5/8/15 ¡ PAYROLL ¡PROCESSING ¡ & ¡ PAYROLL ¡TAX ¡FRAUD ¡ ¡ What ¡you ¡need ¡to ¡know ¡to ¡protect ¡your ¡business ¡ INTRODUCTION ¡ PAUL STAPPAS ¡ ¡ PRESIDENT ¡ ¡ ¡ ¡ BEFORE ¡WE ¡BEGIN ¡ “Watch the costs and the profits will take care of themselves” Andrew Carnegie The world’s first billionaire 1 ¡
5/8/15 ¡ WHAT WE WILL COVER ¡ SAVING ¡YOU ¡MONEY ¡ MAXIMIZING ¡SERVICES ¡& ¡BENEFITS ¡ ¡HOW ¡TO ¡SELECT ¡PROVIDER ¡ WHAT ¡TO ¡AVOID ¡ PROTECT ¡AGAINST ¡PAYROLL ¡FRAUD ¡ HISTORY STARTED ¡OVER ¡35 ¡YEARS ¡AGO ¡ STRATEGIC ¡PLANNING ¡CONSULTANT ¡ STARTED ¡BOOKKEEPING ¡SERVICE ¡ PROVIDED ¡PAYROLL ¡PROCESSING ¡ ****** ¡ SO ¡ ¡ HISTORY CONTRACTED ¡WITH ¡PAYROLL ¡PROVIDERS ¡ ADP ¡ PAYCHEX ¡ INTUIT ¡ AS ¡A ¡RESULT ¡OF ¡COST ¡INCREASES ¡AND ¡SERVICE ¡ DECREASES ¡ BMA ¡PAYROLL ¡WAS ¡BORN ¡ ¡ 2 ¡
5/8/15 ¡ SOURCES OF PAYROLL PROCESSING ¡ ¡ DO ¡IT ¡YOURSELF ¡ BANKS ¡ PAYROLL ¡PROCESSING ¡FIRMS ¡ PEO’S ¡ DO IT YOURSELF The least cost effective method possible � Usually results in mistakes, errors, omissions � Takes time and time is money � Takes on risk of penalties and late fees � Responsible for updating tax rates � Responsible for dealing with IRS or state authorities when mistakes are made � Open to fraud by employee handling payroll ¡ DO IT YOURSELF NOT ¡COST ¡EFFICIENT ¡ (per ¡paychex ¡cost ¡analysis) ¡ 3 ¡
5/8/15 ¡ DO ¡IT ¡YOURSELF ¡ * 1. ¡The ¡$8.25 ¡per ¡hour ¡rate ¡is ¡probably ¡too ¡low ¡especially ¡with ¡the ¡minimum ¡wage ¡rates ¡ * 2. ¡A ¡recent ¡analysis ¡actually ¡indicates ¡that ¡small ¡business ¡owners ¡actually ¡spend ¡an ¡ average ¡of ¡EIGHT ¡hours ¡per ¡month ¡performing ¡payroll ¡functions. ¡ ¡That's ¡12 ¡full ¡days ¡per ¡ year. ¡ * 3.. ¡You ¡are ¡responsible ¡for ¡any ¡mistakes ¡or ¡errors ¡ * 4. ¡Who ¡will ¡deal ¡with ¡state ¡or ¡federal ¡or ¡local ¡problems ¡ * 5. ¡DO ¡IT ¡YOURSELF ¡IS ¡PENNY ¡WISE, ¡DOLLAR ¡FOOLISH ¡ BANKS Primary ¡objective ¡is ¡DEPOSITS ¡ and ¡ Selling ¡their ¡other ¡products ¡ They ¡outsource ¡the ¡work ¡ NO ¡customer ¡service ¡ Price ¡is ¡low ¡BUT ¡ It ¡is ¡basically ¡“do ¡it ¡yourself” ¡ EXAMPLE ¡ Company using a large bank � Firm processed payroll on line � The firm made a change � Change resulted in taxes not being paid � Firm received IRS notice � Firm contacted bank for help � Bank responded “ not their problem ” � Firm hit with penalties & interest � Firm contacted BMA 4 ¡
