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5/8/15 PAYROLL PROCESSING & PAYROLL TAX FRAUD What you need to know to protect your business INTRODUCTION PAUL STAPPAS PRESIDENT BEFORE
PAYROLL ¡PROCESSING ¡ & ¡ PAYROLL ¡TAX ¡FRAUD ¡ ¡ What ¡you ¡need ¡to ¡know ¡to ¡protect ¡your ¡business ¡
Andrew Carnegie
The world’s first billionaire
* 1. ¡The ¡$8.25 ¡per ¡hour ¡rate ¡is ¡probably ¡too ¡low ¡especially ¡with ¡the ¡minimum ¡wage ¡rates ¡ * 2. ¡A ¡recent ¡analysis ¡actually ¡indicates ¡that ¡small ¡business ¡owners ¡actually ¡spend ¡an ¡ average ¡of ¡EIGHT ¡hours ¡per ¡month ¡performing ¡payroll ¡functions. ¡ ¡That's ¡12 ¡full ¡days ¡per ¡
* 3.. ¡You ¡are ¡responsible ¡for ¡any ¡mistakes ¡or ¡errors ¡ * 4. ¡Who ¡will ¡deal ¡with ¡state ¡or ¡federal ¡or ¡local ¡problems ¡ * 5. ¡DO ¡IT ¡YOURSELF ¡IS ¡PENNY ¡WISE, ¡DOLLAR ¡FOOLISH ¡
Company using a large bank Firm processed payroll on line The firm made a change Change resulted in taxes not being paid Firm received IRS notice Firm contacted bank for help Bank responded “not their problem” Firm hit with penalties & interest Firm contacted BMA
SOLUTION ¡ He called BMA We resolved the problem he experienced We advised how he could eliminate IRS fines & penalties He became a client even though our fee was higher than the banks
WHY ¡FIRMS ¡LIKE ¡TO ¡CLASSIFY ¡WORKERS ¡AS ¡INDEPENDENT ¡ CONTRACTORS ¡ SAVE ¡ON ¡FICA ¡TAXES ¡ SAVE ¡ON ¡BENEFITS ¡ SAVE ¡ON ¡UNEMPLOYMENT ¡ SAVE ¡ON ¡WORKERS ¡COMP ¡ 1099 CONTRACTORS ¡
IMPORTANT ¡FACTORS ¡TO ¡CONSIDER ¡PER ¡IRS ¡ Common ¡Law ¡Rules ¡ Behavioral: ¡Does ¡the ¡company ¡control ¡or ¡have ¡the ¡right ¡to ¡control ¡what ¡the ¡ worker ¡does ¡and ¡how ¡the ¡worker ¡does ¡his ¡or ¡her ¡job? ¡ Financial: ¡Are ¡the ¡business ¡aspects ¡of ¡the ¡worker’s ¡job ¡controlled ¡by ¡the ¡payer? ¡ (these ¡include ¡things ¡like ¡how ¡worker ¡is ¡paid, ¡whether ¡expenses ¡are ¡ reimbursed, ¡who ¡provides ¡tools/supplies, ¡etc.) ¡ Type ¡of ¡Relationship: ¡Are ¡there ¡written ¡contracts ¡or ¡employee ¡type ¡benefits ¡ (i.e. ¡pension ¡plan, ¡insurance, ¡vacation ¡pay, ¡etc.)? ¡Will ¡the ¡relationship ¡continue ¡ and ¡is ¡the ¡work ¡performed ¡a ¡key ¡aspect ¡of ¡the ¡business? ¡
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1099 CONTRACTORS ¡
EXAMPLE OF THE DANGERS CHIROPRACTOR ¡ ON ¡ADVISE ¡OF ¡HIS ¡ACCOUNTANT ¡ ¡ PUT ¡ALL ¡WORKERS ¡AS ¡1099 ¡CONTRACTORS ¡ WAS ¡AUDITED ¡ ¡ RESUL ULT IRS ¡WENT ¡BACK ¡5 ¡YEARS ¡ HAD ¡TO ¡PAY ¡TAXES ¡NOT ¡PAID ¡FOR ¡THE ¡5 ¡YEARS ¡ PLUS ¡PENALTY ¡(UP ¡TO ¡25%) ¡and ¡INTEREST ¡ ¡ ¡ ¡ ¡
