¡ Clearinghouses ¡ • If ¡you ¡are ¡not ¡using ¡an ¡electronic ¡clearinghouse, ¡ review ¡CMS ¡resources ¡to ¡par/cipate ¡in ¡tes/ng ¡ claim ¡submission ¡from ¡EHR ¡to ¡CMS ¡ • If ¡you ¡use ¡an ¡electronic ¡clearinghouse: ¡ • They ¡test ¡submission ¡from ¡clearinghouse ¡to ¡CMS ¡ (back-‑end ¡tes/ng) ¡ • TrizeAo/Gateway ¡has ¡passed ¡their ¡back-‑end ¡tes/ng ¡ • Apex ¡has ¡passed ¡their ¡back-‑end ¡tes/ng ¡
Preparing ¡for ¡October ¡1: ¡ ¡RevEHR ¡ Tes/ng ¡with ¡Clearinghouses ¡ • You ¡do ¡ not ¡need ¡to ¡test ¡with ¡clearinghouses ¡or ¡ CMS ¡(it’s ¡your ¡discre/on) ¡ ¡ • Our ¡tes/ng ¡with ¡TrizeAo ¡and ¡Apex ¡has ¡been ¡ done ¡successfully ¡ • Files ¡syntac/cally ¡correct ¡ • 3-‑7 ¡characters ¡including ¡“X” ¡placeholder ¡ • Up ¡to ¡12 ¡diagnosis ¡codes ¡on ¡a ¡claim ¡ • Up ¡to ¡4 ¡pointers ¡per ¡service ¡line ¡item ¡
Preparing ¡for ¡October ¡1: ¡Coding ¡ • EHR ¡will ¡likely ¡dictate ¡coding ¡that ¡can ¡be ¡applied ¡ to ¡claims ¡based ¡upon ¡the ¡Oct. ¡1 ¡date ¡ – ICD-‑9 ¡only ¡paid ¡through ¡Sept. ¡30 ¡ – ICD-‑10 ¡required ¡for ¡payment ¡on/a\er ¡Oct. ¡1 ¡ • Filters ¡at ¡the ¡clearinghouse ¡may ¡help ¡iden/fy ¡ mistakes ¡on ¡claims ¡ – Consider ¡use ¡of ¡RevCycle ¡outsourcing ¡for ¡claims ¡filing ¡ and ¡processing ¡
Preparing ¡for ¡October ¡1: ¡Team ¡ • Billing ¡team ¡and ¡doctor ¡must ¡manage: ¡ – Master ¡Problem ¡(Diagnosis) ¡List ¡ – Same-‑day ¡Encounter ¡Coding ¡ • If ¡you ¡have ¡filtered ¡down ¡to ¡limited ¡ICD-‑9 ¡codes, ¡ you ¡will ¡have ¡more ¡effort ¡to ¡deal ¡with ¡the ¡ specificity ¡of ¡ICD-‑10 ¡ – Unspecified ¡codes ¡in ¡ICD-‑10 ¡will ¡be ¡targets ¡for ¡ rejec/ons ¡
Revolu/onEHR’s ¡Path ¡to ¡ICD-‑10 ¡ • ICD-‑10 ¡Codes ¡were ¡loaded ¡in ¡2014 ¡ þ • Common ¡ICD-‑10 ¡Diagnosis ¡List ¡ ☐ – Being ¡delivered ¡in ¡release ¡6.2.9 ¡(end ¡June) ¡
Revolu/onEHR’s ¡Commitments ¡ • The ¡Diagnoses ¡listed ¡in ¡the ¡Dx ¡History ¡ component, ¡in ¡the ¡Assessment ¡screen ¡of ¡the ¡ pa/ent ¡encounter, ¡and ¡in ¡the ¡RFV ¡screen’s ¡Dx/ CPI ¡History ¡lookup ¡will ¡all ¡be ¡updated ¡when ¡the ¡ pa/ent’s ¡codes ¡are ¡transi/oned ¡to ¡ICD-‑10 ¡ • Invoice ¡Dx ¡code ¡lookups ¡will ¡allow ¡views ¡of ¡both ¡ ICD-‑9 ¡and ¡ICD-‑10 ¡
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