5/8/15 ¡ SOLUTION ¡ � He called BMA � We resolved the problem he experienced � We advised how he could eliminate IRS fines & penalties � He became a client even though our fee was higher than the banks NOTE – OWNER SPENT CONSIDERABLE TIME (MONEY) TO SOLVE A SIMPLE PROBLEM. WITH THE RIGHT PAYROLL FIRM THIS PROBLEM WOULD NEVER HAVE OCCURRED PROFESSIONAL EMPLOYER ORGANIZATIONS EMPLOYEES ¡BECOME ¡THEIR ¡EMPLOYEES ¡ THEY ¡PROVIDE ¡ALL ¡BENEFITS ¡ THEY ¡ARE ¡RESPONSIBLE ¡FOR ¡ALL ¡TAXES ¡ PROBLEM ¡-‑ ¡COST ¡ ¡ ¡ PAYROLL PROVIDERS BEST ¡OPTION ¡ MOST ¡COST ¡EFFICIENT ¡ GUARANTEED ¡ACCURACY ¡ TAXES ¡CURRENT ¡AND ¡UP ¡TO ¡DATE ¡ 5 ¡
5/8/15 ¡ PAYROLL DANGERS 1099 ¡CONTRACTORS ¡ ¡ WORKMAN’S ¡COMP ¡ 1099 CONTRACTORS ¡ Commonly ¡called ¡INDEPENDENT ¡CONTRACTORS ¡ ¡ WHY ¡FIRMS ¡LIKE ¡TO ¡CLASSIFY ¡WORKERS ¡AS ¡INDEPENDENT ¡ CONTRACTORS ¡ SAVE ¡ON ¡FICA ¡TAXES ¡ SAVE ¡ON ¡BENEFITS ¡ SAVE ¡ON ¡UNEMPLOYMENT ¡ SAVE ¡ON ¡WORKERS ¡COMP ¡ 1099 CONTRACTORS ¡ IMPORTANT ¡FACTORS ¡TO ¡CONSIDER ¡PER ¡IRS ¡ Common ¡Law ¡Rules ¡ Behavioral: ¡Does ¡the ¡company ¡control ¡or ¡have ¡the ¡right ¡to ¡control ¡what ¡the ¡ worker ¡does ¡and ¡how ¡the ¡worker ¡does ¡his ¡or ¡her ¡job? ¡ Financial: ¡Are ¡the ¡business ¡aspects ¡of ¡the ¡worker’s ¡job ¡controlled ¡by ¡the ¡payer? ¡ (these ¡include ¡things ¡like ¡how ¡worker ¡is ¡paid, ¡whether ¡expenses ¡are ¡ reimbursed, ¡who ¡provides ¡tools/supplies, ¡etc.) ¡ Type ¡of ¡Relationship: ¡Are ¡there ¡written ¡contracts ¡or ¡employee ¡type ¡benefits ¡ (i.e. ¡pension ¡plan, ¡insurance, ¡vacation ¡pay, ¡etc.)? ¡Will ¡the ¡relationship ¡continue ¡ and ¡is ¡the ¡work ¡performed ¡a ¡key ¡aspect ¡of ¡the ¡business? ¡ EXAMPLE ¡ ¡ ¡ 6 ¡
5/8/15 ¡ 1099 CONTRACTORS ¡ EXAMPLE OF THE DANGERS � CHIROPRACTOR ¡ � ON ¡ADVISE ¡OF ¡HIS ¡ACCOUNTANT ¡ ¡ � PUT ¡ALL ¡WORKERS ¡AS ¡1099 ¡CONTRACTORS ¡ � WAS ¡AUDITED ¡ ¡ RESUL ULT � IRS ¡WENT ¡BACK ¡5 ¡YEARS ¡ � HAD ¡TO ¡PAY ¡TAXES ¡NOT ¡PAID ¡FOR ¡THE ¡5 ¡YEARS ¡ � PLUS ¡PENALTY ¡(UP ¡TO ¡25%) ¡and ¡INTEREST ¡ ¡ ¡ ¡ ¡ 1099 CONTRACTORS ¡ SIMPLIFING HOW TO DETERMINE QUALIFICATION � INDEPENDENCE ¡– ¡employer ¡must ¡have ¡no ¡control ¡ � SCHEDULE ¡– ¡contractor ¡controls ¡own ¡hours ¡ � PROCEDURE ¡– ¡contractor ¡controls ¡how ¡to ¡perform ¡tasks ¡ � CONTRACT ¡– ¡contractor ¡has ¡a ¡written ¡contract ¡with ¡the ¡firm ¡ � INVOICES ¡– ¡contractor ¡provides ¡invoices ¡for ¡payment ¡ � OTHER ¡CLIENTS ¡– ¡benefit ¡if ¡contractor ¡has ¡other ¡clients ¡ ¡ ¡ ¡ WORKERS COMP ¡ ¡ WHAT IS IT WHA � INSURANCE ¡TO ¡PROTECT ¡EMPLOYEES ¡THAT ¡ARE ¡INJURED ¡ON ¡THE ¡ JOB ¡ � COVERED ¡UNDER ¡STATE ¡LAWS ¡ � IT ¡IS ¡REQUIRED ¡ � NOT ¡HAVING ¡COVERAGE ¡IS ¡CONSIDERED ¡A ¡CRIMINAL ¡& ¡CIVIL ¡ACT ¡ � SUBJECT ¡TO ¡SEVERE ¡FINANCIAL ¡PENALTIES ¡ EXAMPLE LES ¡ ¡ ¡ ¡ 7 ¡
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