SIMPLIFING HOW TO DETERMINE QUALIFICATION INDEPENDENCE ¡– ¡employer ¡must ¡have ¡no ¡control ¡ SCHEDULE ¡– ¡contractor ¡controls ¡own ¡hours ¡ PROCEDURE ¡– ¡contractor ¡controls ¡how ¡to ¡perform ¡tasks ¡ CONTRACT ¡– ¡contractor ¡has ¡a ¡written ¡contract ¡with ¡the ¡firm ¡ INVOICES ¡– ¡contractor ¡provides ¡invoices ¡for ¡payment ¡ OTHER ¡CLIENTS ¡– ¡benefit ¡if ¡contractor ¡has ¡other ¡clients ¡ ¡ ¡ ¡
WORKERS COMP ¡
¡ WHA WHAT IS IT INSURANCE ¡TO ¡PROTECT ¡EMPLOYEES ¡THAT ¡ARE ¡INJURED ¡ON ¡THE ¡ JOB ¡ COVERED ¡UNDER ¡STATE ¡LAWS ¡ IT ¡IS ¡REQUIRED ¡ NOT ¡HAVING ¡COVERAGE ¡IS ¡CONSIDERED ¡A ¡CRIMINAL ¡& ¡CIVIL ¡ACT ¡ SUBJECT ¡TO ¡SEVERE ¡FINANCIAL ¡PENALTIES ¡ EXAMPLE LES ¡ ¡ ¡ ¡
WORKERS COMP ¡
NE NEW W YOR ORK K Civil ¡Fines: ¡Pursuant ¡to ¡Section ¡52-‑5 ¡of ¡the ¡Law, ¡an ¡employer ¡may ¡be ¡subject ¡to ¡ a ¡fine ¡of ¡$2,000.00 ¡for ¡each ¡10 ¡day ¡period ¡of ¡non-‑compliance. ¡ ¡ Criminal ¡Liability: ¡Pursuant ¡to ¡Section ¡52-‑1 ¡of ¡the ¡Law, ¡an ¡non-‑compliant ¡ employer ¡with ¡five ¡or ¡less ¡employees, ¡may ¡be ¡subject ¡to ¡a ¡criminal ¡ misdemeanor ¡punishable ¡by ¡a ¡fine ¡of ¡not ¡less ¡than ¡$1,000.00 ¡and ¡no ¡more ¡than ¡ $5,000.00. ¡ ¡In ¡addition, ¡non-‑compliant ¡employers ¡with ¡more ¡than ¡five ¡ employees ¡may ¡be ¡subject ¡to ¡Class ¡E ¡Felony ¡punishable ¡by ¡a ¡fine ¡of ¡no ¡less ¡than ¡ $5,000.00 ¡but ¡no ¡more ¡than ¡$50,000.00. ¡ ¡Subsequent ¡violations ¡can ¡be ¡ considered ¡a ¡Class ¡D ¡Felony ¡for ¡all ¡employers ¡and ¡may ¡result ¡in ¡additional ¡fines ¡ not ¡less ¡than ¡$10,000.00 ¡but ¡no ¡more ¡than ¡$50,000.00. ¡ Your ¡Business ¡May ¡Be ¡Closed: ¡Under ¡Section ¡141-‑a ¡of ¡the ¡Law, ¡the ¡Board ¡may ¡ issue ¡a ¡Stop ¡Work ¡Order ¡to ¡a ¡non-‑compliant ¡business ¡ ¡ ¡ ¡
WORKERS COMP ¡
NE NEW W JE JERSEY The ¡law ¡– ¡failure ¡to ¡insure ¡is ¡a ¡disorderly ¡persons ¡offense ¡and, ¡if ¡determined ¡ to ¡be ¡willful, ¡a ¡crime ¡of ¡the ¡fourth ¡degree ¡ ¡ Penalties ¡can ¡be ¡assessed ¡up ¡to ¡$5,000 ¡for ¡the ¡first ¡ten ¡days ¡and ¡up ¡to ¡ $5,000 ¡for ¡each ¡additional ¡ten-‑day ¡period ¡of ¡failure ¡to ¡insure ¡thereafter. ¡ In ¡the ¡case ¡of ¡a ¡corporation, ¡liability ¡for ¡failure ¡to ¡insure ¡can ¡extend ¡to ¡the ¡ corporate ¡officers ¡individually. ¡ ¡ Penalties ¡assessed ¡for ¡failure ¡to ¡insure ¡are ¡not ¡dischargeable ¡in ¡bankruptcy. ¡ Where ¡a ¡work-‑related ¡injury ¡or ¡death ¡has ¡occurred, ¡the ¡employer, ¡including ¡ individual ¡corporate ¡officers, ¡partners ¡or ¡members ¡of ¡an ¡LLC, ¡is ¡directly ¡liable ¡ for ¡medical ¡expenses, ¡temporary ¡disability ¡and ¡permanent ¡disability ¡or ¡ dependency ¡benefits. ¡ ¡ ¡
