2014 CMRTA Annual Conference Pleasanton, CA October 16, - - PowerPoint PPT Presentation

2014 ¡CMRTA ¡Annual ¡Conference ¡Pleasanton, ¡CA ¡ October ¡16, ¡2014 ¡ By ¡: ¡ ¡Chuck ¡Maurer ¡ ¡ ¡cmaurer@oaklandnet.com ¡

Today’s ¡Class ¡

¡ ¡

• Auditing ¡

¡ ¡

• Techniques ¡

¡ ¡

• Tools ¡

But ¡I’m ¡not ¡an ¡“Auditor” ¡

No ¡CPA ¡needed ¡ Hardcore ¡coding ¡not ¡required ¡

Curiosity ¡is ¡king. ¡ ¡ ¡

¡Auditing ¡

“A ¡systematic ¡investigation ¡

• f ¡data, ¡statements ¡and ¡

records ¡for ¡a ¡stated ¡ purpose.” ¡ What’s ¡our ¡purpose? ¡

¡Bus ¡Tax ¡Objectives ¡

§ Discover ¡unlicensed ¡Businesses ¡ § Identify ¡underpaying ¡taxpayers ¡ § Protect ¡and ¡enhance ¡data ¡

integrity ¡

Results ¡ ¡

¡

§ Find ¡untaxed ¡businesses ¡faster ¡ § ID ¡problem ¡areas ¡and ¡industries ¡ § Encourage ¡taxpayer ¡accuracy ¡ § Ensure ¡enforcement ¡fairness ¡

¡

¡

Where ¡to ¡Start ¡

AUDIT Geographically AUDIT Demographically

Geographic ¡ ¡

¡

§ Compare ¡to ¡country, ¡state, ¡city, ¡

neighborhood ¡averages ¡

§ Address/Suite ¡gaps ¡ § Mall ¡vs ¡Street ¡businesses ¡ § ID ¡“hot ¡zones” ¡of ¡non-­‑

compliance ¡

¡

¡

Demographic ¡ ¡

¡

§ Compare ¡based ¡on ¡the ¡type ¡of ¡

• business. ¡

§ Service ¡v ¡Industry ¡ § Cash ¡heavy ¡businesses ¡

¡

¡

Introduction ¡ ¡-­‑ ¡ ¡CAAT ¡

C ¡ ¡-­‑ ¡ ¡Computer ¡ A ¡ ¡-­‑ ¡ ¡Assisted ¡ A ¡ ¡-­‑ ¡ ¡Auditing ¡ T ¡ ¡-­‑ ¡ ¡Technology ¡

Why ¡CAAT ¡

Volume ¡of ¡Transactions ¡ Systematic ¡formula ¡ application ¡ Automated ¡Sampling ¡ Identifying ¡missing/deviant ¡ data ¡

¡CAAT ¡“genres” ¡

Data ¡Formulas/Scripts ¡ Generalized ¡Audit ¡Software ¡ Specialized ¡Software ¡

CAAT ¡Software ¡

Import ¡data ¡from ¡any ¡format ¡ Statistical ¡Functions ¡ Multidem ¡analysis, ¡fuzzy ¡ dup,ID ¡gaps, ¡adv ¡scripting ¡

Considerations ¡

Cost ¡Benefit ¡ Learning/Continued ¡Training ¡ Access ¡to ¡relevant ¡data ¡ Capacity ¡to ¡implement ¡output ¡

Using ¡CAAT ¡Software ¡

Identify ¡your ¡goals ¡and ¡ information ¡required ¡ Determine ¡Source, ¡review ¡its ¡ documentation ¡ Get ¡exception ¡reports ¡for ¡ further ¡hard ¡checking ¡

Precautions ¡with ¡CAAT ¡

Identify ¡correct ¡data ¡and ¡ fields ¡ Keep ¡a ¡tab ¡on ¡control ¡totals ¡ Ensure ¡data ¡is ¡represented ¡ correctly ¡& ¡completely. ¡

Excel ¡Limitations ¡

Integrity ¡of ¡Data ¡ Instability ¡with ¡large ¡data ¡ Number ¡of ¡Line ¡Items ¡ No ¡Batch ¡processing ¡

Opening ¡ OR ¡ ¡ Importing ¡

PREPARING ¡ ¡DATA ¡

XML ¡file ¡ Database ¡files ¡ (DBF ¡file) ¡ ODBC ¡Linking ¡ TXT ¡Files ¡

Tools ¡-­‑ ¡Beginner ¡

Finding ¡numbers ¡as ¡text ¡ Understanding ¡Date ¡format ¡ Combining ¡two ¡cell ¡data ¡ Formula ¡Auditing ¡ Text ¡to ¡column ¡

Tools ¡-­‑ ¡Beginner ¡

Sorting ¡& ¡Mathematical ¡ Data ¡Validation ¡and ¡Circle ¡ Invalid ¡Data ¡ Filtering ¡Data ¡ Conditional ¡Formatting ¡

Tools ¡-­‑ ¡Intermediate ¡

Automated ¡Sample ¡Selection ¡ Recording ¡Macros ¡ Advanced ¡Conditional ¡ Formatting ¡ Data ¡Tools ¡(Goal ¡seek ¡etc.) ¡

Matching ¡Data ¡(V-­‑Lookup) ¡ Pivot ¡Charts ¡ Combination ¡of ¡tools ¡ Statistical ¡Tools ¡

Tools ¡-­‑ ¡Intermediate ¡

Benford’s ¡Law ¡ Sampling ¡ Rank ¡Percentile ¡& ¡ Descriptive ¡Statistics ¡ Summarize ¡data ¡

Excel ¡as ¡CAAT ¡-­‑ ¡Advanced ¡

EXCEL ¡as ¡ compared ¡to ¡

• ther ¡tools ¡

such ¡as ¡ACL, ¡ IDEA ¡ ¡etc. ¡

WHY ¡EXCEL ¡? ¡

User ¡friendly ¡ Highly ¡customized ¡ Availability ¡ Cost ¡

¡CAATs ¡for ¡Tax ¡Compliance ¡

§ Ability ¡to ¡start ¡small ¡& ¡simple ¡

(scalable) ¡

§ Robust ¡capabilities ¡for ¡tax ¡& ¡non-­‑tax ¡

analysis/auditing/reporting ¡

§ Advanced ¡script ¡functions ¡to ¡

automate ¡discovery ¡and ¡audit ¡leads ¡