WORKERS COMP ¡
FL FLOR ORIDA
If ¡an ¡employer ¡fails ¡to ¡purchase ¡workers’ ¡compensation ¡coverage ¡and ¡comply ¡with ¡the ¡law, ¡ then ¡an ¡injured ¡employee ¡may ¡sue ¡the ¡employer ¡for ¡the ¡benefits ¡required ¡under ¡the ¡Workers ¡ Comp ¡Law ¡or ¡may ¡bring ¡a ¡tort ¡action ¡against ¡the ¡employer. ¡In ¡a ¡tort ¡action, ¡the ¡employee ¡ would ¡have ¡the ¡possibility ¡of ¡recovering ¡substantially ¡more ¡than ¡is ¡provided ¡under ¡the ¡ workers ¡comp ¡law. ¡ ¡ The ¡employer ¡loses ¡the ¡right ¡to ¡defend ¡against ¡liability ¡based ¡on ¡certain ¡common ¡law ¡ defenses ¡which ¡are ¡normally ¡available ¡in ¡lawsuits. ¡ Employee ¡would ¡also ¡be ¡able ¡to ¡sue ¡for ¡noneconomic ¡damages, ¡such ¡as ¡pain ¡and ¡suffering, ¡ which ¡are ¡not ¡compensated ¡under ¡workers’ ¡compensation ¡law. ¡ ¡ In ¡addition ¡to ¡being ¡sued, ¡an ¡employer ¡can ¡actually ¡be ¡prevented, ¡by ¡a ¡court ¡injunction, ¡from ¡ conducting ¡business ¡until ¡such ¡time ¡as ¡payment ¡of ¡compensation ¡is ¡secured. ¡ Penalty ¡of ¡$1,000 ¡per ¡day ¡for ¡period ¡not ¡insured. ¡ HO HOW W TO O PAY WOR ORKE KERS COM OMP PREMIUM UM
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TRADITIONAL ¡ ¡ PAY ¡AS ¡YOU ¡GO ¡ ¡ ¡ ¡ ¡ ¡
TRADITIONAL WORK ¡WITH ¡AN ¡AGENT ¡ PAYROLL ¡FOR ¡THE ¡YEAR ¡IS ¡ESTIMATED ¡BASED ¡ON ¡PRIOR ¡YEAR ¡ AT ¡LEAST ¡25% ¡DOWN ¡PAYMENT ¡REQUIRED ¡ BALANCE ¡PAID ¡OVER ¡NEXT ¡10 ¡MONTHS ¡ ANNUAL ¡AUDIT ¡PERFORMED ¡
IF ¡UNDER, ¡BALANCE ¡IS ¡IMMEDIATELY ¡DUE ¡ NEW ¡25% ¡DOWNPAYMENT ¡IS ¡REQUIRED ¡
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WORKERS COMP HOW TO PAY
PAY AS YOU GO PROVIDED ¡THRU ¡PAYROLL ¡PROCESSOR ¡ PROVIDOR ¡PROVIDES ¡INSURANCE ¡COMPANY ¡PAYROLL ¡EACH ¡ PERIOD ¡ COMPANY ¡IS ¡CHARGED ¡EACH ¡PAYROLL ¡ CHARGE ¡IS ¡FOR ¡EXACT ¡PAYROLL ¡ NO ¡DOWN ¡PAYMENT ¡REQUIRED ¡ ANNUAL ¡AUDIT ¡PERFORMED ¡THERE ¡IS ¡NO ¡ADJUSTMENT ¡ ¡ ¡ ¡
WHICH IS BEST ¡ ¡ ¡ ¡
TRADITIONAL PAY AS YOU GO
DOWNPAYMENT REQUIRED NO DOWNPAYMENT N0 ADDED FEE FOR PROCESSING $10.00 PER MONTH PROCESSING ASSISTANCE FOR CLAIMS NO ASSISTANCE FOR CLAIMS
WHAT IS IT Combines other services with payroll
Retirement ¡plans ¡ Medical ¡plans ¡ HR ¡ Life ¡insurance ¡ Disability ¡insurance ¡ Business ¡insurance ¡
SHOULD NEVER BE DONE WITH A PAYROLL PROCESSOR Very ¡good ¡for ¡the ¡payroll ¡company ¡ Very ¡poor ¡for ¡the ¡business ¡ ¡ ¡
WOULD ¡YOU ¡GO ¡TO ¡YOUR ¡FAMILY ¡DOCTOR ¡ FOR ¡ BRAIN ¡SURGERY ¡ ¡ ALWAYS USE AN EXPERT
Primarily to make it difficult for a business to switch payroll firms Charge additional fees Make money on the float
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Only offer limited plans NO proper analysis for client NO expertise in retirement planning Make money on the float EXAMPLE
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Firm with 35 employees used ADP Had a 401k plan with ADP
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SO, WHY DIDN’T ADP SUGGEST A SIMPLE IRA? ADP DID NOT SELL A SIMPLE IRA WOULD NOT HAPPEN WORKING WITH AN EXPERT SUCH AS ALLIED WEALTH
NO expertise in medical insurance Make money on the float Their service?
NO expertise in medical insurance Make money on the float Their service?
An attorney firm had a SECTION 125 plan with ADP
REPORT WAS NOT NECESSARY
FIRM IS NOW A BMA CLIENT WOULD NOT HAPPEN WORKING WITH AN EXPERT SUCH AS ALLIED WEALTH
NO expertise in HR It is an online system It is do it yourself No CUSTOMIZATION No onsite expert meeting with business owner Just adds income to payroll firm
BEST TO WORK WITH AN EXPERT IN THIS FIELD
TAX IMPOUNDING
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EMPLOYER ¡ ¡ IRS/STATE ¡TAX ¡ AUTHORITIES ¡ PAYROLL ¡CO ¡ EARNS INTEREST
There are no laws or regulations on what a payroll firm can do with the impounded money. Unlike an attorney trust account If payroll firm does not pay the taxes
You are now out twice– the “stolen” funds plus the taxes In addition you are hit with penalties and interest PLUS payroll taxes cannot be wiped out by bankruptcy EXAMPLES OF PAYROLL FRAUD
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HOW TO GET 100% FRAUD PROTECTION?
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EMPLOYER ¡ ¡ IRS/STATE ¡TAX ¡ AUTHORITIES ¡ PAYROLL ¡CO ¡
BMA ¡is ¡a ¡family ¡owned ¡company ¡with ¡over ¡30 ¡years ¡experience ¡ ¡BMA ¡a ¡national ¡firm ¡ ¡ Provides ¡a ¡comprehensive, ¡all-‑inclusive, ¡ ¡FLAT ¡MONTHLY ¡ ¡FEE ¡processing ¡z ¡ ssthat ¡includes: ¡ Cost ¡savings, ¡up ¡to ¡70%. ¡ No ¡added ¡charges ¡for ¡end ¡of ¡year ¡W2’s ¡940 ¡and ¡941 ¡tax ¡forms, ¡ ¡ Free ¡direct ¡deposit ¡for ¡all ¡employees ¡ Free ¡employee ¡on ¡line ¡access ¡to ¡their ¡payroll ¡account ¡ Free ¡download ¡of ¡payroll ¡data ¡into ¡QuickBooks ¡and ¡many ¡other ¡accounting ¡software ¡programs ¡ (into ¡specific ¡accounts) ¡ Free ¡new ¡employee ¡reporting ¡ Simple ¡transfer ¡from ¡other ¡providers ¡ NO ¡contracts ¡required ¡ ¡ Experience ¡-‑ ¡has ¡been ¡working ¡with ¡small ¡to ¡mid ¡size ¡firms ¡for ¡over ¡30 ¡years ¡ Best ¡customer ¡service ¡in ¡the ¡industry ¡
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